新形勢下會計檔案管理的現(xiàn)狀及對策

李洪菊

摘 要:從會計檔案的內(nèi)涵和種類入手,從管理法規(guī)、監(jiān)督機制、計算機系統(tǒng)安全隱患、從業(yè)人員素質(zhì)等方面分析了新形勢下會計檔案管理工作中存在的問題,并提出了相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞:會計檔案;存在問題;對策

中圖分類號:F23 文獻標(biāo)識號:A 文章編號:1001-4942(2009)12-0112-03

隨著信息化建設(shè)的進行,會計電算化逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工會計,電算化會計檔案越來越多,傳統(tǒng)的會計檔案管理體制已不適應(yīng)新形勢,產(chǎn)生越來越多的問題,從而影響到會計檔案的保存和利用。本文就會計檔案的內(nèi)涵、種類,會計檔案管理存在的問題以及加強會計檔案管理的一些措施進行了探討。

1 會計檔案的內(nèi)涵及種類

會計檔案是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位或其它經(jīng)濟組織在經(jīng)濟活動中自然形成的并按照一定規(guī)律歸檔保管的會計信息載體,主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和其它有關(guān)會計工作的文件。會計檔案是過去業(yè)務(wù)活動和經(jīng)營管理的實錄,因此凡是經(jīng)過會計部門和由會計部門產(chǎn)生的不同介質(zhì)的文件、資料都應(yīng)該成為會計檔案管理的內(nèi)容。

廣義的會計檔案可分為以下幾類:一是會計法規(guī)、制度類,主要是指國家財政部門的法規(guī)性文件,地方各級財政部門的規(guī)定、細則、制度等文件,本單位的會計制度、會計規(guī)劃、會計總結(jié)、會計報告等。二是會計核算文件類,主要指在本單位日常會計活動中產(chǎn)生的各類文件,包括會計憑證、會計賬簿、會計報表、計算機磁盤和紙帶文件等。三是會計預(yù)測類文件,指對會計核算文件經(jīng)過分析加工而產(chǎn)生的一些預(yù)測信息,包括資金預(yù)測、成本預(yù)測、利潤預(yù)測等。四是會計決策類文件,主要指運用會計信息做出經(jīng)濟決策的有關(guān)文件,包括財務(wù)資源決策、設(shè)備更新決策、產(chǎn)品生產(chǎn)和定價決策、會計政策選擇決策、稅務(wù)籌劃決策以及經(jīng)營決策等。五是會計監(jiān)督類文件,包括會計檢查文件和會計審計文件。六是會計資料類文件,主要是指重大的經(jīng)濟合同、重要的會議記錄等。

狹義的會計檔案是指會計核算文件類,即在本單位日常會計活動中產(chǎn)生的各類文件,即會計憑證、會計賬簿、會計報表等。

傳統(tǒng)的會計檔案主要指紙質(zhì)檔案,是在手工環(huán)境下產(chǎn)生的。會計電算化是以計算機技術(shù)為手段,在會計核算和財務(wù)管理領(lǐng)域替代手工操作,從事記賬、編制會計報告以及財務(wù)管理等過程。在會計電算化過程中形成并歸檔保存的各種賬簿、報告、憑證,存儲會計數(shù)據(jù)和程序的軟盤、光盤及其它存儲介質(zhì),系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔及其它會計信息資料均屬于電算化會計檔案的范疇。

2 新形勢下會計檔案管理存在的問題

2.1 會計檔案管理法規(guī)不健全

企業(yè)經(jīng)營機制不斷轉(zhuǎn)換,經(jīng)營方式不斷更新,新情況、新問題不斷出現(xiàn),而與之配套的會計檔案管理機制并未建立健全。目前,我國會計檔案管理方面的法律、法規(guī)僅有《會計法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容及不具備法律效應(yīng)的《會計檔案管理辦法》,而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實際不相吻合,缺乏適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度的會計檔案管理法規(guī),在以法制經(jīng)濟為基本特征的市場經(jīng)濟體制下,無法滿足推進企業(yè)體制改革和建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

2.2 會計檔案監(jiān)督機制不完善

一是會計信息披露進程中的政府監(jiān)管不足,準(zhǔn)則、法規(guī)執(zhí)行的監(jiān)督不力,缺乏效率;會計信息失真的法律責(zé)任界定不完善、責(zé)任追究力度不夠。二是注冊會計師制度不完善,一方面注冊會計師既要對受托單位的會計信息進行客觀公正的審計,又要收取審計費用,對被審計單位依賴性強;另一方面注冊會計師行業(yè)還沒有形成有效的監(jiān)管機制,部分從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)差。三是企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督機制不完善,領(lǐng)導(dǎo)不重視,內(nèi)部制度得不到落實,會計基礎(chǔ)工作薄弱。

2.3 計算機系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全及會計軟件存在隱患

首先,計算機系統(tǒng)由許多部分組成,每個部分都有薄弱環(huán)節(jié),極易遭到攻擊或破壞,如數(shù)據(jù)易被篡改、軟件被修改或破壞、安全存取功能薄弱等。其次,計算機系統(tǒng)的自身安全和保護功能非常薄弱,網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全技術(shù)尚在建立和完善之中,信息易被竊取或泄露、非法增刪改,計算機病毒的破壞性極大。此外電算化會計系統(tǒng)只有在會計軟件的支持下才能運行并發(fā)揮作用,會計軟件對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的處理是否真實、合法起決定性作用。而現(xiàn)在會計軟件在開發(fā)中重功能、輕安全的現(xiàn)象普遍存在,可能存在會計軟件處理功能陷阱,或會計軟件運行與維護陷阱對系統(tǒng)的破壞性極大。

