當(dāng)前油田企業(yè)物資供應(yīng)部門(mén)的職責(zé)探析

程建軍

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，尤其是入世以來(lái)，各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)承諾的不斷實(shí)現(xiàn)，國(guó)內(nèi)許多行業(yè)的買方市場(chǎng)不斷擴(kuò)張，油田企業(yè)的物資采購(gòu)環(huán)境也發(fā)生著巨大的變化，相應(yīng)的物資供應(yīng)體制及管理方式不斷變遷，正在摸索或者說(shuō)是在竭力地尋找新的出路。面對(duì)這種情況，企業(yè)物資供應(yīng)部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)調(diào)整工作重點(diǎn)，加強(qiáng)物資職能管理，變供應(yīng)部門(mén)為管理部門(mén)，在保證生產(chǎn)所需的前提下，突出油田物資保障的優(yōu)質(zhì)服務(wù)以及監(jiān)督檢查、效能監(jiān)察的管理職能。

根據(jù)SAP系統(tǒng)思路和程序設(shè)定，完全實(shí)現(xiàn)了“集中管理、統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一儲(chǔ)備、統(tǒng)一結(jié)算”的總體要求。2004年底，ERP系統(tǒng)在勝利油田正式上線運(yùn)行，物裝模塊本著“先上線，后提升”的原則也相應(yīng)地邊調(diào)整邊運(yùn)行。但是從實(shí)際運(yùn)作來(lái)看，出現(xiàn)了很多操作困難，甚至發(fā)生了一些不正常的現(xiàn)象。

一、ERP運(yùn)行以來(lái)，在物資供應(yīng)及管理流程中產(chǎn)生的一些實(shí)際問(wèn)題

SAP系統(tǒng)的程序設(shè)定就相當(dāng)于工作流程的規(guī)章制度，而且是強(qiáng)制性的。遵循這些制度，2005年起運(yùn)行至今，帳面上看來(lái)確實(shí)實(shí)現(xiàn)了“四個(gè)統(tǒng)一”。但實(shí)際運(yùn)作中，有些現(xiàn)象并非如此，簡(jiǎn)單舉幾個(gè)例子：

每年上半年三四個(gè)月的時(shí)間，由于招標(biāo)及供應(yīng)商隊(duì)伍調(diào)整等工作，導(dǎo)致不能簽訂采購(gòu)合同。按照“統(tǒng)一采購(gòu)”的要求，許多物資不能形成采購(gòu)進(jìn)貨。然而，生產(chǎn)依然順利進(jìn)行，物資依然正常消耗，通過(guò)后續(xù)補(bǔ)簽合同和結(jié)算實(shí)現(xiàn)帳面的“統(tǒng)一采購(gòu)”。這說(shuō)明實(shí)際操作中，多數(shù)仍然是分散采購(gòu)，只不過(guò)最終匯集到統(tǒng)一結(jié)算的渠道上來(lái)的。

SAP系統(tǒng)程序規(guī)定了油田物資統(tǒng)一儲(chǔ)備，分成總庫(kù)庫(kù)存和二級(jí)庫(kù)存兩個(gè)層次。各四級(jí)單位作為成本中心提報(bào)動(dòng)態(tài)采購(gòu)計(jì)劃，同時(shí)作為物資結(jié)算的最終落腳點(diǎn)，在帳面上仍然是以領(lǐng)代耗。關(guān)鍵問(wèn)題在于忽略了成本中心的庫(kù)存管理以及物資消耗的動(dòng)態(tài)實(shí)物監(jiān)控，而且物資管理部門(mén)在SAP系統(tǒng)中沒(méi)有對(duì)物資計(jì)劃的控制能力，造成了帳實(shí)不符、串換變通以及倒掛帳現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

