醫(yī)療設(shè)備檔案的應(yīng)用與管理

隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的飛速發(fā)展和醫(yī)療技術(shù)水平的不斷提高，醫(yī)療設(shè)備不斷更新，隨之而來的醫(yī)療設(shè)備檔案管理也就成為了醫(yī)院檔案管理中的一個(gè)重要組成部分。醫(yī)療設(shè)備檔案包括醫(yī)療設(shè)備的前期材料、隨機(jī)材料和在服務(wù)醫(yī)療、教學(xué)、科研過程中的全部歷史記錄材料。醫(yī)療設(shè)備檔案的科學(xué)管理能夠保障設(shè)備檔案真正地融入設(shè)備購進(jìn)、臨床使用、故障維修的各個(gè)環(huán)節(jié)和全部過程。利用醫(yī)療設(shè)備檔案定期和不定期檢查設(shè)備的應(yīng)用質(zhì)量、運(yùn)行狀況和檢測維修情況，最大限度地發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案在醫(yī)療服務(wù)中的積極作用，為醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)提供服務(wù)。

一、醫(yī)療設(shè)備檔案的收集范圍及方法

1、醫(yī)療設(shè)備檔案以年為單位進(jìn)行歸檔

醫(yī)療設(shè)備按照其用途可分為心電腦電、生理參數(shù)監(jiān)測、超聲、生理機(jī)能替代及輔助裝置、核醫(yī)學(xué)、骨關(guān)節(jié)鏡等17大類。設(shè)備儀器做到一機(jī)一檔。同一大型醫(yī)療器械從購置設(shè)備立項(xiàng)開始，招標(biāo)、采購、到貨、驗(yàn)收過程中形成的文件以及大型醫(yī)療儀器的說明書、線路圖、監(jiān)測記錄、維修記錄等都要?dú)w人同一案卷中，并分為前期檔案和隨機(jī)檔案兩大類。前期檔案是大型醫(yī)療器械檔案的第一項(xiàng)，包括醫(yī)院的審議項(xiàng)、考察記錄、招標(biāo)書、投標(biāo)書、購買合同書等各項(xiàng)前期工作中形成的文字資料。隨機(jī)檔案包括大型醫(yī)療儀器的使用說明書、線路圖以及醫(yī)院根據(jù)實(shí)際情況設(shè)計(jì)的大型醫(yī)療儀器的場地圖、場地的水、電、暖線路圖等。當(dāng)對大型醫(yī)療儀器進(jìn)行監(jiān)測、維修時(shí)，可查閱設(shè)備檔案，但也要做好查閱和維修記錄，才能為日后的維修工作提供有益借鑒。

2、設(shè)備檔案管理按照“四同步”的管理原則

設(shè)備立項(xiàng)的“同步”提出檔案文件材料的歸檔要求；檢查設(shè)備購置進(jìn)度的“同步”檢查文件材料的形成情況；設(shè)備到貨開箱驗(yàn)收的“同步”對隨機(jī)材料進(jìn)行收集、登記；臨床醫(yī)學(xué)工程師安裝調(diào)試、維護(hù)檢測設(shè)備的“同步”收集完整、準(zhǔn)確的檔案材料。

3、要求設(shè)備檔案管理人員把好驗(yàn)收關(guān)

從設(shè)備立項(xiàng)采購到儀器安裝使用，保證每一階段檔案收集的齊全完整，同時(shí)保持文件收集與設(shè)備購置進(jìn)度的一致，既便于指導(dǎo)工作，又保證歸檔材料的完整性和準(zhǔn)確性。

二、醫(yī)療設(shè)備檔案的作用

1、便于把好醫(yī)療設(shè)備購置的第一關(guān)

醫(yī)療設(shè)備按照其功能可以概括為診斷設(shè)備、治療設(shè)備和輔助設(shè)備三大類。醫(yī)療服務(wù)的需求最先反映在設(shè)備檔案之中，它是醫(yī)療需求的第一信號(hào)，它能為臨床科室是否購置新設(shè)備提供可靠、有用的依據(jù)。在這三大類中，哪些急需采購、哪些暫時(shí)不購、哪些堅(jiān)決停購，通過查閱設(shè)備檔案清清楚楚、一目了然。在三大類醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，整理和建立診斷設(shè)備檔案非常重要，特別是對一所綜合性醫(yī)院尤為重要。正確選購診斷設(shè)備有利于患者病情的有效治療，盲目和重置設(shè)備必然給醫(yī)院帶來不必要的浪費(fèi)。此時(shí)此刻，設(shè)備檔案需要發(fā)揮有效的引導(dǎo)作用，通過已建立的醫(yī)療設(shè)備檔案體系把好第一關(guān)，確定購置與否，避免重復(fù)購置，為醫(yī)院把關(guān)，降低成本、減少浪費(fèi)。

