設(shè)計(jì)企業(yè)加強(qiáng)合同管理防范各類風(fēng)險(xiǎn)的探索

邵 泱

摘要:設(shè)計(jì)企業(yè)加強(qiáng)工程設(shè)計(jì)合同管理、防范各類風(fēng)險(xiǎn)、提高經(jīng)濟(jì)效益是科學(xué)發(fā)展觀在實(shí)際工作中的體現(xiàn),我們必須使各類風(fēng)險(xiǎn)最終消除、降低、可控,從而提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平,真正做到管理產(chǎn)生效益,使設(shè)計(jì)企業(yè)得到健康持續(xù)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞:設(shè)計(jì)企業(yè);合同管理;防范風(fēng)險(xiǎn)

中圖分類號(hào):D923文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1674-1145(2009)36-0015-03

工程設(shè)計(jì)合同管理貫穿于工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理的全過程。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,它對(duì)規(guī)范合同各方主體的行為及維護(hù)他們的合法權(quán)益,完善和發(fā)展設(shè)計(jì)市場(chǎng)起著重要的作用。同時(shí),也是設(shè)計(jì)企業(yè)進(jìn)行設(shè)計(jì)質(zhì)量、進(jìn)度及成本控制的重要手段和風(fēng)險(xiǎn)控制的方法之一。甚至在某些時(shí)侯,科學(xué)的合同管理產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益會(huì)大于技術(shù)優(yōu)化所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益。隨著我國(guó)已加入世界貿(mào)易組織和國(guó)家為拉動(dòng)內(nèi)需加大基本建設(shè)投資力度,設(shè)計(jì)企業(yè)參與國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)、參與建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施,簽訂和履行設(shè)計(jì)合同日趨頻繁,合同管理的內(nèi)容更加豐富,合同管理的環(huán)境更加復(fù)雜。如果我們的合同簽訂流于形式,沒有真正做到以法律、法規(guī)為依據(jù),用管理防范風(fēng)險(xiǎn)、管理產(chǎn)生效益的理念去進(jìn)行設(shè)計(jì)合同管理。將會(huì)給企業(yè)帶來風(fēng)險(xiǎn),影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益,進(jìn)而影響社會(huì)效益。因此,提升合同管理水平是新形勢(shì)下的迫切要求,是企業(yè)防范各類風(fēng)險(xiǎn)、提高經(jīng)濟(jì)效益的重要措施、是工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理的核心內(nèi)容。

一、設(shè)計(jì)合同管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)

建設(shè)項(xiàng)目從計(jì)劃立項(xiàng)到竣工交付使用都必須經(jīng)歷立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等過程,而設(shè)計(jì)單位是這一過程的主要參與者。設(shè)計(jì)合同管理的最終目標(biāo)是使項(xiàng)目設(shè)計(jì)按照合同約定和工程進(jìn)度要求提供高質(zhì)量的設(shè)計(jì)產(chǎn)品和優(yōu)良的技術(shù)服務(wù)。設(shè)計(jì)合同具有專業(yè)性強(qiáng)、條文涵蓋內(nèi)容多、履約周期長(zhǎng)的特點(diǎn)。按委托和被委托關(guān)系分類,設(shè)計(jì)合同主要有承包合同和委托合同。加強(qiáng)合同管理,必須防范、降低、控制、消除各種風(fēng)險(xiǎn)。合同管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)主要有:

(一)合同談判簽訂前

1.在爭(zhēng)取簽訂項(xiàng)目承包合同前,設(shè)計(jì)企業(yè)對(duì)自身具備的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)認(rèn)識(shí)不清,對(duì)本企業(yè)有限的設(shè)計(jì)資源投入方向定位不準(zhǔn),造成機(jī)會(huì)成本增大和日后簽約率不高。

2.簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)分包合同前對(duì)潛在的供方準(zhǔn)入資格審查不嚴(yán)。一旦簽訂合同就會(huì)埋下隱患。沒有對(duì)多個(gè)具備準(zhǔn)入資格的供方進(jìn)行充分的比較和篩選,造成設(shè)計(jì)成本相對(duì)較高。

(二)合同談判簽訂中

1.有些交易只是進(jìn)行口頭約定,雙方?jīng)]有簽訂書面合同,而設(shè)計(jì)合同的履約周期又相對(duì)較長(zhǎng),這樣一旦發(fā)生糾紛,缺乏文字依據(jù),難以維護(hù)自身合法權(quán)益。有些交易同一項(xiàng)目簽訂兩份合同,一份為應(yīng)付管理部門的審查而實(shí)際并不按此執(zhí)行,一份實(shí)際操作執(zhí)行,這種行為一旦發(fā)生糾紛很難保護(hù)自身利益,給國(guó)家和集體帶來很大損失。

