高校院系辦公室管理存在的問題與對策研究

吳周靜

摘要高校院系辦公室在學(xué)校管理中發(fā)揮著承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)平衡的樞紐作用, 辦公室管理工作水平高低將直接影響整個(gè)學(xué)校管理工作的效率和效果,影響學(xué)校行政管理目標(biāo)的控制和實(shí)現(xiàn), 我國高校的院系辦公室管理工作目前還有著許多問題急需解決和創(chuàng)新,以適應(yīng)高校改革和未來發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞高校 辦公室管理 對策

中圖分類號(hào):G647文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

1 當(dāng)前高校院系辦公室管理面臨的問題

1.1 管理觀念與方式方面的問題

管理的觀念是隱藏于管理體制、管理行為等方面背后的指導(dǎo)思想?？梢哉f,任何一個(gè)成功的改革都是從觀念的改變開始的,就我國現(xiàn)階段的高等院校院系辦公室工作而言,在管理觀念上我們還有許多有待于改進(jìn)的地方。目前高校行政化管理的方式和理念仍占居主導(dǎo)地位。院系辦公室一個(gè)重要職能就是為院系領(lǐng)導(dǎo)的決策服務(wù),為師生的教育、教學(xué)、生活服務(wù)。就前者來說,目前普遍存在的現(xiàn)象是院系領(lǐng)導(dǎo)就是絕對權(quán)威,沒有民主程序和透明度,院系辦公室只是履行其指示的消極從屬部門。從院系辦公室工作自身來說,官本位思想亦有所體現(xiàn)。院系辦公室的工作人員缺乏平等、民主的觀念,沒有服務(wù)意識(shí),高高在上,造成教師學(xué)生都有很多不滿的地方。服務(wù)意識(shí)和效率意識(shí)不夠都是當(dāng)前高校院系辦公室工作的重要缺陷。管理僵化、封閉,效率意識(shí)不強(qiáng),人浮于事的現(xiàn)象還隨處可見。

1.2 管理制度與體制方面的問題

由于社會(huì)發(fā)展不斷提出新的要求以及舊體制與思想的遺留,我國高校管理中仍存在著不完善之處。其一是職責(zé)與業(yè)務(wù)范圍方面的問題。隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展,高校院系辦公室的業(yè)務(wù)也在不斷地?cái)U(kuò)展,新業(yè)務(wù)不斷涌現(xiàn)。這就為院系辦公室的職責(zé)和業(yè)務(wù)范圍的確定提出了挑戰(zhàn),產(chǎn)生混亂。其二是責(zé)任與目標(biāo)體制方面的問題。我國當(dāng)前社會(huì)與教育管理正逐步采用“問責(zé)制(accountability)”,這是一種將任務(wù)、目標(biāo)與責(zé)任相掛鉤的管理制度。由于院系辦公室工作性質(zhì)的繁、雜、細(xì),我們還沒有制定出一個(gè)明確的分工與目標(biāo)體制,很大程度處于“混沌”狀態(tài)。其三是人員的聘用與激勵(lì)制度方面的問題。在人事聘用上,院系辦公室處于教育、教學(xué)人員聘用的從屬地位,如安排家屬工作等。這種人事聘用制度在教育管理已經(jīng)發(fā)展到如此復(fù)雜的今天已經(jīng)不合適宜了,弊端多多。而在激勵(lì)與獎(jiǎng)懲制度上,院系辦公室的工作人員缺乏必要的激勵(lì)機(jī)制,人員工作的積極性不高。

1.3 管理設(shè)備與硬件方面的問題

現(xiàn)代技術(shù)手段在教育管理中大有用武之地。由于我國信息化社會(huì)的進(jìn)程較晚,許多先進(jìn)的管理、辦公設(shè)備還未能完全惠及高校的院系辦公室。從總體上說,我國高校院系辦公室的管理設(shè)備水平偏低,許多高校院系辦公室的辦公設(shè)備陳舊、不足。雖然計(jì)算機(jī)在院系辦公室已經(jīng)基本普及,但其數(shù)量與質(zhì)量卻不甚令人滿意,特別是打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、傳真、數(shù)碼相機(jī)等的配置情況很不理想。而在一些擁有了現(xiàn)代化辦公設(shè)備的地方,只是停留在簡單的文稿處理與打印,沒有有效地利用這些資源。院系辦公室的物品都?xì)w由學(xué)校配置,因而許多人使用起來并不珍惜,損壞、浪費(fèi)、挪用等現(xiàn)象很常見。這不僅是一個(gè)純粹的設(shè)的配置問題,更關(guān)系到人員的職業(yè)道德。

