中小民營企業(yè)人力資源管理外包風(fēng)險(xiǎn)及規(guī)避對(duì)策

摘要:由于激烈的市場競爭和企業(yè)自身能力的限制,人力資源管理外包成為時(shí)下眾多中小民營企業(yè)依賴的一條路徑。文章認(rèn)為外包之前必須要認(rèn)清各種可能存在的風(fēng)險(xiǎn),并有針對(duì)性地采取規(guī)避措施才能防患于未然。

關(guān)鍵詞:中小民營企業(yè);人力資源管理外包;企業(yè)文化沖突

中圖分類號(hào):F272文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1674-1145(2009)36-0078-02

中小民營企業(yè)近年來已成為推動(dòng)我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的生力軍。在中西方現(xiàn)代管理思想的影響下,很多中小民營企業(yè)都想建立規(guī)范化的人力資源管理制度,但是由于發(fā)展歷史短、管理經(jīng)驗(yàn)少、企業(yè)規(guī)模小、資產(chǎn)實(shí)力薄弱等問題的存在,成立專門的人力部門著實(shí)不易。在這種背景下,使得人力資源管理外包成為可能。另一方面,近年來各類咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)的蓬勃發(fā)展,也為人力資源管理外包提供了必要的外部條件。

一、中小民營企業(yè)實(shí)施人力資源管理外包的必要性

(一)優(yōu)化配置資源,專注核心能力

在激烈的市場競爭環(huán)境下,由于資金、產(chǎn)品、市場、經(jīng)營者自身素質(zhì)等諸多方面因素的制約,中小民營企業(yè)不可能對(duì)各個(gè)方面給予同等關(guān)注,因而應(yīng)有所側(cè)重,將本企業(yè)的弱項(xiàng)外包后,企業(yè)就可以充分利用有限資源,更加專注于自己的核心競爭力。研究表明,人力資源管理活動(dòng)中的事務(wù)性活動(dòng),通常占全部人力資源管理活動(dòng)的65%～76%,如果把這些事務(wù)性的工作委托給人力資源外包服務(wù)商,企業(yè)就可以從日常行政管理職責(zé)中解脫出來。并且,人力資源外包服務(wù)商對(duì)本領(lǐng)域的現(xiàn)行措施、市場行情更為了解。所以,外包出去的工作一般會(huì)被很好地完成。

(二)風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)、利益共享

隨著市場競爭的愈加激烈,越來越多的中小民營企業(yè)在法規(guī)、政策、金融、技術(shù)、公司治理等方面碰壁。例如在錄用人才時(shí),對(duì)人才的了解和把握不夠,增加了錄用的風(fēng)險(xiǎn)。而通過專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu),則不必花費(fèi)太高的成本就可以獲得一個(gè)較好的專業(yè)技術(shù)人員。而且,人力資源管理外包還可以降低企業(yè)在處理一些事務(wù)時(shí)因不熟練所造成的不必要損失。企業(yè)正是利用外包建立了一種風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)、利益共享的模式,共同面對(duì)投資風(fēng)險(xiǎn)。

(三)降低成本,提高效率

實(shí)施人力資源管理外包為中小民營企業(yè)帶來的最為明顯的收益就是降低成本,提高效率。在日常經(jīng)營中,企業(yè)的一大部分成本是由人力資源管理活動(dòng)引起的,如招募、選拔、錄用、培訓(xùn)等工作都需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。特別是中小民營企業(yè)員工流失很嚴(yán)重,企業(yè)不得不經(jīng)常進(jìn)行新員工的招聘、培訓(xùn)等事務(wù)性工作。如果將這部分工作外包出去,從專業(yè)咨詢公司那里獲取人力資源方面的信息和高質(zhì)量的服務(wù),遠(yuǎn)比企業(yè)自身擁有龐大繁雜的人事管理隊(duì)伍更能節(jié)約成本。此外,人力資源管理職能的整體外包,隨之帶來的是支持該職能的技術(shù)和設(shè)備開支的減少、人員的精簡和辦公場所成本的降低等。

二、中小民營企業(yè)實(shí)施人力資源管理外包的風(fēng)險(xiǎn)

