基于流程重組的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整

本文關(guān)鍵字 流程管理 業(yè)務(wù)流程管理 生產(chǎn)流程管理 企業(yè)流程管理 工作流程管理 流程管理系統(tǒng)

隨著企業(yè)規(guī)模的不斷發(fā)展和內(nèi)外部環(huán)境的變化，企業(yè)需要不斷地調(diào)整組織結(jié)構(gòu)保障企業(yè)戰(zhàn)略的落地，組織結(jié)構(gòu)是企業(yè)管理的基礎(chǔ)。組織結(jié)構(gòu)調(diào)整將直接影響某些人的個(gè)人利益，改變部分員工的匯報(bào)關(guān)系和工作方式。組織結(jié)構(gòu)調(diào)整對(duì)企業(yè)的影響是很大的，不合適的組織結(jié)構(gòu)會(huì)帶來頻繁的影響運(yùn)營(yíng)效率;不合適的組織結(jié)構(gòu)會(huì)引起企業(yè)管控不力等。

目前在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)調(diào)整中出現(xiàn)的主要問題有:1、因人設(shè)崗，為了安排某個(gè)人設(shè)置一個(gè)崗位或者一個(gè)部門，導(dǎo)致組織資源的浪費(fèi)或者人為制造了部門的矛盾;2、崗位只增不減，為了強(qiáng)化某項(xiàng)職能，企業(yè)很容易新增崗位，然而組織很難取消已經(jīng)存在的沒有價(jià)值的崗位。導(dǎo)致組織越來越臃腫;3、關(guān)注于職能部門，而忽視業(yè)務(wù)部門的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整。只考慮通過職能部門的調(diào)整實(shí)現(xiàn)企業(yè)的有效管控，忽視通過業(yè)務(wù)部門的組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整可以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的運(yùn)營(yíng)高效。

根據(jù)我們多年的咨詢經(jīng)驗(yàn)，組織分拆一般遵循以下原則。

原則一:組織不同發(fā)展階段，需要依據(jù)團(tuán)隊(duì)能力、產(chǎn)品特點(diǎn)、競(jìng)爭(zhēng)定位等三個(gè)關(guān)鍵要素進(jìn)行部門組合或者分拆設(shè)計(jì)，以保證組織的運(yùn)行效率;

原則二:分拆與合并比較，合并的效率大于分拆的效率，但在任務(wù)量不大，專業(yè)要求復(fù)雜等情況下合并的組織結(jié)構(gòu)效率高。反之，分拆時(shí)候效率較高，但是分拆過細(xì)時(shí)，部門協(xié)調(diào)成本急劇增大，效率反而下降，部門分拆與合并時(shí)管理指令下達(dá)層級(jí)超過四級(jí)以上時(shí)，組織運(yùn)作效率較低

原則三:部門分拆同時(shí)也是授權(quán)分權(quán)的過程，沒有授權(quán)和分權(quán)的部門分拆，工作效率小于已經(jīng)授權(quán)的團(tuán)隊(duì)，同時(shí)在整個(gè)分拆過程中，對(duì)于部門領(lǐng)導(dǎo)的水平和能力要求越高

原則四:部門分拆時(shí)需要對(duì)生產(chǎn)流程/管理流程/部門職責(zé)/崗位規(guī)范等提出新的要求，需要及時(shí)調(diào)整以適應(yīng)變化

組織結(jié)構(gòu)調(diào)整是企業(yè)中很大的變革，需要謹(jǐn)慎對(duì)待，組織結(jié)構(gòu)調(diào)整主要基于以下三個(gè)方面:

1、 基于戰(zhàn)略的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整。

企業(yè)的任何管理行為都不能脫離戰(zhàn)略目標(biāo)。例如為了開展新的業(yè)務(wù)而成立新的部門，為了取消某項(xiàng)業(yè)務(wù)而撤銷某個(gè)部門。

2、 基于管控需要的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整。

根據(jù)集團(tuán)對(duì)下屬公司集分權(quán)的不同可以分為財(cái)務(wù)管控性、戰(zhàn)略管控型和運(yùn)營(yíng)管控型。例如為了加強(qiáng)集團(tuán)財(cái)務(wù)管控，在集團(tuán)成立資金管理中心，負(fù)責(zé)集團(tuán)和各分子公司的資金結(jié)算、資金計(jì)劃預(yù)算、融資等。為了實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略管控可以設(shè)置事業(yè)部形式組織結(jié)構(gòu)。

3、 基于流程重組的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整。

流程重組的主要目的是為了組織效率或者組織安全。例如在財(cái)務(wù)流程中，把結(jié)算和核算分開相應(yīng)設(shè)置出納和會(huì)計(jì)兩個(gè)崗位是為了組織安全性。

