企業(yè)應(yīng)收賬款的管理及策略

金 松

【摘要】在激烈競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中,正確運(yùn)用賒銷(xiāo),加強(qiáng)應(yīng)收賬款的管理顯得非常重要。本文論述了應(yīng)收賬款的管理方法,分析了我國(guó)企業(yè)應(yīng)收賬款管理現(xiàn)狀,提出了加強(qiáng)企業(yè)應(yīng)收賬款管理的策略。

【關(guān)鍵詞】 應(yīng)收賬款管理 方法 策略

在經(jīng)濟(jì)全球化的今天,商品相對(duì)過(guò)剩,市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈。出于擴(kuò)大銷(xiāo)售的競(jìng)爭(zhēng)需要,企業(yè)不得不以賒銷(xiāo)或其他優(yōu)惠方式招攬顧客,由此引起的應(yīng)收賬款,是一種商業(yè)信用。在激烈競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中,正確運(yùn)用賒銷(xiāo),加強(qiáng)應(yīng)收賬款的管理顯得非常重要。

一、應(yīng)收賬款的管理方法

企業(yè)應(yīng)收賬款的定義可以分為廣義和狹義兩種,廣義的應(yīng)收賬款包括應(yīng)收銷(xiāo)貨款,分期應(yīng)收賬款,應(yīng)收票據(jù)和其他應(yīng)收賬款;狹義的應(yīng)收賬款主要是指應(yīng)收銷(xiāo)貨款,即企業(yè)對(duì)外銷(xiāo)售商品產(chǎn)品或提供服務(wù)時(shí)因運(yùn)用信用銷(xiāo)售而導(dǎo)致的客戶欠款。本文研究的主要是廣義的應(yīng)收賬款。

應(yīng)收賬款管理應(yīng)從應(yīng)收賬款防范機(jī)制的建立和逾期債權(quán)的處理兩方面入手。企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的信用管理部門(mén),并與銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行監(jiān)控、跟蹤服務(wù)和反饋分析,并由內(nèi)部審計(jì)部門(mén)進(jìn)行監(jiān)督管理。對(duì)于存在的逾期應(yīng)收賬款,企業(yè)應(yīng)成立專門(mén)機(jī)構(gòu)進(jìn)行催討,并積極尋找債務(wù)重組、出售債權(quán)的可能,爭(zhēng)取及時(shí)收回債權(quán)。應(yīng)收賬款管理首先應(yīng)從源頭控制,防患于未然,因而防范機(jī)制的建立是十分必要的。(1)建立專門(mén)的信用管理機(jī)構(gòu),對(duì)賒銷(xiāo)進(jìn)行管理。(2)建立客戶動(dòng)態(tài)資源管理系統(tǒng)。(3)建立應(yīng)收賬款的監(jiān)控體系。

二、我國(guó)企業(yè)應(yīng)收賬款管理現(xiàn)狀

加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理的目的是提高企業(yè)應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)能力的同時(shí)促進(jìn)銷(xiāo)售的增長(zhǎng),增強(qiáng)企業(yè)的信用風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和防范能力,并最終提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力。而在我國(guó),這個(gè)方式還不是很發(fā)達(dá),相應(yīng)企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)和制度完善還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。我國(guó)大部分企業(yè)應(yīng)收賬款管理意識(shí)比較淡漠,管理方式比較單一,絕大多數(shù)企業(yè)仍沒(méi)有建立起完善的信用管理機(jī)制。我國(guó)企業(yè)應(yīng)收賬款管理現(xiàn)狀是:應(yīng)收賬款管理責(zé)任部門(mén)不明確;客戶資信狀況管理不到位,缺乏應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)意識(shí);忽視對(duì)客戶信用的調(diào)查和管理;應(yīng)收賬款管理內(nèi)部激勵(lì)機(jī)制不健全;對(duì)應(yīng)收賬款的催收重視程度不夠。