人力資源管理實(shí)踐性很強(qiáng),盡管將其外包可以解決目前中小民營企業(yè)存在的人事問題,但由于影響其實(shí)施的因素是多方面的,故而外包存在著諸多方面的風(fēng)險(xiǎn)。

(一)傳統(tǒng)思想束縛

作為對(duì)傳統(tǒng)人力資源管理模式的深刻變革,外包勢(shì)必引起員工的關(guān)注。一方面,外包后工作環(huán)境的變化,利益的重新分配乃至失業(yè)問題會(huì)引起恐慌,使員工人心浮動(dòng),從而消極被動(dòng)地對(duì)待外包活動(dòng);另一方面,外包后員工“大家庭”的感覺會(huì)逐漸消失,產(chǎn)生外部人控制內(nèi)部人的情緒,不利于企業(yè)發(fā)展。同時(shí)員工對(duì)外包決策缺乏了解,企業(yè)與員工之間的溝通不到位也會(huì)增強(qiáng)企業(yè)實(shí)施外包的風(fēng)險(xiǎn)。

(二)企業(yè)文化沖突

企業(yè)文化上的沖突也可稱為文化不相容,這是企業(yè)人力資源管理外包過程中最現(xiàn)實(shí)的障礙。每個(gè)企業(yè)都有其獨(dú)特的文化和價(jià)值觀,它是在企業(yè)的發(fā)展過程中逐步形成的。因此,如果外包服務(wù)商沒有深刻了解企業(yè)的文化,就難免在外包過程中出現(xiàn)溝通障礙,從而弱化了企業(yè)文化的凝聚功能,給人力資源管理外包的順利實(shí)施帶來困難,甚至導(dǎo)致外包項(xiàng)目的失敗。

(三)商業(yè)信息不安全

由于人力資源管理外包出現(xiàn)較晚,國內(nèi)市場發(fā)展還不太成熟,完善的信用管理體系尚未建立。在外包過程中,中小民營企業(yè)需要向外包商透露企業(yè)的有關(guān)信息,在這個(gè)過程中存在著機(jī)密泄露的風(fēng)險(xiǎn)。由于國內(nèi)目前尚無完善的法律法規(guī)規(guī)范人力資源管理外包行為,這就無法保障企業(yè)信息的保密性。

(四)成本難以控制

目前人力資源管理外包缺乏統(tǒng)一的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),服務(wù)商都是自行定制價(jià)格。所以,對(duì)大多數(shù)中小民營企業(yè)來說,外包收費(fèi)是否會(huì)增加企業(yè)的勞動(dòng)力成本,是否用得其所,是企業(yè)考慮最多的問題之一。一般情況下,企業(yè)都能對(duì)顯性的成本進(jìn)行全面的分解和剖析,比如薪酬福利、辦公設(shè)配、場地租賃等,但是對(duì)于一些隱性成本,比如維護(hù)與服務(wù)商的良好關(guān)系、企業(yè)員工對(duì)完成的外包工作的滿意度等,很多企業(yè)卻重視不夠,因而造成企業(yè)在進(jìn)行外包決策時(shí)做出錯(cuò)誤的決定。

(五)對(duì)服務(wù)過程無法有效監(jiān)控

對(duì)外包項(xiàng)目進(jìn)行有效的監(jiān)控是保證成功實(shí)施的關(guān)鍵。為了在預(yù)定期限內(nèi)達(dá)到合同中所規(guī)定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和工作效果,外包服務(wù)商也應(yīng)該按照既定的程序和時(shí)間安排完成相應(yīng)的工作量。但由于中小民營企業(yè)往往會(huì)出于人力、財(cái)力方面的考慮,對(duì)服務(wù)過程缺乏監(jiān)控,從而使得服務(wù)商的工作偏離正常的方向,影響外包項(xiàng)目的按時(shí)完成和取得的效果。

三、中小民營企業(yè)規(guī)避人力資源管理外包風(fēng)險(xiǎn)的對(duì)策

事實(shí)上,任何活動(dòng)都存在著或多或少的風(fēng)險(xiǎn)。如果中小民營企業(yè)在實(shí)施人力資源管理外包時(shí),能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部和外包服務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行綜合考慮,是可以最大程度地降低風(fēng)險(xiǎn)的。這里先引入M飼料公司個(gè)案,然后總結(jié)歸納出具體的對(duì)策建議。