1.4 人員素質(zhì)與能力方面的問題

隨著社會(huì)與教育的發(fā)展,院系辦公室工作對其工作人員的素質(zhì)要求不斷提高,辦公人員的原有素質(zhì)還是受到了挑戰(zhàn)。我國高校院系辦公室工作人員多是高校的留校學(xué)生,或者是一些從教專家、學(xué)者的家屬。在入職前,很多人并沒有接受過專門的、系統(tǒng)的教育管理或與此相關(guān)的專業(yè)訓(xùn)練,沒有從事政治工作的經(jīng)驗(yàn),在政治上不是很成熟。院系辦公室工作人員工作的態(tài)度有時(shí)受到不良風(fēng)氣影響。長期呆在辦公室工作的部分人員由于缺乏競爭機(jī)構(gòu)和有效的監(jiān)督管理,也容易滋生惰性、得過且過。如果辦公室人員工作態(tài)度不端正、服務(wù)意識(shí)淡薄,那么就會(huì)辦事拖沓不積極,能推就推。從辦公室人員技術(shù)能力來說,則缺乏必要的學(xué)業(yè)背景或缺乏系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn),大部分院系辦公室沒有專門的辦公室管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)人員和設(shè)備維護(hù)人員,資源利用較低,院系辦公室的辦公自動(dòng)化、信息化程度普遍不高,直接地影響著院系各項(xiàng)活動(dòng)的辦事效率和進(jìn)程。

2 高校院系辦公室改革的對策和建議

2.1 辦公室管理職能的重新定位是辦公室管理職能轉(zhuǎn)換的前提

院系辦公室管理的主要職能,就是協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)集體處理教學(xué)、科研、日常事務(wù),協(xié)調(diào)上、下級(jí)關(guān)系等事務(wù)的決策、執(zhí)行、控制、反饋的活動(dòng)過程。辦公室應(yīng)當(dāng)作好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手,為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供盡可能的便利。其次,院系辦公室上要承接校級(jí)機(jī)關(guān)的指示、指令和院系領(lǐng)導(dǎo)的指示、指令,下要對職能層進(jìn)行協(xié)調(diào)和管理,是領(lǐng)導(dǎo)部門聯(lián)系上下,協(xié)調(diào)左右、指揮全局,推動(dòng)整個(gè)院系正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐。辦公室還是院系的窗口,是信息網(wǎng)絡(luò)中心。良好的形象與作風(fēng),高效的辦事能力不但利于本院系工作的開展,還可以讓學(xué)校在社會(huì)上樹立良好的聲譽(yù)。對學(xué)校貫徹執(zhí)行黨的方針政策和上級(jí)指示精神,對充分發(fā)揮院系領(lǐng)導(dǎo)的指揮作用,促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的圓滿完成和進(jìn)步發(fā)展,都有十分重要的意義。

2.2 提高工作人員素質(zhì)是辦公室管理職能轉(zhuǎn)換的核心

隨著高校改革向縱深發(fā)展,高校內(nèi)部管理理念、教育模式都發(fā)生了較大的變化,院系辦公室的職能呈現(xiàn)出精細(xì)化、多樣化、復(fù)雜化的特點(diǎn)。這對院系辦公室工作人員的素質(zhì)提出了新的更高的要求,辦公室人員必須主動(dòng)、積極地適應(yīng)這種變化,在辦公室工作實(shí)踐中不斷提高和完善自身素質(zhì),充分發(fā)揮辦公室的相關(guān)職能作用。

首先,辦公室工作人員必須具備良好的政治素質(zhì)和較高的政策水平。院系辦公室工作的特殊性要求其工作人員具備良好的政治素質(zhì)和較高的政策水平,了解黨的教育方針和學(xué)校的各種政策,掌握院系師生員工的思想狀況,善于協(xié)調(diào)和處理各部門之間、人際之間關(guān)系。

