現(xiàn)代商務(wù)秘書素質(zhì)要求及培養(yǎng)

[摘要] 商務(wù)秘書具有一般秘書的共性，但也具有本身的特點(diǎn)。商務(wù)秘書的素質(zhì)能力包括學(xué)習(xí)能力、創(chuàng)新能力、應(yīng)變能力、數(shù)據(jù)處理能力、經(jīng)濟(jì)管理能力、團(tuán)隊(duì)合作等?？梢詮乃膫€(gè)方面對商務(wù)秘書的素質(zhì)能力進(jìn)行培養(yǎng)。

[關(guān)鍵詞] 商務(wù)秘書 素質(zhì) 培養(yǎng)

隨著社會發(fā)展，秘書職業(yè)分工的細(xì)化，出現(xiàn)了不同行業(yè)的專門秘書。不同的秘書有其共性，但也有其特性。本文將從商務(wù)秘書的涵義入手，分析商務(wù)秘書的能力素質(zhì)要求及培養(yǎng)模式。

一、商務(wù)秘書涵義

1.國內(nèi)外秘書學(xué)界關(guān)于“秘書”的定義

(1)秘書，在我國主要是指黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體、軍隊(duì)、院校內(nèi)的一種行政職位。

(2)秘書或秘書工作者是各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)人員的參謀和助手，主要職責(zé)是協(xié)助決策，承辦業(yè)務(wù)，摘好行政工作。

(3)秘書是專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施服務(wù)的人員。

(4)秘書應(yīng)是主管人員的一位特殊的助手，她(他)掌握辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下表現(xiàn)出自己的貴任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示出主動(dòng)性和正確的判斷力，并在給予的權(quán)力范圍內(nèi)做出決定。

(5)秘書是指具有熟練的辦公室工作能力，不需上級教促即能主動(dòng)負(fù)貴，積極進(jìn)取、干練果斷，能在授權(quán)范圍內(nèi)做出正確決定的經(jīng)理助手。

2.盡管定義不盡相同，但一般都包括以下涵義：

(1)秘書是組織中為領(lǐng)導(dǎo)者協(xié)助管理的助手，即秘書的輔助功能。

(2)秘書是組織中具有有限權(quán)限的管理者，即秘書的執(zhí)行功能。

(3)秘書必須具有一定文書處理、辦公技巧，即秘書的專業(yè)性。

商務(wù)秘書是指在工商企業(yè)中從事秘書工作的專業(yè)秘書。由于工商企業(yè)是以利潤最大化為目標(biāo)的，性質(zhì)上與國家機(jī)關(guān)單位、行政、黨團(tuán)不同。商務(wù)秘書面臨的環(huán)境有其自身特點(diǎn)，因此對商務(wù)秘書的素質(zhì)要求也有自身的特點(diǎn)，例如商務(wù)秘書更強(qiáng)調(diào)平等合作，商務(wù)秘書面臨更多的商業(yè)數(shù)據(jù)處理等。

二、商務(wù)秘書的素質(zhì)要求

與其他行業(yè)秘書比較，商務(wù)秘書處于商業(yè)環(huán)境之中，商業(yè)環(huán)境具有多樣性、營利性、易變性和時(shí)代性等特點(diǎn)，這對其能力素質(zhì)提出了更高的要求。 要想成為一名合格的商務(wù)秘書必需具備良好的心理素質(zhì)和創(chuàng)新能力、較高的學(xué)習(xí)應(yīng)變能力、良好的知識結(jié)構(gòu)、快速處理信息能力、較強(qiáng)的合作能力和人際交往能力。

1.良好的心理素質(zhì)和創(chuàng)新能力。商業(yè)創(chuàng)新是企業(yè)生存和發(fā)展的關(guān)鍵。人是否具有創(chuàng)新意識、創(chuàng)新能力，是決定企業(yè)能否實(shí)現(xiàn)經(jīng)營理念創(chuàng)新、科技創(chuàng)新、管理創(chuàng)新的前提。商務(wù)秘書必須時(shí)刻保持求新創(chuàng)新的精神狀態(tài)，在固有模式中努力出新招、創(chuàng)新意，如將繁瑣的辦文程序簡化，以多媒體手段管理文檔等，就會使秘書工作的效率不斷提高、方法不斷出新。經(jīng)濟(jì)創(chuàng)新的豐富內(nèi)涵和企業(yè)工作的快節(jié)奏，以及秘書工作服務(wù)性協(xié)調(diào)性強(qiáng)的特點(diǎn)，要求企業(yè)秘書必須具備良好的心理素質(zhì)。

