淺談會(huì)計(jì)電算化對(duì)內(nèi)部控制的影響及對(duì)策

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了從記賬憑證到會(huì)計(jì)報(bào)表編制全過(guò)程的自動(dòng)化。在會(huì)計(jì)工作中以電子計(jì)算機(jī)代替手工方式對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行處理， 具有運(yùn)算速度快、存儲(chǔ)容量大、數(shù)據(jù)高度共享、檢索查詢速度簡(jiǎn)便、數(shù)據(jù)分析準(zhǔn)確等特點(diǎn)。提高了會(huì)計(jì)工作效率和工作質(zhì)量。內(nèi)部控制是單位為提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整，確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行而制定的一系列控制方法、措施和程序，在企業(yè)內(nèi)部管理監(jiān)控系統(tǒng)中起著舉足輕重的作用。如何建立適應(yīng)我國(guó)會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的內(nèi)部控制制度成為一項(xiàng)重要的會(huì)計(jì)研究課題。

一、會(huì)計(jì)電算化對(duì)內(nèi)部控制的影響。

1.內(nèi)部控制形式的變化

傳統(tǒng)手工記賬規(guī)則規(guī)定日記賬、總賬要使用訂本賬冊(cè)，明細(xì)賬要使用活頁(yè)式賬冊(cè)，通過(guò)若干個(gè)套賬來(lái)實(shí)現(xiàn)相互牽制、相互核對(duì)。憑證、賬本記錄的錯(cuò)誤之處要用劃線法和紅字更正法更正。電算化后，賬務(wù)處理通常通過(guò)電腦軟件來(lái)進(jìn)行，只要輸入的原始憑證是正確的。計(jì)算機(jī)可以迅速完成手工條件下的各種賬務(wù)處理功能。手工會(huì)計(jì)下的賬冊(cè)核對(duì)功能在會(huì)計(jì)電算化條件下已由計(jì)算機(jī)代替，原手工操作下的一些內(nèi)部控制措施在電算化后沒(méi)有存在的必要性了，由于省去了分管會(huì)計(jì)審查復(fù)核編制記賬憑證這一關(guān)鍵的審核步驟，使得不相容職務(wù)的監(jiān)督能力降低。

2.內(nèi)部控制內(nèi)容發(fā)生改變

手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)用可見(jiàn)的文字、符號(hào)直接記錄在紙張之上，企業(yè)的每筆交易都有經(jīng)辦人簽字，就連各不相同的筆跡也可以作為控制的手段。但是，會(huì)計(jì)電算化后，傳統(tǒng)的憑證、單據(jù)部分消失，取而代之的是存有數(shù)據(jù)處理資料的磁盤、磁帶、光盤等，這些存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的信息是肉眼不可見(jiàn)的，很容易被刪除或篡改，傳統(tǒng)的控制程序在這里中斷、消失，傳統(tǒng)的控制方法，有的已不再適用。

3.內(nèi)部控制的難度加大

會(huì)計(jì)電算化中數(shù)據(jù)的安全受到的威脅主要有:不可控制的自然災(zāi)害；非預(yù)期的、不正常的程序結(jié)束操作造成的故障；存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)部分或全部遭到破壞；數(shù)據(jù)遭到破壞、篡改或泄露；使用、維護(hù)人員的錯(cuò)誤或疏忽；利用計(jì)算機(jī)舞弊和犯罪；計(jì)算機(jī)病毒侵入等。加上計(jì)算機(jī)犯罪具有很高的智能性和很大的隱蔽性、危害性，因此，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中安全控制的難度較之手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更大。

二、我國(guó)會(huì)計(jì)電算化工作中面臨的主要問(wèn)題

1.觀念有待于更新，內(nèi)控制度要進(jìn)一步落實(shí)