三、加強(qiáng)企業(yè)應(yīng)收賬款管理的策略

1.應(yīng)收賬款的事前管理策略

由信用管理部門(mén)建立客戶動(dòng)態(tài)資源管理系統(tǒng),并由財(cái)務(wù)部門(mén)和銷(xiāo)售部門(mén)配合,對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行跟蹤管理,并根據(jù)過(guò)程中所獲取的信息,對(duì)客戶的信用進(jìn)行修訂。專門(mén)的信用管理部門(mén)必須對(duì)客戶進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理,其目的是防患于未然。動(dòng)態(tài)監(jiān)督客戶尤其是核心客戶,了解客戶的資信情況,給客戶建立資信檔案并根據(jù)收集的信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。

一般銷(xiāo)售業(yè)務(wù)要經(jīng)過(guò)接受顧客訂單、批準(zhǔn)賒銷(xiāo)信用、按銷(xiāo)售單裝運(yùn)貨物、向顧客開(kāi)具賬單、記錄銷(xiāo)售、收回資金這樣一個(gè)流程。賒銷(xiāo)監(jiān)控主要發(fā)生在接受顧客訂單、批準(zhǔn)賒銷(xiāo)信用、記錄銷(xiāo)售和收回資金等流程。

在接受顧客訂單的流程中,顧客的訂單只有在符合管理當(dāng)局的授權(quán)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)才能被接受,銷(xiāo)售單位管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)信用管理部門(mén)簽署的意見(jiàn)來(lái)決定是否銷(xiāo)售。企業(yè)應(yīng)當(dāng)避免混崗現(xiàn)象做到職責(zé)分工明確,各負(fù)其責(zé)。

在批準(zhǔn)賒銷(xiāo)階段,賒銷(xiāo)批準(zhǔn)是由信用管理部門(mén)根據(jù)管理當(dāng)局的賒銷(xiāo)政策以及對(duì)每個(gè)顧客的已授權(quán)的信用額度來(lái)進(jìn)行的。銷(xiāo)售人員一般將銷(xiāo)售單與該顧客已被授權(quán)的賒銷(xiāo)信用額度以及至今尚欠的賬款余額加以比較,并對(duì)每個(gè)新顧客進(jìn)行信用調(diào)查,建立客戶動(dòng)態(tài)資源系統(tǒng)。根據(jù)調(diào)查的客戶資信狀況和其他相關(guān)信息,信用部門(mén)決定是否批準(zhǔn)該客戶的賒銷(xiāo),并在銷(xiāo)售單上簽署明確的意見(jiàn),并對(duì)信用管理部門(mén)人員進(jìn)行適當(dāng)授權(quán),確保信用審批的合理、有效。

同時(shí)加強(qiáng)應(yīng)收賬款的監(jiān)控體系。確保在銷(xiāo)貨發(fā)生之前賒銷(xiāo)經(jīng)正確的審批,非經(jīng)正當(dāng)審批不得發(fā)出貨物,目的在于防止企業(yè)的產(chǎn)品銷(xiāo)售給無(wú)力支付貨款的顧客而造成損失。加強(qiáng)應(yīng)收賬款事前的管理,將那些無(wú)力支付貨款的客戶拒之門(mén)外。在記錄銷(xiāo)售和收回資金的流程中,財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)將銷(xiāo)售數(shù)據(jù)和資金收回?cái)?shù)據(jù)及時(shí)反饋給信用管理部門(mén),由信用部門(mén)對(duì)客戶動(dòng)態(tài)資源系統(tǒng)進(jìn)行更新。

2.應(yīng)收賬款的發(fā)生控制策略

發(fā)生控制策略是指發(fā)貨滯后和貨款到期之前,對(duì)應(yīng)收賬款的監(jiān)督、管理的策略。一般情況下,債務(wù)人往往是首先把貨款支付給管理嚴(yán)格的債權(quán)人。加強(qiáng)應(yīng)收賬款發(fā)生控制策略應(yīng)從以下幾方面入手。

