中國(guó)古代秘書(shū)制度設(shè)計(jì)中的效率意識(shí)

吳 璇 左松濤 馬景文

摘要中國(guó)古代秘書(shū)工作在其漫長(zhǎng)的歷史演進(jìn)過(guò)程中,形成了一套完整而頗具特色的制度,以現(xiàn)代管理的眼光去分析,無(wú)論是其宏觀(guān)設(shè)計(jì)還是微觀(guān)掌控,其中都滲透著強(qiáng)烈的效率意識(shí),從而為國(guó)家行政工作的效率實(shí)現(xiàn)提供了強(qiáng)有力的保證。這種將效率意識(shí)滲透于制度設(shè)計(jì)以保證組織效率的做法,很值得現(xiàn)代各類(lèi)組織學(xué)習(xí)和借鑒。

關(guān)鍵詞古代秘書(shū)制度 設(shè)計(jì) 效率意識(shí)

中圖分類(lèi)號(hào):K207文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

效率,作為組織存在與發(fā)展的一個(gè)重要因素,自改革開(kāi)放以來(lái),就受到各式各樣尤其是經(jīng)濟(jì)類(lèi)組織的重視,有些企業(yè)甚至喊出了“時(shí)間就是金錢(qián),效率就是生命”的口號(hào),將效率問(wèn)題提到了一個(gè)很高的位置上。

隨著對(duì)效率的重視,效率從何而來(lái)就成為了各類(lèi)組織極為關(guān)注的問(wèn)題。由于中國(guó)近代工商業(yè)的不發(fā)達(dá),不能提供很多這方面的經(jīng)驗(yàn),于是從歐美乃至日本等發(fā)達(dá)國(guó)家取經(jīng)學(xué)習(xí),就成為了改革開(kāi)放以來(lái)向外學(xué)習(xí)的一個(gè)重要方面,而中國(guó)各類(lèi)現(xiàn)代組織也確實(shí)從中獲得了很多寶貴的經(jīng)驗(yàn),從而促進(jìn)了組織效率的提升,為組織的生存與發(fā)展提供了重要保證。

在效率問(wèn)題上,難道中國(guó)本土真的沒(méi)有可資借鑒的經(jīng)驗(yàn)嗎?當(dāng)我們把目光放得更遠(yuǎn)些,回溯歷史,就會(huì)發(fā)現(xiàn)在有著五千年文明延續(xù)的國(guó)家管理中,在效率問(wèn)題上積累了非常多的寶貴經(jīng)驗(yàn),在這里我們將重點(diǎn)探討作為其重要組成部分的秘書(shū)工作中所表現(xiàn)出來(lái)的效率經(jīng)驗(yàn)。

作為國(guó)家管理重要組成部分的秘書(shū)工作,與中華民族的文明史一樣,也有近五千年的發(fā)展歷史。它萌生于原始社會(huì)后期,經(jīng)夏商周而確立,秦漢時(shí)更獲得長(zhǎng)足發(fā)展,魏晉南北朝時(shí)又頗多演進(jìn)變化,至唐宋臻于成熟,明清時(shí)代則更為健全和完善,從而形成了獨(dú)具特色的中國(guó)古代秘書(shū)工作體制。

在其漫長(zhǎng)的歷史發(fā)展過(guò)程中,作為國(guó)家行政管理體系中重要組成部分的秘書(shū)工作,為了實(shí)現(xiàn)組織的效率,十分注意在制度設(shè)計(jì)中完成對(duì)效率的保證和提升,這種予效率保證于制度設(shè)計(jì)的思想非常值得現(xiàn)代組織思考和學(xué)習(xí)。

要想很好地認(rèn)識(shí)中國(guó)古代秘書(shū)工作制度中的效率意識(shí),我們需要首先界定效率的概念,在本文中,效率指的是“人或機(jī)器在單位時(shí)間內(nèi)完成的工作量的大小”。通過(guò)對(duì)于這個(gè)概念的分析,我們不難發(fā)現(xiàn),效率實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵是時(shí)間的節(jié)約;就一件事情的處理,越是能夠節(jié)約時(shí)間,組織的工作效率就越高。