2.簽訂無效合同?！逗贤ā返?2條規(guī)定,違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定簽訂的合同為無效合同。而無效合同是不受法律保護(hù)的。

3.有些合同條款約定不科學(xué),對(duì)設(shè)計(jì)的進(jìn)度周期及設(shè)計(jì)變更等因素估計(jì)不足,造成合同中約定的進(jìn)度與實(shí)際進(jìn)度脫節(jié),形成違約,造成經(jīng)濟(jì)損失。

4.對(duì)如何運(yùn)用賠償條款保護(hù)自身利益的意識(shí)不強(qiáng)。在未充分評(píng)估賠償風(fēng)險(xiǎn),沒有防范風(fēng)險(xiǎn)、降低風(fēng)險(xiǎn)和控制風(fēng)險(xiǎn)措施的前提下承諾賠償金額,以致給企業(yè)的持續(xù)發(fā)展埋下隱患。

5.有些條款的表達(dá)不嚴(yán)密,以致雙方對(duì)合同的理解產(chǎn)生歧義,造成糾紛。

6.主合同與分包合同不一致。諸如主合同已約定了違約和賠償責(zé)任,而分包合同中應(yīng)讓供方承擔(dān)的相應(yīng)的違約或賠償責(zé)任沒有約定等等,造成主合同風(fēng)險(xiǎn)增大。

(三)合同談判簽訂后

1.合同簽訂后不去研究合同條款。履約過程中不重視合同相關(guān)的具有法律效力的文字資料的保存。應(yīng)簽證確認(rèn)的沒有辦理簽證確認(rèn)。應(yīng)當(dāng)發(fā)出的書函(會(huì)議紀(jì)要、供圖協(xié)議、索要資料清單等)沒有發(fā)。只有發(fā)生糾紛時(shí)才去查合同、找資料、找記錄。當(dāng)合法權(quán)益受到侵害為時(shí)已晚。

2.在工程設(shè)計(jì)過程中,因各種原因變更合同內(nèi)容常會(huì)發(fā)生。遇有重大設(shè)計(jì)變更,將會(huì)隨之帶來設(shè)計(jì)費(fèi)用的增減,帶來設(shè)計(jì)進(jìn)度、設(shè)計(jì)深度和設(shè)計(jì)范圍的調(diào)整等。合同中應(yīng)變更的內(nèi)容未及時(shí)變更,不能使合同更好地履行。

3.應(yīng)中止的合同未能及時(shí)中止,以致承擔(dān)不該承擔(dān)的權(quán)利義務(wù),給企業(yè)造成不必要的損失。

4.應(yīng)當(dāng)行使的權(quán)利沒有行使?！逗贤ā焚x于了合同當(dāng)事人的抗辯權(quán),但有些設(shè)計(jì)單位不會(huì)合理行使,造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失。

5.合同糾紛處理不及時(shí)、不當(dāng)。出現(xiàn)合同糾紛后,不能及時(shí)采取有效措施或者通過法律途徑保護(hù)自身的合法權(quán)益。

6.未及時(shí)向債務(wù)人追索債權(quán),貽誤訴訟時(shí)機(jī),甚至超過訴訟時(shí)效,使得債權(quán)不能得到有效的保護(hù)。

二、設(shè)計(jì)合同管理產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)的根源

合同管理廣義上理解為各級(jí)政府行政管理機(jī)關(guān)和金融機(jī)構(gòu)以及企業(yè)依據(jù)法律和行政法規(guī)、規(guī)章制度,采取法律的行政手段對(duì)合同關(guān)系進(jìn)行組織、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)及監(jiān)督,保護(hù)合同當(dāng)事人的合法權(quán)益,處理合同糾紛,防止和制裁違法行為,保證合同順利實(shí)施等一系列活動(dòng)。從設(shè)計(jì)企業(yè)的角度加強(qiáng)合同管理,應(yīng)積極提升合同管理水平、消除各類風(fēng)險(xiǎn)?，F(xiàn)在的設(shè)計(jì)企業(yè),大多數(shù)是從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期走過來的國(guó)有事業(yè)單位,在長(zhǎng)達(dá)三十多年的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)年代里,設(shè)計(jì)單位基本上不涉及合同,也就不存在什么合同管理了。改革開放以來,勘測(cè)設(shè)計(jì)行業(yè)由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)逐步轉(zhuǎn)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì),勘測(cè)設(shè)計(jì)單位開始接觸合同,引入合同意識(shí)和合同管理,與80年代初相比,現(xiàn)在設(shè)計(jì)企業(yè)的合同管理已完善得多了。但計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響,或多或少地還在合同管理上存在。設(shè)計(jì)企業(yè)的從業(yè)人員對(duì)市場(chǎng)與合同、合同與合同管理這兩對(duì)關(guān)系的認(rèn)識(shí)還有待進(jìn)一步提高。從我國(guó)的《經(jīng)濟(jì)合同法》于1981年12月頒布到1999年公布施行了統(tǒng)一的《合同法》,合同法律經(jīng)歷了一個(gè)發(fā)展完善的過程。由于合同法律滯后和我們的合同法律意識(shí)滯后加上上述歷史和認(rèn)識(shí)的根源,使得我們的合同管理依然存在不足和風(fēng)險(xiǎn),設(shè)計(jì)企業(yè)應(yīng)提高認(rèn)識(shí),消除差異和盲點(diǎn)。

