電子文件歸檔工作的思考

李紅升

摘 要：在現(xiàn)代化的今天，大量電子文件的產(chǎn)生，檔案工作者將如何對電子文件進(jìn)行保存，保證電子檔案的真實性，檔案工作者要不斷探索。檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展應(yīng)采取積極措施，抓好知識更新，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞：電子文件的特點(diǎn) 與紙質(zhì)檔案的區(qū)別 存在的問題 對策和措施

信息技術(shù)幾乎已經(jīng)滲透到了社會活動的所有方面，作為現(xiàn)代社會活動的技術(shù)基礎(chǔ)，正在逐步改變著社會活動的運(yùn)行方式。檔案作為人類社會活動的產(chǎn)物，必然伴隨著社會活動運(yùn)行方式的轉(zhuǎn)變在形成、傳遞、存儲和利用等方面也發(fā)生了本質(zhì)的變化。

一、電子文件的特點(diǎn)

1.電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；電子文件可以通過計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。

2.辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，如文件的起草、定稿、歸檔等過程都在計算機(jī)上進(jìn)行，人們可以根據(jù)需要隨時對文件信息進(jìn)行復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。

3.電子文件對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。而電子計算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的改變?yōu)榇鷥r。

4.應(yīng)用計算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，電子文件以計算機(jī)為載體，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。

二、電子文件與紙質(zhì)文件的區(qū)別

1.紙質(zhì)文件一旦形成，原件中所包含的內(nèi)容和形式特征就不會再發(fā)生變化，紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，人們可從這些信息上確認(rèn)文件的原始性。

2.電子文件的內(nèi)容與形式是相對獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，人們便難以確認(rèn)它的原始性。

3.電子文件的制作者不一定像制作紙質(zhì)文件那樣必須制出一份或一批原件來行使其職責(zé)，有時它只不過制作一個“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時候?qū)⑵漭敵觥?/p>

三、電子文件歸檔存在的問題

1.紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。由于電子文件產(chǎn)生不久，檔案工作者對電子檔案的歸檔、管理還處在探索階段，而電子文件對計算機(jī)系統(tǒng)的依賴性強(qiáng)，使其必須借助計算機(jī)編目歸檔，這對不熟悉操作技術(shù)的立卷人來說，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒。

2.電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對計算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。由于大多數(shù)計算機(jī)與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達(dá)成共識。

3.電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。

4.電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性。目前 電子文件的簽署技術(shù)還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋章或親自簽名，因此，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。

三、電子文件歸檔應(yīng)采取的措施

1.推動電子文件歸檔工作的著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時，應(yīng)從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。

2.電子文件是高科技的產(chǎn)物，它的各種性能是由技術(shù)決定的，隨著電子文件的廣泛使用，信息安全技術(shù)就顯得特別重要，鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，電子文件的制作者、管理者和檔案工作者都應(yīng)積極采用有關(guān)技術(shù)措施，提高電子文件的可靠性。

3.電子文件從形成到歸檔利用，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)。哪一個環(huán)節(jié)的職責(zé)不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文件的真實性。因此，建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，就顯得非常重要。因此，一開始就明確由誰進(jìn)行收集、整理，如何歸檔等制度，這是保證電子檔案原始性、真實性和完整性的重要措施。

4.做好電子文件歸檔工作，全面行使“歷史記錄”和“社會記憶”功能，維護(hù)電子文件的憑證作用，它有賴于信息技術(shù)的進(jìn)步、電子文件管理水平的提高以及相關(guān)法律的建立和完善，還需要建立一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從各個環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，這些都是維護(hù)電子檔案憑證作用的重要措施。

5.電子文件檔案一般應(yīng)采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。

6.電子文件，從理論上講能夠長期保存，不易磨損，不怕外界磁場的影響，不會受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子檔案形成時間短，缺乏實際貯存的經(jīng)驗，所以，電子檔案中原始信息要長期保存，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

7.提高檔案管理人員的文化素質(zhì)，使電子檔案管理向立體化方向發(fā)展，加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)檔案管理人才，要使檔案管理人員不斷“充電”，不斷補(bǔ)充“能量”，以求適應(yīng)。

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