如何發(fā)揮預(yù)算管理在中小企業(yè)內(nèi)部控制中的作用

最近財(cái)政部頒發(fā)了企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范討論稿，內(nèi)容涵蓋企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的各個(gè)層級(jí)、各個(gè)方面和各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，為企業(yè)制訂內(nèi)部控制程序提供了指導(dǎo)，從該規(guī)范的內(nèi)容看，要求企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置完善、崗位分工明確、工作流程清晰，主要適用于用大中型企業(yè)。

通過(guò)對(duì)部分中小企業(yè)調(diào)查了解，不論民營(yíng)、國(guó)有或股份制企業(yè)，也不論是出資人直接管理的家族企業(yè)或法人治理結(jié)構(gòu)比較完善的企業(yè)，經(jīng)營(yíng)者和出資人都越來(lái)越重視內(nèi)部控制，有的企業(yè)甚至高薪聘請(qǐng)?jiān)诖笃髽I(yè)做過(guò)企業(yè)管理或財(cái)務(wù)管理的人員，幫助建立整套內(nèi)控體系。由于大部分內(nèi)控體系過(guò)于強(qiáng)調(diào)嚴(yán)格的職責(zé)權(quán)限、業(yè)務(wù)控制流程以及不相容崗位的分離，而中小型企業(yè)由于規(guī)模小、人員少，普遍存在機(jī)構(gòu)設(shè)置簡(jiǎn)單、權(quán)利集中、崗位交叉、分工不明確等現(xiàn)象，即使建立了一套完整的內(nèi)部控制體系，出于效率和管理成本考慮，也很難執(zhí)行，由于內(nèi)部控制的缺失，加大了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

預(yù)算控制對(duì)規(guī)范企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)管理效果顯著，被越來(lái)越多的投資人和經(jīng)營(yíng)管理者所認(rèn)可和重視，本文重點(diǎn)結(jié)合實(shí)際工作談一談如何充分發(fā)揮預(yù)算管理在中小企業(yè)內(nèi)部控制中的作用。

一、企業(yè)內(nèi)部控制的目的和要求

內(nèi)部控制是企業(yè)為了確保法律法規(guī)及經(jīng)營(yíng)方針政策的貫徹執(zhí)行、維護(hù)財(cái)產(chǎn)物資的安全與完整、保證組織財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和其他相關(guān)信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性與可靠性、避免或降低各種風(fēng)險(xiǎn)、促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)性、效率性和效果性、而建立的各職能部門(mén)之間對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行組織、制約、考核和調(diào)節(jié)的一系列方法、程序和措施的總稱(chēng)。

內(nèi)部控制的作用主要表現(xiàn)在：一是保證單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的合法性；二是有助于管理層實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)方針和目標(biāo)；三是保護(hù)單位各項(xiàng)資產(chǎn)的安全和完整，防止資產(chǎn)流失；四是保證業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)信息和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性和完整性。

二、預(yù)算管理是企業(yè)內(nèi)部控制的重要方式

預(yù)算管理是把企業(yè)的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行看成一個(gè)整體，以市場(chǎng)為導(dǎo)向，以企業(yè)的目標(biāo)利潤(rùn)為主線，包含了企業(yè)融資、采購(gòu)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、投資、管理等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全過(guò)程，并要求企業(yè)具有健全的管理制度和扎實(shí)的基礎(chǔ)工作，包括高效的組織機(jī)構(gòu)、高素質(zhì)的領(lǐng)導(dǎo)班子、暢通的信息渠道以及準(zhǔn)確的定額等，預(yù)算管理含蓋了企業(yè)運(yùn)營(yíng)的全過(guò)程、全方位，并需要全員的參與，正是因?yàn)轭A(yù)算管理的全面性特點(diǎn)，決定了預(yù)算實(shí)施的過(guò)程既是確保企業(yè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的過(guò)程，又是企業(yè)防范經(jīng)營(yíng)奉賢和進(jìn)行管理控制的過(guò)程，使預(yù)算管理成為企業(yè)內(nèi)部控制的重要方式。

