談商務(wù)英語應(yīng)用文的寫作特點

[摘要] 正確地掌握商務(wù)英語應(yīng)用文寫作的基本知識和寫作特點，并能熟練地加以運用，是外貿(mào)工作人員必須具備的專業(yè)技能。文章概括地介紹了商務(wù)英語應(yīng)用文的幾個重要特點，并指出了它們之間的內(nèi)在關(guān)系。

[關(guān)鍵詞] 體諒 具體 簡潔 完整

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的到來，尤其是在我國成為WTO成員國之后，我國與世界各國和地區(qū)之間的業(yè)務(wù)往來越來越頻繁。由此，國際商務(wù)溝通的作用也越來越重要。撰寫商務(wù)英語各式應(yīng)用文是國際商務(wù)往來中最常用的聯(lián)系方式，是開展對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易業(yè)務(wù)和有關(guān)商務(wù)活動的重要工具。商務(wù)英語應(yīng)用文寫作不同于日常英語應(yīng)用文寫作，由于關(guān)系到貿(mào)易雙方的關(guān)系建立及利益獲取，所以相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)熟悉商務(wù)英語應(yīng)用文的寫作特點，準(zhǔn)確把握在寫作過程中的幾個基本原則。

一、用語禮貌

盡量避免使用令人不愉快，不禮貌的措辭用語，要讓讀者有一種被尊重、愉悅的心情。在書寫之前就把握好你的語氣，要讓對方感覺到具有說服力又不失誠懇，要立場堅定而又不失親切。恰當(dāng)?shù)恼Z氣會讓對方感到溫暖，產(chǎn)生興趣。

及時回復(fù)也是一種禮貌，讓客戶等待回復(fù)是不禮貌的。如果你不能立即回復(fù)一封探詢信息的來信，那就寫信給對方解釋原因并應(yīng)做到盡早地給予答復(fù)。

二、對方立場

要把握書寫時的“體諒”原則，首先要求寫信人持有“You-attitude”，而不是“We-attitude”，也就是要多站在對方的立場上措辭，給予對方充分的體諒和照顧，始終考慮到對方的愿望，要求，以及讀信時的感受。要讓讀者對你的來函留有良好的印象。你需要為了最好地傳達(dá)信息、請求、希望等而精心設(shè)計好書信的內(nèi)容。最好能夠做到既拒絕了對方優(yōu)惠的要求又不破壞雙方的友好關(guān)系，既否定了對方打折的要求又不危及日后的往來。

即使你收到了一封不友好，粗魯?shù)膩砗?，也不要以同樣不友好甚至有點尖刻的語氣回復(fù)對方。盡量多的使用積極，肯定的語氣，盡量少的使用否定語氣。

下面舉幾個例子體會一下態(tài)度和語氣。

a.We allow 3 percent discount for cash payment. (We-attitude)

You earn 3 percent discount when you pay cash.(You-attitude)

b.We feel sure that you will be satisfied. (Positive)

We do not believe you will have cause for dissatisfaction. (Negative)

三、表述清楚

寫信人必須要做到清楚地表達(dá)自己的意圖，任何文字不嚴(yán)密，含糊不清的詞句均應(yīng)避免使用，不能讓讀信的一方產(chǎn)生誤解。當(dāng)你確定了想要傳達(dá)的內(nèi)容之后，就應(yīng)該用最樸實，簡單的語句表達(dá)出來，而盡量避免使用具有不同含義，意思不確定的詞語。如：

As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco， we have bimonthly direct services.(這里的bimonthly 有兩個基本詞義：一月兩次，兩月一次。這樣表達(dá)會讓對方迷惑不解。)可改寫為：

We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.

同時也要注意句子的結(jié)構(gòu)安排，使用必要的連詞或短語使句子連貫起來，要選擇簡單的，直接的句式。商務(wù)書信講究簡潔，一目了然，因此寫信人還應(yīng)該注意恰當(dāng)?shù)貏澐侄温?，通常情況下，一個段落圍繞一個主題。清楚明了的信函顯得更富有誠意。

四、敘述完整

商務(wù)書信中應(yīng)包括一切必要的信息。盡量不要在商務(wù)書信中使用附言，否則會讓對方感覺你做事不夠認(rèn)真，態(tài)度不夠真誠。一封不完整的商務(wù)書信有時會讓對方很懊惱，從中得不到期待得到的信息。這樣當(dāng)然會抑制貿(mào)易往來的順利進(jìn)行，使雙方的工作都受到了延誤。

要想做到書信完整，最好的辦法就是站在讀信人的立場，不斷地詢問自己是否回答了對方的所有疑問。在發(fā)信之前再仔細(xì)檢查一遍是完全必要的。

五、力求簡潔

要求商務(wù)書信完整清楚的同時，也要做到簡潔。使用最簡潔的語句表達(dá)最完整的意思。能使用單詞的不使用短語，能使用短語的不使用句子，能用短句的不用長句。避免不必要的重復(fù)和過度的細(xì)節(jié)描述。但是簡潔的原則是以不影響清楚為前提，清楚始終是商務(wù)書信的首要要求。如：

用enclosed 代替 enclosed herewith

用because 代替 due to the fact that

用a draft for $ 1，000 代替 a draft in the amount of $ 1，000

用Please write us .代替Please don’t hesitate to call upon us.

六、指向具體

要讓信函中所涉及的對象具體化，明確化。任何含糊不清或易于引起誤解以致混亂的表達(dá)方式都應(yīng)避免。商務(wù)書信中必須使用意義明確的表達(dá)方法。當(dāng)你要確認(rèn)一封來信時一定要提出它的日期、事由及編號等。

七、書寫正確

這里的正確除了指語法、標(biāo)點及拼寫正確外，還要求使用規(guī)范的語言，恰當(dāng)?shù)臄⑹?，精確的數(shù)值。在給商務(wù)書信簽名時，應(yīng)檢查其內(nèi)容的正確性，按照慣例檢測所寫內(nèi)容是否合適，要正確理解并使用對外貿(mào)易中所使用的專業(yè)術(shù)語。

最后指出的是這幾個特點之間是相輔相成的，在實際使用中要做到統(tǒng)籌兼顧。

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