2.4 從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

檔案管理人員的素質(zhì)和能力是決定電算化會計檔案管理自動化程度高低的關(guān)鍵因素。由于會計檔案管理人員的電算化操作能力較低,缺乏檔案管理專業(yè)知識,電子檔案管理意識薄弱,導(dǎo)致不能及時按規(guī)定將財務(wù)系統(tǒng)中的會計資料備份到外存儲器中保存,或不能正確進行電子文檔的備份和檢查,造成會計資料的假備份,出現(xiàn)磁盤上的標(biāo)簽與電子文檔不符的現(xiàn)象。一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞,就不能在最短時間、最小損失下恢復(fù)原有的會計資料,影響電算化系統(tǒng)的正常工作。

3 加強會計檔案管理的措施

3.1 建立健全相關(guān)法規(guī)和制度建立切實可行的管理制度,如制定細化的《電算化會計檔案管理辦法》、《電算化會計檔案崗位責(zé)任制》、《電算化會計檔案操作管理制度》、《安全保密制度》、《計算機硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度》等內(nèi)部管理制度, 確保電算化會計檔案的安全。檔案部門和財務(wù)部門應(yīng)加強對信息時代電算化會計檔案管理重要性的宣傳, 認真學(xué)習(xí)《檔案法》、《會計電算化管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》等, 加強電算化會計檔案的安全管理意識。

3.2 健全和完善與新形勢要求相適應(yīng)的三位一體的會計檔案監(jiān)管體系企業(yè)內(nèi)部會計檔案管理應(yīng)突出內(nèi)部控制和內(nèi)部約束機制,強化企業(yè)負責(zé)人的會計責(zé)任,加強對會計檔案管理人員的職業(yè)道德教育。由有關(guān)政府部門行使的國家監(jiān)督,應(yīng)當(dāng)明確主體,權(quán)責(zé)統(tǒng)一,發(fā)揮注冊會計師及會計師事務(wù)所在維護會計檔案質(zhì)量方面的作用,政府部門應(yīng)加強對注冊會計師及事務(wù)所的監(jiān)督,同時發(fā)揮社會公眾的監(jiān)督作用。此外還應(yīng)該強化企業(yè)法人治理結(jié)構(gòu)的會計檔案管理責(zé)任。新《會計法》規(guī)定:任何單位或個人不得以任何方式授意、指使、強令會計人員偽造會計憑證、賬簿和其它會計資料,提供虛假財務(wù)報告;單位負責(zé)人對本單位的會計工作、會計資料的真實性、完整性負責(zé)。這些規(guī)定將有力地約束會計檔案管理工作,形成會計活動主體與會計資料相一致的完整的責(zé)任主體,有利于消除當(dāng)前在建立現(xiàn)代企業(yè)制度過程中權(quán)利與行為不一致所導(dǎo)致的責(zé)任界定不清、相互之間推諉,從而影響會計檔案監(jiān)管職能的現(xiàn)象。

3.3 加強對電算化會計信息系統(tǒng)的安全管理一是建立健全電算化會計信息系統(tǒng)的安全管理制度。保障會計信息系統(tǒng)和會計檔案信息安全的永久性措施應(yīng)是建立程序化、制度化管理模式,并嚴格執(zhí)行、落實到位。所以,對會計人員、會計管理領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)要嚴格規(guī)范,加強對密碼、口令、授權(quán)的管理,并制定相應(yīng)的管理規(guī)范,如網(wǎng)絡(luò)、機房、服務(wù)器管理規(guī)范,會計信息存儲管理規(guī)范,安全操作規(guī)范等,而且要監(jiān)控與操作分離,實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部的有效控制。二是采用先進成熟的計算機操作系統(tǒng)、先進的通用軟件開發(fā)平臺和數(shù)據(jù)庫技術(shù),對數(shù)據(jù)庫文件徹底加密,并在軟件功能上采取必要的控制手段,如提示功能、保護功能、檢驗功能等。三是建立嚴格的會計信息安全存取制度。會計信息安全存取可以采取以下措施:①采用認證技術(shù), 即廣泛使用多種個人身份鑒別方法,常用的有口令保護以及個人身份標(biāo)識器。②采用訪問控制策略,確定合法用戶對計算機系統(tǒng)資源所享有的權(quán)限,以防止非法用戶的入侵和合法用戶使用非法權(quán)限資源。③采用防火墻技術(shù),既可以阻止對本機構(gòu)信息資源的非法訪問,又可阻止機要信息、專利信息從機構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出,并可有效預(yù)防病毒。④采用入侵檢測與安全審計技術(shù),對任何被保護會計數(shù)據(jù)的存取操作,系統(tǒng)應(yīng)詳細記錄和跟蹤檢測,任何非法存取應(yīng)立即反映到控制臺上,以便系統(tǒng)管理人員及時采取對策。⑤及時備份,備份是防止會計系統(tǒng)意外事故最有效、最基本的手段,要及時做好硬件、財務(wù)軟件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)等多層次的備份工作,從而降低會計檔案信息失真的風(fēng)險。

3.4 提高會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)在加強會計人員職業(yè)道德教育的同時,還要加大對會計人員專業(yè)教育的力度。隨著社會經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,會計人員需要不斷轉(zhuǎn)變觀念、更新思維方式、更新知識結(jié)構(gòu)、提高操作技能、加強新知識和新技能的學(xué)習(xí)。對會計檔案管理人員進行有關(guān)檔案法規(guī)、檔案專業(yè)知識、會計電算化知識等方面的培訓(xùn)學(xué)習(xí),并組織相關(guān)的交流研討活動,使會計檔案管理人員既有豐富的會計業(yè)務(wù)知識和檔案管理專業(yè)知識,又精通信息技術(shù),符合企業(yè)會計電算化的需要。

參 考 文 獻:

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