加強(qiáng)房地產(chǎn)企業(yè)拆遷檔案的收集工作

房地產(chǎn)企業(yè)拆遷檔案是指房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)(拆遷人)依法對(duì)被拆遷人實(shí)施房屋拆遷活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。

一、房地產(chǎn)企業(yè)拆遷檔案的地位和作用

1、房地產(chǎn)企業(yè)拆遷檔案的地位

房地產(chǎn)企業(yè)的拆遷工作是一項(xiàng)“民心工程”、“實(shí)事工程”。拆遷工作的好壞，直接影響著老百姓的切身利益乃至整個(gè)社會(huì)的民生狀況。房地產(chǎn)拆遷檔案記錄了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、老百姓居住條件的改善過(guò)程以及社會(huì)城市建設(shè)的變遷過(guò)程。所以，房地產(chǎn)企業(yè)拆遷檔案的數(shù)量和質(zhì)量在某種程度上體現(xiàn)了房地產(chǎn)市場(chǎng)的秩序，反映了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，涉及著千家萬(wàn)戶的生計(jì)。

2、房地產(chǎn)拆遷檔案的作用

(1)房地產(chǎn)企業(yè)拆遷檔案是檢查、審核拆遷活動(dòng)的重要依據(jù)，是即將消失或已經(jīng)消失的建筑物的原始記錄。由于它是原始建筑的真實(shí)記錄，因此可以作為歷史的見(jiàn)證和證據(jù)供后人利用，同時(shí)其自身所蘊(yùn)含的歷史和文化價(jià)值也是不可估量的，對(duì)于恢復(fù)和還原歷史面貌、了解和認(rèn)識(shí)人類社會(huì)的發(fā)展都有著極其重要的作用。

(2)房地產(chǎn)企業(yè)拆遷檔案不僅是區(qū)域建設(shè)發(fā)展中的寶貴資料，同時(shí)它也與經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)穩(wěn)定以及人民群眾的安居樂(lè)業(yè)息息相關(guān)。它不但可以為區(qū)域管理、改造區(qū)域形象提供必要的依據(jù)，而且對(duì)保存區(qū)域信息、留存區(qū)域原貌有著重要意義。

(3)房地產(chǎn)企業(yè)拆遷檔案是房地產(chǎn)企業(yè)檔案的主要組成部分，它是保障被拆遷人合法權(quán)益的重要憑證，也是房地產(chǎn)企業(yè)管理房屋的重要依據(jù)，同時(shí)它在房屋易主、辦理產(chǎn)權(quán)、法律糾紛等事宜中發(fā)揮著重要的作用，關(guān)系到老百姓的切身利益。

二、房地產(chǎn)企業(yè)拆遷檔案的特點(diǎn)

房地產(chǎn)拆遷檔案區(qū)別于其他門類檔案，具有內(nèi)容復(fù)雜、易變、利用群體相對(duì)穩(wěn)定的特點(diǎn)。

1、內(nèi)容的復(fù)雜性。拆遷改造本身是個(gè)較為復(fù)雜的工程，涉及的部門多、任務(wù)重、工期長(zhǎng)，包括從調(diào)查摸底、測(cè)算計(jì)劃、動(dòng)遷審批至拆遷、安置、施工等多個(gè)階段，而且各個(gè)階段內(nèi)部又會(huì)有很多劃分。例如我集團(tuán)負(fù)責(zé)的開(kāi)陽(yáng)里危改小區(qū)在拆遷安置、補(bǔ)償問(wèn)題上，根據(jù)被拆遷入意愿，分為回遷、外遷、貨幣補(bǔ)償、放棄等多種情況，甚為復(fù)雜，隨之產(chǎn)生的檔案在內(nèi)容上也必然會(huì)體現(xiàn)出復(fù)雜性的特點(diǎn)。

2、內(nèi)容的易變性。不同時(shí)期、不同階段、不同地區(qū)國(guó)家的拆遷政策不同，房地產(chǎn)企業(yè)拆遷檔案在內(nèi)容上也會(huì)有所變化。以北京市為例，2001年11月1日起執(zhí)行北京市人民政府第87號(hào)令《北京市城市房屋拆遷管理辦法》，2003年5月1日起執(zhí)行北京市國(guó)土資源和房屋管理局《關(guān)于修訂<北京市房屋產(chǎn)權(quán)單位管理辦法>的通知》，危舊房改造拆遷執(zhí)行北京市人民政府辦公廳(京政發(fā)[2000]19號(hào))《關(guān)于印發(fā)北京市加快城市危舊房改造實(shí)施辦法(試行)的通知》等。隨著拆遷政策的變化，拆遷檔案也會(huì)隨之而變。

