完善數據信息系統(tǒng)　加強學生工作精細化管理

冷　磊　王海洋　衛(wèi)　斌

摘要：從學生工作精細化管理的數據信息系統(tǒng)著手，分別介紹了數據信息系統(tǒng)的概述、設定目標、工作流程、工作標準和考核體系，為學生工作精細化管理提供一個平臺。

關鍵詞：數據信息系統(tǒng)；學生精細化管理；學生信息數據庫

數據信息系統(tǒng)是學生工作精細化管理的基礎，它包括學生在校期間所有信息的統(tǒng)計整理、動態(tài)更新和查詢管理。數據信息系統(tǒng)保證了學生工作精細化管理有效地開展，有利于學生工作精細化管理的實施，是學生工作精細化管理跟蹤、反饋、評價的重要平臺。數據信息的準確性與真實性直接影響學生工作精細化管理的效果，數據信息的動態(tài)更新為學生工作精細化管理提供了客觀、精準的資料，數據信息系統(tǒng)的構建要求學工部門、教務部門、財務部門、總務部門、資助中心、心理健康教育中心、招生就業(yè)辦公室、圖書館等部門配合完成。

設定目標

具有完整的學生信息數據庫，包含學生在校期間的所有信息將學生在校期間的信息數據全部收集、整理、分類，形成完整的學生信息數據庫，以便有效地幫助學校和教師全面了解學生信息，提高工作效率，使學生管理工作科學化、規(guī)范化，達到精細化管理的要求。

實現學生信息數據庫分級登錄查詢管理學生、輔導員、學生工作部門可分別登錄，并根據相應權限進行相應的查詢和管理。學工處為一級管理員、學工辦為二級管理員、輔導員為三級管理員，管理員可以對相應的學生信息進行修改，學生只有瀏覽個人全部信息及公共信息的權限。

實現學生信息數據庫動態(tài)更新定期或不定期地對數據信息系統(tǒng)進行更新，以保證數據的準確性。數據信息系統(tǒng)應根據實際情況實現更新功能，當學生信息發(fā)生變化時，相關人員能及時整理上報并更新。所有更新信息應根據管理權限逐級上報審核、審查并修改，信息更新的原始材料要求留存?zhèn)洳椤?/p>

（一）建立健全學生信息數據庫

統(tǒng)計學生信息新生報到注冊后，輔導員負責在兩周內統(tǒng)計上報學生信息，學工部門、教務部門、財務部門、總務部門、資助中心、心理健康教育中心、招生就業(yè)辦、圖書館等協(xié)助統(tǒng)計各單位部門相關學生信息（個別信息因實際情況暫時無法統(tǒng)計可延遲統(tǒng)計）。學生本人提供照片、聯(lián)系電話、特長愛好、家庭住址、郵編、父母工作單位、家庭電話等。學工部門提供學生的政治面貌（黨員要求入黨時間），職務（班級、學生會、分團委、社團聯(lián)等），獎學金，獎懲記錄（獎學金及其他，違紀及處分要有情況說明），社會實踐，學期總評（每學期一次）等。教務部門提供內容主要包括考級考證（英語、計算機及其他）、學習成績（分學期及補考）、課程安排等。財務部門提供繳費信息?？倓詹块T提供學生的寢室號、寢室電話、飯卡號等。資助中心提供學生的助學貸款信息。心理健康教育中心提供學生的心理健康相關情況。招生就業(yè)辦公室提供學生的專業(yè)班級、學號、姓名、性別、民族、籍貫、出生日期、身份證號、就業(yè)情況、學籍變更。圖書館提供學生的圖書證編號。

整理（添加）學生信息統(tǒng)計學生信息后，按照以下分類進行整理。（1）學生基本信息：照片，專業(yè)班級，學號，姓名，性別，寢室號，寢室電話，聯(lián)系電話，民族，籍貫，政治面貌（黨員要求入黨時間），職務（班級、學生會、分團委、社團聯(lián)等），出生日期，身份證號，飯卡號，圖書證編號，社會實踐，特長愛好，學期總評（每學期一次）。（2）學生學習信息：考級考證（英語、計算機及其他），學習成績（分學期及補考）。（3）學生家庭信息：家庭住址，郵編，父母工作單位，家庭電話。（4）學生就業(yè)信息：就業(yè)時間、地點、單位、職務。（5）學生公共信息：課表，選修課，獎懲記錄（獎學金及其他，違紀及處分要有情況說明），組織信息（黨、團、學生會、社團干部信息），繳費信息，就業(yè)信息。此外還應包括學生心理信息和學生獎助貸信息。

建立學生信息數據庫將統(tǒng)計整理后的信息按統(tǒng)一要求輸入學生信息數據庫，形成完整的學生信息數據庫，其邏輯結構如圖2所示。

（二）學生信息數據庫分權限登錄查詢

學生可通過自己的用戶名（自己的學號）和個人密碼登錄瀏覽個人全部信息及公共信息。輔導員可通過自己的用戶名和個人密碼登錄瀏覽所帶班級學生全部信息及公共信息。學生工作辦公室可通過用戶名和密碼登錄瀏覽全系學生全部信息及公共信息。學生工作處可通過用戶名和密碼登錄瀏覽全院學生全部信息及公共信息。

