淺談中職校檔案管理工作的幾點措施

[摘要]文章闡述了學校檔案工作的重要性，說明了目前學校檔案工作中存在的困難，并對如何克服困難、進一步做好學校檔案工作提出了自己的意見。

[關(guān)鍵詞]學校檔案 問題 對策

學校檔案是指學校從事黨政管理、教學、科研等各項活動中形成的有查考利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括文書檔案、教學檔案、科技檔案、會計檔案和聲像檔案及其它非紙質(zhì)載體形式的檔案。學校檔案具有十分重要的憑證作用和參考作用。

學校的檔案工作是教育事業(yè)的重要組成部分，是學校管理的一項基礎工作，在反映和維護學校歷史真實面貌、為教學服務、為學校經(jīng)濟建設服務、為學校管理服務方面發(fā)揮了重要作用。目前學校檔案工作已取得了一定的成績，但是仍然存在一些問題：第一，檔案人員在工作中處于被動地位，收集渠道和范圍有限，導致收集資料不夠完整。第二，檔案工作人員對文件材料是否歸檔的鑒別能力不夠，學校歷年開展各項德育活動的計劃、總結(jié)、記錄，檔案人員認為這些資料微不足道，沒有及時歸檔，但在文明單位評估時卻把學校開展德育工作的情況擺在重要位置。第三，有些檔案管理人員對申請入黨人員的材料歸檔不夠完整，只把已經(jīng)被確定為教工、學生建黨積極分子的建黨材料加以歸檔，而忽略了對廣大師生、尤其是學生入黨申請書的歸檔。第四，學校各部門與檔案人員缺乏協(xié)調(diào)、溝通，難以形成有效的檔案管理網(wǎng)絡。檔案管理人員只在做一些日常的接收、分類、鑒定、歸檔、保管等常規(guī)性的工作，很少深入到部門，對檔案的重要作用，沒能做到有效的宣傳。第五，學校資金緊張，對檔案工作投入少，在一定程度上制約了檔案宣傳工作和檔案現(xiàn)代化管理工作的開展。

針對上述存在的問題，如何做好學校檔案管理工作呢？

一、加強意識，建立機構(gòu)

學校領導要高度重視檔案工作，把檔案工作列入學校工作的重要議事日程，加強《檔案法》學習與宣傳活動，增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護學校檔案工作地局面。

要建立健全管理機構(gòu)，加強對檔案工作的領導。成立檔案工作領導小組，健全檔案工作網(wǎng)絡。要認真研究解決檔案管理工作中所涉及的經(jīng)費、設備、檔案用房等硬件問題，改善檔案管理條件和工作環(huán)境，建立指揮靈活的檔案管理信息網(wǎng)絡，使檔案工作與學校其他各項管理工作同步發(fā)展。

二、健全制度，規(guī)范管理

建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。要建立健全檔案工作管理體制，完善檔案工作各項制度。編制文件材料歸檔范圍和保管理期限表，制定《檔案人員工作職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》等，使學校的檔案工作有章可循，保證檔案質(zhì)量。把檔案工作納入科室工作目標管理責任制的檢查考核中，做到職責明確，規(guī)范管理，歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標，這就在細節(jié)上保證了檔案管理的順利開展。

三、強化業(yè)務，提高能力

面對檔案工作的未來和適應崗位發(fā)展的需要，檔案人員必須拓寬知識面，學習相關(guān)領域的知識，增長技能，以提高工作能力。在加強檔案人員的政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時，還必須要求檔案人員真正做到“業(yè)務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務現(xiàn)實”；選配工作責任心、事業(yè)心強的檔案工作人員來充實學校檔案工作崗位；定期開展培訓，加強檔案人員自身業(yè)務建設。一方面學習檔案專業(yè)知識理論，另一方面學習現(xiàn)代化管理知識和先進技術(shù)設備的操作技能，更新知識，提高管理水平，使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，為學校教學、科研和其他工作服務。因此，加強檔案人員的業(yè)務能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。

四、注重收集，加強管理

學校檔案材料是領導正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù)，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎，也是直接反映了本單位的工作實績。但從當前學校文件材料收集的實際情況來看，有的檔案資料存在短缺、脫節(jié)、不齊全的現(xiàn)象，特別是學校本身形成的不同載體的“帳外”文件材料，如：計劃、總結(jié)、制度、會議記錄、合同契約、圖紙、名冊、照片、錄音、錄像帶等，得不到及時的收集整理歸檔。為此要采取相應的措施使室藏檔案的內(nèi)容從缺乏、單一的“文書和教學檔案”向多門類和多種載體形式的綜合性檔案轉(zhuǎn)移。年初制定各科室工作目標責任書和檔案臺帳資料考評表，將各科室工作要收集的檔案資料全部細化到個人，并與年終考核掛鉤，如凡是檔案臺帳資料不全的兼職人員年終獎金不予發(fā)放，對文件材料收集歸檔成績顯著的科室和個人，應給予適當?shù)莫剟睿霉芾泶贆n案發(fā)展。

五、提供服務，開發(fā)利用

搞好學校檔案管理工作，就是更好地為教育教學服務。為此學校檔案人員應編制各類檢索工具，如：文書、教學、科技檔案全引目錄、案卷目錄、全宗介紹、專題目錄等，實現(xiàn)計算機檢索，更好地提供利用。同時，深挖這些檔案內(nèi)涵，充分發(fā)揮其教育管理功能的作用，使檔案的二次文獻成為學校管理和教學工作的有效工具。加強編研工作，匯編若干成專題，以滿足學校教育教學管理的需要。

參考文獻

[1]蔣如原.歸檔材料收集不全問題的分析與對策[J].檔案與建設，2008(5).