高職院校辦公室精細化管理的探討

[摘要]：高職院校辦公室是一個有著多個工作職能的綜合管理機構(gòu)。本文從高職院校辦公室工作特點、“精細化”管理的概念和內(nèi)涵、實施“精細化”管理的內(nèi)在要求及有效途徑等方面進行探討。

[關(guān)鍵詞]：辦公室；精細化；管理；途徑

高職院校辦公室是一個繁雜性、綜合性、協(xié)調(diào)性，功能性很強的綜合管理機構(gòu)。探討高職院校辦公室“精細化”管理的有效途徑，這對于提高辦公室工作的科學(xué)化、規(guī)范化水平有著重要的意義。

一、高職院校辦公室工作基本特點與問題

高職院校辦公室工作的特點與其他序列單位辦公室工作的特點大致相同，歸納起來可以概括為以下四點：一是原則性強。辦公室起著溝通上下、協(xié)調(diào)左右、連結(jié)內(nèi)外的樞紐作用，無論是執(zhí)行上級政策還是處理內(nèi)部事務(wù)，每項工作都具有極強的政策性和原則性。二是服務(wù)性強。辦公室所有工作都是圍繞管理中心工作展開的，服務(wù)于整個院校工作大局。三是突發(fā)性強。辦公室所具有的職能決定辦公室要經(jīng)常處理臨時性、突發(fā)性的事務(wù)，實際工作不確定因素多，對辦公室人員素質(zhì)要求較高。四是內(nèi)容繁瑣。辦公室工作涵蓋辦文辦事、來信來訪、調(diào)查研究，會務(wù)組織，協(xié)調(diào)服務(wù)、安全保衛(wèi)、后勤保障等諸多方面，涉及面廣，內(nèi)容繁雜。所以，將科學(xué)化、精細化管理引入到高職院校辦公室管理，是由辦公室工作職能及工作特點所決定的，可以說是提高辦公室管理工作整體效率的必由之路，對于辦公室管理實踐也具有很強的指導(dǎo)意義。

二、精細化管理概念與內(nèi)涵

何謂精細化管理?精細化管理是一種新的企業(yè)管理理念與方法，即通過細化、量化、標(biāo)準化、精益化、流程化，規(guī)范化、協(xié)同化、實證化，把“精，準、細、嚴”的要求落實到每一個單位的工作流程、每一個崗位的職責(zé)要求，每一個人的行為規(guī)范，實現(xiàn)工作到崗、責(zé)任到人。將企業(yè)精細化管理移植到辦公室工作上來，是應(yīng)對新形勢、新任務(wù)、新要求的有益嘗試。從辦公室的精細化管理來說就是落實管理責(zé)任，變一人操心為大家操心，將管理責(zé)任具體、明確化。它要求每個人都在第一次就把工作做到位。對工作負責(zé)、對崗位負責(zé)、人人都管理，處處有管理、事事有管理，精細化管理要求層層完善，系統(tǒng)健康，權(quán)力層層有，任務(wù)個個擔(dān)，責(zé)任人人負。在日常管理中它要求每一個步驟都要精心，每一個環(huán)節(jié)都要精細，每一項工作都是精品，樹立精心是態(tài)度。精細是過程。精品是成績的服務(wù)態(tài)度。

精細化管理必須有制度，有過程，有監(jiān)管，有反饋，有整改，最核心的是落實。它要求工作人人有事做，事事有人做，要用心去做好每件細枝末節(jié)的事情。要將平凡的事情做好，將簡單的事情做精，將小事做實。

精細化管理就是要在“細”字上多下功夫，在“實”字上多下功夫。確定目標(biāo)，分解任務(wù)，責(zé)任到人，不管是領(lǐng)導(dǎo)還是一般人員應(yīng)該在校園特別是容易被忽略的地方多走走，在自己每天工作記錄本上多記記，在大會小會多講講，對全校教職工多交流，好的經(jīng)驗多多宣傳，反面教訓(xùn)要作條例多多分析，讓大家引以為戒。

