北京奧運(yùn)會應(yīng)用項(xiàng)目管理的研究

[摘要] 2001年，北京成功贏得了2008年奧運(yùn)會的舉辦權(quán)。項(xiàng)目管理是目前管理領(lǐng)域內(nèi)最為有效的管理技術(shù)。奧運(yùn)會的項(xiàng)目管理分為啟動、計(jì)劃、執(zhí)行、控制、收尾五個過程，研究2008年奧運(yùn)會中項(xiàng)目管理應(yīng)用問題具有深遠(yuǎn)的意義。

[關(guān)鍵詞] 奧運(yùn)會 項(xiàng)目 項(xiàng)目管理

2001年，北京成功贏得了2008年奧運(yùn)會的舉辦權(quán)。這不僅僅是我國體育事業(yè)的盛會，更是全面提升國際形象的良好契機(jī)。奧運(yùn)會的成功舉辦，必將促進(jìn)中國的經(jīng)濟(jì)、社會的全面發(fā)展。國務(wù)院在《中共中央關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)新時期體育工作的意見》中明確指出，要“抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，努力把2008年奧運(yùn)會和殘疾人奧運(yùn)會辦成歷史上最出色的一屆奧運(yùn)會”。目前，我國對大型國際體育比賽的管理，在理論創(chuàng)新和實(shí)踐層面比較落后。因此，能否應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)，是高質(zhì)量舉辦奧運(yùn)會的關(guān)鍵。作為新興的管理技術(shù)，歐美等發(fā)達(dá)國家已經(jīng)在工商界、軍界、政府部門廣泛應(yīng)用項(xiàng)目管理，并且取得了極大的成功。隨著人類社會跨入信息經(jīng)濟(jì)社會，活動過程的獨(dú)特性逐漸取代了重復(fù)性。在制造業(yè)經(jīng)濟(jì)環(huán)境里發(fā)展起來的、單一的、重復(fù)的傳統(tǒng)管理，必然無法對信息經(jīng)濟(jì)環(huán)境里跨領(lǐng)域的、獨(dú)特的、靈活的復(fù)雜問題進(jìn)行有效管理?？珙I(lǐng)域、獨(dú)特性、靈活性成了新秩序的代名詞，項(xiàng)目管理正是實(shí)現(xiàn)管理靈活性的關(guān)鍵。正如美國著名學(xué)者羅伯特.J.格雷厄姆認(rèn)為，“項(xiàng)目是適應(yīng)環(huán)境變化的普遍方式，一個組織的成功與否取決于其項(xiàng)目管理的水平”。因此，對在2008年奧運(yùn)會中如何應(yīng)用項(xiàng)目管理進(jìn)行研究，有著深遠(yuǎn)的意義。

一、項(xiàng)目管理概述

1.項(xiàng)目管理發(fā)展現(xiàn)狀

項(xiàng)目管理從二次世界大戰(zhàn)開始發(fā)展。戰(zhàn)爭期間，美國在研制原子彈的“曼哈頓”計(jì)劃中首先采用項(xiàng)目管理，德國、日本等國家也將項(xiàng)目管理應(yīng)用于武器系統(tǒng)的開發(fā)。20世紀(jì)50年代，美國杜邦公司開始把項(xiàng)目管理用于民用。之后，建筑業(yè)又極大推進(jìn)了項(xiàng)目管理的發(fā)展。20世紀(jì)80年代以前，項(xiàng)目管理只局限于航空航天、國際建筑等特定行業(yè)，未能作為一種管理技術(shù)加以推廣，學(xué)術(shù)界稱之為傳統(tǒng)項(xiàng)目管理。20世紀(jì)90年代以后，知識經(jīng)濟(jì)的到來和高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)的突飛猛進(jìn)，使得項(xiàng)目管理在世界范圍內(nèi)得以廣泛應(yīng)用，從根本上改變了中層管理者的工作效率。目前，在北美和西歐等發(fā)達(dá)地區(qū)，項(xiàng)目管理已經(jīng)成為最主要的管理手段。我國從20世紀(jì)80年代初開始引進(jìn)項(xiàng)目管理，主要用于建筑領(lǐng)域。1982年，在我國利用世界銀行貸款建設(shè)的魯布格水電站引水導(dǎo)流工程中，日本建筑企業(yè)成功地運(yùn)用了項(xiàng)目管理技術(shù)。20世紀(jì)80年代中期，二灘水電站、三峽水電站、小浪底工程都采用了項(xiàng)目管理，取得了巨大成功。1991年，建設(shè)部提出在全行業(yè)內(nèi)全面推廣項(xiàng)目管理技術(shù)，收到了良好的效果。

