企業(yè)檔案管理方法研究

趙洋

近幾年，我公司檔案工作，緊緊圍繞公司生產(chǎn)經(jīng)營為中心，以檔案資源建設(shè)為核心，以提高檔案服務(wù)能力為重點，以信息化引導(dǎo)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，以文化引領(lǐng)品牌創(chuàng)新為目標(biāo)。爭一流，上水平，科學(xué)、協(xié)調(diào)、有序、有效地進行各方面工作，公司檔案工作的整體水平得到提高。

一、加強領(lǐng)導(dǎo)，營造檔案管理工作的良好環(huán)境。檔案管理工作能否順利開展，與領(lǐng)導(dǎo)是否重視直接有關(guān)。為加強檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作列入分管領(lǐng)導(dǎo)的崗位職責(zé)，建立健全由公司領(lǐng)導(dǎo)帶頭，各處室負(fù)責(zé)同志為成員的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，為檔案工作的順利開展提供了組織保障。

為進一步擴大檔案工作的涵蓋面，真正做到橫向到邊、縱向到底，不留死角，建立了以綜合檔案室為中心的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。一方面，加強檔案室與職能處室的橫向聯(lián)系，在各處室設(shè)立了兼職資料員，具體負(fù)責(zé)本處室文件資料的收集工作；另一方面，加強檔案室與下屬公司檔案室的縱向聯(lián)系，從而使檔案管理信息上下傳遞靈通，左右反饋及時，縱橫交錯，網(wǎng)絡(luò)覆蓋了全公司。

二、注重培訓(xùn)，全面提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響到檔案管理的質(zhì)量，為此，公司高度重視檔案管理人員的培訓(xùn)工作，并采取了多種形式的崗位培訓(xùn)活動，以此帶動檔案管理工作上水平。一是采取集中與分散學(xué)習(xí)相結(jié)合的方式，定期組織專兼職人員學(xué)習(xí)相關(guān)檔案方面的方針政策，并借助網(wǎng)絡(luò)平臺，及時傳達國家檔案工作的新動態(tài)，研究探討工作經(jīng)驗，提高檔案人員的自身水平。二是通過舉辦培訓(xùn)班的形式，邀請專家現(xiàn)場講課，每期參加人員達100多人。三是組織檔案人員先后多次參加在濟南、南昌，廈門、宜昌等地的檔案培訓(xùn)班。截至目前，公司檔案人員已全部經(jīng)過各級檔案管理部門的系統(tǒng)培訓(xùn)，具備了一定的檔案管理水平。四是采取走出去請進來的辦法。一方面組織檔案骨干人員開展檔案理論研討活動；另一方面組織人員到檔案管理水平高的市、工程項目去參觀學(xué)習(xí)，進一步開闊視野、拓寬思路，查找不足，激發(fā)干勁。

三、強化管理，積極推進檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)。為全面提高檔案管理水平，將檔案管理的全過程進行細(xì)化分解，從建、管、用三方面加強檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)。

“建”就是規(guī)范建檔。先后制定了十三個類別的檔案管理辦法、歸檔范圍及保管期限表，出臺了檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作逐步走向了制度化、規(guī)范化。同時，在規(guī)范建檔工作中，做到“全”、“準(zhǔn)”、“嚴(yán)”?！叭本褪窃跈n案齊全上下功夫，做到歸檔文件、歸檔門類、歸檔項目齊全，確保檔案資料的歸檔率?！皽?zhǔn)”就是在檔案完整率上把準(zhǔn)關(guān)，根據(jù)檔案歸檔范圍，分清歸檔界限，在規(guī)定時限內(nèi)將應(yīng)歸檔的文件材料全部歸檔，確保檔案資料的完整率。“嚴(yán)”就是在檔案組卷上，嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān)。不合格的檔案材料嚴(yán)禁進入檔案室，對庫房不同門類的檔案分別排列，統(tǒng)一編號，保證檔案案卷的合格率。同時，辦公室檔案部門主動與文件資料形成部門密切配合，充分調(diào)動兼職資料員的積極性，通力合作，形成齊抓共管的良好氛圍。

“管”就是科學(xué)管理。要求綜合檔案科（室）：一是建立健全庫房管理的各項規(guī)章制度，嚴(yán)格落實庫房“九防”措施，制定庫房檔案資料保管情況的排查計劃，發(fā)現(xiàn)問題及時采取應(yīng)急措施，確保庫存檔案的安全。二是嚴(yán)格庫房管理。認(rèn)真履行檔案收進移出手續(xù)，將檔案收進移出情況記錄再案，避免檔案遺失，并按規(guī)定編制檔案存放索引，櫥具設(shè)置存取檔標(biāo)識，使各類檔案一目了然。