其中，基于流程重組的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整具有規(guī)律性，但是操作又比較復(fù)雜。流程重組后有三種方式進(jìn)行有效保證:調(diào)整組織結(jié)構(gòu)、不改變組織結(jié)構(gòu)只調(diào)整崗位職責(zé)、不改變組織結(jié)構(gòu)只改變崗位的活動(dòng)內(nèi)容等，其中通過組織結(jié)構(gòu)調(diào)整來適應(yīng)流程重組是最徹底的。

基于流程重組的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整一般的操作步驟如下:

1、 描述關(guān)鍵流程，主要描述一級(jí)和二級(jí)流程，主要描述跨部門和跨崗位的流程。關(guān)鍵流程是流程重組需要重點(diǎn)關(guān)注的流程。

2、 發(fā)現(xiàn)問題，流程重組是以解決問題為導(dǎo)向的。一般流程中的主要問題有效率低下、存在組織安全隱患。流程過程中環(huán)節(jié)過多會(huì)引起效率效率底下。流程中缺少組織監(jiān)督會(huì)存在安全隱患。

3、 優(yōu)化流程，通過改變活動(dòng)內(nèi)容、活動(dòng)之間的關(guān)系、活動(dòng)的執(zhí)行人或者活動(dòng)的觸發(fā)條件等對(duì)流程進(jìn)行優(yōu)化，以解決關(guān)鍵問題。

4、 調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，在確定的優(yōu)化流程基礎(chǔ)上，根據(jù)團(tuán)隊(duì)能力、工作量、專業(yè)等進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)。

案例一:以效率為導(dǎo)向的基于流程重組的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整

由于碼頭的場(chǎng)地有限，一般在港口的附近設(shè)置堆場(chǎng)專門存放集裝箱，進(jìn)口時(shí)進(jìn)口商把重箱卸完貨拆空后返回到集裝箱堆場(chǎng)，出口時(shí)出口商從集裝箱堆場(chǎng)拉空箱裝貨?？蛻裟茉诩b箱堆場(chǎng)快速的送箱和拉箱將直接影響客戶的滿意度。某集裝箱堆場(chǎng)的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整操作如下:

1、 描述關(guān)鍵流程:空箱進(jìn)場(chǎng)流程和空箱出場(chǎng)流程是關(guān)鍵流程，具體如下:

1) 空箱進(jìn)場(chǎng)流程:

圖1，空箱進(jìn)場(chǎng)流程

說明:箱體檢驗(yàn)主要檢驗(yàn)箱體是否損壞。單證核對(duì)主要核對(duì)該箱是否為場(chǎng)站應(yīng)該接受的箱，如果核對(duì)無誤需要及時(shí)更改系統(tǒng)的該集裝箱的狀態(tài)。理箱員是在集裝箱堆場(chǎng)中現(xiàn)場(chǎng)管理集裝箱存放的管理員。理箱員通過對(duì)講機(jī)指揮機(jī)械駕駛員操作。

集裝箱的存放需要根據(jù)所屬船公司和箱體狀況不同指定不同的區(qū)位區(qū)域。機(jī)械指專門起吊集裝箱的吊車。

2) 空箱出場(chǎng)流程:

圖2，空箱出場(chǎng)流程

2、 發(fā)現(xiàn)問題:

實(shí)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)中，該企業(yè)與相同的硬件(主要指機(jī)械數(shù)量)和流量的情況下相比，優(yōu)秀的場(chǎng)站平均拖車在場(chǎng)站停留時(shí)間為20分鐘以內(nèi)，而使用以上流程運(yùn)營(yíng)的該場(chǎng)站的拖車停留時(shí)間為40分鐘。分析原因主要是:理箱員在場(chǎng)站是不固定的，司機(jī)需要開車到場(chǎng)站找理箱員而浪費(fèi)時(shí)間，拖車不能一次停在指定區(qū)位影響了效率。同時(shí)在現(xiàn)場(chǎng)有多個(gè)理箱員和多臺(tái)機(jī)械，每個(gè)理箱員的指揮都存在局限性，不能統(tǒng)籌的指揮機(jī)械，有時(shí)候理箱員會(huì)指揮比較遠(yuǎn)的機(jī)械。

3、 優(yōu)化流程:

1) 優(yōu)化后的空箱進(jìn)場(chǎng)流程:

圖3，優(yōu)化后的空箱進(jìn)場(chǎng)流程

說明:根據(jù)船公司和箱子的好壞提前制定收箱計(jì)劃，發(fā)箱計(jì)劃指不同的船公司和箱況的發(fā)箱區(qū)位，因?yàn)榘凑沾疽笮枰袷叵冗M(jìn)先出的原則。中控統(tǒng)一指揮機(jī)械指中央控制室通過監(jiān)視器和對(duì)講機(jī)從全局上調(diào)度機(jī)械。

2) 優(yōu)化后的空箱出場(chǎng)流程:

