淺析高校教學(xué)檔案的形成與管理

教學(xué)是高校的中心任務(wù)，而教學(xué)檔案則是產(chǎn)生于高校各項教學(xué)活動的真實(shí)記錄，是學(xué)校管理的重要組成部分。因此，做好高校教學(xué)檔案的管理工作，對學(xué)校的教學(xué)管理工作具有重要的意義。

一、高校教學(xué)檔案與教學(xué)管理之間的關(guān)系

1、教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理工作的重要內(nèi)容。

學(xué)生自入學(xué)到畢業(yè)，教師從教人手，教什么、怎么教到教的結(jié)果如何，教與學(xué)的整個教學(xué)活動的每一個環(huán)節(jié)所留下的每一步進(jìn)展的痕跡，所形成的具有保存價值的文字、圖表及影像材料等就是教學(xué)檔案。例如教學(xué)業(yè)務(wù)檔案(上級機(jī)關(guān)下發(fā)的有關(guān)教學(xué)工作的文件、課堂及實(shí)踐教學(xué)資料、教學(xué)計劃及總結(jié)、教育改革、教學(xué)研究、教學(xué)質(zhì)量評估、師資培養(yǎng)、典型教案、編著教材、實(shí)習(xí)實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書、教學(xué)檢查總結(jié)、對學(xué)生的考察情況、教師教學(xué)日歷等)、學(xué)籍管理檔案(學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)生學(xué)籍異動情況記錄表、學(xué)籍卡、學(xué)歷學(xué)位發(fā)放記錄登記表等)以及其他在教學(xué)活動過程中直接形成的文字、圖表及影像材料。

為使教學(xué)活動按計劃有序地進(jìn)行，高校的教學(xué)管理部門和各二級教學(xué)單位都制訂了一系列的教學(xué)管理規(guī)章制度、教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教學(xué)進(jìn)程表等。為了對教與學(xué)的質(zhì)量進(jìn)行有效控制，教學(xué)管理人員不僅要直接向教師和學(xué)生進(jìn)行了解，而且要翻閱“有據(jù)可查”的教學(xué)業(yè)務(wù)檔案。因此，教學(xué)管理工作離不開教學(xué)檔案。教學(xué)管理人員有責(zé)任、有義務(wù)收集、管理好教學(xué)檔案。

2、教學(xué)檔案是高校教學(xué)水平的客觀記錄和反映。

檔案是社會歷史發(fā)展的客觀記錄。教學(xué)檔案是高校教學(xué)水平高低的客觀反映。通過對歷年的講稿、教案、實(shí)習(xí)實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書等進(jìn)行比較研究，可以看出教學(xué)的水平。作為一名教師，如果講稿、教案、實(shí)習(xí)實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書等多年來一成不變，說明教師的業(yè)務(wù)水平?jīng)]有提高，也就意味著教學(xué)水平停滯不前，跟不上時代發(fā)展的步伐(實(shí)則就是一種倒退)；對歷年的學(xué)生考卷、學(xué)生考試成績、優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計、歷屆畢業(yè)生跟蹤調(diào)查材料等的比較，同樣能反映出學(xué)生學(xué)的情況；對同類學(xué)校間教學(xué)檔案的“橫向”比較，能直觀地反映各個高校教學(xué)水平及教學(xué)管理水平的高低。這些都是探求如何加強(qiáng)教學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)和基礎(chǔ)。

3、教學(xué)檔案管理為教學(xué)水平評估提供基礎(chǔ)資料。

從教育部開展的高等學(xué)校教學(xué)評估工作來看，豐富的教學(xué)檔案是搞好教學(xué)評估的基礎(chǔ)和前提。高等學(xué)校教學(xué)評估是根據(jù)一定的教育目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，通過系統(tǒng)搜集學(xué)校教育的主要信息，準(zhǔn)確地了解實(shí)際情況，進(jìn)行的科學(xué)分析，并對學(xué)校辦學(xué)水平和教育質(zhì)量做出評價，為學(xué)校改進(jìn)工作開展教學(xué)改革和教學(xué)管理部門改善宏觀管理提供依據(jù)。在教學(xué)評估過程中，評估專家就是在對被評估單位所提供的教學(xué)文件(如教學(xué)大綱、課程實(shí)習(xí)大綱、課程安排、試題與試卷分析、學(xué)生成績以及學(xué)籍、畢業(yè)設(shè)計或論文、學(xué)歷學(xué)位等)進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，輔之以走訪、調(diào)查、民意測驗(yàn)、隨機(jī)抽查等，對這個單位的教學(xué)管理水平做出的基本評估。相反，一些單位平時不注意檔案材料的積累，該歸檔的材料未及時歸檔而導(dǎo)致遺失，那么要想讓評估專家組做出符合實(shí)際的評語是十分困難的。因此，為了做好教學(xué)評估的準(zhǔn)備工作，教學(xué)檔案管理應(yīng)該得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教師和教學(xué)管理人員的高度重視。