(1)建立應(yīng)收賬款檔案。企業(yè)應(yīng)設(shè)置專人管理應(yīng)收賬款檔案,負(fù)責(zé)在貨物發(fā)出日,將購(gòu)銷(xiāo)合同、發(fā)票影印件以及債務(wù)人的有關(guān)資料進(jìn)行整理和編號(hào),做好記錄,并將整理好的資料復(fù)制給財(cái)務(wù)部門(mén),使財(cái)務(wù)部門(mén)掌握用戶的基本情況,比如付款方式、付款期限,以便在規(guī)定的付款期限內(nèi),配合銷(xiāo)售部門(mén)對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行催收。

(2)貨到日的查詢。銷(xiāo)售人員應(yīng)在估計(jì)的到貨日期,主動(dòng)與用戶取得聯(lián)系,聯(lián)系方式以電話或傳真為最佳。詢問(wèn)客戶是否收到貨物以及對(duì)貨物的滿意程度。此時(shí)對(duì)客戶的每一句話都要認(rèn)真傾聽(tīng)和記錄,同時(shí)密切注意客戶說(shuō)話的口氣,比如模棱兩可、含混其詞、或表示出某種不滿,這時(shí)銷(xiāo)售人員要對(duì)用戶的反應(yīng)和提出的問(wèn)題進(jìn)行自己分析,識(shí)別其背后的真實(shí)目的,以便盡快采取措施。

(3)貨款到期日的催收。在貨款到期前一兩天,銷(xiāo)售人員或財(cái)務(wù)人員要再一次與客戶聯(lián)系,并發(fā)出付款通知單,可視客戶情況,選擇錄音電話、傳真、電報(bào)、快信或登門(mén)拜訪等多種聯(lián)系方式,詢問(wèn)對(duì)方是否將貨款匯出,如果對(duì)方未及時(shí)付款,要及時(shí)查清原因,并保留客戶來(lái)電、來(lái)函等資料,以備日后必要時(shí)作為法律訴訟依據(jù)。

(4)及時(shí)報(bào)告貨款到期未付情況。如果客戶超過(guò)付款期限(一周),財(cái)務(wù)部門(mén)或銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)立即將逾期付款客戶的名稱、金額以及未付款原因等情況報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),以便將逾期欠款客戶納入早期催收管理范圍。

3.應(yīng)收賬款的回收策略

應(yīng)收賬款回收策略是應(yīng)收賬款全程管理策略的終點(diǎn),加速回收應(yīng)收賬款關(guān)鍵在于科學(xué)地?cái)M定回收策略。以下幾點(diǎn)應(yīng)作為應(yīng)收賬款回收策略的必要組成部分。

(1)合理確定催賬目標(biāo)和催賬方式。根據(jù)對(duì)客戶信用情況的評(píng)估和對(duì)應(yīng)收賬款日常監(jiān)督和分析的資料,分析出債務(wù)人拖欠的原因以及拖欠的背景,確定出催賬目標(biāo),同時(shí)還要考慮收賬成本和與客戶的關(guān)系,擬定不同的追賬方式。①對(duì)于信用狀況不同的客戶采用不同程度的催收方式。如對(duì)于信用狀況良好的客戶采用信函、電話等方式,而對(duì)于信用一般的客戶應(yīng)通過(guò)函電、專程上門(mén)實(shí)施催收。②對(duì)于發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題的客戶應(yīng)立即上門(mén)協(xié)商解決,以免造成應(yīng)收賬款的回收困難。③造成債權(quán)債務(wù)糾紛,應(yīng)立即通知法律顧問(wèn),經(jīng)過(guò)調(diào)解、司法等手段收回欠款或取得損失補(bǔ)償。④對(duì)于一些規(guī)模小、信用度可疑的客戶,應(yīng)實(shí)行不欠款提貨的原則。

