論企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的問題與對(duì)策

趙九軒

摘要: 針對(duì)目前檔案信息資源開發(fā)利用問題,緊密結(jié)合本人所在的企業(yè)實(shí)際,重點(diǎn)對(duì)企業(yè)檔案信息資料的開發(fā)利用作一探討。

關(guān)鍵詞: 檔案;信息資源;開發(fā)利用;對(duì)策

中圖分類號(hào):C93 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號(hào):1002—2589(2009)31—0121—02

隨著現(xiàn)代化企業(yè)制度的建立,要求企業(yè)檔案管理工作更加科學(xué)規(guī)范。企業(yè)檔案管理工作的根本目的,除了保證檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、安全外,主要是為了開發(fā)利用。而在檔案信息資源開發(fā)利用工作中,存在著傳統(tǒng)式的被動(dòng)服務(wù)形式和不重視檔案利用信息反饋的兩大問題,已嚴(yán)重影響著企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用和企業(yè)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。本文針對(duì)問題,結(jié)合本人所在企業(yè)的實(shí)際,重點(diǎn)對(duì)企業(yè)檔案信息資料的開發(fā)利用問題作一探討,旨在與檔案界同仁商榷。

一、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用工作中存在的主要問題

1.對(duì)檔案信息資源開發(fā)的認(rèn)識(shí)有偏差。在開發(fā)檔案信息資源過程中,存在兩種思想:一是檔案信息無用論的思想。認(rèn)為檔案只是過時(shí)的材料,檔案工作就是看堆守?cái)?不丟不少就行了,看不到檔案信息資源開發(fā)的重要性和必要性;二是開發(fā)檔案信息資源危險(xiǎn)論的思想,有的人擔(dān)心開發(fā)檔案信息資源會(huì)造成檔案內(nèi)容的失密和檔案利用者的失控,擔(dān)心開發(fā)檔案信息資源會(huì)帶來麻煩,惹出事端,因此而影響了檔案信息資源的正常開發(fā)和利用。

2.不能及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案利用實(shí)例和計(jì)算利用效益。在實(shí)際工作中,僅局限于檔案利用次數(shù)、件數(shù)統(tǒng)計(jì),不求檔案的實(shí)際效益的統(tǒng)計(jì)和計(jì)算。各級(jí)檔案管理部門,每到年終在要求基層檔案室編制年報(bào),了解檔案利用情況時(shí),只要求統(tǒng)計(jì)幾個(gè)檔案利用數(shù)據(jù),如利用人次、利用檔案卷(份)數(shù)等,而不了解通過檔案信息資源利用所獲得的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。收集統(tǒng)計(jì)檔案利用數(shù)據(jù),雖然亦能反映檔案的利用情況,卻不能說明檔案給企業(yè)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來的價(jià)值和作用。也就是說,統(tǒng)計(jì)幾個(gè)數(shù)據(jù)只能揭示表面現(xiàn)象,而不能揭示檔案利用的實(shí)際效益和深層次內(nèi)容。這是企業(yè)各級(jí)檔案部門普遍存在的一個(gè)問題。

3.對(duì)檔案進(jìn)行深層次加工不夠。各級(jí)檔案部門即使有了齊全、完整、準(zhǔn)確的檔案資料,也收集了一些檔案利用實(shí)例,但不求匯集編發(fā)重返社會(huì)和企業(yè)。有些檔案部門雖然注重檔案利用信息反饋工作,收集了有價(jià)值的檔案利用實(shí)例,而沒有匯編發(fā)表,重返社會(huì),影響檔案信息資源的開發(fā)與利用。檔案部門在檔案開發(fā)利用上,大多都把工作重心放在檔案材料借閱上,忽視了對(duì)檔案資料的深層次加工,對(duì)企業(yè)發(fā)展需求不甚了解,沒有結(jié)合館藏實(shí)際,有目的、有計(jì)劃地編研一些參考性、指導(dǎo)性的資料提供給企業(yè),編研工作開展不夠,有的甚至就沒有開展編研工作,檔案信息資源的開發(fā)成為死水一潭,不能滿足企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需求。

二、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的對(duì)策措施

企業(yè)檔案信息資料的開發(fā)利用是檔案部門的中心任務(wù),也是檔案工作的根本目的?？梢娖髽I(yè)檔案工作除收集、整理、保管外,要把重點(diǎn)放在“開發(fā)利用”上,怎樣才能有效地開發(fā)利用,更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)呢?