三、預(yù)算編制階段的控制

1.企業(yè)目標(biāo)的確定

目標(biāo)的確定要緊緊圍繞企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，是預(yù)算編制的基礎(chǔ)，也是企業(yè)管理層努力的方向。站在預(yù)算管理的角度，企業(yè)目標(biāo)主要體現(xiàn)在業(yè)務(wù)發(fā)展目標(biāo)和利潤(rùn)目標(biāo)兩方面，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者與投資人之間應(yīng)當(dāng)深入溝通，達(dá)成共識(shí)，確定企業(yè)發(fā)展目標(biāo)是出資人對(duì)企業(yè)實(shí)施戰(zhàn)略管理和控制的重要環(huán)節(jié)，也是考查經(jīng)營(yíng)者決策能力的關(guān)鍵，企業(yè)出資人或經(jīng)營(yíng)者應(yīng)至少每年末組織決策層召開(kāi)一次會(huì)議確定下一年度企業(yè)發(fā)展目標(biāo)。

2.預(yù)算編制的前提

目標(biāo)確定后，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者要組織公司各主要部門(mén)負(fù)責(zé)人召開(kāi)預(yù)算準(zhǔn)備會(huì)，就企業(yè)面臨的內(nèi)、外部環(huán)境進(jìn)行認(rèn)真分析，對(duì)照發(fā)展目標(biāo)找出企業(yè)的發(fā)展空間、存在問(wèn)題及改善措施，就涉及市場(chǎng)定位、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)調(diào)整、資源配置等重大事項(xiàng)形成決議，明確各部門(mén)的工作目標(biāo)和重點(diǎn)，并做為預(yù)算編制的前提和基礎(chǔ)。會(huì)議要始終以企業(yè)發(fā)展目標(biāo)為指導(dǎo)，要求每個(gè)部門(mén)、每個(gè)崗位都緊緊圍繞目標(biāo)確定工作重點(diǎn)和制訂工作計(jì)劃。

3.主營(yíng)業(yè)務(wù)收入的編制

主營(yíng)業(yè)務(wù)收入預(yù)算不簡(jiǎn)單是一個(gè)數(shù)值，更重要的是要落實(shí)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，不僅要依據(jù)企業(yè)綜合能力、現(xiàn)有產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力、客戶(hù)分類(lèi)等現(xiàn)狀，還要制訂新產(chǎn)品、新客戶(hù)的開(kāi)發(fā)計(jì)劃，以及提高市場(chǎng)占有率的具體措施，收入預(yù)算應(yīng)盡可能詳細(xì)，包括現(xiàn)有產(chǎn)品和現(xiàn)有客戶(hù)、新產(chǎn)品和目標(biāo)市場(chǎng)的銷(xiāo)售數(shù)量、銷(xiāo)售價(jià)格預(yù)算等資料，以增強(qiáng)預(yù)算的客觀性和準(zhǔn)確性，促進(jìn)銷(xiāo)售部門(mén)工作的計(jì)劃性和提高業(yè)務(wù)人員的目標(biāo)意識(shí)。

4.成本費(fèi)用的編制

為便于管理和控制，應(yīng)根據(jù)企業(yè)特點(diǎn)將成本費(fèi)用按可控、不可控和固定費(fèi)用、變動(dòng)費(fèi)用、半變動(dòng)費(fèi)用進(jìn)行必要的分類(lèi)，并采用不同的方法進(jìn)行預(yù)算和控制。在進(jìn)行成本費(fèi)用預(yù)算時(shí)，應(yīng)特別注意測(cè)算依據(jù)和控制方法，有的企業(yè)在上年發(fā)生數(shù)的基礎(chǔ)上考慮預(yù)算年度業(yè)務(wù)增減變化進(jìn)行直接測(cè)算，這種方法簡(jiǎn)便，也有一定的合理性，但卻忽視了預(yù)算的控制作用，成本費(fèi)用預(yù)算應(yīng)盡可能依據(jù)各種材料的消耗定額以及各項(xiàng)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行測(cè)算，不僅有利于控制，還可促進(jìn)企業(yè)不斷建立和完善各項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作，尤其是定額管理、實(shí)物資產(chǎn)管理、信息管理等方面。

在控制方法上，有的企業(yè)簡(jiǎn)單的采取“一支筆”審批，認(rèn)為所有支出都通過(guò)總經(jīng)理或老板審批就得到控制了，其實(shí)這樣做不僅降低了下屬及部門(mén)的積極性和創(chuàng)造性，也將成本的控制更多的依賴(lài)個(gè)人的責(zé)任心和工作能力，尤其當(dāng)管理者濫用職權(quán)時(shí)，加大了企業(yè)舞弊和失控的風(fēng)險(xiǎn)。應(yīng)就企業(yè)主要費(fèi)用項(xiàng)目建立必要的管理和控制制度，提高支出的合理性和透明度，并根據(jù)業(yè)務(wù)和產(chǎn)品特點(diǎn)在價(jià)格、消耗、必要性審查等重要方面設(shè)置控制點(diǎn)，采取特殊的程序控制。