我國(guó)的會(huì)計(jì)電算化起步較晚，財(cái)政部在1994年相繼頒布了(關(guān)于大力發(fā)展我國(guó)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的意見(jiàn)》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《商品化會(huì)計(jì)核算軟件評(píng)審規(guī)則》、《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》等文件，這標(biāo)志著我國(guó)會(huì)計(jì)電算化工作已納入法制化的軌道。但人們的思維觀念還未充分認(rèn)識(shí)到電算化內(nèi)部控制的重大意義，沒(méi)有意識(shí)到會(huì)計(jì)電算化所生成的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的重要性， 也沒(méi)有意識(shí)到會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制對(duì)會(huì)計(jì)信息失真的影響。目前我國(guó)的整體電算化程度雖然不高， 但 90%的行政事業(yè)單位、大中型企業(yè)集團(tuán)都采用了電算化， 如果不建立和完善電算化的內(nèi)部控制， 則會(huì)使大量的會(huì)計(jì)信息失真， 那么會(huì)計(jì)電算化所帶來(lái)的高效率則是無(wú)效的。但有部分單位的會(huì)計(jì)人員根本就不知道這些法規(guī)的具體內(nèi)容，在實(shí)際工作中有了違規(guī)行為后，也沒(méi)有相應(yīng)的部門去監(jiān)管。對(duì)此，財(cái)政部門應(yīng)加大指導(dǎo)和監(jiān)督力度。同時(shí)，單位內(nèi)部也應(yīng)建立嚴(yán)格的管理制度，使國(guó)家的法規(guī)真正落到實(shí)處。

2.會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)人員崗位安全控制有待于加強(qiáng)

會(huì)計(jì)電算化后， 由于系統(tǒng)許多崗位可以合并， 許多手續(xù)合并到計(jì)算機(jī)中統(tǒng)一執(zhí)行， 雖然會(huì)計(jì)人員大大減少， 但同時(shí)也使得一些不相容的崗位沒(méi)有得到分離， 從而降低了工作人員相互之間牽制的效力。由于會(huì)計(jì)電算化實(shí)施時(shí)間短，經(jīng)驗(yàn)不足，會(huì)計(jì)應(yīng)用軟件的使用普遍重功能、輕安全。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行貪污、舞弊、詐騙等犯罪活動(dòng)日益猖獗。并且計(jì)算機(jī)舞弊者多數(shù)為內(nèi)部人員，他們對(duì)整個(gè)系統(tǒng)及控制措施比較了解，同時(shí)，系統(tǒng)內(nèi)部人員也相互熟悉，往往不能嚴(yán)格執(zhí)行一些安全保密措施。如有些會(huì)計(jì)人員既負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸入， 又負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的報(bào)送， 這樣就使得他們可能在未得到批準(zhǔn)的情況下直接對(duì)使用中的數(shù)據(jù)和程序進(jìn)行修改操作， 因此會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及安全性就受到了威脅， 也會(huì)給那些不法分子提供更大的做假舞弊的機(jī)會(huì)。

3.會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)信息安全控制有待于改進(jìn)

在手工會(huì)計(jì)環(huán)境下，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上，紙張上的書(shū)面數(shù)據(jù)形成會(huì)計(jì)人員所熟悉的會(huì)計(jì)證據(jù)原件，這些紙質(zhì)原件的數(shù)據(jù)若被修改，則容易辨別出修改的線索和痕跡，這也是傳統(tǒng)紙質(zhì)原件的一個(gè)基本特征。但是，電算化系統(tǒng)下原來(lái)紙質(zhì)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被直接記錄在磁盤或光盤上，是肉眼不可見(jiàn)的，很容易被刪除或篡改，由于在技術(shù)上對(duì)電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個(gè)是業(yè)務(wù)記錄的“原 件”。一旦這些磁性介質(zhì)受高溫、受潮、受磨損等而出現(xiàn)損壞， 則其保存的數(shù)據(jù)將無(wú)法讀取。假使沒(méi)有做好相應(yīng)的備份， 將會(huì)嚴(yán)重影響到企業(yè)的會(huì)計(jì)工作。而且該磁性介質(zhì)是以磁信號(hào)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)信息的， 若數(shù)據(jù)被人為惡意修改而沒(méi)被及時(shí)發(fā)現(xiàn)， 那么其所提供的會(huì)計(jì)信息就失去了意義。另外，各種各樣的計(jì)算機(jī)病毒也對(duì)安全系統(tǒng)造成威脅，甚至?xí)?dǎo)致計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的癱瘓。

4.伴隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用出現(xiàn)新難題有待于解決

會(huì)計(jì)信息可以通過(guò)物理通信線路傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上， 會(huì)計(jì)信息的傳輸存在安全隱患。如， 網(wǎng)絡(luò)信息在傳輸過(guò)程中很可能被非法攔截或被人篡改、復(fù)制、銷毀， 特別是網(wǎng)絡(luò)中“黑客”的侵襲更會(huì)給會(huì)計(jì)電算化的信息系統(tǒng)帶來(lái)極大的潛在威脅， 這個(gè)問(wèn)題的解決在目前來(lái)說(shuō)仍是一大難題。

