企業(yè)ＥＲＰ系統(tǒng)實(shí)施的基礎(chǔ)條件分析

何　軍

中圖分類號：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

內(nèi)容摘要：隨著競爭壓力的增大，企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）系統(tǒng)受到越來越多企業(yè)的重視，但是ERP系統(tǒng)實(shí)施成功率低，給很多企業(yè)造成困擾。本文從思想觀念轉(zhuǎn)變、管理變革及技術(shù)協(xié)調(diào)方面，探討了企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)前的基礎(chǔ)條件，以保證ERP系統(tǒng)順利實(shí)施，減少風(fēng)險(xiǎn)，提高成功率。

關(guān)鍵詞：企業(yè)資源計(jì)劃（ERP） 實(shí)施基礎(chǔ)條件

目前，隨著原材料上漲、勞動力成本提升及人民幣升值，我國的制造優(yōu)勢面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，如何有效控制成本增加產(chǎn)品的附加值，成為眾多企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急，越來越多的中小企業(yè)把實(shí)施ERP系統(tǒng)作為改善以上問題的主要手段。企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resource Planning，ERP）是從MRP(物料需求計(jì)劃)和MRPⅡ（制造資源計(jì)劃）發(fā)展而來的新一代集成化管理信息系統(tǒng)，近幾年在國內(nèi)得到了迅速的發(fā)展。ERP能夠改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程，提高競爭力，因此受到越來越多企業(yè)的重視，應(yīng)用范圍越來越廣。但是與此相矛盾的是，ERP系統(tǒng)實(shí)施成本高、時(shí)間長、風(fēng)險(xiǎn)大，統(tǒng)計(jì)顯示ERP系統(tǒng)應(yīng)用的成功率不到30%，甚至更低。究竟是實(shí)施ERP系統(tǒng)，提高企業(yè)競爭力實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展，還是維持現(xiàn)狀減少風(fēng)險(xiǎn)，挖掘企業(yè)現(xiàn)有潛力，許多企業(yè)陷入決策困境。

ERP系統(tǒng)的主要作用是在企業(yè)管理比較好、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)比較完善的情況下，保證產(chǎn)供銷流程的順暢，從而減少成本，提高效益。但是企業(yè)必須做好充分準(zhǔn)備之后才能開展工作，企業(yè)在實(shí)施前要有什么樣的準(zhǔn)備，具有什么樣的條件才能保證系統(tǒng)實(shí)施成功，是每個準(zhǔn)備實(shí)施ERP的企業(yè)都必須研究的問題。

企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)前的思想觀念轉(zhuǎn)變

對ERP系統(tǒng)認(rèn)識不足是項(xiàng)目失敗最主要的因素之一，尤其對于一些中小企業(yè)來說，他們對ERP系統(tǒng)寄予厚望，想要看到立竿見影的效果。初期的發(fā)展使企業(yè)積累了一定的資金，管理水平的不足又限制了他們的發(fā)展，迫切想通過提升管理水平使企業(yè)更加發(fā)展壯大，ERP被當(dāng)成實(shí)現(xiàn)這一想法的有效途徑。這些對ERP認(rèn)識的誤解主要是對ERP系統(tǒng)的本質(zhì)和企業(yè)實(shí)施ERP的目的不明確，對ERP系統(tǒng)抱有盲目的期望，對ERP系統(tǒng)實(shí)施的艱巨性、長期性、困難性認(rèn)識不足，為實(shí)施帶來困難，最后導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。

（一）ERP系統(tǒng)是一種管理思想而不是一種手段

首先，ERP系統(tǒng)是一種管理思想，通過標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程和共享的信息數(shù)據(jù)，使企業(yè)能夠整合企業(yè)內(nèi)部的各種資源，從而提升企業(yè)的運(yùn)營效率和整體的經(jīng)營水平。企業(yè)的管理層必須認(rèn)識到，ERP是一種管理思想，不是一種單純的技術(shù)。如果不從企業(yè)管理層次上認(rèn)識ERP系統(tǒng)，把ERP系統(tǒng)當(dāng)作解決具體問題的工具，必然導(dǎo)致ERP項(xiàng)目的失敗。