3、利用群體的相對(duì)穩(wěn)定性。房地產(chǎn)拆遷檔案所具有的特殊的依據(jù)和憑證作用，決定了拆遷檔案利用群體的相對(duì)固定性、穩(wěn)定性，即拆遷人、被拆遷人和法律糾紛解決部門。

三、拆遷檔案收集工作存在的問(wèn)題

拆遷檔案的以上特點(diǎn)說(shuō)明了拆遷檔案的收集工作會(huì)存在一定難度。筆者結(jié)合自身的工作實(shí)際發(fā)現(xiàn)，目前拆遷檔案的收集工作存在以下問(wèn)題。

一是拆遷單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的檔案意識(shí)比較薄弱，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，在拆遷工作中重施工、趕工期，輕視拆遷檔案資料的收集和整理工作，沒(méi)有將拆遷檔案工作納入企業(yè)管理中，嚴(yán)重影響了拆遷檔案的收集工作。

二是拆遷任務(wù)重，涉及的拆遷單位或部門多，拆遷人員流動(dòng)大，有些是單位崗位調(diào)整后轉(zhuǎn)崗到該崗位，拆遷人員專業(yè)水平較低，綜合素質(zhì)不高，有的工作人員缺乏責(zé)任心，對(duì)拆遷資料審核不嚴(yán)格，導(dǎo)致原始記錄不準(zhǔn)確，不能真實(shí)反映拆遷工作的過(guò)程，給國(guó)家、企業(yè)和被拆遷人造成經(jīng)濟(jì)損失。

三是拆遷檔案管理制度不健全，特別是在歸檔范圍、歸檔時(shí)間上沒(méi)有統(tǒng)一的依據(jù)和制度，拆遷資料散失在個(gè)人手中，造成檔案人員的收集工作十分被動(dòng)。拆遷人員為了趕工期和方便自己利用，將拆遷資料據(jù)為己有，沒(méi)有配合檔案人員及時(shí)歸檔，導(dǎo)致收集的拆遷檔案存在不齊全、不完整問(wèn)題，最終導(dǎo)致企業(yè)檔案資產(chǎn)的流失。

四、加強(qiáng)拆遷檔案收集工作的對(duì)策

針對(duì)上述問(wèn)題，筆者認(rèn)為加強(qiáng)拆遷檔案的收集工作，可以采取以下措施。

1、加大對(duì)拆遷檔案收集工作的宣傳力度，形成收集工作重要性的認(rèn)識(shí)，不斷提高檔案意識(shí)。

具體做法：一是檔案部門要加強(qiáng)拆遷檔案收集工作的宣傳教育，使每一個(gè)拆遷工作人員都明白拆遷檔案在企業(yè)管理中的重要意義和作用，養(yǎng)成自覺(jué)保管和及時(shí)移交拆遷檔案的習(xí)慣，并將檔案意識(shí)貫穿于整個(gè)拆遷工作。二是加強(qiáng)對(duì)拆遷人員拆遷檔案收集要求的培訓(xùn)工作，明確在拆遷工作中拆遷檔案的收集范圍，保證歸檔文件材料的質(zhì)量和有效性。針對(duì)目前拆遷檔案管理的特點(diǎn)，我集團(tuán)不定期請(qǐng)北京市檔案局專家及相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門舉辦檔案知識(shí)及相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，重視對(duì)拆遷檔案專業(yè)人員的培養(yǎng)，穩(wěn)定檔案干部隊(duì)伍。通過(guò)幾年的努力，我集團(tuán)拆遷檔案管理水平有了較大的提高。

