如何實(shí)現(xiàn)商務(wù)英語(yǔ)信函中的禮貌原則

[摘要] 商務(wù)英語(yǔ)信函是現(xiàn)代國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中協(xié)調(diào)人際關(guān)系、促進(jìn)商務(wù)交流的必要手段。禮貌原則是商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作中要重點(diǎn)把握的技巧。本文從行文態(tài)度、選擇詞匯、運(yùn)用語(yǔ)氣和傳遞結(jié)構(gòu)四方面探討了禮貌原則在商務(wù)英語(yǔ)信函中的實(shí)際運(yùn)用方法。

[關(guān)鍵詞] 商務(wù)英語(yǔ)信函 禮貌原則 選擇

商務(wù)英語(yǔ)信函是現(xiàn)代國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中協(xié)調(diào)人際關(guān)系、促進(jìn)商務(wù)交流的必要手段。禮貌原則是商務(wù)信函寫(xiě)作的基本要求，它涉及語(yǔ)言、交際技巧、商務(wù)知識(shí)、文化背景等因素，頗具現(xiàn)代英語(yǔ)的特點(diǎn)?！岸Y貌、得體”是商務(wù)英語(yǔ)信函的靈魂，目的是為了建立和保持人與人之間的信賴(lài)關(guān)系或商業(yè)信譽(yù)，禮貌性語(yǔ)言對(duì)于信息的交流起著至關(guān)重要的作用。禮貌原則決定了商務(wù)信函中的禮貌程度必然比日常信函要高。本文將從行文態(tài)度、選擇詞匯、運(yùn)用語(yǔ)氣和傳遞結(jié)構(gòu)四方面探討商務(wù)信函中的禮貌原則的實(shí)現(xiàn)。

一、行文態(tài)度的選擇

1.以他人為重的態(tài)度

在商務(wù)信函中，禮貌原則要求我們盡量從對(duì)方利益出發(fā)，站在對(duì)方的立場(chǎng)上表達(dá)我方的意愿。站在對(duì)方立場(chǎng)上看問(wèn)題，考慮對(duì)方的處境，明白對(duì)方的難處，使對(duì)方感到自己的地位受到尊重，鼓勵(lì)對(duì)方與我們合作，從而促進(jìn)業(yè)務(wù)的往來(lái)。因此要盡量使用第二人稱(chēng)代詞you和your，而較少用第一人稱(chēng)代詞I， we， my和our，即所謂的your attitude。例如：

(1)Your active participation in this conference will be highly appreciated．

(2)We will highly appreciate your active participation in this conference．

(1)句雖合情合理，但沒(méi)有完全采取對(duì)方立場(chǎng)。用“我們認(rèn)為”這種句型一定程度上是以自我的標(biāo)準(zhǔn)為中心，沒(méi)有令對(duì)方感覺(jué)到是從收信人角度考慮，沒(méi)把對(duì)方利益放在首位，不能體現(xiàn)我們的目的是讓收信人覺(jué)得受到尊重和重視。而(2)句則以對(duì)方為中心，充分肯定了對(duì)方的積極參與，體現(xiàn)了禮貌原則。

需要注意的是，在收信人有過(guò)失時(shí)，刻意使用you，實(shí)際上強(qiáng)調(diào)了對(duì)方的錯(cuò)誤，使對(duì)方面子上過(guò)不去，而多用we和I卻更能體現(xiàn)your attitude的內(nèi)涵。例如：

Apparently you misunderstood our order．Anyway you shipped the wrong thing．應(yīng)改為: Apparently our instructions are not clear， with the result that the wrong article was shipped．這種多讓自己承擔(dān)責(zé)任，對(duì)對(duì)方少加指責(zé)，通情達(dá)理的婉轉(zhuǎn)表達(dá)無(wú)疑是吸引合作伙伴的有利因素。

2.采用肯定的態(tài)度

成功的信件往往都采用肯定的態(tài)度或肯定的思維，沒(méi)有人期待一種否定的觀點(diǎn)。因此，拒絕時(shí)尤其需要策略。由于人們更愿意接受肯定的事物，在寫(xiě)信時(shí)可以將否定的觀點(diǎn)改為肯定的觀點(diǎn)以便緩和語(yǔ)氣。如：

(1)We make no refunds after 3-month guarantee has run out．

(2)We can only make refunds during the 3-month guarantee period．

盡管上面句子中，第二句表達(dá)的信息跟第一句相同，但是讀者更喜歡第二句，因?yàn)樗鼈兘o了他一個(gè)肯定的答復(fù)。在商務(wù)英語(yǔ)信函中，我們要盡量創(chuàng)造出一種積極而肯定的氣氛，因?yàn)楸磉_(dá)肯定意義的詞語(yǔ)比否定的詞語(yǔ)更有可能幫你達(dá)到目的?？隙ǖ恼Z(yǔ)言還有助于你和你的公司建立起與收信人的良好關(guān)系。

