芻議中職學(xué)校學(xué)生檔案的管理

朱 明

摘要中等職業(yè)教育是培養(yǎng)我國(guó)中等實(shí)用型、應(yīng)用型技術(shù)人才的基地,做好中職學(xué)生檔案的管理工作,事關(guān)中職學(xué)生的就業(yè)問題,因而,我們應(yīng)從思想意識(shí)上高度重視。本文就現(xiàn)階段我國(guó)中職學(xué)生檔案管理中存在的問題進(jìn)行了簡(jiǎn)要的探究,并提出了一些建議。

關(guān)鍵詞中職學(xué)生 檔案管理 信息化

中圖分類號(hào):G717文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

1 現(xiàn)階段中職學(xué)校學(xué)生檔案管理存在的問題

1.1中職學(xué)生檔案內(nèi)容不健全

中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理并沒有明確學(xué)生檔案的裝檔范圍及要求,造成有些能夠反映學(xué)生綜合素質(zhì)的材料不能充分的歸檔,不利于用人單位對(duì)于學(xué)生的全面了解。此外,學(xué)生檔案中的主觀評(píng)語(yǔ)過多,并沒有清楚表明對(duì)學(xué)生的評(píng)價(jià),與之形成鮮明對(duì)比的是,反映學(xué)生方方面面的客觀材料又少之又少,黨團(tuán)組織以及老師的所提供的鑒定意見往往以“同意以上意見”、“情況屬實(shí)”等評(píng)語(yǔ)敷衍了事,致使學(xué)生檔案材料單薄、粗糙、質(zhì)量不高。進(jìn)而導(dǎo)致學(xué)生檔案在學(xué)生與用人單位之間的“橋梁作用”難以發(fā)揮。在中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生就業(yè)率低下的情況下,一些學(xué)校把不及格的學(xué)生成績(jī)提高,處分取消,使得學(xué)生檔案的真實(shí)性大大折扣。

1.2中職學(xué)生檔案管理制度的不健全

目前,中職學(xué)生檔案管理工作制度的不健全,在一定程度上造成了中職學(xué)生檔案管理工作的混亂。對(duì)學(xué)生檔案的管理,還是沿用以前的老辦法、老傳統(tǒng),這樣就造成了檔案的有關(guān)材料收集不完整;在對(duì)學(xué)生檔案的歸類、整理上也缺乏系統(tǒng)的規(guī)章制度,造成了在對(duì)檔案進(jìn)行鑒別、整理、保管、使用等方面的不便。在檔案材料的編排和裝訂方面,沒有統(tǒng)一的、規(guī)范的做法。這就造成了學(xué)生檔案查詢、管理方面的不便。

1.3中職學(xué)校學(xué)生的檔案管理水平不高

中職學(xué)校學(xué)生檔案管理水平不高,主要表現(xiàn)于兩個(gè)方面:

(1)缺乏專業(yè)檔案管理的人員。目前,中職學(xué)校的檔案管理人員,科班出身的不多,有相當(dāng)一部分人員都是從其他崗位轉(zhuǎn)過來的,甚至有的檔案管理人員并不是專職而是兼職的,因而檔案管理工作人員的從業(yè)素質(zhì)可想而知。每年因?yàn)闄n案管理人員的失誤造成檔案的漏發(fā)、誤發(fā)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

(2)缺乏先進(jìn)的管理手段。在電子技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)相當(dāng)普及的今天,學(xué)生檔案的電子化和網(wǎng)絡(luò)化必定是大勢(shì)所趨。然而,令人遺憾的是我們今天的學(xué)生檔案管理工作仍然停留在“刀耕火種”的年代,這不能不說是我們檔案管理工作的悲哀。

2 中職學(xué)校學(xué)生檔案管理的完善對(duì)策

2.1完善中職學(xué)生檔案的內(nèi)容

中等職業(yè)學(xué)校培養(yǎng)學(xué)生的目標(biāo)是中等技能人才和技術(shù)應(yīng)用性人才,其檔案也應(yīng)該注重收錄能夠顯示學(xué)生實(shí)踐能力的各種有關(guān)材料和證明,諸如各種技能證書、技術(shù)等級(jí)證等。在當(dāng)今社會(huì),勞動(dòng)者的流動(dòng)性日益頻繁,用人單位更加看重應(yīng)聘者的誠(chéng)信。因而,在中職學(xué)校學(xué)生檔案中增加學(xué)生誠(chéng)實(shí)信用的記錄材料,將其誠(chéng)信記錄納入誠(chéng)信社會(huì)體系的建設(shè)中,這也是我們構(gòu)建誠(chéng)信社會(huì)的需要。有關(guān)學(xué)生個(gè)人的誠(chéng)信信息,應(yīng)該包括學(xué)生因考試作弊、助學(xué)貸款的還貸情況等有關(guān)材料。隨著社會(huì)的發(fā)展,社會(huì)各種壓力的增大,學(xué)生的心理健康逐漸走進(jìn)了人們的視野,心理健康已經(jīng)成為一個(gè)人健康的重要組成部分。在學(xué)生檔案中增加心理健康狀況的有關(guān)材料,成為用人單位考察其是否符合崗位要求的重要參考。

2.2建立和完善中職學(xué)校學(xué)生檔案管理制度

檔案管理制度是做好檔案管理工作的基礎(chǔ),中等職業(yè)學(xué)校要做好中職學(xué)生的檔案管理工作,就必須建立自己的學(xué)生檔案管理制度。規(guī)范中職學(xué)校的檔案管理工作,使得中職學(xué)生檔案整理、裝訂、歸檔、轉(zhuǎn)接等檔案管理過程都有章可循、有法可依。目前,尤其要做好的是以下幾方面的工作:(1)建立學(xué)生檔案整理、歸檔制度,明確學(xué)生檔案的需要收集的有關(guān)材料,做到詳實(shí)、充分、可靠。(2)建立學(xué)生檔案的裝訂辦法,明確學(xué)生檔案的裝訂方式、裝訂程序,進(jìn)而保證檔案裝訂樣式的統(tǒng)一。(3)建立學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)接制度,規(guī)范學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)出、接受工作,做到轉(zhuǎn)出、接受責(zé)任到人,保證學(xué)生檔案的流轉(zhuǎn)正常,避免出現(xiàn)掉檔、死檔的現(xiàn)象發(fā)生。

2.3實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的信息化管理

學(xué)生檔案的信息化,是在新技術(shù)條件下加強(qiáng)學(xué)生檔案管理必然需求。加強(qiáng)學(xué)生檔案管理的信息化,可以實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案檢索的數(shù)字化,更便捷地檢索所要查找的學(xué)生檔案;加強(qiáng)學(xué)生檔案管理的信息化,能夠使學(xué)生信息實(shí)現(xiàn)資源共享,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理;實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的網(wǎng)絡(luò)化,就可以允許用人單位方便、快捷地查找到其所需要的人才信息,解決檔案提供滯后于用人單位需求的矛盾。

當(dāng)然,學(xué)生檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化不能忽視對(duì)于學(xué)生檔案的保密工作。如何協(xié)調(diào)和處理便捷與保密之間的關(guān)系,是我們推行學(xué)生檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化前提。在實(shí)踐中應(yīng)對(duì)學(xué)生檔案信息進(jìn)行歸類、區(qū)分,表明不同信息的保密級(jí)別,進(jìn)而通過不同的保密方式保護(hù)學(xué)生的檔案信息。

參考文獻(xiàn)

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