ＭＩＳ成功實施的策略研究

[摘要] 文章通過分析MIS實施中的成敗，闡述了正確理解MIS是實施成功的前提，提出了非技術(shù)層面評判MIS成功的標準，給出了保障MIS成功實施的策略。

[關鍵詞] 管理信息系統(tǒng) 成功標準 實施策略

在信息化大潮的推動下，管理信息系統(tǒng)（Management Information System，MIS）近幾年可謂風光無限。不論是企業(yè)還是事業(yè)單位，都在爭相實施本單位或本行業(yè)的MIS的建設，一時間，MIS成了各單位最熱門的話題。然而，如果我們細心的查看，會發(fā)現(xiàn)其中一些單位的MIS并沒有給他們帶來多少管理上的變化，相反可能還給他們增加了不少的“麻煩”。于是，一些人采取了消極對抗的方法來排斥MIS，使得已經(jīng)建設好的MIS成了高級擺設。究其原因，不同的單位可能會羅列出不少具體的原因，但筆者認為，最根本的原因是他們對MIS認識的片面性，導致MIS的實施策略選擇不當，最終出現(xiàn)了各種問題而使MIS實施失敗。

筆者結(jié)合近幾年在MIS開發(fā)和實施中的經(jīng)驗，在對MIS深層認識的基礎上，提出了一些可借鑒的成功建設和實施MIS的策略，供研究MIS實施策略的人員參考。

一、正確理解MIS

不同的人站在不同的角度，會對MIS有不同的理解，這并不稀奇。但它們應該有一點是共同的，也就是承認“MIS是一個社會技術(shù)系統(tǒng)”。如果做不到這點統(tǒng)一，說明他們對MIS的理解出現(xiàn)了偏差，這種偏差會給MIS的實施帶來沉重的打擊。

MIS的概念最早并沒有與計算機系統(tǒng)聯(lián)系起來，瓦爾特·肯尼萬是從管理的角度對其進行的解釋，這應該是MIS最本質(zhì)的內(nèi)涵。直到1985年，高登·戴維斯才在MIS的定義中加入了“計算機硬件和軟件”的概念，使得MIS與計算機系統(tǒng)之間有了聯(lián)系。這種聯(lián)系強調(diào)的是計算機系統(tǒng)是輔助完成管理任務的工具，而非MIS的本質(zhì)。因此，MIS的目標仍然是完成“組織的運行、管理和決策”。

我們今天之所以會把MIS看成是一個純技術(shù)的系統(tǒng)，更多的原因是對計算機技術(shù)的依賴所致。在我國，最早進行MIS開發(fā)的是計算機技術(shù)人員，他們在MIS的建設和實施時自然會從技術(shù)的角度來考慮問題。久而久之，使MIS的開發(fā)和實施偏離了應有的方向，完全變成了一個計算機軟件項目的開發(fā)。對任何單位而言，要成功地實施MIS，就必須對MIS有一個正確的理解，否則即便實施了MIS，也很難保障其實施的MIS能夠成功。MIS實施的核心是流程重組，也是評判我們是否正確理解MIS的標準。那么，應該怎樣來正確理解MIS呢？翻開MIS的教科書，我們就可以看到這樣的解釋：管理信息系統(tǒng)不僅是一個人機系統(tǒng)，而且是一個社會技術(shù)系統(tǒng)。很顯然，MIS作為一個技術(shù)系統(tǒng)并無爭議，而作為一個社會技術(shù)系統(tǒng)，各人的理解就不盡相同了。成功實施了MIS的單位可能最大的感受是“整個組織行為的變革”，而MIS在其中成為了組織變革的工具。從這個角度來看，如果MIS只是一個技術(shù)系統(tǒng)，將很難完成這一壯舉。

正確理解MIS，不僅是單位內(nèi)領導者的事，還必須成為單位內(nèi)部從上到下所有人員的事，才能保障大家協(xié)調(diào)一致地行動，才能成為MIS實施成功的保障。