2、建立健全拆遷檔案管理體系，明確拆遷檔案職責(zé)。

一是明確各拆遷單位拆遷檔案主管部門及主管領(lǐng)導(dǎo)，配置拆遷檔案人員及拆遷業(yè)務(wù)人員。例如我集團(tuán)在拆遷單位形成了一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)分管、專職檔案員和拆遷部門兼職檔案員“三到位”的管理模式。其中，檔案人員負(fù)責(zé)督促業(yè)務(wù)人員將其分散在各拆遷工作人員手中的拆遷檔案收集齊全完整，按拆遷檔案的形成規(guī)律整理、編目后向檔案人員移交歸檔。通過(guò)清晰的檔案管理體系和合理的職責(zé)分工，保證了拆遷檔案收集的齊全、完整、準(zhǔn)確。

二是加強(qiáng)收集拆遷檔案的前期準(zhǔn)備工作，為檔案的收集工作奠定基礎(chǔ)。拆遷檔案內(nèi)容復(fù)雜、分散，收集難度大，但是拆遷檔案的收集質(zhì)量直接涉及到拆遷人與被拆遷人的切身利益，也就是國(guó)家、企業(yè)和老百姓的利益。這就要求檔案部門提前介入，從拆遷工作一開(kāi)始就主動(dòng)介入，進(jìn)行項(xiàng)目跟蹤，加強(qiáng)對(duì)拆遷檔案的收集工作。

三是制定拆遷檔案的收集制度，明確拆遷檔案的收集范圍。正確劃定拆遷檔案的收集范圍，是拆遷檔案工作的重要環(huán)節(jié)，也是拆遷檔案收集工作的依據(jù)。為此，我集團(tuán)檔案部門會(huì)同拆遷部門共同確定了拆遷檔案的收集范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求等，特別是歸檔范圍的制定，保證了收集工作的質(zhì)量和拆遷檔案的質(zhì)量，同時(shí)也決定了拆遷檔案的利用效果，在某種意義上為企業(yè)挽回了一定的經(jīng)濟(jì)損失。近年來(lái)，涉及拆遷的行政訴訟案件越來(lái)越多，為了使拆遷行政案件的審判體現(xiàn)公正、公平的價(jià)值，體現(xiàn)保護(hù)拆遷人和被拆遷人的合法權(quán)益，收集齊全、完整、準(zhǔn)確的拆遷檔案尤為重要。例如我集團(tuán)開(kāi)發(fā)建設(shè)的雙榆樹(shù)小區(qū)在拆遷某公司時(shí)與該公司簽訂了拆遷補(bǔ)償協(xié)議及合作建設(shè)辦公樓的合作書。近期，該公司到檔案室借閱小區(qū)前期開(kāi)發(fā)資料辦理辦公樓產(chǎn)權(quán)證，檔案人員會(huì)同拆遷部門查閱當(dāng)時(shí)的拆遷檔案，證明該辦公樓產(chǎn)權(quán)歸兩個(gè)公司共同所有，避免了集團(tuán)資產(chǎn)的流失，為企業(yè)挽回了經(jīng)濟(jì)損失，拆遷檔案發(fā)揮了巨大的作用。

3、檔案工作考核與績(jī)效考核相結(jié)合，保證拆遷檔案收集工作的順利進(jìn)行。

會(huì)同相關(guān)部門將拆遷檔案的收集工作與年終考核掛鉤，用考核評(píng)優(yōu)等管理手段來(lái)保證拆遷檔案工作的順利進(jìn)行。例如我集團(tuán)通過(guò)加強(qiáng)與人力資源部門的合作，將檔案收集工作納入年終考核中，取得了較好的效果，保證了拆遷檔案收集的齊全、完整、準(zhǔn)確，促進(jìn)了集團(tuán)檔案工作的發(fā)展。

總之，加強(qiáng)房地產(chǎn)企業(yè)拆遷檔案的管理，特別是拆遷檔案的收集工作，是管理好拆遷檔案的重要環(huán)節(jié)，如果拆遷檔案收集不完整，一方面國(guó)家和企業(yè)的利益會(huì)遭受損失，導(dǎo)致資產(chǎn)流失；另一方面老百姓的切身利益不能得到保障，無(wú)法實(shí)現(xiàn)改善百姓住房的最終目的。所以要確保拆遷檔案的完整、準(zhǔn)確，真正體現(xiàn)拆遷檔案的價(jià)值所在，更好地為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展服務(wù)，更好地為維護(hù)人民群眾的合法權(quán)益服務(wù)，更好地為社會(huì)的安定和諧服務(wù)。