企業(yè)檔案信息化利用研究

范海斌

摘 要：以我國(guó)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)際進(jìn)程為研究對(duì)象，調(diào)查在現(xiàn)有國(guó)情基礎(chǔ)上我國(guó)企業(yè)檔案信息化的現(xiàn)狀，進(jìn)而就企業(yè)檔案的利用問題展開詳細(xì)討論。探討了信息化與企業(yè)檔案信息的利用的關(guān)系，分析了新時(shí)期利用工作的現(xiàn)狀及優(yōu)劣勢(shì)，并對(duì)其中存在的問題提出自己的見解和對(duì)策，以求實(shí)現(xiàn)信息化背景下企業(yè)檔案信息的利用工作得以進(jìn)一步拓展和進(jìn)步的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：信息化 企業(yè)檔案 檔案信息 利用

21世紀(jì)，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和現(xiàn)代企業(yè)制度日益完善并進(jìn)一步深化和拓展。中國(guó)企業(yè)連續(xù)跨越工業(yè)化、市場(chǎng)化，進(jìn)入信息化階段，它的發(fā)展壯大過程同時(shí)也是企業(yè)檔案信息積累、沉淀、開發(fā)與利用的過程。企業(yè)檔案客觀地記錄了企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的全過程，歷經(jīng)多年積累和沉淀成為企業(yè)最重要、最鮮活、最有權(quán)威性的知識(shí)資源。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展又進(jìn)一步將企業(yè)檔案信息的開發(fā)及利用問題提升為決定企業(yè)生死存亡、成敗興衰的關(guān)鍵因素，在巨大的競(jìng)爭(zhēng)壓力下，企業(yè)越來越重視對(duì)企業(yè)檔案信息的管理工作，通過挖掘檔案信息，實(shí)現(xiàn)信息的共建共享，幫助企業(yè)做出科學(xué)的決策。當(dāng)前，隨著技術(shù)的變革和管理的創(chuàng)新，我國(guó)的企業(yè)檔案工作己逐步實(shí)現(xiàn)由純粹意義上的實(shí)體管理向信息服務(wù)上的轉(zhuǎn)變。在信息化背景下，企業(yè)檔案工作的發(fā)展要求加強(qiáng)企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用。

1.信息化對(duì)企業(yè)檔案信息利用工作的影響

1)信息化推動(dòng)檔案信息利用工作現(xiàn)代化的進(jìn)一步發(fā)展與實(shí)現(xiàn)

信息化更新人們的信息理念，它要求人們從眾多信息源中迅速有效的獲取有用信息。與此相適應(yīng)，人們要改變傳統(tǒng)的利用方式，如通過“信息高速公路”，實(shí)現(xiàn)圖書、情報(bào)、檔案信息一體化的目標(biāo)。利用者通過網(wǎng)絡(luò)查詢檔案信息可按主題詞進(jìn)行跨全宗門類的查詢利用，也可通過人物、時(shí)間、地點(diǎn)等多個(gè)檢索項(xiàng)進(jìn)行查詢利用;通過多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，用戶還可以同時(shí)獲得相關(guān)主題的圖、文、聲、像等方面的檔案信息。

2)信息化沖破時(shí)空束縛，構(gòu)建企業(yè)檔案信息利用的新空間

信息化強(qiáng)化企業(yè)檔案信息的即時(shí)利用，利用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，數(shù)字代碼可以壓縮，這樣，文件可在幾分鐘、甚至幾秒鐘內(nèi)就傳到用戶手上，使用戶能方便、快捷地利用檔案。同時(shí)在信息時(shí)代，借助于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的不斷完善和發(fā)展，一件檔案可以在所有與網(wǎng)絡(luò)相連的計(jì)算機(jī)上提供利用，進(jìn)行有效傳播，打破了傳統(tǒng)環(huán)境下的利用界限，從而使其利用空間一下子擴(kuò)展到了一個(gè)地區(qū)、一個(gè)國(guó)家甚至全世界。

3)信息化更新企業(yè)檔案信息利用觀，實(shí)現(xiàn)“四轉(zhuǎn)變”

信息化把企業(yè)送進(jìn)一個(gè)沒有硝煙的戰(zhàn)場(chǎng)之中，在給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)利益之余，要求人們積極轉(zhuǎn)變觀念以適應(yīng)信息化的要求。即由被動(dòng)型向主動(dòng)型轉(zhuǎn)變:由沉默型向作為型轉(zhuǎn)變:由內(nèi)向服務(wù)型向內(nèi)外兼顧型轉(zhuǎn)變:由滯后型向超前性轉(zhuǎn)變。

2.企業(yè)檔案信息利用工作現(xiàn)狀及存在的問題

1)企業(yè)檔案管理設(shè)施的現(xiàn)代化利用水平不高。部分企業(yè)雖然購(gòu)置了計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備裝備檔案室，但是，在應(yīng)用上尚處于淺層次，還囿于封閉性的傳統(tǒng)管理方式，影響檔案利用的時(shí)效。改變這一狀況，需要多方面的努力。

