淺談高校校長辦公室秘書角色的定位

馬　明

摘要：高校校長辦公室是校長直接領導下的綜合協(xié)調(diào)部門，也是保障高校決策實施,促進教學、科研、管理各項工作協(xié)調(diào)運作的重要部門。同時，校辦作為大學行政領導部門的辦公室在高校管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用，探討校辦秘書角色的定位，對于促進高校及辦公室各項工作的開展具有十分重要的意義。本文旨在從高校辦公室的特點及秘書的角色定位，如何扮演好校長辦公室秘書這一角色兩個方面入手，來探討高校校長辦公室秘書這一角色的定位。

關鍵詞： 校長辦公室 秘書 角色定位

隨著高等教育的快速發(fā)展和高教改革的不斷深入,高校管理工作的地位和作用日益凸現(xiàn)。作為校長直接領導下的，也是保障高校決策實施,促進教學、科研、管理各項工作協(xié)調(diào)運作的重要部門，校長辦公室在高校管理中發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外、聯(lián)系各方、照應疏通、協(xié)調(diào)平衡的紐帶與中樞作用,辦公室工作水平的高低直接影響到整個學校的管理效率和管理效益。

筆者將結(jié)合自身的工作實踐與體會,本著務實求真的原則與思路,試從高校校長辦公室工作的特點著手，闡述高校辦公室秘書應該怎樣做，才能更好地扮演好辦公室秘書這一角色。

探討這一問題，我們將從高校辦公室的工作特點談起：

一、高校辦公室的特點及秘書的角色定位

(一) 高校辦公室的特點[1]

本文在此談論高校辦公室的工作特點，主要是與政府辦公室機構(gòu)相比較而言的。

1.機構(gòu)設置。眾所周知，政府辦公室機構(gòu)設置一般是政務機構(gòu)與專業(yè)機構(gòu)并存,與政府辦公室機構(gòu)設置的復雜而言，高校辦公室內(nèi)設機構(gòu)較為簡單,一般因校制宜設置科室,把各種功能濃縮到有限的科室之中，主要設秘書、綜合、信息等科室。2.工作職責。作為辦公室，高校辦公室和其他性質(zhì)辦公室一樣，其工作職責主要包括參與政務、處理事務、協(xié)調(diào)關系和提供服務四個方面。但在實際的高校辦公室設置中，職責交叉現(xiàn)象尤為突出,當然也更要求辦公室工作人員既是“專才”又是“通才”、“全才”,可謂任重而道遠。3.工作特性。作為一個綜合性機構(gòu)，高校辦公室是一個地地道道的服務部門;既是領導的喉舌與耳目,又是從屬領導的一個輔助性部門。4.工作要求。俗話說“辦公室工作無小事,事事皆大事”。因此，高校辦公室工作務必要做到辦事絲絲入扣、辦會縝密周致、辦文滴水不漏。如果稍有不慎,其后果則不堪設想,小則將貽誤工作,嚴重影響辦公室在本單位的形象與地位,不利于辦公室在今后工作中的協(xié)調(diào)和管理;大則將遺留隱患,給辦公室工作甚至全局工作帶來被動。

在以上的基礎上，校長辦公室工作也呈現(xiàn)出自己獨有的特點：首先，校辦是學校綜合協(xié)調(diào)的核心部門；其次，校辦是學校信息集散的中樞機構(gòu)；第三，校辦是學校調(diào)研輔助的參謀機關；第四，校辦是學校內(nèi)引外聯(lián)的窗口機關。這些特點的呈現(xiàn)也為校辦秘書的角色定位及職責提出了更高的要求。

（二） 高校辦公室秘書的角色定位[3]

由于高校辦公室自身特點，決定了高校辦公室秘書這一角色的定位，主要有以下幾個方面：

1.參與政務的參謀角色。高校辦公室秘書是處于決策層次的非決策者,參與政務但不處理政務,參謀角色的實質(zhì)就是為領導黨務、政務決策提供參考。

2.處理事務的助理角色。助理角色是秘書角色定位中最核心的。協(xié)助領導高效完成各種事務,是高校辦公室秘書最日常的工作,也是最基礎的工作。

3.提供服務的服務者角色。從秘書職業(yè)的源頭來看,高校辦公室秘書主要是服務領導。但由于高校辦公室工作的特殊性，要求高校辦公室秘書工作不僅服務領導,同時要服務各學院、部門和廣大師生,即實現(xiàn)“三服務”,達到“三滿意”,即領導滿意、基層滿意、師生滿意。