三、加強(qiáng)設(shè)計(jì)合同管理、防范各類風(fēng)險(xiǎn)的途徑

為保證設(shè)計(jì)合同有效全面的履行,設(shè)計(jì)企業(yè)進(jìn)行設(shè)計(jì)進(jìn)度控制、產(chǎn)品質(zhì)量控制、設(shè)計(jì)成本控制、設(shè)計(jì)人員派遣安排控制、技術(shù)培訓(xùn)的及組織協(xié)調(diào)工作。設(shè)計(jì)合同管理是包括合同規(guī)劃、合同起草、合同談判、合同履行的一個(gè)系統(tǒng)工程。合同管理要達(dá)到精益管理的要求。設(shè)計(jì)企業(yè)應(yīng)探討從以下幾個(gè)方面入手。

(一)成立專門的合同管理部門、建立合同管理體系

設(shè)計(jì)企業(yè)簽訂設(shè)計(jì)合同的行為屬于民事法律行為,合同所確立的是一種民事法律關(guān)系。由于合同本身的法律特征,決定了企業(yè)合同管理不同于企業(yè)的其他管理工作,它已超越了企業(yè)自身的界限,涉及大量的法律法規(guī)等問題。所以企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立專門的設(shè)計(jì)合同管理主管部門,并授予其相應(yīng)的管理權(quán)限。企業(yè)簽訂的設(shè)計(jì)合同由合同主管部門統(tǒng)一管理,法律顧問參與,各相關(guān)部門審核會(huì)簽,從談判、簽約到履約完成實(shí)行專業(yè)化的動(dòng)態(tài)管理。

(二)建立健全和完善創(chuàng)新合同管理制度

設(shè)計(jì)企業(yè)應(yīng)當(dāng)依據(jù)合同本身的法律特征,結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況,按照具備預(yù)防性、前瞻性、可操作性和開放性的要求,建立健全包括:合同管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé),合同前期規(guī)劃和談判、合同簽訂和審查、重大項(xiàng)目會(huì)議評(píng)審、法人授權(quán)委托辦法、合同專用章管理、合同履行與糾紛處理、合同檔案管理、合同管理人員培訓(xùn)、合同管理獎(jiǎng)懲考核等一系列的合同管理制度。使合同管理工作有章可循,從而明確管理職責(zé)、規(guī)范管理程序。在此基礎(chǔ)上,要有科學(xué)的態(tài)度、發(fā)展的眼光,在實(shí)踐中不斷探索完善制度、創(chuàng)新制度,以不斷適應(yīng)新形勢(shì)下的合同管理要求。

(三)提高合同管理人員水平

有了一個(gè)健全的合同管理平臺(tái),關(guān)鍵是要有高素質(zhì)的合同管理人員來操作。隨著我國(guó)已加入世界貿(mào)易組織,我國(guó)的建筑業(yè)都將面臨一次重大的挑戰(zhàn)。新形勢(shì)下,對(duì)合同管理人員提出了更高更全面的要求,合同管理人員不僅要具備相關(guān)的法律、法規(guī)知識(shí),同時(shí)也要掌握一定的建設(shè)工程專業(yè)知識(shí)。設(shè)計(jì)企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視合同管理人員的培訓(xùn)和考核工作。可以通過定期為合同管理人員提供培訓(xùn)的機(jī)會(huì)、開展專業(yè)知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)等形式,提高合同管理人員的業(yè)務(wù)能力、拓寬合同管理人員的知識(shí)面、培養(yǎng)合同管理人員的誠(chéng)信理念、加強(qiáng)合同管理人員的法律意識(shí)。與建設(shè)工程合同管理密切相關(guān)的法律概括起來有兩類:一類是包括物權(quán)法、合同法在內(nèi)的民事商事法律。一類是包括建筑法、招投標(biāo)法在內(nèi)的經(jīng)濟(jì)法。要讓合同管理人員熟知以上法律并能夠較好熟練地應(yīng)用,提高簽約技巧。以保證合同條款的合法性、有效性。同時(shí),設(shè)計(jì)企業(yè)應(yīng)建立長(zhǎng)效的激勵(lì)與約束機(jī)制,對(duì)合同管理人員定期評(píng)價(jià)考核。要以人為本、與時(shí)俱進(jìn),使設(shè)計(jì)企業(yè)合同管理工作質(zhì)量不斷提高。