2.項(xiàng)目管理的概念

美國的項(xiàng)目管理權(quán)威機(jī)構(gòu)—項(xiàng)目管理協(xié)會（Project Management Institute）PMI認(rèn)為，項(xiàng)目是一種被承辦的旨在創(chuàng)造某種獨(dú)特產(chǎn)品或服務(wù)的一次性努力。英國管理學(xué)者哈里森等認(rèn)為，現(xiàn)代項(xiàng)目有如下特征：一次性：有明確的起點(diǎn)和終點(diǎn)；有確定的目標(biāo)，通常包括時間、費(fèi)用和績效目標(biāo)；有巨大的規(guī)模、價值和復(fù)雜性，并且工期緊迫；是跨越不同行業(yè)、團(tuán)體、公司等界限的組合。美國制造原子彈的“曼哈頓”計(jì)劃、“阿波羅”登月計(jì)劃，以及大型體育比賽，都是典型的項(xiàng)目。奧運(yùn)會是“國際奧委會主辦的世界規(guī)模最大的綜合性運(yùn)動會”，包括競技運(yùn)動比賽、奧林匹克儀式、奧林匹克藝術(shù)節(jié)、奧林匹克青年?duì)I四部分。根據(jù)奧運(yùn)會的定義和實(shí)際的組織過程，奧運(yùn)會是典型的項(xiàng)目。該項(xiàng)目的壽命周期遵循下列規(guī)律：

圖1 奧運(yùn)會項(xiàng)目壽命周期

項(xiàng)目管理就是通過項(xiàng)目經(jīng)理人和項(xiàng)目組織的努力，運(yùn)用系統(tǒng)理論和方法對項(xiàng)目及其資源進(jìn)行計(jì)劃、協(xié)調(diào)、控制，旨在實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目特定目標(biāo)的管理方法體系，它能夠處理跨領(lǐng)域的復(fù)雜問題，是被公認(rèn)的一次性管理模式。在PMI編寫的PMBOK《項(xiàng)目管理知識體系》中，把項(xiàng)目管理劃分成9個知識領(lǐng)域：范圍管理，時間管理，費(fèi)用管理，質(zhì)量管理，人力資源管理，溝通管理，采購管理，風(fēng)險(xiǎn)管理和整體管理。項(xiàng)目有四個主要目標(biāo)：P—預(yù)期績效 C—成本T—時間S—范圍。如果只考慮人力費(fèi)用的話，這四項(xiàng)可表示為：C=f（P，T，S）。理想情況下，該函數(shù)關(guān)系可以表示如下：C=2P+3T+4S.

二、奧運(yùn)會中的項(xiàng)目管理過程

奧運(yùn)會項(xiàng)目管理的周期分為若干個階段，每個階段都可以分為啟動、計(jì)劃、執(zhí)行、控制和收尾等五個基本管理過程。這些過程按一定順序發(fā)生，彼此交疊。一般情況下，執(zhí)行過程消耗的資源較多，持續(xù)時間較長，啟動和收尾過程時間較短，消耗資源較少。如圖：