4.內(nèi)交外聯(lián)的協(xié)調(diào)員角色。辦公室秘書要做好以下兩方面的協(xié)調(diào)工作;一要協(xié)調(diào)好本單位與上級單位、兄弟院校、所在地方政府及其相關部門等的關系,為本單位的事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好的外部環(huán)境;二要協(xié)調(diào)好本單位內(nèi)部各學院、部門之間的關系,為單位的穩(wěn)定與和諧發(fā)展創(chuàng)造良好的內(nèi)部環(huán)境。

二、如何扮演好校長辦公室秘書角色

作為一名高校校長辦公室秘書，面對工作的全面性和復雜性，要想做到“辦事、辦文、辦會”通達順暢，成為一名既是“專才”又是“通才”、“全才”的合格秘書,筆者認為主要應該認真做好以下幾個方面。

1.處理好各方關系[2]。

為了更好得協(xié)調(diào)各部門之間的關系，高校辦公室秘書在工作中一定要處理好各方關系：一是處理好與領導的關系；二是處理好與教師的關系；三是處理好與校內(nèi)其他部門員工的關系；四是處理好與本部門同事的關系。

2.要具備較高的政治素質(zhì)和政策水平、良好的思想道德修養(yǎng)和文化素質(zhì)。具備較好的政治理論素養(yǎng),堅持正確的政治方向和立場是做好辦公室工作的首要條件。因為校辦的校內(nèi)服務對象是高素質(zhì)、高層次的學者體。校辦工作人員必須時刻注意錘煉自己高尚的道德情操和文化素養(yǎng),通過加強學習、加強自身建設,培養(yǎng)全面的科學文化素質(zhì),才能更好地與廣大師生員工溝通,實現(xiàn)校辦綜合協(xié)調(diào)、全面服務、參謀助手等職能。

3.牢固樹立六種意識[4]。

如何按照角色要求做好各項工作,達至社會或他人的角色期望,這是每位秘書必須思考的問題。筆者認為,為保證角色實踐的成功,高校校長辦公室秘書必須樹立六種意識,即：責任意識、服從意識、主動意識、創(chuàng)新意識、效率意識和保密意識六種意識；換位思考理解位、準確就位不越位和提前到位勤補位三個問題。

4.大力增強信息素質(zhì)[5]。

高校辦公室工作是一項知識、信息高度密集的工作,自動化和信息化程度越來越高,辦公手段日趨現(xiàn)代化。要應對這樣一個知識化、信息化、網(wǎng)絡化的時代,做好高校辦公室工作,使之正常、有序、高效運轉(zhuǎn),辦公室秘書就必須強化信息素質(zhì)教育,加強信息素質(zhì)修養(yǎng),具備良好的信息品質(zhì)，因此，在日常工作中，高校辦公室秘書必須要注重信息意識的培養(yǎng)、信息能力的鍛煉，以及信息知識的掌握。

5.先進的教育理念和管理理念。一方面,高校行政管理民主化、透明化、規(guī)范化和法制化的呼聲日益高漲,行政工作圍繞辦學中心任務展開的觀念也深入人心；另一方面,大學校園是一個理想化的所在地,氤氳其中的自由精神、批判精神和獨立精神必然與上述規(guī)范管理、制度管理的理念產(chǎn)生一定沖突。校辦作為維護全校行政系統(tǒng)運行秩序的樞紐機構(gòu),應當有意識地組織培訓,使工作人員及時更新思想,了解和掌握先進的國內(nèi)外教育理念和管理理念,并將其運用到實際工作中去,更好地將學術管理與行政管理有機結(jié)合起來,進一步提升工作水平。

參考文獻：

[1]梁克東.高校辦公室工作的規(guī)范與創(chuàng)新：與政府辦公室工作比較中的審視和思考.浙江師范大學學報（社會科學版）. 2004,(2):92～95

[2]何華萍談高校辦公室秘書須處理好的幾種關系.今日科苑.2007,12:208～209

[3]陸梅芳，陳仁偉試論現(xiàn)代高校辦公室秘書的角色定位與實踐策略.科技信息.200８，（16）：295～296

[4]吳紋 高校辦公室秘書優(yōu)化職能環(huán)境的分析與對策.岳陽職業(yè)技術學院學報.2008,(1):33～35

[5] 秦華 試論高校辦公室秘書的信息素質(zhì).西華師范大學學報(哲社報).2004,(5):156～158

作者簡介：馬明（1980-），男，管理研究實習員，主要從事辦公室文秘及外事管理。