M飼料公司成立于1998年5月,近年來隨著業(yè)務(wù)與規(guī)模的不斷擴(kuò)大,公司人力資源管理面臨的挑戰(zhàn)與壓力也越來越大。雖然各業(yè)務(wù)部門經(jīng)常大規(guī)模招聘,但看不到業(yè)績的大幅上升。尤其明顯的一個(gè)現(xiàn)象是:與公司一起成長起來的“打江山”的大量老員工,常常以功臣自居,人浮于事、效率低下。針對(duì)這些問題,公司管理層經(jīng)過認(rèn)真分析,認(rèn)為這種現(xiàn)象源于長期以來公司沒有一套合理的績效考核體系,薪資不能很好地與績效掛鉤,最終導(dǎo)致了這種現(xiàn)象的出現(xiàn)。公司覺得,以自己目前的人力資源管理水平難以設(shè)計(jì)出一套科學(xué)的績效考核體系,并且要牽涉大量人力,費(fèi)時(shí)費(fèi)心,干脆外包。在明確外包項(xiàng)目后,接下來就要選擇合適的外包服務(wù)商。M飼料公司首先收集了若干家HR外包服務(wù)商的信息,包括公司歷史、成功實(shí)踐、長期合作伙伴等。并結(jié)合自己的外包項(xiàng)目,圈定了3家外包服務(wù)商。之后通過各種渠道對(duì)有意向的外包商的資信狀況與服務(wù)能力進(jìn)行翔實(shí)的調(diào)查。綜合考慮各種因素后,通過對(duì)圈定公司的綜合打分,M飼料公司認(rèn)為把此項(xiàng)目外包給專注于為中小民營企業(yè)服務(wù)、并有多次成功案例的W公司性價(jià)比最高。

(一)正確選定外包項(xiàng)目

清楚企業(yè)的哪些人力資源管理內(nèi)容適合于外包,這是成功進(jìn)行外包的前提。作為企業(yè)的決策者,不妨把每項(xiàng)活動(dòng)細(xì)分成具體的活動(dòng),然后考慮每一項(xiàng)活動(dòng)的戰(zhàn)略意義。然后再確定哪些工作可以外包出去,哪些工作由企業(yè)自己來做。除此之外,在進(jìn)行外包之前,企業(yè)還應(yīng)該明確考慮所要取得的短期及長期目標(biāo),不能只重視短期的利益而忽視企業(yè)長期的發(fā)展,有了明確的目標(biāo),企業(yè)就有了清晰的發(fā)展方向。案例中,M飼料公司就是在人浮于事、工作效率下降的情況下,經(jīng)過對(duì)公司優(yōu)劣勢(shì)的分析后,決定將績效考核體系的設(shè)計(jì)項(xiàng)目外包的。同時(shí),由于在具體考核時(shí)會(huì)涉及企業(yè)內(nèi)部的許多商業(yè)信息與個(gè)人業(yè)績的數(shù)據(jù),所以績效考核的具體實(shí)施仍由M飼料公司自己來做,從而有效地規(guī)避了來自企業(yè)經(jīng)營安全方面的風(fēng)險(xiǎn)。

(二)對(duì)外包項(xiàng)目進(jìn)行成本效益分析

在進(jìn)行外包決策的過程中,大多數(shù)企業(yè)只關(guān)心所付出的成本以及可能得到的投資回報(bào),卻不關(guān)心中間的具體過程,這很容易使外包服務(wù)商有機(jī)可乘,存在投機(jī)主義行為。因此,企業(yè)在外包前,最好將所要外包的職能進(jìn)行細(xì)分,列出每一步驟的細(xì)節(jié)并給出預(yù)算成本,然后讓外包服務(wù)商提交完整的行動(dòng)方案。同時(shí),將最后得出的成本收益估計(jì)值與外包前進(jìn)行比較,這樣可以使決策者清楚地了解所在企業(yè)是否適合進(jìn)行人力資源管理外包,并作出正確的選擇。