“細”必須健全管理制度。做任何事情都必須行之有據(jù)，按章辦事，有規(guī)可依，高職院校辦公室管理作一項基礎(chǔ)性和保障性的工作是學(xué)校工作中不可缺少的重要組成部分。要做好、做細這方面的工作必須健全操作性強的規(guī)章制度，制度本身就是管理一個重要部分，俗話說“不怕做不到就怕想不到。”只有想得細、想得全，才能做得到位。

“細”是衡量管理水平的標(biāo)志。管理工作不但要注重工作的結(jié)果，更要注重工作的過程和細節(jié)。管理者既要對全局了然于心，又必須對細節(jié)做到心中有數(shù)，這樣才能掌握主動權(quán)，求得工作效益的最大化。要做到這一點就要求管理者必須經(jīng)常親自深入到第一線，檢查并指導(dǎo)工作中的細節(jié)問題。盡管分管校領(lǐng)導(dǎo)工作頭緒多，要有效提高工作效率。就必須在精細化上做文章。堅持每天必須巡視校園和各場所。及時發(fā)現(xiàn)問題，及時解決問題。

“實”就是務(wù)實、實干。政績是干出來的，水平是通過實干體現(xiàn)出來的，威信也是在實干中樹立起來的。辦公室作為部門單位的“窗口”和門面。一定要爭做整個部門單位求真務(wù)實、真抓實干的表率。古人云“空談?wù)`國，實干興邦”，想得再好，說得再多，不動手去做，什么問題也解決不了。在辦公室工作一定要少說多干，埋頭苦干，不說也干，勤勤懇懇，踏踏實實，靠實干立身，憑政績進步，切實做實干的模范。要做到實干就要弘揚實事求是的作風(fēng)，匯報工作，反饋情況要講真話，說實話，有喜報喜，有憂報憂，傳達領(lǐng)導(dǎo)者的意見要原原本本，不摻假、不歪曲；實干要樹立言行一致的作風(fēng)，說實話、辦實事、求實效，說做一樣，表里如一，要求別人做到的，首先自己要做到，要求別人不做的。自己首先不去做，不搞形式主義，不做表面文章，不嘩眾取寵；實干就要倡導(dǎo)雷厲風(fēng)行的作風(fēng)，講求快節(jié)奏，高效率，立說立行，需要做的事情抓緊辦、立刻辦，爭分奪秒，不推諉、不拖沓，不扯皮。

三、高職院校辦公室工作進行精細化管理的內(nèi)在要求及有效途徑

1、不以事小而不為。小事，對辦公室主任來說，不存在該不該抓的問題，只有抓的角度，力度的區(qū)別。對舉輕若重的小事，就應(yīng)一抓到底，但又不能沉湎于瑣碎的事務(wù)工作之中，既能人手其內(nèi)，又能出手其外。抓小事，必須做到：一是知大知小。辦公室主任要胸有全局，用大局的天平來運籌謀劃辦公室的工作，分清主次、深淺、難易，有的放矢地制定對策，確定工作目標(biāo)。這樣才可能避免指揮一盆漿，工作一團麻，結(jié)果一片糟。二是小中見大。小事中孕育著大事，這是辦公室工作的顯著特點，如值班、會議通知、次序安排、后勤服務(wù)、接待等，不能不說是小事，但稍有不慎，就會捅大漏子，若出現(xiàn)疏忽就會引起麻煩和非議，因此辦公室主任必須掌握宏觀，把握大局，洞穿事物本質(zhì)的能力，做到政治敏感、頭腦冷靜、眼光稅利、小中見大、以大代小和以小促大。三是舉輕若重。對著看似小事的經(jīng)常性工作，要建章立制，寫在紙上，貼在墻上，記在心上，抓在手上，形成規(guī)矩。同時，還要注意從中找出規(guī)律性的東西，高屋建瓴，舉一反三，抓一項帶動幾項，管原則不管具體，督結(jié)果不查細節(jié)，使老工作有新意。