“用”就是充分用檔。檔案保管的目的在于利用，為了更好地利用檔案資源，編制能滿足查閱需要的各類檔案的檢索工具，建立查全、查準(zhǔn)登記制度，提高檔案的利用率。二是在檔案正常利用工作的同時，深層次了解室藏結(jié)構(gòu)，積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，利用庫存檔案編制了一批優(yōu)秀的二次以上的加工成果，提高了檔案的實際應(yīng)用能力。

四、利用電子信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)管理

首先，利用現(xiàn)有的檔案管理軟件，運用檔案各功能模塊，達到目錄級進而逐步達到文件級管理檔案。做好電子文件的整理工作，進一步提高單位檔案服務(wù)水平。作為檔案管理工作信息化的第一步，建立和完善電子文件將產(chǎn)生諸多優(yōu)勢。一是電子文件的利用不再受“孤本”的限制，可以實現(xiàn)一份檔案同時供多人共享。二是電子檔案能夠被快速檢索。并能根據(jù)獲取的資料，擴大查詢范圍，隨時快速查詢新的資料，提高了檔案信息利用的全面性、系統(tǒng)性和時效性。三是電子文件可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行遠距離傳輸，使異地傳輸、查閱利用更方便、更快捷，消除了利用者與檔案信息的距離，為跨地區(qū)查詢信息提供了便利的條件，實現(xiàn)了信息資源的共享。

其次，有步驟地開展庫存檔案的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)，保證在將檔案資料完整地輸入計算機，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案并存。

五、文化引領(lǐng)，創(chuàng)建檔案品牌系列工程。按照“四化”管理要求，在管理手段上下功夫，有計劃地逐步實現(xiàn)檔案品牌系列工程，營造檔案管理的文化氛圍，打造自己的管理品牌.

（一）強化基礎(chǔ)。注重管理，創(chuàng)建綜合檔案管理品牌工程。開展檔案目標(biāo)考核是提高機關(guān)綜合檔案工作水平的有效抓手。利用館（室）藏檔案資源，創(chuàng)建檔案編研品牌工程。檔案編研是開發(fā)檔案信息資源的最高表現(xiàn)形式，是活化檔案信息的有效手段。首先，抓住公司發(fā)展中的亮點，推出一批具有一定影響的編研成果；其次，引導(dǎo)檔案部門增強檔案開發(fā)利用工作的主動性和實效性，提高全系統(tǒng)檔案信息資源開發(fā)利用成果的數(shù)量和質(zhì)量；第三，根據(jù)行業(yè)的需要，在完善開展公路史志編寫的同時，以行業(yè)、地域文化為突破口，不斷強化檔案編研工作，開拓編研的思路，創(chuàng)新編研工作機制，促進編研成果轉(zhuǎn)化。

（二）實施檔案功能拓展工程。構(gòu)筑功能完善、設(shè)施齊全的檔案服務(wù)平臺。近幾年，公司逐步加大檔案室建設(shè)的投入，完善各種檔案基礎(chǔ)設(shè)施改造和更新工作，對檔案室?guī)旆繙囟葷穸日{(diào)控防火、防盜、職能密集架等應(yīng)用系統(tǒng)與計算機管理系統(tǒng)集成，實現(xiàn)了庫房各種管理應(yīng)用的一體化，大大的提高了檔案公共服務(wù)效果。

（三）加強檔案資源建設(shè)工程，力求在征、管、用上下功夫?！罢鳌保凑魇展靖鲉挝凰纬傻母黝悪n案資料。特別是在公司科技活動中形成的各類、不同載體的檔案，豐富檔案室結(jié)構(gòu)；“管”，既加大庫房管理力度。嚴(yán)格文件材料的歸檔制度，編制檔案檢索工具，并對各類、不同載體的檔案資料實行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，確保檔案的歸檔率、完整率和案卷合格率；“用”即為公司提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，以滿足行業(yè)檔案資料的需求。

（四）開展評先創(chuàng)優(yōu)活動工程，調(diào)動檔案工作人員的積極性。一是將檔案管理工作考核納入競賽活動中，與其他工作同部署、同組織、同檢查、同考核。把檔案管理工作納入黨委經(jīng)濟考核內(nèi)容，與工資、獎金掛鉤。調(diào)動了各級檔案管理人員的積極性和主動性，促進了檔案管理工作的開展。二是對銳意進取，不斷創(chuàng)新的檔案工作者予以表彰，極大的鼓舞了檔案人員愛崗敬業(yè)的積極性，提高了檔案工作的向心力和凝聚力。

總之，隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)單位的檔案管理工作正扮演著越來越重要的角色，在新形勢下，要求檔案管理人員與時俱進，利用機遇，創(chuàng)新發(fā)展，充分發(fā)揮出服務(wù)職能。

（作者單位：山東省萊蕪市萊鋼集團粉末冶金有限公司）endprint