(四)建立合同管理信息系統(tǒng)

現(xiàn)代工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)中,信息是不可缺少的資源,與之相適應(yīng)在企業(yè)內(nèi)部建立便捷、暢通的合同管理信息系統(tǒng)。有了內(nèi)部外部和內(nèi)部各部門互動(dòng)的及時(shí)信息,我們的管理才會(huì)是及時(shí)的、準(zhǔn)確的、動(dòng)態(tài)的、高效的。要通過信息流善于發(fā)現(xiàn)工作中的難點(diǎn)和上下道工序的盲點(diǎn)。通過不斷分析、總結(jié)、溝通、組織和協(xié)調(diào),及時(shí)調(diào)整偏差,防范各類風(fēng)險(xiǎn),使設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同管理能適應(yīng)不斷發(fā)展變化的要求。

(五)加強(qiáng)合同管理監(jiān)督力度

合同由合同主管部門統(tǒng)一管理,除了各相關(guān)部門加強(qiáng)監(jiān)督外,內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu),應(yīng)在合同管理過程中充分發(fā)揮監(jiān)督作用,加強(qiáng)對(duì)合同履行的監(jiān)督管理。審查和評(píng)價(jià)合同管理環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制及風(fēng)險(xiǎn)管理的適當(dāng)性、合法性和有效性;合同管理的資料依據(jù)的充分性和可靠性;合同的簽訂、履行、變更、終止的真實(shí)性、合法性以及合同對(duì)整個(gè)項(xiàng)目投資的效益性。按照預(yù)防為主、審計(jì)關(guān)口前移的思路,在過程審計(jì)中及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同簽訂履行過程中出現(xiàn)的問題,提出合理科學(xué)的建議和意見,指導(dǎo)和幫助業(yè)務(wù)部門排除履行障礙,防范各類風(fēng)險(xiǎn),為提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。

四、加強(qiáng)設(shè)計(jì)合同管理、防范各類風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)重視的幾個(gè)環(huán)節(jié)

(一)重視賠償條款,采取有效措施,規(guī)避,降低,控制理賠風(fēng)險(xiǎn)

《建設(shè)工程設(shè)計(jì)合同》規(guī)定設(shè)計(jì)人員對(duì)設(shè)計(jì)資料及文件出現(xiàn)遺漏或錯(cuò)誤負(fù)責(zé)修改或補(bǔ)充?！督ㄔO(shè)工程設(shè)計(jì)合同》還規(guī)定,由于設(shè)計(jì)人員錯(cuò)誤造成工程質(zhì)量事故損失,設(shè)計(jì)人應(yīng)根據(jù)損失的程度和設(shè)計(jì)人責(zé)任大小向發(fā)包人支付賠償金。其中賠償金是由雙方按實(shí)際損失的百分比來決定的。而實(shí)際損失大小又具有不確定性,一旦造成工程質(zhì)量事故,其賠償金有時(shí)會(huì)大到超過設(shè)計(jì)方的注冊(cè)資金,使設(shè)計(jì)方難以承擔(dān)。因此,我們?cè)诤炗喓贤瑫r(shí)應(yīng)對(duì)理賠風(fēng)險(xiǎn)做出識(shí)別和評(píng)估,根據(jù)承攬項(xiàng)目的具體情況,采取相應(yīng)的規(guī)避、降低、控制風(fēng)險(xiǎn)等有效措施,選擇量化賠償金額和參加建設(shè)工程設(shè)計(jì)責(zé)任保險(xiǎn)等方式,將其影響控制在可以接受的范圍。建設(shè)工程設(shè)計(jì)責(zé)任保險(xiǎn)按其保險(xiǎn)標(biāo)的不同,分為綜合年度保險(xiǎn)、單項(xiàng)工程保險(xiǎn)、多項(xiàng)工程保險(xiǎn)三種,工程設(shè)計(jì)單位在承攬項(xiàng)目中,選擇合適的保險(xiǎn)種類。