1.提高對(duì)開發(fā)檔案信息資源的認(rèn)識(shí)。首先要破除檔案信息無用論的思想。要認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)企業(yè)工作查考、經(jīng)濟(jì)和文化建設(shè)、對(duì)科學(xué)技術(shù)研究的重要作用,檔案信息資源能夠創(chuàng)造出巨大的財(cái)富,產(chǎn)生巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。因此,要樹立檔案是一種信息資源,檔案是巨大財(cái)富的思想觀念,增強(qiáng)開發(fā)檔案信息資源的自覺性和主動(dòng)性;其次要破除開發(fā)檔案信息危險(xiǎn)論的思想。其實(shí),檔案信息資源的開發(fā)是根據(jù)檔案的不同內(nèi)容,區(qū)別不同的利用對(duì)象以不同的方式進(jìn)行的。只要檔案部門認(rèn)真執(zhí)行政策,掌握好黨和國(guó)家政策界限,正確處理好利用與保密的關(guān)系,開發(fā)檔案信息資源就不會(huì)出現(xiàn)失控失密現(xiàn)象。

2.建立完善的借閱制度。檔案在查(借)閱時(shí),一般不會(huì)直接產(chǎn)生效益,而要通過實(shí)踐,才能反映出檔案的實(shí)際價(jià)值,產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。因此,在檔案利用工作中,必須堅(jiān)持按照《檔案法》的規(guī)定和本單位的檔案借閱制度開展檔案利用工作,嚴(yán)格履行借閱登記、審批手續(xù)。在進(jìn)行檔案利用效果統(tǒng)計(jì)方面,努力做到“兩同時(shí)”,即在借閱檔案的同時(shí)向借閱者提供檔案利用效果統(tǒng)計(jì)表,在歸還檔案時(shí)收回填好的利用效果統(tǒng)計(jì)表。首先要填寫清楚檔案利用目的,不可單純填寫如“工作查考”等,而應(yīng)寫明屬哪一項(xiàng)工作查考,企業(yè)哪項(xiàng)資質(zhì)審查、哪個(gè)工程項(xiàng)目投標(biāo)、什么經(jīng)濟(jì)案件查處和房產(chǎn)案件糾紛等,并寫明具體內(nèi)容和將起到的作用和效益。其次要把利用效果統(tǒng)計(jì)表要填寫得具體一點(diǎn),應(yīng)有時(shí)間、地點(diǎn)、利用人和具體事例。以便不斷積累資料,為匯編檔案利用效果、展示企業(yè)檔案的重要作用留下真實(shí)記錄。