工程項(xiàng)目物資沒(méi)有嚴(yán)格限定通過(guò)SAP結(jié)算，即使通過(guò)SAP結(jié)算的工程物資，尤其是各種設(shè)備，物資管理部門(mén)在計(jì)劃、采購(gòu)、驗(yàn)收等方面仍然沒(méi)有控制能力，只是盲目地完成結(jié)算手續(xù)。

從以上幾個(gè)例子可以看出，按照集團(tuán)公司物資工作“四個(gè)統(tǒng)一”的總體要求，要切實(shí)提升物資管理水平，除了不斷修訂完善SAP系統(tǒng)程序，使其更貼近生產(chǎn)實(shí)際，更重要的就是物資管理部門(mén)轉(zhuǎn)變觀念，把工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到突出倉(cāng)儲(chǔ)管理、突出物資效能監(jiān)察，更好地履行管理職能，保障生產(chǎn)建設(shè)的物資需求。

二、明確職責(zé)，調(diào)整工作重點(diǎn)，加強(qiáng)管理力度

油田發(fā)展幾十年來(lái)，物資供應(yīng)部門(mén)主要是作為保障生產(chǎn)建設(shè)的輔助單位存在的，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的限制以及油田生產(chǎn)的特殊性，決定了物資部門(mén)的主要職責(zé)就是保生產(chǎn)。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷成熟，成本核算體系的建立和完善，油田物資部門(mén)的職責(zé)重點(diǎn)就要及時(shí)轉(zhuǎn)變到突出管理上來(lái)，是一個(gè)管理部門(mén)，而不再是輔助單位。

（一）統(tǒng)一采購(gòu)權(quán)限，規(guī)范物資市場(chǎng)

在SAP系統(tǒng)中，油田所有物資的采購(gòu)權(quán)集中在物資管理部門(mén)。但實(shí)際上，油田物資管理部門(mén)已經(jīng)被傳說(shuō)成“物資大會(huì)計(jì)”，顧名思義，在計(jì)劃控制、供應(yīng)商篩選、走帳結(jié)算、串換變通等等方面，物資部門(mén)幾乎沒(méi)有控制或者說(shuō)無(wú)力控制，只是盲目完成結(jié)算，扮演著一個(gè)“大會(huì)計(jì)”的角色。

結(jié)合實(shí)際運(yùn)作情況，這個(gè)說(shuō)法并不過(guò)分，尤其是在工程項(xiàng)目的物資采購(gòu)過(guò)程中表現(xiàn)的十分突出。造成這種現(xiàn)象的原因主要有：第一，各工程項(xiàng)目組熟悉技術(shù)要求，對(duì)所用物資的品種、規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)具有絕對(duì)的選擇權(quán)；第二，物資部門(mén)沒(méi)有深入生產(chǎn)，了解生產(chǎn)，沒(méi)有足夠的發(fā)言權(quán)；第三，大多數(shù)工程物資直達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，物資部門(mén)疏于物資實(shí)物的驗(yàn)收管理。

在成本維修材料的采購(gòu)中，也存在著成本中心或生產(chǎn)礦區(qū)等生產(chǎn)用料單位與物資管理部門(mén)“爭(zhēng)飯吃”的局面，而且有越來(lái)越烈的趨勢(shì)，甚至養(yǎng)成了不管是否急用，一律自行先用料后報(bào)計(jì)劃的習(xí)慣，相應(yīng)的同樣存在串換、變通、走帳等等違規(guī)違紀(jì)現(xiàn)象。

（二）加強(qiáng)基層物資管理的規(guī)范指導(dǎo)和檢查考核

物資部門(mén)明確職責(zé)，加強(qiáng)“理”的重點(diǎn)就是基層倉(cāng)儲(chǔ)管理和實(shí)物跟蹤。近幾年，隨著機(jī)構(gòu)改革以及管理體制的變化，礦區(qū)庫(kù)房幾經(jīng)撤并，已經(jīng)形同虛設(shè)，有的索性直接取消，由作為成本中心的基層單位的庫(kù)房分擔(dān)倉(cāng)儲(chǔ)任務(wù)。然而對(duì)于針線笸籮的管理更是無(wú)人問(wèn)津，物資系統(tǒng)的最基層管理幾乎可以概括為“亂不可堪”，不理亂，理更亂。面對(duì)這個(gè)局面，要真正實(shí)現(xiàn)“四個(gè)統(tǒng)一”，達(dá)到物資管理精細(xì)高效的目標(biāo)，必須調(diào)整工作重點(diǎn)，加強(qiáng)基層物資管理。