（三）學生信息數據庫分級管理

學生只可瀏覽個人全部信息和公共信息，無修改信息權限；輔導員（三級管理員）可修改所帶班級學生全部信息，可通過自己的用戶名和個人密碼登錄管理所帶班級學生全部信息；學生工作辦公室（二級管理員）可修改全系學生全部信息，可通過用戶名及密碼登錄瀏覽全系學生全部信息；學生工作處（一級管理員）可修改全院學生全部信息及公共信息，可通過用戶名及密碼登錄瀏覽全院學生全部信息。

（四）學生信息數據庫動態(tài)更新

定期更新每個學期定期全面更新一次，各單位部門收集資料上報。每個學期初由輔導員負責聯(lián)系各單位部門收集更新資料，上報系學生工作辦公室，系學生工作辦公室審核后遞交學生工作處及系部黨總支審查，審查確認后，由輔導員負責對相應數據庫進行更新。

不定期更新如學生信息有變化，隨時更新。如果學生信息發(fā)生變化，由相應單位部門交與相應班級輔導員，由輔導員上報系學生工作辦公室，系學生工作辦公室審核后遞交學生工作處審查，審查確認后，由輔導員負責對相應數據庫進行更新。

更改記錄的留存所有收集、整理、上報、審核、審查、確認的原始記錄需相應單位部門及個人簽字確認，并留存以備查。

工作標準

按時完成統(tǒng)計整理每位學生及各部門按時上報相關信息，并由輔導員統(tǒng)計匯總。要求在規(guī)定時間內，學生及各部門及時上報相關信息，輔導員負責通知各部門并督促其按時完成。

信息的準確性、真實性、完整性要求所有上報信息準確、真實且完整。要求學生及各部門保證信息的準確性、真實性、完整性，如果部分信息暫時無法統(tǒng)計或者不確定，應以書面形式說明具體情況。

信息更新要求定期或不定期的信息更新要及時，定期更新為每學期開學初兩周內，學生及各部門及時上報需要更新的信息。當學生信息發(fā)生變化時，應根據實際情況不定期及時更新。所有更新信息的記錄要求有學生及各部門的簽字及蓋章，原始資料應留存?zhèn)洳椤?/p>

分級管理的職責與要求各級管理員應認真履行工作職責，及時完成統(tǒng)計、上報及更新工作以及系統(tǒng)維護工作。

考核體系

主要考核各項工作標準的完成情況及達標情況，總分為100分。考核結果分為優(yōu)秀（80～100分）、合格60～79分）、不合格（59分及以下）三個等級。這些工作項目包括：

是否按時完成統(tǒng)計整理總分為20分。在規(guī)定時間內，學生及各部門提前完成并上交，該項考核得20分；按時完成該項考核得15分；未按時完成該項考核得10分，并須在3天之內按要求完成。

信息的準確性、真實性、完整性總分為20分。對于所有數據信息，將由輔導員定期隨機抽樣檢查其準確性、真實性和完整性。如發(fā)現一處不達標扣除1分，兩處不達標扣除2分，依此類推，最高扣10分，并責令相關學生及部門在3天之內達標。在數據信息的使用過程中，如果發(fā)現數據信息不達標，處理方式與隨機抽樣檢查相同。

信息更新總分為20分。按照要求完成定期及不定期更新，該項得分為滿分。如果未完成定期更新，一次扣除2分，最高扣10分。如果未完成不定期更新，一次扣除1分，最高扣10分，并責令其在3天之內完成更新達標要求。

分級管理的職責與要求執(zhí)行情況總分為20分。各級管理員按照要求完成相應工作，一次工作不到位扣除2分，最高扣10分，并責令其在3天內完成。

原始資料及數據信息的留存總分為20分。學生及各單位部門所有上報原始資料要求完整，且有相關學生及各單位部門的簽字。如果不完整，缺失一份扣除2分，最高扣10分。相關學生及各單位部門無簽字，一處扣除1分，最高扣10分，并責令其在3天之內添補完整。

學生工作精細化管理的數據信息系統(tǒng)是一個龐大的系統(tǒng)，各院校在操作過程中數據會有所不同，應適當調整，同時，應在具體工作中對其不斷完善。

參考文獻:

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[2]汪洋,錢貴平,王一賓.高校學生信息管理系統(tǒng)的設計與實現[J].電腦學習,2006,(1).

[3]李靜.SQLServer2000在學生信息管理系統(tǒng)中的應用[J].中國科技信息,2006,(3).

作者簡介：

冷磊（1981—），男，湖北襄樊人，湖北廣播電視大學助教、輔導員，武漢大學思想政治教育專業(yè)2007級碩士研究生，研究方向為思想政治教育。

王海洋（1978—），男，山東沂水人，湖北廣播電視大學團委干事，武漢大學思想政治教育專業(yè)2007級碩士研究生，研究方向為思想政治教育。

衛(wèi)斌（1976—），男，湖北武漢人，湖北廣播電視大學工程師，主要從事教學工作。