圖4，優(yōu)化后的空箱出場(chǎng)流程

在以上的流程優(yōu)化中，增加了計(jì)劃職能，司機(jī)可以提前知道區(qū)位，所以拖車司機(jī)不需要找理箱員而可以直接停到指定的區(qū)位。理箱員在現(xiàn)場(chǎng)指揮機(jī)械由于受視野限制不能統(tǒng)籌指揮機(jī)械，通過中控員統(tǒng)籌指揮機(jī)械，指揮最近的機(jī)械完成作業(yè)減少機(jī)械的空馳率，減少拖車等待時(shí)間。

4、調(diào)整組織結(jié)構(gòu)

根據(jù)以上的流程重組，增加了計(jì)劃和統(tǒng)一指揮職能，所以在組織結(jié)構(gòu)中增加計(jì)劃員和中控員崗位。增加閘口操作員職責(zé)，除了原來的核對(duì)單證、更改系統(tǒng)狀態(tài)等職責(zé)，增加根據(jù)收發(fā)箱計(jì)劃給拖車司機(jī)標(biāo)注區(qū)位的職能。取消了理箱員崗位。

案例二:以安全為導(dǎo)向的基于流程重組的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整

某公司作為一家主要負(fù)責(zé)出租房屋的公司，房屋的用途有民用和商用，該公司的主要收入是房屋租賃費(fèi)。該公司的組織機(jī)構(gòu)調(diào)整步驟如下:

1、 描述關(guān)鍵流程

圖5，該公司關(guān)鍵流程

2、 發(fā)現(xiàn)問題

資產(chǎn)及物業(yè)管理部既負(fù)責(zé)資產(chǎn)出租、租金催收、資產(chǎn)管理(指日常管理和日常維護(hù))等職能，資產(chǎn)出租和資產(chǎn)管理由一個(gè)部門管理，資產(chǎn)出租狀態(tài)和閑置狀態(tài)缺少有效監(jiān)管，容易出現(xiàn)舞弊行為。

3、 優(yōu)化流程

圖6，優(yōu)化后的流程

說明:設(shè)置兩個(gè)部門分別負(fù)責(zé)資產(chǎn)出租和資產(chǎn)管理。資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部只負(fù)責(zé)客戶開發(fā)和簽訂合同。資產(chǎn)管理部負(fù)責(zé)租金催收、資產(chǎn)日常管理(例如安全檢查)和資產(chǎn)日常維護(hù)等。

4、調(diào)整組織結(jié)構(gòu)

根據(jù)以上的流程重組，把以前的資產(chǎn)及物業(yè)管理部分拆為兩個(gè)部門，分別是資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部和資產(chǎn)管理部?？蛻粜枰镜膬蓚€(gè)部門聯(lián)系，合同簽署前跟資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部聯(lián)系，合同簽署后跟資產(chǎn)管理部聯(lián)系。雖然客戶不方便了，但是增加了公司的服務(wù)專業(yè)化和組織安全性。

在進(jìn)行基于流程重組的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整是需要注意的問題:

1、基于流程重組的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整涉及到組織的方方面面，特別是會(huì)觸動(dòng)中層管理人員的切身利益，這需要高層管理者妥善處理好各種利弊關(guān)系，積極、穩(wěn)妥地實(shí)施基于流程的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整工作。如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者委托第三方的咨詢公司開展企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)工作，可以有效緩解組織結(jié)構(gòu)調(diào)整變革的矛盾。

2、基于流程重組的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整的操作順序是先優(yōu)化流程，然后根據(jù)優(yōu)化的流程調(diào)整組織結(jié)構(gòu)。切忌先調(diào)整組織結(jié)構(gòu)再梳理流程。組織是為流程服務(wù)，而不是流程為組織服務(wù)。更應(yīng)該避免保持組織不變，用流程去改變不適合的組織設(shè)置。

3、基于流程重組的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整主要涉及關(guān)鍵流程的崗位，然后還需要通過組織分析等手段完善組織結(jié)構(gòu)。

4、基于流程重組的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整只是組織結(jié)構(gòu)調(diào)整的一種方式，在實(shí)際的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整中還會(huì)基于戰(zhàn)略、基于管控等手段進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)調(diào)整。

綜上所述，基于流程重組的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整只是組織結(jié)構(gòu)調(diào)整的一種方式。流程重組的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整主要針對(duì)組織效率和安全性。流程重組的表現(xiàn)形式有多種形式，例如:活動(dòng)內(nèi)容改變、活動(dòng)之間的關(guān)系改變、活動(dòng)的執(zhí)行人改變或者活動(dòng)的觸發(fā)條件等，在案例一中主要通過活動(dòng)內(nèi)容改變實(shí)現(xiàn)流程重組，在案例二中主要通過活動(dòng)執(zhí)行人的改變實(shí)現(xiàn)流程重組。流程、組織和信息系統(tǒng)是相互關(guān)系的，許多流程重組都是借助先進(jìn)的信息系統(tǒng)，同樣的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整也是在信息系統(tǒng)條件具備的情況下才能進(jìn)行的。