圖2 項(xiàng)目管理過程的交疊和投入的大小

1.啟動過程

啟動過程要產(chǎn)生項(xiàng)目的初始文件、項(xiàng)目章程、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目關(guān)鍵的約束、假設(shè)條件等。在奧運(yùn)會項(xiàng)目管理的啟動過程中，項(xiàng)目章程要描述項(xiàng)目的積極因素和消極因素、項(xiàng)目定義、項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目范圍、可交付成果、所需資源、成本初步估算、時間進(jìn)度、資金籌集等。不同于職能式的組織結(jié)構(gòu)，項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)中，項(xiàng)目組作為相對獨(dú)立的單元，項(xiàng)目組的所有成員對項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，這種結(jié)構(gòu)易于操作，能夠更好控制質(zhì)量、進(jìn)度、和成本。進(jìn)行項(xiàng)目管理，要根據(jù)項(xiàng)目任務(wù)的分解，建立項(xiàng)目組織型結(jié)構(gòu)，確定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。 見下圖：

圖3 奧運(yùn)會項(xiàng)目管理組織結(jié)構(gòu).

2.計(jì)劃過程

項(xiàng)目計(jì)劃過程主要有兩類子過程:(1)依賴型過程：包括范圍規(guī)劃、項(xiàng)目分解、活動定義、確定活動順序、活動持續(xù)時間估算、進(jìn)度計(jì)劃、資源規(guī)劃等;(2)保證型過程：主要有質(zhì)量規(guī)劃、組織規(guī)劃、溝通規(guī)劃、采購規(guī)劃等。首先要明確奧運(yùn)會項(xiàng)目的起點(diǎn)和終點(diǎn)，以及主要任務(wù)；然后，進(jìn)行項(xiàng)目分解，確定任務(wù)。這是進(jìn)行項(xiàng)目管理的前提。舉辦奧運(yùn)會主要包括競技運(yùn)動比賽；奧林匹克儀式、奧林匹克藝術(shù)節(jié)；奧林匹克青年?duì)I等項(xiàng)目。以競技運(yùn)動為例，2008年奧運(yùn)會的競技運(yùn)動比賽共有28項(xiàng)，它可以用工作分解圖（WBS）進(jìn)行如下分解：

圖4 奧運(yùn)會項(xiàng)目工作分解圖

3.執(zhí)行過程

啟動過程和計(jì)劃過程是進(jìn)行奧運(yùn)會項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備。真正為完成奧運(yùn)會項(xiàng)目進(jìn)行的活動則始于執(zhí)行過程。這一階段產(chǎn)生項(xiàng)目成果，需要消耗大量的資源，運(yùn)用各種手段和技術(shù)。執(zhí)行過程有若干個子過程，相互之間緊密聯(lián)系。這些過程主要是保證性過程，包括：項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行；質(zhì)量保證；團(tuán)隊(duì)建設(shè)；信息傳遞；供方選擇；合同管理等。

4.控制過程

由于奧運(yùn)項(xiàng)目的一次性特點(diǎn)，奧運(yùn)會項(xiàng)目管理的控制無現(xiàn)成的標(biāo)準(zhǔn)參考；且奧運(yùn)會的風(fēng)險(xiǎn)巨大，潛在的影響因素極為復(fù)雜。所以，必須要采用靈活高效的控制方法，在對項(xiàng)目執(zhí)行情況跟蹤和評價的基礎(chǔ)上通過協(xié)商和判斷來進(jìn)行。這個過程有如下基本子過程：績效報(bào)告；整體變更控制；范圍核實(shí)；范圍變更控制；進(jìn)度控制；成本控制；質(zhì)量控制；風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對控制等。

5.收尾過程

2008年奧運(yùn)會是我國舉辦的規(guī)模最大的盛會，臨時集結(jié)了全國大量資源。臨近結(jié)尾時，絕大部分資源已經(jīng)耗盡或轉(zhuǎn)化。如何保證余下的項(xiàng)目質(zhì)量，并合理充分轉(zhuǎn)化剩余資源，是提高項(xiàng)目管理效益的關(guān)鍵。由于結(jié)尾時組織相對混亂，收尾工作又比較瑣碎，容易被忽視，因此，該過程既重要又困難。它主要包括管理收尾和合同收尾兩個子過程。

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