2.較強(qiáng)的學(xué)習(xí)應(yīng)變能力。商業(yè)環(huán)境是易變的，新情況時(shí)有出現(xiàn)、新知識層出不窮，商務(wù)秘書應(yīng)具有超強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力以適應(yīng)新的情況。這種學(xué)習(xí)能力具有以下特點(diǎn)：一是強(qiáng)調(diào)自主學(xué)習(xí)；二是強(qiáng)調(diào)持久的、終身的學(xué)習(xí)；三是強(qiáng)調(diào)“工作學(xué)習(xí)化，學(xué)習(xí)工作化”；四是強(qiáng)調(diào)“雙環(huán)學(xué)習(xí)”；五是強(qiáng)調(diào)學(xué)會學(xué)習(xí)；六是強(qiáng)調(diào)學(xué)后有新行為；七是強(qiáng)調(diào)組織學(xué)習(xí)。商務(wù)秘書要對各種巨大變革的突發(fā)事件具有應(yīng)變能力，以適應(yīng)商業(yè)環(huán)境的多變性。

3.良好的知識結(jié)構(gòu)。商務(wù)秘書面臨處理行政、經(jīng)濟(jì)、法律、商務(wù)談判、市場營銷、商業(yè)調(diào)查等中信息和情況的要求，從而對其知識結(jié)構(gòu)提出了更高要求。從商務(wù)秘書的各種結(jié)構(gòu)來看，必須要具有文、工、商、農(nóng)和行政、技術(shù)、管理、公關(guān)等方面的專業(yè)人才；從秘書知識要求來看，必須要具有法律學(xué)、市場學(xué)、價(jià)格學(xué)、預(yù)測學(xué)、消費(fèi)心理學(xué)、公關(guān)學(xué)、經(jīng)濟(jì)法學(xué)、行政管理學(xué)、運(yùn)籌學(xué)控制論、現(xiàn)代企業(yè)管理及計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用等知識。我國加人世貿(mào)組織后，對我國各行各業(yè)人員的英語水平要求大大提高。商務(wù)秘書都要掌握英語，這是全球多邊貿(mào)易的基本要求。

4.較高的信息處理能力。商務(wù)秘書要加工處理各種商務(wù)信息，要對商務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行迅速處理為領(lǐng)導(dǎo)提供幫助。這要求商務(wù)秘書能熟練應(yīng)用各種工具、方法提高處理信息能力。例如，隨著電子商務(wù)的飛速發(fā)展及外國跨國公司的大量涌人，企業(yè)間的合作與競爭將更多地通過電子商務(wù)手段解決，無紙辦公、無紙貿(mào)易將成為現(xiàn)實(shí)。同時(shí)，每一個(gè)辦公室中的秘書面臨的都是與領(lǐng)導(dǎo)等同的網(wǎng)絡(luò)信息資源。

5.合作精神和人際交往能力。商業(yè)活動(dòng)本質(zhì)是平等的自愿基礎(chǔ)上的交易，需要參與方的合作才能實(shí)現(xiàn)。商務(wù)秘書應(yīng)具有合作精神，結(jié)成創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)進(jìn)行工作。社會分工越來越細(xì)，經(jīng)濟(jì)、社會交往的范圍越來越大。信息獲取、經(jīng)濟(jì)運(yùn)作、科學(xué)研究以至生活質(zhì)量的提高都離不開與他人的交往。學(xué)會合作也是商務(wù)秘書的一項(xiàng)重要能力素質(zhì)。商務(wù)秘書的職業(yè)特點(diǎn)，使商務(wù)秘書處于各種矛盾、各種關(guān)系的中心，特別要求秘書注意建立良好的人際關(guān)系，是自己融入組織環(huán)境之中。

三、商務(wù)秘書的素質(zhì)培養(yǎng)

為了培養(yǎng)商務(wù)秘書必需的基本素質(zhì)能力，應(yīng)著重從以下幾方面入手：

1.實(shí)施信息培訓(xùn)制度。必須制定并實(shí)施嚴(yán)格的信息素質(zhì)培訓(xùn)制度，強(qiáng)調(diào)針對性、實(shí)用性和先進(jìn)性，加大對商務(wù)秘書進(jìn)行職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)的力度，增強(qiáng)各種應(yīng)用、處理信息的能力。

2.進(jìn)行自我教育，更新知識。沒有知識的更新，很難實(shí)現(xiàn)工作的創(chuàng)新，一方面組織單位要為秘書的自學(xué)和脫產(chǎn)深造創(chuàng)造條件，努力擴(kuò)大秘書的知識面，使他們不僅熟悉本專業(yè)的基本知識，將現(xiàn)代管理理念運(yùn)用到實(shí)踐中，運(yùn)用現(xiàn)代管理方法和現(xiàn)代化管理技術(shù)開展管理和輔助管理。

3.培育創(chuàng)新思維。秘書工作同其他工作一樣，也有創(chuàng)新問題，無創(chuàng)新就無發(fā)展，無創(chuàng)新思維就無創(chuàng)新工作。秘書人員要在做好服務(wù)性、輔助性、協(xié)調(diào)性工作的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，積極開動(dòng)腦筋，對工作任務(wù)、工作目標(biāo)、工作方法有自己獨(dú)立的思想和語言。

4.加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作水平。業(yè)務(wù)培訓(xùn)有崗前培訓(xùn)、參加管理研討班、經(jīng)驗(yàn)交流等多種形式，目的都是通過理論學(xué)習(xí)、經(jīng)驗(yàn)交流，提高秘書的工作能力。

參考文獻(xiàn)：

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