在成本維修材料的采購(gòu)中，也存在著成本中心或生產(chǎn)礦區(qū)等生產(chǎn)用料單位與物資管理部門(mén)“爭(zhēng)飯吃”的局面，而且有越來(lái)越烈的趨勢(shì)，甚至養(yǎng)成了不管是否急用，一律自行先用料后報(bào)計(jì)劃的習(xí)慣，相應(yīng)的同樣存在串換、變通、走帳等等違規(guī)違紀(jì)現(xiàn)象。原因主要有：第一，物資部門(mén)沒(méi)有充分行使自己的管理權(quán)限，沒(méi)考核不兌現(xiàn)，同樣只扮演著“會(huì)計(jì)”的角色。第二，忽視礦區(qū)以及成本中心庫(kù)房的管理，“帳、卡、物、資金四對(duì)口”在基層庫(kù)房管理中幾乎消失殆盡，以領(lǐng)代耗，給各種違規(guī)操作提供了廣泛的空間。第三，SAP系統(tǒng)中，物資部門(mén)失去對(duì)需求計(jì)劃的控制能力；沒(méi)有建立合理的物資儲(chǔ)備；SAP合同簽訂結(jié)算手續(xù)繁雜，許多物資進(jìn)貨周期長(zhǎng)；效能監(jiān)察力度不夠等等原因也是做成該現(xiàn)象的重要因素。

（三）大力發(fā)展配送體系，實(shí)現(xiàn)配送與倉(cāng)儲(chǔ)、采購(gòu)、監(jiān)察的有機(jī)結(jié)合

隨著經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革，國(guó)有企業(yè)物資部門(mén)存在著向企業(yè)物流轉(zhuǎn)型的發(fā)展趨勢(shì)。在勝利油田已經(jīng)形成了一級(jí)配送與二級(jí)配送相互結(jié)合的物流模式。配送物資范圍、品種、數(shù)量逐年加大，同時(shí)也逐漸顯現(xiàn)了提升物資管理水平的作用。

如果整個(gè)油田實(shí)現(xiàn)了區(qū)域化配送，根據(jù)上述分析，所有物資都執(zhí)行統(tǒng)一采購(gòu)、入總庫(kù)、然后再實(shí)施一二級(jí)配送流程是不現(xiàn)實(shí)的，也是不可取的。對(duì)于一些生產(chǎn)常用物資以及價(jià)低量大的物資下放采購(gòu)權(quán)限，可以由生產(chǎn)單位直接實(shí)施采購(gòu)，但同樣要做好相應(yīng)的管理工作。具體到哪些物資可以下放采購(gòu)權(quán)限，需要物資管理部門(mén)認(rèn)真了解生產(chǎn)實(shí)際，劃定準(zhǔn)確合理的范圍，同時(shí)要做好物資編碼的建立和維護(hù)工作，避免同種物資跨大類多物碼以及物資名稱不規(guī)范、調(diào)撥價(jià)格高于市場(chǎng)價(jià)格的現(xiàn)象。這些基礎(chǔ)工作的好壞對(duì)于后續(xù)加強(qiáng)各方面管理具有很大的影響。

綜上所述，加強(qiáng)物資職能管理在當(dāng)前形勢(shì)下顯得尤為重要，而且也確實(shí)能夠發(fā)揮作用，保障生產(chǎn)所需、保障較高的物資效能、保障“四個(gè)統(tǒng)一”的落實(shí)到位。