為了實(shí)現(xiàn)時(shí)間節(jié)約,以獲得效率的保證和提升,統(tǒng)治者即組織的管理者——國(guó)家在組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置上,從設(shè)計(jì)的角度體現(xiàn)了一種大效率觀(guān),即不斷追求人與事的有效對(duì)接,讓人與事歸入合理的秩序中,從而為效率的實(shí)現(xiàn)奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

在原始社會(huì),由于需要輔助管理的事物相對(duì)較少,秘書(shū)的分工不是很細(xì),基本是一人兼多事。隨著國(guó)家的確立,秘書(shū)的分工也開(kāi)始了,至西周時(shí),王室設(shè)立了以太史為首的秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)——太史寮,其下設(shè)五史,各有職掌,分工很細(xì),并且各級(jí)政府中也都設(shè)立了相應(yīng)的秘書(shū)機(jī)構(gòu)。

秦朝統(tǒng)一后,在朝廷設(shè)立御史大夫府,其主官御史大夫“受公卿奏章,掌天下文書(shū)”,是國(guó)家行政體系內(nèi)的秘書(shū)機(jī)構(gòu),同時(shí)皇帝還身邊還有尚書(shū)、博士等專(zhuān)門(mén)秘書(shū),負(fù)責(zé)有關(guān)事宜。漢朝基本沿襲秦制。

至魏晉南北朝時(shí),逐漸形成了中書(shū)、門(mén)下、尚書(shū)并列的“三省制”并一直延續(xù)到宋代。三省之間的關(guān)系是“中書(shū)出令,門(mén)下審議,尚書(shū)執(zhí)行”,這樣的分工使得中書(shū)省作為中央的秘書(shū)機(jī)關(guān),可以更專(zhuān)業(yè)地負(fù)責(zé)政令的起草、擬制,而其他二省的存在則有利于避免偏差和失誤。

至宋代,在沿襲前代三省之設(shè)外,又另設(shè)樞密院專(zhuān)掌軍國(guó)機(jī)務(wù),出納密令,從而使得專(zhuān)業(yè)分工在國(guó)家層面上更加細(xì)密,專(zhuān)業(yè)人士處理專(zhuān)項(xiàng)事物的特點(diǎn)也更加明顯,從保證國(guó)家的行政效率上又有了進(jìn)一步的發(fā)展。

元、明、清三代,在秘書(shū)機(jī)構(gòu)的設(shè)置上,雖各有變化,但總體上是朝著分工更加細(xì)密的方向發(fā)展的。

以上秘書(shū)機(jī)構(gòu)設(shè)置的變遷,其間雖然揉雜了統(tǒng)治者對(duì)于王權(quán)和皇權(quán)控制的考慮,但總體上是表現(xiàn)出了追求組織效率的傾向。作為一個(gè)龐大的組織,國(guó)家所要處理的事物極其繁雜,如果效率不高,對(duì)于各級(jí)主政者來(lái)說(shuō),無(wú)疑意味著巨大的麻煩甚至災(zāi)難,因此,如何以高效率來(lái)應(yīng)對(duì)繁雜的事物,就成為主政者必須用心考慮和設(shè)計(jì)的問(wèn)題。

要實(shí)現(xiàn)組織工作的高效率,從大處著眼,就在于人與事的有效對(duì)接,以及在這個(gè)對(duì)接過(guò)程中所獲得的優(yōu)化秩序,這也是組織效率的根本所在;而實(shí)現(xiàn)的手段,在于細(xì)分,即事物分類(lèi)更細(xì),而人員更加專(zhuān)業(yè)。我們看到秘書(shū)機(jī)構(gòu)設(shè)置變化的引線(xiàn)恰恰在此,于是本來(lái)繁雜的大量事物得以各歸其所,而處理事物的人員也變得越來(lái)越專(zhuān)業(yè),于是,宏觀(guān)的機(jī)構(gòu)設(shè)置愈趨專(zhuān)業(yè)化,與微觀(guān)的各機(jī)構(gòu)內(nèi)有關(guān)秘書(shū)人員的專(zhuān)業(yè)化,實(shí)現(xiàn)了有力的對(duì)接,這種秩序優(yōu)化使組織效率從根本上獲得了保證。