以上這些問(wèn)題是會(huì)計(jì)電算化進(jìn)程中其內(nèi)部控制的及時(shí)解決。將極大促進(jìn)我國(guó)會(huì)計(jì)電算化向更深層次發(fā)展， 最大程度地提高會(huì)計(jì)工作水平和會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量， 提升企、事業(yè)單位現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟(jì)服務(wù)效率

三、健全、完善會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度

1.提高思想認(rèn)識(shí)深度，規(guī)范系統(tǒng)控制制度

我們必須認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電算化不僅改變了會(huì)計(jì)核算方式、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)形式、數(shù)據(jù)處理程序和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)領(lǐng)域， 提高了會(huì)計(jì)信息質(zhì)量， 而且改變和方便了企業(yè)的財(cái)務(wù)分析和經(jīng)營(yíng)決策等， 是會(huì)計(jì)理論和會(huì)計(jì)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展、完善， 促進(jìn)了會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制制度的改革， 是整個(gè)會(huì)計(jì)理論研究與實(shí)務(wù)運(yùn)用的根本性變革。思想是動(dòng)力， 只有思想上認(rèn)識(shí)到位，才更有利于促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化的推廣、發(fā)展和完善。規(guī)范日常操作管理控制。系統(tǒng)操作控制主要表現(xiàn)為操作權(quán)限控制和操作規(guī)程控制兩個(gè)方面。操作權(quán)限控制是指每個(gè)崗位的人員只能按照所授予的權(quán)限對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行作業(yè)，不得超越權(quán)限接觸系統(tǒng);操作規(guī)程控制是指系統(tǒng)操作必須遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程進(jìn)行，明確職責(zé)、操作程序和注意事項(xiàng)，并形成一套電算化系統(tǒng)文件。

2.建立內(nèi)部人員崗位安全控制制度

健全建立恰當(dāng)?shù)慕M織機(jī)構(gòu)和職責(zé)分工制度包括對(duì)部門的設(shè)置、人員的分工、權(quán)限的劃分以及相應(yīng)的崗位職責(zé)制度，其基本目標(biāo)是建立，以達(dá)到相互牽制、相互制約、防止或減少舞弊發(fā)生的目的，基本會(huì)計(jì)崗位可包括: 會(huì)計(jì)主管、出納、會(huì)計(jì)核算、稽核、會(huì)計(jì)檔案管理等工作崗位; 電算化會(huì)計(jì)崗位包括: 直接管理、操作、維修計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)等工作崗位。機(jī)構(gòu)調(diào)整必須同組織控制相結(jié)合， 以實(shí)現(xiàn)職權(quán)分離， 有效地限制和及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或違法行為。例如， 規(guī)定系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員和維護(hù)人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員; 數(shù)據(jù)輸入職務(wù)與審核記賬職務(wù)不能相容等。同時(shí)， 還應(yīng)建立起職務(wù)輪崗制度。建立健全系統(tǒng)操作與管理控制制度來(lái)規(guī)范每一個(gè)操作人員的行為以及各自之間的權(quán)限限制。

3.建立健全會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安全控制制度

實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后， 應(yīng)設(shè)立計(jì)算機(jī)機(jī)房， 給計(jì)算機(jī)設(shè)備創(chuàng)造一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境， 保護(hù)機(jī)器設(shè)備， 防止其他無(wú)關(guān)人員進(jìn)入機(jī)房， 保護(hù)程序和數(shù)據(jù)的安全。如規(guī)定交接手續(xù)和登記運(yùn)行日志， 數(shù)據(jù)備份及機(jī)器的使用規(guī)范， 軟盤專用及防病毒感染。系統(tǒng)維護(hù)包括硬件維護(hù)和軟件維護(hù)， 硬件維護(hù)主要包括:定期檢查并做好記錄; 及時(shí)進(jìn)行故障分析并做好記錄。專機(jī)專用， 還有財(cái)務(wù)操作人員不得在財(cái)務(wù)專用機(jī)子上上網(wǎng)、插入外來(lái)的軟盤和光盤， 以防止病毒侵入破壞計(jì)算機(jī)， 并且要定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行查毒、殺毒等工作。并且要對(duì)在使用的財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行定期的維護(hù)，防范于未然， 確保財(cái)務(wù)軟件運(yùn)行的安全、平穩(wěn)、高效， 并對(duì)其所存在的不足不斷地給予修正， 而且要對(duì)所選用的財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行不斷的升級(jí)。

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