2、不以事雜而亂為。辦公室工作頭緒很多，任務(wù)瑣碎繁雜。要避免東一榔頭西一棒槌，辦公室主任頭腦里必須有一張清晰、規(guī)則的運行圖。哪個該為，哪個不該為，哪個重點為，哪個非重點為，須小蔥拌豆腐一一一清二楚，不能亂為。不亂為，就要知重知輕。避免“來者都是客”，力量均衡使用，重要工作沒抓住，沒干到點子上一次要工作用力過了勁，使勁過了頭，吃力不討好。不亂為，就要知上知下。領(lǐng)導(dǎo)意圖不了解，是盲人騎瞎馬，干不好還會南轅北出。吃過了上情，辦事才有方向。才有主心骨。下情不掌握，就會脫離實際，有悖事理。摸透了下情，辦事才會有的放矢，迎刃而解，不亂為，就要知規(guī)知矩。沒有規(guī)矩不成方圓。辦公室主任更應(yīng)成為講規(guī)矩的楷模。不管事情再多再雜。采用什么方法解決，都不能忘了規(guī)矩，該請示的要請示，該當(dāng)家的敢拍板，該反饋的不截留。切勿忘乎所以，誤了大事。

3、不為事急而盲為。辦公室固定式、程序化的工作多，但意外的、突發(fā)性的事情也會隨時出現(xiàn)，特別是加大重要情況及時反饋報告力度以后，辦公室主任成為急事和突發(fā)性事件的第一知情者，位于處置的第一道工序。在這種情況下，辦公室主任必須敏感、冷寂，不能盲為。一是要泰然處之，切忌慌了手腳。不管事情多么突然，多么緊急，首先要冷靜地進行分析，根據(jù)上級要求和平時掌握的情況，及時提出解決預(yù)案，供領(lǐng)導(dǎo)決策。二是沉著應(yīng)付，切忌丟三落四。在處置急事和突發(fā)性事件時，要邊請示，邊按領(lǐng)導(dǎo)要求協(xié)調(diào)相關(guān)單位，邊組織力量進行處置。三者要有機結(jié)合，穿插進行，不能丟三落四，使問題復(fù)雜化以致妨礙問題的解決。三是要有主見，切忌唯唯諾諾。而對急事或突發(fā)性事件，不能退縮，要大膽地往前站。但必須胸有主見，既不能亂表態(tài)、亂許愿，又不能唯唯諾諾，態(tài)度曖昧，避免在解決一種問題時埋下另一種隱患。

4、不以功利而作為。做辦公室工作要求具有奉獻精神，抓小事更是不顯山露水，做好了沒人知道，有了失誤誰都可以指責(zé)。因此，辦公室主任除了要“俯首甘為孺子?！蹦瑹o聞地奉獻外，還必須具備較強的“受過忍責(zé)”的心理素質(zhì)。

在處理各種事務(wù)中，有時會出現(xiàn)一些超出預(yù)見、超出職責(zé)、難以預(yù)料的事情。對這些事，一個稱職的辦公室主任，一個勝任參謀、助手作用的總管，就必須堅持做到：不回避矛盾。敢于沖在前面，不怕丟面子，個人受點委屈也在所不辭；不怕得罪人，將自己的榮辱名利拋于腦后；不怕麻煩，跑斷腿、磨破嘴、餓扁肚子也心甘情愿。能否做到這些，還得用以下標(biāo)準來衡量和要求自己：①講職責(zé)，義無反顧。辦公室主任是干什么的，職責(zé)是什么，心里要始終清楚，遇到的事件不管多難，都應(yīng)義無反顧，挺身而出。②講品質(zhì)，身先士卒。辦公室主任就是領(lǐng)導(dǎo)的延伸，在關(guān)鍵時刻，就應(yīng)該代領(lǐng)導(dǎo)沖鋒陷陣，替領(lǐng)導(dǎo)分憂解難，這是職責(zé)和義務(wù)，更是對辦公室主任品質(zhì)優(yōu)劣的檢驗。③講藝術(shù)，左右逢源。要帶著感情做工作，大道理要講，小道理也不可不說，既講原則，又講靈活，因人因事施法。