其次，ERP系統(tǒng)不是解決企業(yè)管理方面問題的手段。ERP系統(tǒng)對于規(guī)范企業(yè)的運(yùn)營流程及管理確實(shí)有一定的積極作用，但是企業(yè)管理水平的提升還是必須從企業(yè)自身角度來加強(qiáng)，同時(shí)ERP系統(tǒng)的有效運(yùn)作還要依賴于企業(yè)的管理水平。ERP系統(tǒng)最大的作用是實(shí)現(xiàn)信息共享和提高工作效率，而不是解決企業(yè)具體的問題，企業(yè)不從根本上解決管理中的各種問題，只會影響ERP系統(tǒng)的正常運(yùn)行。所以企業(yè)在準(zhǔn)備上馬ERP項(xiàng)目前，要首先解決企業(yè)自身的各種問題，不然隨著項(xiàng)目實(shí)施，各種問題就會暴露出來。

（二）實(shí)施ERP系統(tǒng)需要足夠的資金保障

資金是保障ERP項(xiàng)目成功的必要條件之一，沒有資金支持一切都是空談。實(shí)施ERP系統(tǒng)動輒就幾十萬、上百萬甚至上千萬資金，對于中小型企業(yè)來講，他們最終創(chuàng)造的效益還是體現(xiàn)在產(chǎn)品銷售上，ERP系統(tǒng)不過是一個信息平臺，并不能短期產(chǎn)生出來效益。從中長期效益來看，ERP系統(tǒng)體現(xiàn)在運(yùn)營效率的提高與成本的降低，使企業(yè)管理、規(guī)范化產(chǎn)生根本性的變化，最終走上結(jié)構(gòu)化的自我優(yōu)化之路，但是其效益也是間接的。在現(xiàn)今的競爭形勢下，中小型企業(yè)還處于生存階段，企業(yè)只有把更多的資金投入在生產(chǎn)設(shè)備改進(jìn)、工藝改進(jìn)上，才可能獲得及時(shí)的收入回報(bào)，創(chuàng)造持續(xù)的發(fā)展動力，很多企業(yè)在管理和員工培訓(xùn)上的投入都很少，更不用說花費(fèi)巨大的ERP系統(tǒng)了。規(guī)模小、資金缺乏是我國很多企業(yè)真實(shí)情況，所以持續(xù)不斷的資金支持是ERP系統(tǒng)得以成功的重要因素之一，企業(yè)在思想上要充分認(rèn)識到這點(diǎn)，否則在實(shí)施過程中資金鏈中斷，一切都前功盡棄。

（三）實(shí)施ERP系統(tǒng)要注意風(fēng)險(xiǎn)防范

ERP系統(tǒng)應(yīng)用的投資大、實(shí)施周期長、牽涉的管理及技術(shù)層面廣泛，因此導(dǎo)致了較低的實(shí)施成功率。但很少有企業(yè)認(rèn)識到風(fēng)險(xiǎn)防范的重要性，缺乏對實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識和科學(xué)而有效的風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制，會直接導(dǎo)致實(shí)施過程中的盲目性和隨意性，也是實(shí)施低成功率的一個重要因素。對于一些中小企業(yè)來說，他們迫切需要一種上線周期短、能夠馬上解決一些關(guān)鍵問題、快速規(guī)范運(yùn)作與管理流程、有效降低運(yùn)營成本的管理軟件，而這點(diǎn)與傳統(tǒng)ERP實(shí)施周期長、功能大而全是不同的，因此對于這些落差和期望，在實(shí)施ERP系統(tǒng)前要有思想準(zhǔn)備。

另外，企業(yè)決策者要意識到ERP系統(tǒng)的實(shí)施會對企業(yè)原有管理體制產(chǎn)生強(qiáng)烈的沖擊作用 ，甚至?xí)c企業(yè)原有的管理模式和固有觀念、企業(yè)文化相沖突，尤其涉及到各級管理人員的管理權(quán)限重新分配，企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)信息和利益共享等敏感問題時(shí)，會面臨來自各個方面的抵觸情緒以及實(shí)施的長期性和各種不確定因素的干擾，為此要精心準(zhǔn)備應(yīng)對措施，如果企業(yè)對這些認(rèn)識不足或缺乏專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，可以找專業(yè)的咨詢公司進(jìn)行規(guī)劃。