二、MIS實施成功的評判標準

經(jīng)過二十年的發(fā)展，MIS的開發(fā)和實施已經(jīng)形成了幾套完整的方案，例如結(jié)構(gòu)化開發(fā)方法、原型法開發(fā)方法、面向?qū)ο蟮拈_發(fā)方法，這些方法都已經(jīng)從軟件工程的角度進行了完善，作為一種技術(shù)方案，這些方法都是高效且實用的。于是，人們視乎認為按照這些方案進行MIS的開發(fā)，MIS一定開發(fā)實施成功。然而，實際情況并非如此。如果我們用系統(tǒng)中的人員對系統(tǒng)的依賴程度來評判MIS是否成功的話，我們會發(fā)現(xiàn)有近80%的MIS是失敗的。

例如某大學建設的“教務管理系統(tǒng)”，應該是嚴格按照軟件工程制定的方法來建設的，軟件運行也沒有問題。但有一個關鍵的問題是無論是老師還是學生，均不沒有對這個系統(tǒng)形成依賴，甚至有時感覺這個系統(tǒng)是一種多余，沒有可能會更好。因此，這樣的MIS能算成功的MIS嗎？為什么老師和學生都不喜歡用該教務系統(tǒng)呢？調(diào)查發(fā)現(xiàn)，該系統(tǒng)除了學期結(jié)束時老師進行成績錄入和學生選修下學期的課程操作正常，系統(tǒng)提供的許多功能只有菜單而沒有實質(zhì)內(nèi)容，根本無法通過該系統(tǒng)完成相關操作。比如教師申請調(diào)課、選教材，學生查看教學大綱、請假、提交作業(yè)等，這些功能均不能實現(xiàn)，教師與學生之間無法通過該系統(tǒng)溝通（更不要說協(xié)同），他們又怎么會對系統(tǒng)形成依賴呢。

MIS實施的成功涉及到兩個層面的問題，一是技術(shù)的層面，一是非技術(shù)的層面。這兩個層面相輔相成，不論那一個層面出了問題，都將影響MIS最后的成功。技術(shù)層面的成功相對而言比較好制定標準，畢竟經(jīng)過幾十年的發(fā)展，軟件技術(shù)已經(jīng)形成了相對完善的理論和方法，而且這些理論和方法都經(jīng)過了實踐的檢驗，所以按照這些理論從技術(shù)上去評判MIS是否成功應該不成問題。困難的是非技術(shù)層面的成功評判，由于不同的MIS有不同的應用環(huán)境，因此目前沒有統(tǒng)一的標準來評判。由于筆者長期從事MIS的開發(fā)和實施，通過對已有經(jīng)驗的總結(jié)，從非技術(shù)的層面提出幾兩條評判MIS成功的標準，力圖起到拋磚引玉的作用。

1.業(yè)務對MIS的依賴程度：系統(tǒng)中的業(yè)務有多少是離開了MIS就不能做的？如果這個數(shù)據(jù)達到了80%的話，這樣的MIS是成功的。這里我們不能要求MIS能實現(xiàn)100%的業(yè)務，因為業(yè)務的需求變化往往比MIS的升級快，所以過高的要求是不現(xiàn)實的。但也不能要求過低，過低的話說明MIS在業(yè)務處理中可有可無。

2.人員對MIS的依賴程度：系統(tǒng)中的注冊用戶是否天天在使用系統(tǒng)，特別是組織中的高級領導，如果他們都不用，其他的人不用也就無可厚非了。如果系統(tǒng)的注冊用戶到了離開系統(tǒng)就無法工作的地步，MIS就算成功了。

筆者考察過某上市企業(yè)，該企業(yè)在全國有多個分公司，他們的文件、報告等都在該企業(yè)內(nèi)網(wǎng)和租用的VPN網(wǎng)絡中完成，一個需要經(jīng)過多位身在不同地區(qū)的高級領導會簽的報告，通常在半個工作日就能完成。這樣的MIS應該是成功的。

三、MIS實施成功的策略研究

MIS的開發(fā)要成功實施，首先必須有技術(shù)的保障，畢竟MIS是一個人機結(jié)合的系統(tǒng)，沒有技術(shù)的保障是不可能來探討MIS的成功問題的。其次是管理環(huán)境的保障，MIS還是一個社會技術(shù)系統(tǒng)，它在開發(fā)和實施過程中的每一個環(huán)節(jié)，都必須有人和社會的參與，同時它還將給實施的組織帶來管理環(huán)境的變革，所以沒有管理環(huán)境的保障，MIS同樣不會成功。