2、方便醫(yī)療設(shè)備的保養(yǎng)與維修

通過醫(yī)療設(shè)備的使用記載，查閱設(shè)備的技術(shù)狀況、完好率、利用率、維修率、報(bào)廢率，從而提前報(bào)告和督促有關(guān)維修科室及時(shí)進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備維修。堅(jiān)持把設(shè)備運(yùn)行狀況記錄納入設(shè)備管理系列，雖然有一些麻煩和難度，但做好了之后就能夠拓展和延伸醫(yī)療設(shè)備檔案管理服務(wù)的范圍，為醫(yī)院降低成本，增加可觀的經(jīng)濟(jì)效益。正如我們工作中平時(shí)所見，有些科室為了獲得短期經(jīng)濟(jì)效益，對使用率較高的醫(yī)療設(shè)備長期使用磨損，無記錄無記載、拼設(shè)備拼消耗，一旦出現(xiàn)故障，維修起來十分困難，有些因維修費(fèi)用高昂而提前進(jìn)入報(bào)廢行列，其結(jié)果是不僅給醫(yī)院造成經(jīng)濟(jì)損失，而且會(huì)影響病人的繼續(xù)診斷治療。

3、提高醫(yī)療技術(shù)人員對設(shè)備檔案知識(shí)的認(rèn)識(shí)

提高醫(yī)療技術(shù)人員對檔案知識(shí)的認(rèn)識(shí)，通過對醫(yī)務(wù)人員宣傳檔案方面的知識(shí)，使醫(yī)療技術(shù)人員提高對檔案知識(shí)的認(rèn)識(shí)過程，進(jìn)一步了解設(shè)備檔案的范圍、類別以及為社會(huì)提供服務(wù)的途徑，在設(shè)備使用過程中，注重檔案資源潛在的知識(shí)價(jià)值，注重原始資料的積累與保存，為今后儀器設(shè)備的良好運(yùn)行提供更好的保障，進(jìn)而發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

三、加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案的管理

1、強(qiáng)化歸檔意識(shí)，建立健全設(shè)備檔案管理制度

(1)制度化管理。制度建設(shè)是做好檔案工作的有力保障，建立并完善設(shè)備檔案的收集制度，以確保檔案的完整移交。建立并完善設(shè)備檔案的保管制度，不斷提高保管水平，使設(shè)備檔案處于最佳保管狀態(tài)，便于隨時(shí)開展有效的服務(wù)。建立并完善設(shè)備檔案的借閱與使用權(quán)限制度，嚴(yán)格控制設(shè)備檔案的查閱，嚴(yán)禁非技術(shù)人員未經(jīng)允許查閱設(shè)備檔案，加強(qiáng)設(shè)備檔案的安全性和保密性。

(2)標(biāo)準(zhǔn)化管理。設(shè)備檔案管理正在納入醫(yī)療質(zhì)量目標(biāo)管理制度中，從檔案的收集、整理到最后的歸檔、輸入計(jì)算機(jī)，有一整套嚴(yán)格的管理程序，其內(nèi)容分類、編號(hào)及案卷目錄、卷內(nèi)目錄的書寫符合檔案局對設(shè)備檔案要求的規(guī)定及標(biāo)準(zhǔn)，做到條理清楚、目標(biāo)明確、保存完整，為今后的提供利用打下良好的基礎(chǔ)。

(3)現(xiàn)代化管理。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案部門需要不斷更新技術(shù)和設(shè)備才能不斷滿足社會(huì)的需要，同時(shí)檔案人員也必須具備現(xiàn)代計(jì)算機(jī)的實(shí)際操作能力，可以通過多形式、多層次的培訓(xùn)不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高專業(yè)技能和專業(yè)素質(zhì)，科學(xué)的管理和保存檔案，逐步提高醫(yī)療設(shè)備檔案的管理水平。通過互聯(lián)網(wǎng)建立統(tǒng)一的醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)資源整合和共享，便于醫(yī)療設(shè)備使用效益的分析，充分發(fā)揮檔案的潛在價(jià)值，為有效應(yīng)對突發(fā)事件和緊急事件提供信息保障，為醫(yī)療工作提供高效、優(yōu)質(zhì)、快速的服務(wù)。

2、將設(shè)備檔案的管理納入醫(yī)療質(zhì)量目標(biāo)管理

(1)設(shè)備檔案應(yīng)納入醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量目標(biāo)管理，建立健全專兼職檔案人員目標(biāo)管理體系。目前，醫(yī)院設(shè)有檔案管理委員會(huì)，由主管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)科室負(fù)責(zé)人組成，綜合檔案室下設(shè)設(shè)備檔案分室及兼職檔案人員，建立科學(xué)的、完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

(2)在實(shí)際工作中，專職檔案人員定期對設(shè)備檔案工作進(jìn)行督查指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從購置儀器立項(xiàng)到儀器運(yùn)營，不同階段有不同的收集內(nèi)容，明確分工，落實(shí)到人，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，要求相關(guān)人員積極配合檔案人員做好設(shè)備材料的收集、整理、分類等工作，掌握儀器購置進(jìn)展過程中所形成的原始記錄及隨機(jī)材料，避免材料的缺失。