（四）企業(yè)上下統(tǒng)一思想

對于企業(yè)決策層來說，對建立ERP系統(tǒng)要有明確的目標(biāo)和統(tǒng)一認(rèn)識。ERP系統(tǒng)不是為了領(lǐng)導(dǎo)個人的政績和形象工程，也不是為了企業(yè)樹立品牌，打響知名度，標(biāo)榜自身的技術(shù)水平，而是企業(yè)發(fā)展的確實(shí)需要。企業(yè)決策層在深入理解ERP的基礎(chǔ)上，由“一把手”親自參與主持，實(shí)施ERP是“一把手工程”并不是說一定要“一把手”來做而是需要“一把手”的絕對支持，給實(shí)施人員足夠的權(quán)利調(diào)動各個部門，動員全體員工共同參與，積極消除實(shí)施ERP系統(tǒng)對企業(yè)原有的管理思想和管理模式產(chǎn)生的重大影響。

對于企業(yè)中層管理人員來說，ERP系統(tǒng)將使企業(yè)管理工作更加透明，各部門之間的壁壘將被打破，各種信息等資源實(shí)現(xiàn)流動和共享，工作或管理事務(wù)按章按規(guī)律辦事，例如采購部門，ERP系統(tǒng)供應(yīng)商管理模塊通過模型計(jì)算，將自動給出選擇供應(yīng)商的最佳策略，這樣就避免了人為因素干擾，很多時(shí)候有些相關(guān)管理人員的權(quán)利和利益將會受到影響，這些人員的心理上可能就會產(chǎn)生不滿情緒，甚至阻礙ERP系統(tǒng)的實(shí)施。解決這個問題就需要高層管理人員進(jìn)行組織協(xié)調(diào)和溝通，讓他們認(rèn)清個人利益與企業(yè)整體利益的輕重選擇，從根本上消除他們的抵觸心理。

只有員工的積極配合，才能推進(jìn)ERP系統(tǒng)的正常運(yùn)行，他們是ERP系統(tǒng)的具體操作和應(yīng)用人員。很多ERP系統(tǒng)實(shí)施失敗的一個很重要的原因就是員工不理解ERP系統(tǒng)，并且產(chǎn)生很多錯誤想法，因此在實(shí)際中就會消極對待，不配合不支持。只有當(dāng)員工真正理解ERP系統(tǒng)的理念之后，認(rèn)識到ERP可以提高企業(yè)的管理水平，提高工作效率，減輕他們的壓力，員工的積極性自然被調(diào)動起來。同時(shí)企業(yè)為實(shí)施ERP系統(tǒng)舉辦的各種培訓(xùn)工作也是提高員工自身素質(zhì)，使其更加適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)要求的舉措，這點(diǎn)企業(yè)要宣傳到位。

企業(yè)做好ERP思想認(rèn)識上的準(zhǔn)備，就可以調(diào)動全員的積極性，使大家有了統(tǒng)一認(rèn)識和期望值，確保順利推進(jìn)項(xiàng)目的實(shí)施。

企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)前在管理上的變革

從認(rèn)識上認(rèn)清ERP系統(tǒng)、消除誤解之后，企業(yè)就要在管理方面做好具體準(zhǔn)備工作，使企業(yè)的管理水平、業(yè)務(wù)流程適應(yīng)ERP系統(tǒng)的運(yùn)行需要。

（一）優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)

首先從管理水平上來說，我國很多企業(yè)，尤其是中小型企業(yè)缺乏科學(xué)的管理意識和手段，企業(yè)的規(guī)章制度操作性差，很多還停留在口號階段，企業(yè)機(jī)構(gòu)臃腫，沒有形成先進(jìn)的扁平化、高效率的組織結(jié)構(gòu)。其次是企業(yè)沒有形成面向流程的管理模式，各職能部門之間各自為政、無序管理，企業(yè)信息的交互性較差，甚至人為限制流動，相互隔離。企業(yè)中還存在很多與正常業(yè)務(wù)流程無關(guān)的各種非工作流程，就會對正常的業(yè)務(wù)流程造成極大干擾，企業(yè)管理上的這些問題都為ERP實(shí)施帶來嚴(yán)重障礙。

對此，企業(yè)需要解決管理規(guī)范的問題，用制度條例代替人為的管理；全面考察分析企業(yè)的現(xiàn)狀，組織管理人員和員工都要參與的、對整個業(yè)務(wù)流程的分析和清理；以企業(yè)的核心業(yè)務(wù)流程為中心，完成初步的流程重組，建立科學(xué)的組織模式，將無關(guān)緊要的流程剝離出去，這也是ERP系統(tǒng)實(shí)施前必須要完成的工作。