在實(shí)現(xiàn)人與事的有效對(duì)接,以及宏觀(guān)的秩序優(yōu)化方面,我們雖然不能直接地看到時(shí)間的節(jié)約,但正如“大象無(wú)形,大音希聲”,其實(shí)是體現(xiàn)了最大的時(shí)間節(jié)約。因?yàn)椴粚?zhuān)業(yè)的人員與混亂的秩序,是效率的最大“殺手”,優(yōu)秀的組織設(shè)計(jì)恰恰是克服這個(gè)殺手的最有效武器。

接下來(lái),我們看到的是在文書(shū)方面的標(biāo)準(zhǔn)化。從效率的角度而言,組織規(guī)模越是龐大,標(biāo)準(zhǔn)化在其中所起的作用也就越大,對(duì)于組織效率的提升與幫助也就越大。

在秘書(shū)工作中,文書(shū)作為最重要的處理事務(wù)的依據(jù)和載體,占據(jù)了秘書(shū)事務(wù)一個(gè)相當(dāng)大的比例,如秦代曾以法律的形式規(guī)定“有事請(qǐng)者,必以書(shū),毋口請(qǐng)”,漢代更“以文書(shū)御天下”,以后各代,雖程度有所不同,但基本宗旨不變。因而,要實(shí)現(xiàn)組織效率,圍繞文書(shū)來(lái)做文章,就成為一個(gè)必由之選。而在文書(shū)方面,最顯著的以效率為目標(biāo)的做法就是標(biāo)準(zhǔn)化。具體如下:

(1)統(tǒng)一行文標(biāo)準(zhǔn)文字。文字作為文書(shū)的載體,如果不統(tǒng)一,必然會(huì)極大影響文書(shū)的閱讀、理解速度,從而影響其處理的效率,因此,歷代統(tǒng)治者都非常重視文字的標(biāo)準(zhǔn)制定。秦朝統(tǒng)一天下后,下令廢除他國(guó)異文,規(guī)定以加工整理的秦“小篆”為通用標(biāo)準(zhǔn)文字,后又整理出書(shū)寫(xiě)較為簡(jiǎn)便的“隸書(shū)”、“草篆”輔助行文;兩漢時(shí)期,隸書(shū)、草篆成為標(biāo)準(zhǔn)文字。以后,各朝代也有各自的嚴(yán)格規(guī)定。統(tǒng)一的文字,大大減輕了文書(shū)書(shū)寫(xiě)、閱讀和處理時(shí)的負(fù)擔(dān),對(duì)于效率的實(shí)現(xiàn)起到了很大的作用。

(2)統(tǒng)一文書(shū)體制。文書(shū)體制對(duì)于公文處理的效率有著更大的影響,如果文書(shū)沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn),則本來(lái)應(yīng)該上行的文書(shū)卻發(fā)向下級(jí),本來(lái)該皇帝專(zhuān)用的文書(shū),大臣卻使用了,勢(shì)必造成整個(gè)行政體系的混亂,大大降低行政工作的效率。因此,制定出明確的文書(shū)體制就顯得極其重要。

秦代規(guī)定了策書(shū)、制書(shū)、詔書(shū)、戒書(shū)為御用文書(shū)(下行文),章、表、奏、議為官僚奏疏(上行文),此外,對(duì)于官府移行文書(shū)(如檄、蝶、符書(shū)等)也做了統(tǒng)一規(guī)定。后來(lái),歷朝歷代,雖依據(jù)當(dāng)時(shí)情況,而增減文書(shū)種類(lèi),乃至變化用途,但無(wú)不對(duì)其有著嚴(yán)格規(guī)定,目的就是為了避免混亂,提高效率。

(3)規(guī)范公文特殊用語(yǔ)和書(shū)寫(xiě)格式。秦代規(guī)定,皇帝自稱(chēng)“朕”,臣民稱(chēng)皇帝為“陛下”,還規(guī)定了“避諱”“抬頭”、批復(fù)與結(jié)尾用語(yǔ)等書(shū)寫(xiě)規(guī)范,以后歷代,雖有變化,但大體沿用。這些規(guī)定雖然細(xì)微,但在公文寫(xiě)作和處理上,卻可以避免很多無(wú)謂的時(shí)間浪費(fèi),從而實(shí)現(xiàn)效率的提升。