對于MIS而言，系統(tǒng)的大規(guī)模建設是一次性的，而系統(tǒng)的運行、維護、升級、變革則是長期性的。作為一個成功的MIS，首先要做好一次性的工作，這是今后長期工作的基礎。然后更應該重視長期性的工作，MIS實施后帶來的企業(yè)流程重組將是一個長期的過程，如果忽視了它的長期性而想一蹴而就，最終也將導致MIS實施的失敗。因此，MIS的實施要取得成功，必須有良好的實施策略來保障，否則一切都是空談。那么什么是良好的實施策略呢，筆者認為良好的實施策略應該包含以下幾個方面的內(nèi)容：

1.長遠的規(guī)劃

MIS的實施將給組織帶來管理上的變革，不管這種變革的大小、強弱，都將是一個長期的過程，我們千萬不要指望在短期內(nèi)將原有組織來一個改頭換面，這樣做將會帶來不可預測的后果。不僅作為MIS實施的部門應該認識到這點，組織的最高領導也應該認識到這點，因為這是打開MIS成功大門的第一把鑰匙，一旦我們把它丟掉，MIS成功的大門將對我們始終關閉。

長遠規(guī)劃的期限長短應該根據(jù)MIS改變的規(guī)模決定。有的組織可能是一年，有的是兩三年，不同的組織由于結(jié)構(gòu)的不同、變革程度的不同，可能會有不同的時間期限，千萬不要生搬硬套或依葫蘆畫瓢，更不能搞一刀切。規(guī)劃的合理性將成為MIS成功的關鍵。

2.完善的制度

在不同的組織內(nèi)部，實施MIS所帶來的變革對組織的影響是不同的，有的可能很激烈，有的則要溫和得多。不管是激烈還是溫和，變革中制度的保障是必須的。組織的領導者不能夠抱有發(fā)幾個紅頭文件就能解決問題的思想，這樣不僅不利于MIS的實施，相反還會給MIS的實施帶來危害。

MIS實施中的要求，一定要制定成“操作規(guī)范”、“使用規(guī)范”等規(guī)章制度，用這些規(guī)章制度來規(guī)范MIS實施過程，從而保障MIS的有效實施。實施制度中還必須包含獎懲制度，對于達不到最低要求的員工必須給以處罰，但更多的是從正面給以鼓勵，使員工能積極地參與到MIS的實施過程中來，這樣才能保障MIS實施的成功。

3.合格的MIS管理團隊

合格的MIS管理團隊也是MIS實施成功的重要一環(huán)。MIS團隊的任務不僅是建設，更重要的是服務。MIS在實施過程中需要為業(yè)務部門提供很多服務，如果沒有合格的MIS管理團隊的支撐，業(yè)務部門的問題得不到及時解決，就會降低他們使用MIS的信心，為他們棄用MIS創(chuàng)造借口，就會是MIS前功盡棄。

合格的MIS管理團隊不僅是技術(shù)上合格，還應該是管理上合格。組織的領導者必須賦予該團隊一定的權(quán)限，使他們能審查各個環(huán)節(jié)執(zhí)行MIS的情況，保證他們有對部門或個人的處罰建議權(quán)，這樣才能有效地保障MIS的實施。

4.充足的資金

MIS的實施不是建一個計算機網(wǎng)絡、買一個MIS軟件這樣簡單的事。MIS實施可能會涉及到組織中流程、人員、設備等改變，這些變革就意味著需要資金的支持，沒有資金的支持有些變革將無法開展，從而影響MIS的實施。

人員培訓也是MIS實施中占用資金的一個方面，而且這個方面的資金會難以估計。由于組織的規(guī)模不同、要求不同，所以人員培訓的費用會差異很大，在實施方案中如果忽視了這個方面的問題，將給MIS的實施帶來不可估量的障礙。

四、結(jié)束語

綜上所述，MIS成功的實施離不開技術(shù)的支撐、管理的支撐，更離不開切實可行的實施策略。有時我們發(fā)現(xiàn)各方面都很優(yōu)秀的組織，就是不能成功實施MIS，使得該組織的CIO困惑不解，其實原因可能是CIO們過多地關注了技術(shù)問題，而忽視了管理問題所致。導致MIS失敗的原因很多，筆者認為其中大多數(shù)是沒有一個良好的實施策略所致。

參考文獻

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[2]張屹:九問CIO—關于OA的九個問題[N].計算機世界.2007年9月24日B16版.