(三)選擇合適的外包服務(wù)商

用外包服務(wù)商的長木板來替換自己的短木板,可以提高本企業(yè)這個(gè)木桶的盛水量。因此,企業(yè)應(yīng)根據(jù)人力資源管理外包業(yè)務(wù)特點(diǎn)與預(yù)定目標(biāo)設(shè)定選擇標(biāo)準(zhǔn),慎重選擇外包服務(wù)機(jī)構(gòu)。應(yīng)考慮以下幾個(gè)因素:首先是企業(yè)文化,外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)有客戶至上的服務(wù)理念,能夠認(rèn)識(shí)、理解、適應(yīng)客戶的企業(yè)文化;其次是專業(yè)技能,外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)有良好的人力資源專業(yè)技能,在行業(yè)里有相當(dāng)豐富的、成功的從業(yè)經(jīng)驗(yàn),服務(wù)質(zhì)量可靠,具有一定的美譽(yù)度;最后是職業(yè)道德,外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)誠實(shí)守信,在處理一些涉及企業(yè)商業(yè)機(jī)密的問題時(shí),要做到為客戶保密,即使在競爭對(duì)手的利益誘惑下,也不能為其所動(dòng)。案例中,M飼料公司通過有效的渠道,應(yīng)用了合理的評(píng)估流程,選擇了合適的性價(jià)比最高的W公司,從而有效規(guī)避了來自外包服務(wù)商選擇方面的風(fēng)險(xiǎn)。

(四)簽訂完善的合同

外包合同的作用在于約束合作雙方的行為,這對(duì)雙方的利益都是一個(gè)保證。而且企業(yè)要考慮外包的安全性,對(duì)于將要經(jīng)手的極具敏感性的資料,必須通過法律措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避。合同的簽訂應(yīng)該選擇一個(gè)優(yōu)秀的談判代表,并在有專門的法律人員在場的情況下簽訂。合同的內(nèi)容應(yīng)包括外包內(nèi)容、期限、質(zhì)量、績效標(biāo)準(zhǔn)等,另外對(duì)外包項(xiàng)目預(yù)期效果、階段考核、信息安全、損失賠償?shù)确矫娴臈l款也應(yīng)當(dāng)明確。并且,在合同簽訂之前還應(yīng)該有專門的法律人員對(duì)合同的內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)查閱,避免可能出現(xiàn)的法律糾紛。

(五)對(duì)外包過程實(shí)施有效的監(jiān)控

按照控制點(diǎn)的位置,可以把外包實(shí)施過程控制分為事先控制、過程控制和事后控制。事先控制指簽訂外包合同,規(guī)定雙方的權(quán)利義務(wù),同時(shí),企業(yè)應(yīng)與外包服務(wù)商溝通雙方期望達(dá)到的績效水平并建立衡量標(biāo)準(zhǔn);過程控制指外包服務(wù)過程中,企業(yè)與外包服務(wù)商針對(duì)服務(wù)效果進(jìn)行及時(shí)有效的溝通,與服務(wù)商建立一種積極的關(guān)系,避免企業(yè)的經(jīng)營出現(xiàn)大波動(dòng),并且企業(yè)應(yīng)時(shí)刻關(guān)注外包過程中的變化,及時(shí)糾正偏差,避免偏離預(yù)定的方向,并以所建立的衡量標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)來評(píng)價(jià)外包服務(wù)商所提供的服務(wù)的質(zhì)量,一旦發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決;事后控制指企業(yè)與外包服務(wù)商雙方根據(jù)外包項(xiàng)目的最終結(jié)果兌現(xiàn)合同條款。

四、結(jié)語

隨著理論的發(fā)展和實(shí)踐的推進(jìn),人力資源管理外包已經(jīng)成為了一種趨勢(shì)。中小民營企業(yè)由于自身的特點(diǎn),更應(yīng)在識(shí)別各種風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上善加利用。需要明確的是,中小民營企業(yè)還應(yīng)該把外包過程看成一個(gè)學(xué)習(xí)的過程,從外包服務(wù)商那里學(xué)習(xí)接受新的人力資源管理理論和方法,提高自身的管理素養(yǎng)和水平。

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作者簡介:郭效中(1971- ),男,山西五寨人,鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院工商管理學(xué)院教師,碩士,研究方向:民營經(jīng)濟(jì)、人力資源管理。