4、教師和管理人員是決定教學(xué)檔案是否完整的主要因素。

教學(xué)檔案的形成要經(jīng)過至少兩個階段。第一個階段是教學(xué)文檔材料的形成階段，教學(xué)活動內(nèi)容被載入某種材質(zhì)(如紙張、光盤等)，這是決定教學(xué)檔案是否完整的第一道關(guān)口。在日常教學(xué)工作中經(jīng)常會出現(xiàn)以下現(xiàn)象：教師的講稿、教案不完整，甚至沒有教案和講稿；上課時只列幾條提綱，甚至提綱也不列；教學(xué)工作總結(jié)、教學(xué)檢查等以言代之。這直接導(dǎo)致教學(xué)評估時無檔可查，造成無謂“失分”。第二個階段是將文件材料進(jìn)行集中、整理立卷的歸檔階段。這一階段的關(guān)鍵是教學(xué)管理人員是否按教學(xué)特性和歸檔要求將教學(xué)文件材料轉(zhuǎn)化為教學(xué)檔案。教學(xué)文件材料的形成者往往會認(rèn)為某些材料“不重要”而隨意處置，或?qū)⑵渲袑河杏玫牟幌蚪虒W(xué)管理人員移交。所以，他們是否將教學(xué)文件材料全部向教學(xué)管理人員移交是決定教學(xué)檔案是否完整的第二道關(guān)口。

二、加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理的幾點(diǎn)措施

1、加大宣傳力度以增強(qiáng)全員的檔案意識和法制觀念

高校教師、教學(xué)管理人員、學(xué)生是決定教學(xué)檔案是否完整的主要因素。因此，加大檔案工作的宣傳力度，提高廣大師生的檔案意識和法制觀念尤為重要。

教育部頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定：“高等學(xué)校中的個人對其從事教學(xué)、科研、管理等職務(wù)活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時歸檔，任何個人不得據(jù)為己有”。教師及教學(xué)管理人員應(yīng)該清楚地認(rèn)識到，在從事教學(xué)活動中形成的、屬歸檔范圍的文件材料，雖然是自己勞動汗水的結(jié)晶，但是無權(quán)占為己有；這些材料是受檔案法保護(hù)的學(xué)校固有財產(chǎn)，必須保證其完整無缺，并按照規(guī)定向檔案室移交。

2、建立健全教學(xué)檔案管理制度，實(shí)行規(guī)范化管理

要保持教學(xué)檔案的系統(tǒng)和完整性，必須建立和健全教學(xué)檔案管理制度，注重教學(xué)原始資料的收集與整理，實(shí)行規(guī)范化管理。高校要依照《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等法律法規(guī)，制定各項教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度。加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理，規(guī)范教學(xué)檔案管理程序，完善管理體制，實(shí)行規(guī)范化管理，使教學(xué)檔案管理工作規(guī)范統(tǒng)一，做到有章可循，保障教學(xué)檔案資料收集、整理、保管和查閱工作的規(guī)范化和制度化，保證教學(xué)檔案資料的系統(tǒng)性和連續(xù)性。

3、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理隊伍的建設(shè)，提高教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)

做好教學(xué)檔案管理工作的關(guān)鍵是有一支既懂檔案知識，又懂教學(xué)管理，并能運(yùn)用現(xiàn)代化手段的教學(xué)檔案管理隊伍?，F(xiàn)在，大多數(shù)高校教學(xué)檔案管理人員是由各二級教學(xué)單位的教學(xué)秘書負(fù)責(zé)收集和管理，沒有設(shè)置專門的教學(xué)檔案管理員。這不僅加重了教學(xué)秘書的工作負(fù)擔(dān)，而且由于很多教學(xué)秘書缺乏檔案管理知識，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理的質(zhì)量難以保障。而且在現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)、多媒體、計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理手段的現(xiàn)代化，是每一個教學(xué)檔案管理人員應(yīng)該具備的基本素質(zhì)。所以，高校應(yīng)當(dāng)配備專職的教學(xué)檔案管理人員，并對其進(jìn)行檔案專業(yè)知識系統(tǒng)培訓(xùn)，使之掌握檔案工作的基本知識和專業(yè)技能；對其加強(qiáng)思想品德教育，使他們具有良好的思想品質(zhì)，具有愛崗敬業(yè)、樂于奉獻(xiàn)的職業(yè)道德；并采取“走出去請進(jìn)來”的交流學(xué)習(xí)方式定期或不定期的對他們進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和幫助，組織他們相互交流，取長補(bǔ)短，不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平。

4、利用教學(xué)檔案為教學(xué)工作服務(wù)

檔案的生命在于它的有用性。教學(xué)檔案不能得到合理利用，只是被分門別類的鎖進(jìn)檔案柜中，成為“死檔案”，那就不具有存在的價值，最終會影響到人們?yōu)橹畡趧拥姆e極性。因此，教學(xué)檔案管理人員應(yīng)積極開發(fā)教學(xué)檔案資源，主動為教學(xué)管理工作服務(wù)。如將教學(xué)管理制度、優(yōu)秀教師的講稿、教案、教學(xué)工作總結(jié)、教學(xué)研究論文、歷年的試題、學(xué)生考試的試卷分析、優(yōu)秀畢業(yè)論文、師資情況、教師歷年的科研成果等匯編成冊，供廣大教師參考，供教學(xué)管理人員、教學(xué)研究人員查閱。其結(jié)果不僅能引起他們對教學(xué)檔案的重視，使他們愿意配合、支持教學(xué)檔案的歸檔工作，從而形成教學(xué)檔案管理的良性循環(huán)；更為重要的是能夠?yàn)楦倪M(jìn)教學(xué)管理、提高學(xué)校辦學(xué)水平、教師素質(zhì)，最大限度地發(fā)揮教學(xué)檔案的作用。

總之，高校教學(xué)檔案管理工作直接關(guān)系到學(xué)校的辦學(xué)水平和辦學(xué)質(zhì)量。不斷優(yōu)化教學(xué)檔案管理，提高教學(xué)檔案的質(zhì)量和科學(xué)管理水平，實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案工作的制度化、規(guī)范化和科學(xué)化，保證教學(xué)檔案信息及時有效地為高校管理工作和社會服務(wù)，是高校教學(xué)檔案管理工作者努力的目標(biāo)。