二、詞匯的選擇

1.盡最大可能選擇有積極意義的詞語(yǔ)進(jìn)行使用

語(yǔ)言是信息的載體，一封用心選擇語(yǔ)言的信函不僅能表達(dá)字面上的意義，而且能夠傳遞一種情感，還能體現(xiàn)出客氣和周到。在商務(wù)信函中應(yīng)當(dāng)選擇一些含有積極情感意義的詞語(yǔ)如pleased， satisfy， obliged， welcome等。這樣能使對(duì)方身心愉悅，有利于雙方的合作。特別在有關(guān)催款、投訴、索賠等信函中，即便錯(cuò)不在己，也要對(duì)對(duì)方所做的任何一點(diǎn)積極努力給予肯定與贊揚(yáng)，做到禮貌得體。例如：

(1)I would appreciate having your reply by July1st so that we can finalize our program.．

(2)You kind invitation this time is most welcome．

(3)We should be greatly obliged if you would let us have your currentprices including service charges．

與此相反，信函中要極力避免使用no， cannot ，claim， complaint， inefficiency等詞的使用。在商務(wù)英語(yǔ)信函中，否定意義的詞語(yǔ)容易給人不愉快的感覺(jué)。直截了當(dāng)?shù)丶右苑穸?，買(mǎi)賣(mài)雙方會(huì)失去合作的興趣，雙方貿(mào)易關(guān)系會(huì)由此中斷。基于禮貌原則，我們經(jīng)常在商務(wù)英語(yǔ)信函中把消極的用法藏于積極的用法之中，至少語(yǔ)氣上委婉得多，盡量做到禮貌得體。例如“Thank you for calling our attention to the late arrival of the samples．”就比“We have received your complaint about the late arrival of the samples．”要禮貌得體得多。

2.正確使用情態(tài)動(dòng)詞

由于商務(wù)信函往來(lái)多數(shù)是磋商、答詢(xún)公務(wù)，往往涉及愿望、允諾、贊許、建議、催促、詢(xún)問(wèn)、拒絕、辯解或申訴、質(zhì)問(wèn)、譴責(zé)等等，所以英文商務(wù)信函中情態(tài)動(dòng)詞使用頻繁。情態(tài)動(dòng)詞的恰當(dāng)使用常常可以使句子的語(yǔ)氣更加緩和，使對(duì)方容易接受，實(shí)現(xiàn)理想的交流。例如：

We would like to suggest alternative where there are shipments available．

在這一句中，“would like”表示的是一種請(qǐng)求的語(yǔ)氣。如果去掉“would”就有了強(qiáng)加于別人的意味，對(duì)方從心理上會(huì)比較難以接受。需要說(shuō)明的是，情態(tài)動(dòng)詞多用于If條件句中，幫助寫(xiě)信人表達(dá)各種語(yǔ)氣。而情態(tài)動(dòng)詞的使用，在語(yǔ)氣上就委婉得多，顯得禮貌得體。例如：

I should be very much obliged if you would arrange a seaton the same flight for the 18th September．

情態(tài)動(dòng)詞can，could， will和would一般情況下可以通用，但could和would與can和will相比之下更有禮貌。因?yàn)檫^(guò)去時(shí)態(tài)的情態(tài)動(dòng)詞暗示一種假設(shè)行為，而不是強(qiáng)制行為。因此在商務(wù)英語(yǔ)信函中， could和would常被使用，語(yǔ)氣較緩和。例如：

(1)He would welcome the opportunity of seeing you while he is in Ottawa．

(2)Could you possibly forward your suggestions furthermore ?

三、友好語(yǔ)氣的選擇

大致說(shuō)來(lái)，語(yǔ)氣就是作者的態(tài)度，跟他的情感和意圖有關(guān)，可以通過(guò)詞匯的選擇、順序的排列來(lái)實(shí)現(xiàn)作者想要表達(dá)的不同情感和語(yǔ)氣。商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作中，友好的語(yǔ)氣有助于給讀者留下一種禮貌的印象，因此使商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作富有成效。

1.使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)

在英語(yǔ)商務(wù)信函中，盡管使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)表達(dá)更有力，但是被動(dòng)語(yǔ)態(tài)具有較高程度的禮貌性。因?yàn)樗粡?qiáng)調(diào)動(dòng)作的發(fā)出者，所說(shuō)出的話不是強(qiáng)加給對(duì)方的，所以使請(qǐng)求聽(tīng)起來(lái)比較溫和，顯得禮貌得體。例如：

(1)Upon taking delivery of the cargo， we have found that you only shipped 920 cartons against 1000 cartons．