(4)在公文書(shū)寫(xiě)材料方面,也在逐漸地標(biāo)準(zhǔn)化。秦漢時(shí)期,多以簡(jiǎn)牘為書(shū)寫(xiě)材料,隨著造紙技術(shù)的發(fā)明和普及,在東晉末年,桓玄以江州刺史督八州軍事時(shí),下令革除竹、木、帛、紙混用舊習(xí),規(guī)定公文一律用毛筆在紙上書(shū)寫(xiě),從此,使用紙張制作文書(shū)遂成風(fēng)氣。

以上文書(shū)制作方面的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定,以文書(shū)制作所涉要素為著眼點(diǎn),分別從不同程度上實(shí)現(xiàn)了時(shí)間的節(jié)約,僅從這個(gè)過(guò)程本身即已意味著效率的提升,更重要的是,文書(shū)體制方面的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定,為組織機(jī)構(gòu)的合理設(shè)置、人員配備提供了有力支持,為整體效率的實(shí)現(xiàn)做出了更多貢獻(xiàn)。

在文書(shū)的處理流程中,無(wú)論是在運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中,還是在具體處理的過(guò)程中,都有著強(qiáng)烈的時(shí)間意識(shí),目的當(dāng)然也是為了提高效率。

一個(gè)組織的效率高低,在相當(dāng)程度上,取決于其事務(wù)處理的流程是否合理、科學(xué)。為了獲得高效率,中國(guó)古代秘書(shū)工作中極其重視文書(shū)的流轉(zhuǎn)過(guò)程的優(yōu)化。秦漢時(shí)期,即已確立公文運(yùn)行傳遞制度,主要包括逐級(jí)行文制度、主發(fā)與簽署制度、郵傳制度(以郵、亭、驛傳送文書(shū))、行書(shū)記錄與回文制度(記錄公文傳送行程、時(shí)間及收發(fā)文登記)等。

以后的歷朝歷代,在流程的管理上也下了很多功夫,以保證組織效率的實(shí)現(xiàn)。以宋代為例,一般文書(shū)傳遞時(shí)只須“通封”,貼黃便可,而事關(guān)機(jī)密、災(zāi)異等,則必須“實(shí)封”,即密封,封面不貼黃,只貼“系機(jī)密”或“急速”字樣,從而保證了重要文書(shū)的傳遞效率。朝廷還規(guī)定,各官府抄錄樞密院的一般札子不得超過(guò)兩天,皇帝的制敕,一般限當(dāng)日抄完,如果制敕文字超過(guò)一百?gòu)埣堈呖蓪捪抟惶?超過(guò)兩百?gòu)埣堈呖蓪捪迌商?即每一百?gòu)埣埣右惶?但最多不超過(guò)五天。其他的文書(shū)依此類(lèi)推,但最多不超過(guò)十天。軍事急件,不以紙數(shù),皆限當(dāng)日錄畢發(fā)出。明清時(shí)期,更加健全京師到地方的驛傳系統(tǒng),設(shè)“急傳鋪”專(zhuān)遞緊急文書(shū),設(shè)“捷報(bào)處”負(fù)責(zé)速呈奏折及交發(fā)諭旨與折批等,這些規(guī)定都是為了提高時(shí)間的利用率,從而提高了工作的效率。

以制度化的方式,來(lái)約定文書(shū)流動(dòng)過(guò)程,充分地考慮了各環(huán)節(jié)之間的關(guān)系,最大程度上避免了時(shí)間的浪費(fèi),從而實(shí)現(xiàn)了效率的保證。

在文書(shū)的處理過(guò)程中,其有關(guān)的制度規(guī)定,也滲透著強(qiáng)烈的效率意識(shí)。如宋代,主要依據(jù)事情的大小緩急而定,其行遣小事限五日,中事十日,大事二十日,并且無(wú)論小事、中事、大事,文書(shū)收發(fā)之日都不算在內(nèi)。在規(guī)定時(shí)限內(nèi)無(wú)法處理完畢的必須事先向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告原因。這樣的規(guī)定,自然使得各級(jí)官吏不得不努力提高辦事效率,以免被責(zé)怪和處分,于是組織的效率得以保證。