其次,辦公室工作人員必須愛崗敬業(yè)、具備奉獻(xiàn)精神。把辦公室工作當(dāng)成一門科學(xué),積極研究探索工作規(guī)律,不斷提高管理的理論水平和實(shí)踐能力,明確所肩負(fù)的使命,進(jìn)一步增強(qiáng)搞好工作的責(zé)任感和緊迫感,以良好的精神狀態(tài)把工作做好。

第三,辦公室工作人員必須具備良好的知識(shí)結(jié)構(gòu)。不僅要學(xué)習(xí)各方面的政策法規(guī),學(xué)習(xí)本業(yè)務(wù)知識(shí),還要廣泛涉獵各方面的知識(shí)。不僅要熟悉本院系各專業(yè)、各學(xué)科的特點(diǎn)、專長和發(fā)展方向等知識(shí),而且要具備一定的管理學(xué)、心理學(xué)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、外語、甚至經(jīng)濟(jì)和法律等方面的知識(shí)。

第四,院系辦公室工作人員必須具備良好的心理素質(zhì)。工作人員的心理負(fù)荷普遍超重,容易產(chǎn)生煩惱、急躁、焦慮、不安等心理。辦公室人員必須具備良好的心理素質(zhì),善于調(diào)整情緒,以積極健康的心態(tài)冷靜、高效地完成辦公室工作。

第五,院系辦公室工作人員必須具備改革、創(chuàng)新的意識(shí)。辦公室工作人員是院系管理和教學(xué)指令的具體執(zhí)行者,只有轉(zhuǎn)變觀念,將創(chuàng)新意識(shí)落實(shí)到日常管理工作中,才能科學(xué)地組織、協(xié)調(diào)、控制與監(jiān)督院系工作,保證院系教學(xué)、科研工作的順利進(jìn)行。

2.3 更新領(lǐng)導(dǎo)者的觀念是辦公室管理職能轉(zhuǎn)換的基礎(chǔ)

院系辦公室歸根結(jié)底是一個(gè)從屬于院系領(lǐng)導(dǎo)集體的輔助性與服務(wù)性的管理機(jī)構(gòu),領(lǐng)導(dǎo)者的管理理念在很大程度上決定著院系辦公室的工作狀況。在具體的管理活動(dòng)中,應(yīng)該使領(lǐng)導(dǎo)者樹立以人為本的管理理念,唯有如此,才能不斷提高管理水平和工作效率。要樹立以人為本的管理理念,必須著重在工作中強(qiáng)化四種觀念:

第一,民主觀念。在辦公室各種管理工作中,一要將工作人員放到應(yīng)有的主體地位,不僅尊重人、理解人,還要做到依靠人、滿足人、發(fā)展人,努力營造平等、民主的人際氛圍。二要充分發(fā)揮工作人員在管理中的積極性、創(chuàng)造性和主動(dòng)性,凝聚全體工作人員的智慧,為實(shí)現(xiàn)管理真正的民主化、科學(xué)化奠定基礎(chǔ)。

第二,法治觀念。必須認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握黨和國家的方針、政策,特別是教育政策、法規(guī),隨時(shí)了解掌握上級(jí)文件中的新政策,立法機(jī)關(guān)出臺(tái)的新法規(guī),并把黨和國家的法律、法規(guī)以及學(xué)校的規(guī)章制度作為管理辦公室的依據(jù),不斷規(guī)范和完善管理工作的各項(xiàng)制度,對辦公室各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行依法管理,規(guī)范管理行為。

第三,創(chuàng)新觀念。辦公室管理必須注重工作人員創(chuàng)新觀念的形成,通過以人為本的管理,啟發(fā)和激發(fā)人的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。一要在辦公室管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)注意培養(yǎng)和強(qiáng)化工作人員的創(chuàng)新意識(shí),引導(dǎo)他們探索管理科學(xué)化的興趣,積極鼓勵(lì)他們不斷創(chuàng)新工作機(jī)制、方式和方法;二要努力為工作人員充分發(fā)揮其個(gè)性和創(chuàng)造力提供平臺(tái),盡量減少對管理創(chuàng)新活動(dòng)的干預(yù),提倡人性化管理。