2)一些企業(yè)采取多種措施促進(jìn)企業(yè)檔案工作，積極開展檔案升級(jí)工作。但一些企業(yè)升級(jí)后，對(duì)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)有所放松，使升級(jí)中建立起的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)處于守?cái)偁顟B(tài)，各項(xiàng)檔案制度流于形式，檔案信息得不到開發(fā)利用，檔案地位在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)中逐漸下降。與時(shí)代發(fā)展的要求相比還存著相當(dāng)?shù)牟罹?，?檔案利用低，服務(wù)范圍小，利用方式少，仍以借閱、摘錄等傳統(tǒng)方式為主，很少借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源的有效利用;技術(shù)手段落后，不能將計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛地應(yīng)用于檔案信息的加工存儲(chǔ)和開發(fā)利用，制約了信息利用工作向深度和廣度發(fā)展。

3)企業(yè)檔案工作人員素質(zhì)與企業(yè)檔案工作的發(fā)展要求相比尚存在一定差距。企業(yè)檔案人員多身兼數(shù)職，業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)得不到保證。尤其是在進(jìn)入信息社會(huì)之后，一人數(shù)職的現(xiàn)象極其普遍。繁雜的業(yè)務(wù)工作致使檔案人員只能維護(hù)傳統(tǒng)的“你查我調(diào)”的簡(jiǎn)單管理方式，很少有精力鉆研檔案業(yè)務(wù)，更難以得到外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，業(yè)務(wù)知識(shí)得不到更新，給企業(yè)開展檔案信息利用工作帶來很大的困難，形成了大量的重復(fù)勞動(dòng)，增加企業(yè)負(fù)擔(dān)。

3.企業(yè)檔案信息利用工作的轉(zhuǎn)變

在信息高度發(fā)達(dá)的新時(shí)代，信息技術(shù)廣泛滲透到現(xiàn)代生產(chǎn)、生活中，充分?jǐn)U展了人類智能。各企業(yè)正逐步由勞動(dòng)密集型、資源高耗型、資金密集型向知識(shí)密集型、技術(shù)密集型、信息密集型轉(zhuǎn)變。為此檔案部門迫切需要運(yùn)用當(dāng)今高新技術(shù)和知識(shí)創(chuàng)新方法，強(qiáng)化企業(yè)檔案信息利用，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

1)檔案信息利用對(duì)象由文件實(shí)體向信息數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)變

信息化之前，以紙質(zhì)為主要載體的檔案占據(jù)了檔案家族大部分席位。置身于信息化大環(huán)境下，它的弊端日漸顯露出來。首先，當(dāng)檔案數(shù)量龐大時(shí)，所占的儲(chǔ)存空間極大，保管和利用起來極其不方便;其次是這些檔案資料要建立一個(gè)完善分類的檢索目錄，并需要放在一個(gè)適當(dāng)?shù)奈恢?，才容易檢索。信息時(shí)代，企業(yè)生產(chǎn)領(lǐng)域時(shí)時(shí)刻刻處于變化之中，企業(yè)工作方式由粗放向集約轉(zhuǎn)移，同時(shí)企業(yè)工作重心由物質(zhì)轉(zhuǎn)向信息。企業(yè)信息化建設(shè)的過程也是企業(yè)檔案溶入信息化社會(huì)的過程，在這一過程中，來源于電子載體的信息資源將極大地豐富企業(yè)檔案利用工作的內(nèi)容。隨著大批聯(lián)機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)的問世、電子文本的涌現(xiàn)，電子信息資源將成為未來企業(yè)檔案信息主體，由此，檔案信息利用的對(duì)象也將由以往的文件實(shí)體向電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)變。

2)檔案信息利用方式由傳統(tǒng)手工操作向網(wǎng)絡(luò)化利用轉(zhuǎn)變

信息化之前，企業(yè)檔案信息利用服務(wù)的絕大部分工作屬于事務(wù)性工作，如檔案外借和閱覽室閱覽等，這樣的工作方式不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且工作效率極低，很大程度上約束了檔案信息價(jià)值的發(fā)揮。在信息時(shí)代，信息是由各種專門性系統(tǒng)與大規(guī)模的公用性通信與傳播網(wǎng)絡(luò)有機(jī)地綜合起來，形成的有組織的信息網(wǎng)絡(luò)體系。信息網(wǎng)絡(luò)成為信息傳輸、交換和共享的必要手段，成為發(fā)揮信息化整體效益的關(guān)鍵。企業(yè)檔案信息利用工作要適應(yīng)時(shí)代變化，就要納入企業(yè)信息化建設(shè)，建立檔案信息局域網(wǎng)，構(gòu)建企業(yè)檔案信息平臺(tái)，從而加快企業(yè)檔案信息的傳播速度，提高檔案信息利用的質(zhì)量。透過信息化把本企業(yè)所藏特色檔案信息推向社會(huì)，可以達(dá)到宣傳自己，提高自己在社會(huì)中的地位，又可以實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)的社會(huì)化和全球化，壓縮檔案信息存貯空間，提高信息檢索速度，方便用戶遠(yuǎn)程利用，加快更新?lián)Q代。

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