在文書(shū)的具體辦理制度中,我們也可發(fā)現(xiàn)通過(guò)節(jié)約時(shí)間,以提升效率的影子。

如一文一事制度,請(qǐng)示類(lèi)公文要求在一份公文中只能寫(xiě)一件事情。這一制度始于魏晉南北朝,通用于唐代,在宋代則見(jiàn)諸典籍記載,并且一直沿用到今天。該制度規(guī)定,即有著明顯的效率方面的考慮:假設(shè)幾件事情同時(shí)列于一份公文之中,如果不能同時(shí)批準(zhǔn),則必然影響其他已經(jīng)獲批事務(wù)的處理,這樣就使得已經(jīng)獲準(zhǔn)事務(wù)的處理效率大大降低。通過(guò)一文一事的規(guī)定,可以使每件事情都能獲得到與其內(nèi)容相宜的處理速度,從而提高了整個(gè)組織的辦事效率。

貼黃引黃制度,是唐宋時(shí)期在公文辦理方面的創(chuàng)新舉措。貼黃,即在公文有錯(cuò)誤的地方,貼黃紙予以改寫(xiě);引黃,則是將來(lái)文摘要寫(xiě)在黃紙上貼于來(lái)文之前,是現(xiàn)在公文摘要的開(kāi)始。貼黃引黃制度的出現(xiàn),也有著明顯的效率方面的考慮。假設(shè)一頁(yè)公文有400字,如果其中有一個(gè)錯(cuò)字,可是又不能涂改,如果重新抄寫(xiě),所需時(shí)間,與貼一小塊黃紙,然后在上面把正確的字寫(xiě)上,其效率簡(jiǎn)直有天壤之別。引黃,對(duì)于篇幅較長(zhǎng)的公文來(lái)而言,可以使閱辦者重點(diǎn)閱讀,甚至只憑引黃即可做出有關(guān)處理,從而大大節(jié)約時(shí)間,這樣就實(shí)現(xiàn)了效率的提高。

票擬制度,形成于明代,清代依然承襲,即題奏文書(shū)先由內(nèi)閣學(xué)士閱讀,并在專(zhuān)用紙簽上擬出初步處理意見(jiàn),然后再轉(zhuǎn)呈皇帝定奪。這也是現(xiàn)代公文“擬辦”程序的發(fā)端。對(duì)于日理萬(wàn)機(jī)的皇帝來(lái)說(shuō),票擬的出現(xiàn),可以使他不用每個(gè)問(wèn)題都要自己去做初級(jí)的思考,而以大臣給出的建議為基礎(chǔ)做出自己的決定,甚至直接利用大臣的意見(jiàn),從而大大提高其處理國(guó)家事務(wù)的效率,隨著處于總攬國(guó)家事務(wù)的地位皇帝的效率的提高,自然連帶整個(gè)國(guó)家的行政效率都會(huì)大幅提升。(下轉(zhuǎn)第141頁(yè))(上接第137頁(yè))

綜上所述,為了保證和提高國(guó)家和地方行政的效率,中國(guó)古代秘書(shū)工作制度的設(shè)計(jì)者,以大效率觀(guān)為基本的出發(fā)點(diǎn),以時(shí)間的節(jié)約為立足點(diǎn),從環(huán)節(jié)和要素兩個(gè)方面,以制度的形式進(jìn)行了諸多科學(xué)、合理的規(guī)定,并且不斷地尋求優(yōu)化,從而實(shí)現(xiàn)了組織高效率運(yùn)作的目的。

今天,大到國(guó)家,小到各式各樣的組織,效率問(wèn)題依然是一個(gè)關(guān)乎其得失成敗的大問(wèn)題。希望中國(guó)古代秘書(shū)制度設(shè)計(jì)中追求效率的意識(shí)和做法,能為其提供切實(shí)的借鑒,以幫助其實(shí)現(xiàn)高效率地做事的目的,從而在競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。

本文為保定學(xué)院社科基金資助項(xiàng)目

參考文獻(xiàn)

[1] 楊樹(shù)森.秘書(shū)學(xué)概論.安徽人民出版社,2005.

[2] 任群.中國(guó)秘書(shū)學(xué).重慶出版社,1999.

[3] 黃崇岳.中國(guó)歷朝行政管理.中國(guó)人民大學(xué)出版社,1998.