3.及時(shí)準(zhǔn)確計(jì)算出利用檔案產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益。利用檔案這種信息資源,在我國(guó)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)中,已經(jīng)成為創(chuàng)造和增加經(jīng)濟(jì)效益的一個(gè)重要源泉。無數(shù)事實(shí)證明,不論哪個(gè)行業(yè)、哪個(gè)單位,凡是正確地利用檔案資料者,都獲得了提高生產(chǎn)、增加收益或節(jié)約人力、財(cái)力、物力的顯著效果。開發(fā)檔案信息資源所產(chǎn)生(創(chuàng)造)的經(jīng)濟(jì)效益量,是很可觀的。因此,我們必須及時(shí)準(zhǔn)確地計(jì)算出利用檔案產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益。例如:我集團(tuán)電氣化工程公司在辦理太原市大巖村20.04畝土地證時(shí),缺少征購(gòu)?fù)恋氐淖C據(jù),通過查閱檔案部門保管的會(huì)計(jì)憑證,找到了該土地的5萬元付款原始憑證,因此,在太原市土地局順利辦理了國(guó)有土地使用證,并為企業(yè)減少了4.75萬元的經(jīng)濟(jì)損失。根據(jù)有關(guān)公式J=αB-C來計(jì)算:檔案起決定作用,查表確定取值范圍即α=0.95;直接使用的是檔案原件,即C=0;B=5萬元。那么利用檔案起憑證作用避免損失所創(chuàng)的經(jīng)濟(jì)效益為J=0.95×5-0=4.75萬元。利用檔案資料獲得的經(jīng)濟(jì)效益實(shí)例很多,比如:利用企業(yè)從事工程施工過程中形成的工程業(yè)績(jī)資料,在企業(yè)進(jìn)行工程投標(biāo)招標(biāo)工作中發(fā)揮了重要作用,同樣可以用相關(guān)的公式和計(jì)算方法,計(jì)算出利用檔案直接或間接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的數(shù)據(jù)。上述事例說明,利用檔案資料是能夠創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的,是可以計(jì)算的,而且用數(shù)據(jù)說明檔案的利用效果更具說服力。

4.努力搞好檔案史料編纂工作。檔案史料編纂工作,是按照一定題目和科學(xué)的編輯方法,將重要檔案史料編輯成書,并付印出版,便于讀者查閱的一項(xiàng)工作。它是廣泛、系統(tǒng)地提供檔案為企業(yè)和社會(huì)各方面服務(wù)的工作方式,也是檔案資源開發(fā)工作的重要組成部分。因此,在開發(fā)檔案信息資源上,要深入挖掘檔案潛力,從本單位實(shí)際需要出發(fā),對(duì)檔案進(jìn)行深層次加工,編寫一些適合于企業(yè)的檔案史料專題匯編或叢編、檔案全宗介紹、政策法令匯編和電子文件匯集等,變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。同時(shí),檔案的編輯和出版的作用是多方面的,而且是長(zhǎng)遠(yuǎn)的。它不僅在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)過程中,可為人們從事經(jīng)濟(jì)、政治、科研、文化、藝術(shù)等各方面的工作提供材料,而且為后世子孫后代保存史料,將來可為共產(chǎn)主義建設(shè)服務(wù),它確是一項(xiàng)功德無量的工作。

5.運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段加速開發(fā)利用檔案信息。隨著信息化建設(shè)的不斷發(fā)展,企業(yè)檔案利用工作的重點(diǎn)將由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案借閱利用方式為主轉(zhuǎn)向電子文件網(wǎng)上查詢利用為主。為此,要普及使用計(jì)算機(jī)技術(shù),實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化;運(yùn)用現(xiàn)代通信技術(shù),實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化;運(yùn)用現(xiàn)代光學(xué)技術(shù),實(shí)現(xiàn)信息存儲(chǔ)高密度化。只有這樣,我們才能滿足企業(yè)對(duì)信息需求的“廣、快、精、準(zhǔn)”的特點(diǎn),才能使我們的工作變被動(dòng)為主動(dòng),廣泛傳播、濃縮開發(fā)、增強(qiáng)輻射,提高開發(fā)利用工作的效率和效果。為使開發(fā)利用工作適應(yīng)企業(yè)信息化建設(shè)的需要,在進(jìn)行檔案錄入時(shí),利用檔案管理軟件自動(dòng)生成檔案分類目錄、案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、目錄索引等檢索工具,提高調(diào)檔速度和工作效率。

綜上所述,要衡量一個(gè)檔案部門的工作實(shí)績(jī),開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源是最重要的依據(jù)之一。如果一個(gè)企業(yè)在檔案信息資源的開發(fā)上,既做好檔案利用實(shí)例統(tǒng)計(jì)和效益計(jì)算,又注重檔案的編研工作和信息化建設(shè),那么企業(yè)檔案開發(fā)利用實(shí)績(jī)就會(huì)充分顯現(xiàn),就能為企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn):

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