2.4 制度建設(shè)是辦公室管理職能轉(zhuǎn)換的關(guān)鍵

制度是一個(gè)機(jī)構(gòu)的規(guī)章、規(guī)則、人員的組合編排方式、機(jī)構(gòu)或組織的運(yùn)行方式的綜合。院系辦公室的職能要充分發(fā)揮,離開了有效的、合理的制度是難以實(shí)現(xiàn)的。筆者認(rèn)為,根據(jù)當(dāng)前的社會(huì)機(jī)制與教育發(fā)展?fàn)顩r,我們應(yīng)該加強(qiáng)以下幾方面的制度建設(shè)。

首先,引入競爭與合作機(jī)制,通過上崗競爭選擇人才,通過合作和諧管理。其次,通過改革分配制度激勵(lì)人才。形成“收入能高能低,崗位能上能下,有功必獎(jiǎng),有錯(cuò)必罰”的激勵(lì)機(jī)制和約束機(jī)制。定期對職工的工作業(yè)績進(jìn)行審核和評(píng)分,以體現(xiàn)公平、公正、公開的競爭原則,讓職工有機(jī)會(huì)通過不斷提高業(yè)績水平而獲得加薪。第三,建立教育培訓(xùn)制度,提高職工素質(zhì)。要讓每個(gè)工作人員盡可能多的接受各種管理的教育培訓(xùn),培訓(xùn)內(nèi)容依據(jù)每個(gè)人的具體情況而定,使職工在技術(shù)、知識(shí)和能力上不斷提高。

2.5 硬件建設(shè)是辦公室管理職能轉(zhuǎn)換的保障

院系辦公室的硬件要努力達(dá)到這樣的水平:首先,隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和軟件科學(xué)的發(fā)展,院系辦公室管理可以采用辦公專用軟件,如數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、文字處理軟件、電子數(shù)據(jù)表格軟件、通訊及網(wǎng)絡(luò)軟件等等,逐步實(shí)現(xiàn)向依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和電子數(shù)據(jù)的無紙化辦公的根本性轉(zhuǎn)變,實(shí)現(xiàn)辦公室工作事務(wù)的信息化、自動(dòng)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化。其次,管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化,利用校園局域網(wǎng),可以查閱、接收學(xué)校內(nèi)部各行政部門以及校外的相關(guān)部門的通知、文件材料、信息資料等,并將這些通知及時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和師生。這樣,人力、物力的消耗將會(huì)大大降低,而且效率得到提高。

3 結(jié)論

總之,在高校院(系)辦公室管理中,必須堅(jiān)持“以人為本”,必須轉(zhuǎn)變那種“以管人為中心”的管理方式,代之以“以人為中心”的管理,尊重教職員工的人格、工作和學(xué)習(xí),關(guān)心每一位教職員工的情感、存在和價(jià)值。全心全意為人民服務(wù)是我們黨的根本宗旨,我們黨的一切奮斗和工作都是為了造福人民。只有這種以人的發(fā)展為根本,為人的發(fā)展服務(wù)的學(xué)校管理才能真正達(dá)到“管是為了不管”的最高境界,才能最大限度地調(diào)動(dòng)廣大教職員工工作和學(xué)習(xí)的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性,更好地促進(jìn)學(xué)校良好的教風(fēng)、學(xué)風(fēng)的形成和鞏固,從而達(dá)到為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展提供有力的人才支持、智力支撐和知識(shí)貢獻(xiàn),努力建設(shè)高水平、有特色的地方綜合性大學(xué)辦校目的。

參考文獻(xiàn)

[1] 郁斌,郁翔.“以人為本”與高校院系辦公室管理. 產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2009.8(4):231～233.

[2] 劉媛媛,沈小兵. 高校院系辦公室管理工作中的問題與對策研究. 中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊,2009(13):212.

[3] 趙軍. 高校院系辦公室管理職能研究. 東北師范大學(xué)碩士學(xué)位論文,2007.

[4] 郭志軍. 創(chuàng)新高校辦公室管理理念的思考. 漳州師范學(xué)院學(xué)報(bào),2009(2):174～176.