5.資金收支的編制

資金收支預(yù)算的主要依據(jù)是主營(yíng)業(yè)務(wù)預(yù)算、成本費(fèi)用預(yù)算以及投資計(jì)劃等，一般只是其他預(yù)算在資金方面的反映，但需要特別關(guān)注的一方面是銷(xiāo)售回款周期，是各行業(yè)普遍問(wèn)題，不應(yīng)簡(jiǎn)單的用當(dāng)期銷(xiāo)售收入直接做為當(dāng)期回款；二是回款的結(jié)構(gòu)，主要是承兌匯票所占比例，直接影響著資金來(lái)源的時(shí)間分布；三是預(yù)算年初的應(yīng)收和應(yīng)付款項(xiàng)以及庫(kù)存壓縮和不良資產(chǎn)處置等應(yīng)納入預(yù)算。

四、預(yù)算執(zhí)行階段的控制

預(yù)算經(jīng)過(guò)企業(yè)董事會(huì)或股東會(huì)審議批準(zhǔn)后執(zhí)行，為了準(zhǔn)確把握企業(yè)經(jīng)營(yíng)和預(yù)算執(zhí)行情況，企業(yè)應(yīng)當(dāng)每月組織各部門(mén)負(fù)責(zé)人以上的經(jīng)營(yíng)管理人員召開(kāi)經(jīng)營(yíng)分析會(huì)，檢查分析預(yù)算執(zhí)行情況，對(duì)差異產(chǎn)生的原因應(yīng)深入分析，查找原因，落實(shí)改善措施，同時(shí)對(duì)各部門(mén)和企業(yè)重點(diǎn)工作計(jì)劃執(zhí)行情況進(jìn)行檢查督促，以相對(duì)公開(kāi)的會(huì)議形式不僅有利于整個(gè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)有條不紊的展開(kāi)，也有利于各部門(mén)工作的協(xié)調(diào)，避免扯皮現(xiàn)象。

五、預(yù)算調(diào)整階段的控制

如遇經(jīng)營(yíng)狀況與預(yù)算前提出現(xiàn)重大變化，應(yīng)對(duì)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整，時(shí)間一般在上半年結(jié)束時(shí)。為保證預(yù)算的嚴(yán)肅性，預(yù)算調(diào)整方法和審批程序要與年初預(yù)算一致，主要作用一方面當(dāng)預(yù)算因客觀原因出現(xiàn)嚴(yán)重偏差時(shí)，調(diào)整預(yù)算目標(biāo)；另一方面是在預(yù)算目標(biāo)不變的情況下，進(jìn)行業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)或成本費(fèi)用項(xiàng)目調(diào)整。

六、預(yù)算執(zhí)行結(jié)果評(píng)價(jià)控制

年末要組織企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理層對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行全面總結(jié)分析，通過(guò)將實(shí)際完成情況分別與預(yù)算對(duì)比、與歷史數(shù)據(jù)對(duì)比、與行業(yè)水平對(duì)比，找出差距，總結(jié)企業(yè)當(dāng)前存在的問(wèn)題與改善的方向。通過(guò)預(yù)算執(zhí)行情況分析會(huì)，不僅可以檢查預(yù)算指標(biāo)完成情況，還可以分析企業(yè)當(dāng)前存在問(wèn)題和不足，為股東或董事會(huì)制定下一年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)提供依據(jù)，同時(shí)可以評(píng)價(jià)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理人員以及各部門(mén)工作業(yè)績(jī)，為企業(yè)實(shí)施業(yè)績(jī)考核提供參考。

總之，預(yù)算管理不僅是企業(yè)進(jìn)行目標(biāo)管理的方法，更是企業(yè)進(jìn)行全方位控制的手段，由于預(yù)算管理的全面性、循環(huán)性和連續(xù)性特點(diǎn)，在推動(dòng)企業(yè)持續(xù)發(fā)展的同時(shí)，帶動(dòng)了企業(yè)整體管理水平的提高，實(shí)施有效的預(yù)算管理就標(biāo)志著抓住了企業(yè)內(nèi)部管理和控制的主線。