（二）考慮企業(yè)的未來發(fā)展戰(zhàn)略是否與ERP系統(tǒng)適應(yīng)

ERP系統(tǒng)一般都要運(yùn)行10年左右時(shí)間，對于一些中小企業(yè)，企業(yè)的發(fā)展規(guī)模、業(yè)務(wù)范圍都在不斷發(fā)展變動過程中，企業(yè)的未來發(fā)展戰(zhàn)略要與實(shí)施的ERP系統(tǒng)相適應(yīng)，如果做不到這點(diǎn)，企業(yè)將要應(yīng)用或正在使用的ERP系統(tǒng)就很可能成為將來發(fā)展的障礙。

為此企業(yè)對于自己未來的發(fā)展戰(zhàn)略一定要有清晰的規(guī)劃和認(rèn)識，為ERP系統(tǒng)選型提供參考。另外要選擇那些擴(kuò)展性強(qiáng)，能隨著企業(yè)的經(jīng)營狀況變化而改進(jìn)提升的ERP系統(tǒng)。對那些還沒有未來發(fā)展規(guī)劃和目標(biāo)的企業(yè)來說，工作中心應(yīng)該在尋找發(fā)展模式上，ERP系統(tǒng)對于他們作用不大，企業(yè)現(xiàn)階段可以不用考慮，一切以實(shí)用為原則，小型的企業(yè)管理軟件就可以滿足要求。

（三）做ERP系統(tǒng)實(shí)施的配合工作

ERP系統(tǒng)不是企業(yè)某些管理部門、某些員工的事情，而是企業(yè)全體員工、全部部門都要參與的工作，部門之間、員工之間不是相互推諉，推卸責(zé)任，而是相互合作，共同促進(jìn)完成。企業(yè)要把這個當(dāng)作大事情來看待，有制度保證，有獎懲措施，全員推進(jìn)。

（四）成立ERP選型小組

成立選型小組，為企業(yè)培訓(xùn)自己的人才，也是為將來的維護(hù)和二次開發(fā)服務(wù)。當(dāng)決定實(shí)施ERP系統(tǒng)后，企業(yè)就要著手建立自己的選型工作團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)的成員一定要經(jīng)過仔細(xì)挑選，除了企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)參與，做好一把手工作之外，還要有業(yè)務(wù)管理人員、計(jì)算機(jī)技術(shù)人員、熟悉本行業(yè)的專家，那些既懂管理業(yè)務(wù)又懂計(jì)算機(jī)知識的復(fù)合型人才是最佳的人選。最終ERP系統(tǒng)的實(shí)施團(tuán)隊(duì)成員可以從這些選型團(tuán)隊(duì)成員中挑選，作為企業(yè)的代表參與實(shí)施團(tuán)隊(duì)，這些人員還是將來企業(yè)維護(hù)ERP系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的保證，也是以后ERP系統(tǒng)二次開發(fā)和系統(tǒng)升級或定制的重要實(shí)施者，對這些成員的培訓(xùn)和避免流失將是重要的工作。

企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)前的技術(shù)協(xié)調(diào)工作

ERP系統(tǒng)的運(yùn)行依賴數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí)和完備，可以說數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作是整個系統(tǒng)實(shí)施過程中工作量最大、耗時(shí)最長、涉及面最廣、最復(fù)雜和最容易犯錯誤的環(huán)節(jié)?；A(chǔ)數(shù)據(jù)各類信息的記錄從幾個到上萬個都有，量非常龐大，造成項(xiàng)目延期的原因90%都與此有關(guān)?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作時(shí)間從項(xiàng)目立項(xiàng)一直延續(xù)到系統(tǒng)上線，幾乎在實(shí)施項(xiàng)目整個周期的80%的時(shí)間都在做這個工作。所以說，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備是系統(tǒng)實(shí)施過程中最直接、最具體、任務(wù)最繁重的一節(jié)。下面以生產(chǎn)環(huán)節(jié)為例，介紹需要準(zhǔn)備的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