(二)加強(qiáng)合同管理規(guī)劃工作,嚴(yán)格按合同設(shè)計(jì)

通過多年的合同管理實(shí)踐,我們意識(shí)到防范風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)始于足下。在簽訂合同前,對(duì)設(shè)計(jì)市場(chǎng)進(jìn)行全面認(rèn)真的調(diào)研,根據(jù)設(shè)計(jì)企業(yè)實(shí)際情況,確定重點(diǎn),揚(yáng)長(zhǎng)避短,提高簽約率,降低機(jī)會(huì)成本。重點(diǎn)審查設(shè)計(jì)項(xiàng)目招投標(biāo)過程中各類文件的相關(guān)內(nèi)容和合同格式條款,為簽訂工程設(shè)計(jì)合同做好先期準(zhǔn)備。根據(jù)簽訂合同對(duì)象的具體情況,確定出合同談判的基本原則和策略。綜合考慮設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理中的各種風(fēng)險(xiǎn),盡可能地制定出相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)控制方法并體現(xiàn)在具體合同條款中。同時(shí),盡可能地把優(yōu)化設(shè)計(jì)的價(jià)值體現(xiàn)在合同條款中。確保合同條款的明確、具體、避免歧義和含糊。承接的設(shè)計(jì)項(xiàng)目,簽訂合同后根據(jù)合同約定的權(quán)利和義務(wù)及設(shè)計(jì)項(xiàng)目特點(diǎn),制定設(shè)計(jì)方案,合理配置技術(shù)資源,組織設(shè)計(jì)人員嚴(yán)格按國(guó)家有關(guān)設(shè)計(jì)深度規(guī)定和發(fā)包人提供的設(shè)計(jì)任務(wù)完成設(shè)計(jì)工作,并嚴(yán)格按發(fā)包人的時(shí)間要求提供設(shè)計(jì)成果及文件,重視履約過程中的各種書函和簽證是否規(guī)范和齊全。分包委托的項(xiàng)目,應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn),嚴(yán)格審查潛在供方的準(zhǔn)入資格,供方應(yīng)是具有能承擔(dān)民事法律責(zé)任的法人,同時(shí)具備承接設(shè)計(jì)項(xiàng)目的行業(yè)范圍和級(jí)別的資質(zhì)。對(duì)多個(gè)具備準(zhǔn)入資格的供方進(jìn)行充分評(píng)估,篩選整體水平較高,具有行業(yè)優(yōu)勢(shì)的供方簽約。

(三)選擇有效措施解決合同糾紛和做好合同資料的管理工作

企業(yè)在簽訂合同時(shí)應(yīng)選擇合適的違約責(zé)任和糾紛處理?xiàng)l款。合同糾紛出現(xiàn)后,應(yīng)當(dāng)盡快與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商解決。協(xié)商不成時(shí),通過仲裁或訴訟來解決,必要時(shí)申請(qǐng)法院采取財(cái)產(chǎn)保全措施。在處理合同糾紛中如果發(fā)現(xiàn)合同詐騙的證據(jù),應(yīng)積極協(xié)助司法機(jī)關(guān)快速偵破案件,挽回企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。設(shè)計(jì)企業(yè)應(yīng)從承接和委托項(xiàng)目開始,將合同文件資料的管理責(zé)任落實(shí)到人,按相關(guān)職責(zé)切實(shí)做好妥善保管所有合同及與合同有關(guān)的一切資料的工作,確保歸檔資料的完整性,滿足隨時(shí)查閱和詢問的要求,杜絕資料缺失導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。

五、結(jié)語

設(shè)計(jì)企業(yè)加強(qiáng)工程設(shè)計(jì)合同管理、防范各類風(fēng)險(xiǎn)、提高經(jīng)濟(jì)效益是科學(xué)發(fā)展觀在實(shí)際工作中的體現(xiàn),我們必須有科學(xué)的戰(zhàn)略眼光,有超前的規(guī)劃思路,有先進(jìn)的具體措施,有規(guī)范的操作規(guī)程。使各類風(fēng)險(xiǎn)最終消除、降低、可控。從而提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平,真正做到管理產(chǎn)生效益,使設(shè)計(jì)企業(yè)得到健康持續(xù)的發(fā)展。

作者簡(jiǎn)介:邵泱(1959- ),女,上海人,浙江省工業(yè)設(shè)計(jì)研究院經(jīng)濟(jì)師,研究方向:合同管理。