(2)采取靈活多樣的催討手段?？梢赃\(yùn)用如下幾種手段:①法律手段。在催討過(guò)程中,要掌握各種與收款有關(guān)的法律條款,以便運(yùn)用法律手段維護(hù)企業(yè)的應(yīng)得利益。如一旦發(fā)生債權(quán)債務(wù)的糾紛,要選用協(xié)商解決、調(diào)解解決、仲裁解決、司法解決等各種法律手段,收回欠款。②合理的獎(jiǎng)勵(lì)措施。為促使客戶盡早付款,在合法的情況下可實(shí)施必要的獎(jiǎng)勵(lì)政策,提高收款人員的積極性,在對(duì)外銷(xiāo)售時(shí)應(yīng)嚴(yán)格把握產(chǎn)品出庫(kù)關(guān),如果客戶有款不付就不能供貨。③考慮應(yīng)收賬款的收賬成本。若自行催討成本高,收款難度極大時(shí),可考慮委托收款方式,委托個(gè)人或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)收款。④應(yīng)收賬款的催賬程序中應(yīng)選擇優(yōu)秀的收款人員,也可以求助于銀行和政府支持。⑤重要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),重大合同由企業(yè)負(fù)責(zé)人,銷(xiāo)售負(fù)責(zé)人,財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人共同制定信用政策,制定信用審批制度來(lái)加強(qiáng)應(yīng)收賬款的管理。

(3)債務(wù)重組是處置逾期企業(yè)應(yīng)收賬款的一種有效方法,主要包括采取貼現(xiàn)方式收回債權(quán)、債轉(zhuǎn)股和以非現(xiàn)金資產(chǎn)償債三種方式。①采取貼現(xiàn)方式收回賬款。貼現(xiàn)方式是指在企業(yè)資金嚴(yán)重缺乏而購(gòu)貨者又無(wú)力償還的情況下,可以考慮給予債務(wù)人一定的折扣而收回逾期債權(quán)。這種方式不同于企業(yè)在銷(xiāo)售中廣泛采用的現(xiàn)金折扣方式,首先它是針對(duì)債務(wù)人資金相對(duì)緊張的逾期債權(quán),其次往往伴隨著修改債務(wù)條件,即債務(wù)人用現(xiàn)金清償部分債權(quán),剩余債務(wù)在約定日期償還。通過(guò)這種方式企業(yè)雖然損失了部分債權(quán),但收回了大部分現(xiàn)金,對(duì)于盤(pán)活營(yíng)運(yùn)資金降低壞賬風(fēng)險(xiǎn)是一種較為實(shí)際的方法。②債轉(zhuǎn)股。債轉(zhuǎn)股是指應(yīng)收賬款持有人與債務(wù)人通過(guò)協(xié)商將應(yīng)收賬款作為對(duì)債務(wù)人的股權(quán)投資,從而解決雙方債權(quán)債務(wù)問(wèn)題的一種方法。由于債務(wù)人一般為債權(quán)人的下游產(chǎn)品線生產(chǎn)商或流通渠道的銷(xiāo)售商,債權(quán)人把債權(quán)轉(zhuǎn)為股權(quán)投資后對(duì)產(chǎn)品市場(chǎng)深度和廣度的推廣很有利。③以非現(xiàn)金資產(chǎn)收回債權(quán)。是指?jìng)鶆?wù)人轉(zhuǎn)讓其非現(xiàn)金資產(chǎn)給予債權(quán)人以清償債務(wù)。在債權(quán)人不缺乏現(xiàn)金流量,而債務(wù)人的非現(xiàn)金資產(chǎn)又能為債權(quán)人利用,或者債務(wù)人的非現(xiàn)金資產(chǎn)有活躍的交易市場(chǎng)和確定的參考價(jià)格,才可考慮以這種方式收回應(yīng)收賬款。

綜上所述,企業(yè)應(yīng)收賬款管理方法具有一系列的獨(dú)有的特點(diǎn),無(wú)法由其他管理來(lái)代替,如客戶信用信息管理,信用分析,逾期賬款管理等。這些都需要企業(yè)的業(yè)務(wù),財(cái)務(wù)以及信息等部門(mén)協(xié)調(diào)一致,統(tǒng)一行動(dòng),各司其職才能作好應(yīng)收賬款管理工作。所以,企業(yè)必須將應(yīng)收賬款管理的幾個(gè)方面制度化,科學(xué)地,完善地完成這一管理職能。只有這樣,才能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中,增加企業(yè)自身的能力,獲得企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。