（一）企業(yè)資源編碼

企業(yè)資源的類型、分類，資源的計(jì)量單位（采購單位、庫存單位、銷售單位）、計(jì)量單位的轉(zhuǎn)換等都是企業(yè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的標(biāo)識和識別就是企業(yè)資源的編碼問題。資源編碼在手工管理情況下，可以根據(jù)資源的各種屬性或慣例來識別，所以不是特別重要。但在計(jì)算機(jī)信息管理?xiàng)l件下，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的標(biāo)識和識別就非常重要，在ERP系統(tǒng)中企業(yè)的各種資源存儲在數(shù)據(jù)庫中，它的定義和使用就是依靠這些資源編碼來實(shí)現(xiàn)，企業(yè)的資源編碼一定要統(tǒng)一。

企業(yè)的資源編碼是企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，企業(yè)必須建立系統(tǒng)、完整、科學(xué)合理的編碼體系，這也是ERP系統(tǒng)運(yùn)行的最基本要求。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作中最難的是制定編碼規(guī)則，這也是最占用時(shí)間的工作，一個考慮周全的編碼體系需要企業(yè)部門之間反復(fù)討論以求最佳方案。

（二）BOM、工藝路線、工作中心數(shù)據(jù)

BOM（物料清單）包括BOM類型種類、BOM的創(chuàng)建原則和方法等，BOM作為ERP系統(tǒng)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，幾乎與企業(yè)各部門的活動都有關(guān)。由于各個企業(yè)需求不同加之項(xiàng)目規(guī)模也不同，BOM需要包含的信息差異也非常大，企業(yè)的需求越多，項(xiàng)目規(guī)模越大，ERP要為企業(yè)解決的問題就越多，在BOM的構(gòu)建中就需要更多的表和層次。

工藝路線數(shù)據(jù)包括各種工序設(shè)置、加工和裝配、加工成本和標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)數(shù)據(jù)等，工作中心數(shù)據(jù)包括工作中心的確定、工作中心能力的度量和管理等，這些數(shù)據(jù)也是企業(yè)的重要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。如果企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化管理薄弱，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)更改頻繁，必然導(dǎo)致BOM數(shù)據(jù)維護(hù)困難，工藝路線經(jīng)常修改，無法制定工作計(jì)劃，不能指導(dǎo)工作中心的具體工作。即使此時(shí)企業(yè)已經(jīng)使用了ERP系統(tǒng)，這時(shí)候出來的任何數(shù)據(jù)或工作安排也沒有任何意義，只會擾亂正常的工作安排。對此企業(yè)在準(zhǔn)備實(shí)施ERP系統(tǒng)之前就要避免這種情況，做好企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化工作，將BOM、工藝路線、工作中心等數(shù)據(jù)確定下來。

（三）成本和庫存數(shù)據(jù)

成本數(shù)據(jù)有物料用料定額、成本核算參數(shù)、成本類型、成本的計(jì)算方法、標(biāo)準(zhǔn)成本的計(jì)算等。庫存數(shù)據(jù)有倉庫存儲位置設(shè)置、庫存分類、庫存盤點(diǎn)、出入庫操作、庫存控制、安全庫存與庫存訂貨、庫存管理等。

（四）計(jì)劃與控制類數(shù)據(jù)

ERP系統(tǒng)是一種量化的信息管理系統(tǒng)，依賴于各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確有效，各種加工工時(shí)定額、物料采購提前期、主生產(chǎn)計(jì)劃MPS時(shí)間分段基準(zhǔn)、預(yù)測與計(jì)劃量、生產(chǎn)規(guī)劃、生產(chǎn)排程，時(shí)段、時(shí)區(qū)和各種提前期數(shù)據(jù)等，這些是保證系統(tǒng)正常運(yùn)行的重要參數(shù)。生產(chǎn)環(huán)節(jié)中的這些數(shù)據(jù)都需要得到重視，必須在日常經(jīng)營管理過程中，通過建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集和管理機(jī)制，不斷收集和積累這些數(shù)據(jù)，保證各種數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確有效，為將來ERP系統(tǒng)的各個模塊提供參數(shù)。同時(shí)企業(yè)還有很多其他比如財(cái)務(wù)管理、采購、銷售等環(huán)節(jié)的各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，也是需要準(zhǔn)備齊備的。

綜上所述，ERP系統(tǒng)實(shí)施是企業(yè)體制和觀念的一次大變革，只有以上的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作都完成之后，企業(yè)才具備了實(shí)施ERP系統(tǒng)的要求和保證，實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)才能降到最低。

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