淺談學(xué)校的檔案與管理工作

[摘要]：學(xué)校檔案是學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，它全面反映了學(xué)校最基本的職能活動(dòng)，是評(píng)價(jià)學(xué)校綜合辦學(xué)水平的“窗口”，是從事教育教學(xué)活動(dòng)、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評(píng)估必不可少的資料。因此，檔案管理是學(xué)校管理工作的一個(gè)重要組成部分。一個(gè)學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色，常常可以從檔案中反映出來。

[關(guān)鍵詞]：學(xué)校 檔案 管理 工作

學(xué)校檔案是廣大教職工在長期教育教學(xué)工作、學(xué)校管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案不僅記載著學(xué)校的辦學(xué)歷史，而且記載著全校師生員工的德、能、勤、績。這對(duì)干我們?nèi)尕瀼攸h的教育方針，深化學(xué)校內(nèi)部體制改革，優(yōu)化教師隊(duì)伍，提高辦學(xué)水平都具有重要的參考價(jià)值。學(xué)校檔案還是學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，它全面反映了學(xué)校最基本的職能活動(dòng)，是評(píng)價(jià)學(xué)校綜合辦學(xué)水平的“窗口”，是從事教育教學(xué)活動(dòng)、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評(píng)估必不可少的資料。因此，檔案管理是學(xué)校管理工作的一個(gè)重要組成部分。一個(gè)學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色，常常可以從檔案中反映出來。下面就如何加強(qiáng)學(xué)校的檔案與管理工作淡淡粗淺的認(rèn)識(shí)：

一、加強(qiáng)意識(shí)，建立機(jī)構(gòu)

檔案工作首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳活動(dòng)。結(jié)合實(shí)際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)，做貫徹落實(shí)《檔案法》的帶頭人，通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工能增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護(hù)學(xué)校檔案工作。建立健全的管理機(jī)構(gòu)和管理網(wǎng)絡(luò)，成立以校長為組長、各科室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備一名專職檔案員，學(xué)校各科(處)室都設(shè)有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開展。

二、健全制度，規(guī)范管理

建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。各科(處)室做到職責(zé)明確，使歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)，這就在細(xì)節(jié)上保證了檔案管理的順利開展?！毒C合檔案室工作職責(zé)》、《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人員都重視檔案工作，認(rèn)真研究落實(shí)本部門的檔案工作任務(wù)，使學(xué)校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。

三、強(qiáng)化業(yè)務(wù)，提高能力

檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。在加強(qiáng)政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時(shí)，還必須要求檔案員，真正做到“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護(hù)歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)”理念。加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)，一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論，另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，選拔年紀(jì)輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)的人擔(dān)任學(xué)校專職檔案管理員，運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動(dòng)化步伐，為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。因此，加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。

四、穩(wěn)定干部隊(duì)伍，改善工作條件

要采取切實(shí)措施，建立一支有較好的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案干部隊(duì)伍，并保持相對(duì)穩(wěn)定。專職檔案干部屬專業(yè)人員，與教學(xué)、科研、圖書管理人員同等對(duì)待，按有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真做好專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任(或任命)工作。檔案干部中的骨干，一般不要輕易調(diào)動(dòng)。檔案部門的經(jīng)費(fèi)，應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算，統(tǒng)籌解決。學(xué)校各職能部門要對(duì)與本部門關(guān)系密切的歸檔材料、設(shè)備，從學(xué)校經(jīng)費(fèi)中給予支持。要為檔案部門添置必要的設(shè)備，以便于開展工作。檔案館(室)的庫房建設(shè)，應(yīng)列入學(xué)校基本建設(shè)規(guī)劃，逐步改善工作條件，維護(hù)檔案的完整與安全。

五、注重收集，加強(qiáng)管理

學(xué)校檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù)，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)，也是直接反映本單位工作實(shí)績的有力證明。學(xué)校文件材料收集能否齊全完整，一方面，要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求，抓好上級(jí)單位發(fā)給本校的文件材料的傳閱和歸檔，定期對(duì)文件材料進(jìn)行清理檢查，確保材料齊全，另一方面，強(qiáng)化文書管理，抓好學(xué)?；顒?dòng)所形成的文件材料的收集，使“帳外”材料的作用得到充分發(fā)揮。對(duì)有請(qǐng)示沒有批復(fù)或有批復(fù)沒有請(qǐng)示等有聯(lián)系的文件材料，檔案人員應(yīng)及時(shí)查詢，保證這類文件材料的按時(shí)歸檔。利用復(fù)印的機(jī)會(huì)收集。檔案人員在復(fù)印文件材料時(shí)，對(duì)有價(jià)值，需要?dú)w檔的文件材料當(dāng)即留下原件，以備日后歸檔。

六、提供服務(wù)，開發(fā)利用

學(xué)校檔案信息資源開發(fā)與利用，我們堅(jiān)持按規(guī)章制度辦事，注重改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，做到熱情、主動(dòng)、準(zhǔn)確、迅速。做好后勤服務(wù)工作。強(qiáng)化學(xué)校檔案室的服務(wù)功能，努力開發(fā)其教育功能，使檔案由過去的以藏為主轉(zhuǎn)化為以開發(fā)利用為主。健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映學(xué)校特色的有較高利用價(jià)值的編研材料，利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學(xué)化，管理機(jī)構(gòu)高效化、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，不斷增強(qiáng)檔案室的綜合服務(wù)功能。讓檔案信息資源更好地為教育教學(xué)服務(wù)。

總之，學(xué)校檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)工作的重要組成部分，我們?cè)谧龊脵n案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)，又做到主動(dòng)提供服務(wù)。使檔案的價(jià)值得以充分體現(xiàn)。檔案人員既要熟悉室藏檔案資料，注重檔案的收集質(zhì)量，提高檔案的利用率，還要及時(shí)對(duì)利用的反饋信息進(jìn)行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學(xué)的態(tài)度，把學(xué)校檔案工作做得更好，使之發(fā)揮出更大的作用。