(2)Upon taking delivery of the cargo， we have found that 920 cartons were shipped against 1000 cartons．

句子(1)中，通過(guò)使用you only shipped而直接表達(dá)了對(duì)收信人的責(zé)備，但如果過(guò)錯(cuò)是由于代理人造成的，這樣的句式就容易使對(duì)方受到傷害。在句子(2)中，被動(dòng)語(yǔ)態(tài)的使用缺省了動(dòng)作者，沒(méi)有顯現(xiàn)出是誰(shuí)的責(zé)任，只是給人一種啟示，應(yīng)該馬上找到事實(shí)真相。為了表達(dá)委婉，建議當(dāng)發(fā)生不愉快的事情或傳遞命令時(shí)使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)。

2.使用疑問(wèn)句型

疑問(wèn)句型是通過(guò)詢(xún)問(wèn)別人的能力或意愿來(lái)表達(dá)一種請(qǐng)求或一個(gè)命令，比采用直接的陳述句或肯定句去表達(dá)命令更委婉，從而使語(yǔ)氣變得間接、不唐突。例如：

(1)Quote us CIF 5% New York．

(2)We request you to quote us CIF 5% New York．

(3)Could you quote us CIF 5% New York?

句子(1)使用命令的語(yǔ)氣，很容易造成聽(tīng)話人的不愉快，因?yàn)樗`背了商務(wù)交往中的平等原則。句子(2)的語(yǔ)調(diào)比較溫和，但表達(dá)直接。句子(3)用疑問(wèn)句型表達(dá)同樣的意思，但語(yǔ)氣委婉客氣，好像請(qǐng)求幫忙一樣，比較得體。

3.使用條件句型

使用條件句型與疑問(wèn)句型相比，唯一的區(qū)別就在于使用條件句型，去掉了威脅他人面子的成分，從而使語(yǔ)氣變得更友好。此外，條件句型會(huì)使其建議具有試探的性質(zhì)。例如：

(1)If any of the items listed in the dialogue meets your interest， please let us have your specific inquiry， and quotation will be forwarded without delay．

(2)We attach a list of the contents of Case No.71 and shall be glad if you will check this with our order and the copy of your invoice．

4.使用虛擬語(yǔ)氣

虛擬語(yǔ)氣可以委婉禮貌地提出希望或意見(jiàn)，使句子更加婉轉(zhuǎn)，具有更多的磋商余地，更加有利于達(dá)成貿(mào)易協(xié)議。如：

（1)We would ask you to open L/C soon．

（2）We wish we could lower our prices but unfortunately we can not do so．

四、信息傳遞方式的選擇

1.直接表達(dá)法

對(duì)于傳遞令人滿意或中性信息的信函，一般采用直接表達(dá)法，即把令人滿意或中性的信息置于句首，然后作出必要的解釋?zhuān)詈笥每蜌舛Y貌語(yǔ)言表示希望或感謝，從建立業(yè)務(wù)關(guān)系到業(yè)務(wù)的成交，基本上都選擇這種模式。

2.間接表達(dá)法

表示拒絕對(duì)方要求或傳遞令人失望的消息的商務(wù)信函盡量減少讀者的不悅，一般采用間接表達(dá)法，即把商務(wù)英語(yǔ)信函分成五個(gè)部分：(1)中立陳述;(2)拒絕執(zhí)行或接受;(3)緣由;(4)補(bǔ)救方法;(5)客氣的結(jié)束語(yǔ)。這種篇章結(jié)構(gòu)的布局是為了盡量緩和語(yǔ)氣，避免唐突，使對(duì)方在看到中立陳述及可信服的緣由之后，有了一定的思想準(zhǔn)備去接受信中的拒絕內(nèi)容。信函中“補(bǔ)救方法”及“客氣的結(jié)束語(yǔ)”可進(jìn)一步消除不愉快的信息在對(duì)方心中產(chǎn)生的不悅情緒。這種結(jié)構(gòu)主要用于寫(xiě)還盤(pán)信、拒絕付款方式、要求修改信用證、申訴索賠信或保險(xiǎn)索賠信。

總之，隨著經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展及我國(guó)對(duì)外貿(mào)易的不斷擴(kuò)大，商務(wù)英語(yǔ)信函在國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中會(huì)越來(lái)越多地被運(yùn)用。商務(wù)英語(yǔ)信函中的禮貌原則作為國(guó)際經(jīng)濟(jì)交往的普遍要求，一定會(huì)成為國(guó)際商務(wù)人員必須遵循的基本原則。應(yīng)該熟練地掌握和運(yùn)用這種技巧，提高商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作的質(zhì)量，保障商務(wù)活動(dòng)順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

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[2]葛麗芳:商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中的禮貌研究[J].河南理工大學(xué)學(xué)報(bào) 2006， (11)