基于信息化的中小企業(yè)流程再造方法研究

[摘 要] 本文針對(duì)中小企業(yè)實(shí)施信息化現(xiàn)狀，著重從組織建設(shè)、制度建設(shè)以及工作方法三個(gè)方面提出了切實(shí)可行的中小企業(yè)在實(shí)施信息化前的流程再造工作方案。

[關(guān)鍵詞] 流程再造 信息化 中小企業(yè)

有人說(shuō)“上ERP找死，不上ERP等死”，這句話從一個(gè)側(cè)面反映了當(dāng)前企業(yè)信息化進(jìn)程的窘態(tài)。ERP的失敗，在很大程度上是因?yàn)槠髽I(yè)現(xiàn)行的管理制度和業(yè)務(wù)流程與固化的軟件模塊不能很好的兼容，軟件不能跟隨著管理與業(yè)務(wù)的變動(dòng)而變化；中小企業(yè)ERP的失敗，主要是因?yàn)槠髽I(yè)信息化之前，沒(méi)有完善的企業(yè)管理制度和業(yè)務(wù)流程體系，根基不牢是中小企業(yè)實(shí)施信息化的硬傷。鑒于中小企業(yè)管理基礎(chǔ)薄弱的特點(diǎn)，作者認(rèn)為中小企業(yè)的信息化建設(shè)應(yīng)該分兩步走。第一階段，整理優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，完善管理制度。第二階段，信息化的實(shí)施階段。第一階段工作——信息化前的流程再造，對(duì)于中小企業(yè)來(lái)說(shuō)有著十分重要的意義，它不僅僅是設(shè)計(jì)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，而且肩負(fù)著促進(jìn)企業(yè)管理規(guī)范化和整理公司信息需求的重要職能。因此，本文將詳細(xì)闡述中小企業(yè)流程再造的組織制度保障和具體的工作方法，使其具有很強(qiáng)的可操作性，以供中小企業(yè)的信息化工作者參考。

一、組織建設(shè)

無(wú)論是信息化建設(shè)還是流程再造，都是事關(guān)公司整體的大事，它牽扯到各方面的利益關(guān)系，如果沒(méi)有一個(gè)強(qiáng)有力的組織體系領(lǐng)導(dǎo)推進(jìn)，那信息化和流程再造就是空中的樓閣，可以說(shuō)是一個(gè)不可能完成的任務(wù)。

1.流程改革領(lǐng)導(dǎo)委員會(huì)

流程改革委員會(huì)是流程改革的最高權(quán)力機(jī)構(gòu)，該組織應(yīng)有權(quán)調(diào)動(dòng)公司的財(cái)力、物力和人力，保證流程再造過(guò)程的順利進(jìn)行。該委員會(huì)的主席應(yīng)由公司的最高領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理或業(yè)務(wù)副總經(jīng)理?yè)?dān)任，因?yàn)樗麄兌际羌扔泻芨咄蜋?quán)力又懂得業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)人。流程改革委員會(huì)的成員由公司各部門主要領(lǐng)導(dǎo)和各流程改革工作小組的組長(zhǎng)組成。其主要職責(zé)有：決定流程改革的先后順序，并任命流程改革小組領(lǐng)導(dǎo)人；定期召開(kāi)會(huì)議討論各流程改革小組的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化方案以及制度設(shè)計(jì)等其他工作成果；把握整體的工作方向和工作進(jìn)程；解決各流程改革小組實(shí)際工作出現(xiàn)的困難；協(xié)調(diào)各流程改革小組之間的工作矛盾；并對(duì)各小組的工作成果給與相應(yīng)的獎(jiǎng)懲。

2.流程改革工作小組

流程改革工作小組是對(duì)某個(gè)具體流程進(jìn)行整理優(yōu)化的工作小組。其領(lǐng)導(dǎo)人一般由本流程所在的主要部門的經(jīng)理來(lái)?yè)?dān)任，其成員主要從該流程所涉及的具體崗位員工中挑選出來(lái)的，這些員工應(yīng)具備較高的文化素質(zhì)、對(duì)該流程的實(shí)際業(yè)務(wù)狀況很了解、對(duì)公司的信息化建設(shè)和管理的規(guī)范有較大愿望。這些小組成員常常來(lái)在不同的部門，因此對(duì)于其領(lǐng)導(dǎo)人來(lái)說(shuō)面臨著管理上的挑戰(zhàn)。小組成員要有固定的工作場(chǎng)所，在其領(lǐng)導(dǎo)人的帶領(lǐng)下，討論現(xiàn)有流程存在的弊病，提出自己的改革方案。雖然對(duì)于小組成員來(lái)說(shuō)這是一個(gè)臨時(shí)的工作(可能占用幾個(gè)月)，但是小組成員要投入100%的工作時(shí)間和精力到這項(xiàng)工作上來(lái)。

二、獎(jiǎng)懲制度

企業(yè)的流程再造與信息化建設(shè)，雖然是一項(xiàng)臨時(shí)性的工作，然而由于項(xiàng)目時(shí)間一般比較長(zhǎng)、企業(yè)投資比較大、對(duì)企業(yè)的發(fā)展影響深遠(yuǎn)等特點(diǎn)，因此如果沒(méi)有一套完備的考核獎(jiǎng)懲制度，將使這項(xiàng)工作的進(jìn)展舉步維艱；沒(méi)有一套科學(xué)的考核獎(jiǎng)懲體系，流程再造工作將喪失內(nèi)在的動(dòng)力，從而使其當(dāng)在面對(duì)外部巨大阻力時(shí)，面臨停滯不前。在流程再造的實(shí)施過(guò)程中建立考核體系，可以提高項(xiàng)目參與人員的積極性，從而有助于項(xiàng)目實(shí)施的成功。

三、工作方法

有了很好的組織與制度保障，下面就是工作方法的問(wèn)題了。作者結(jié)合國(guó)內(nèi)外的優(yōu)秀企業(yè)信息化流程再造的成功經(jīng)驗(yàn)，和中小企業(yè)的實(shí)際情況，提出了以下的實(shí)施方案:

1.歸集流程，初步整理

中小企業(yè)由于發(fā)展時(shí)間短，管理基礎(chǔ)薄弱，大部分企業(yè)尚未建立一個(gè)清晰的流程框架和目錄。針對(duì)這種情況，作者提出在流程再造之前，可以先由各部門的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)本部門所涉及的流程進(jìn)行收集，報(bào)流程改革委員會(huì)再有專門人員進(jìn)行整理。具體操作方法如下:

首先，各個(gè)崗位用流程圖的方式畫出本崗位所涉及的所有的流程并闡述其認(rèn)為這些流程有哪些不足之處，并闡述其改革建議。這樣的做法主要有兩個(gè)目的:一是為以后的流程整理打下基礎(chǔ)。二是其成果以后可作為挑選流程項(xiàng)目成員依據(jù)。

其次，部門領(lǐng)導(dǎo)收集這些材料，站在部門的高度對(duì)流程能夠進(jìn)行進(jìn)一步的整理，并指出問(wèn)題提出改進(jìn)意見(jiàn)，報(bào)流程改革委員會(huì)。部門領(lǐng)導(dǎo)是以后流程工作小組的領(lǐng)導(dǎo)候選人，因此通過(guò)這個(gè)過(guò)程能夠發(fā)現(xiàn)信息化人才。

2.流程的整理與分級(jí)

流程改革領(lǐng)導(dǎo)委員會(huì)在接到各部門報(bào)送的流程歸集的表單與改革意見(jiàn)后，組織專門人員成立委員會(huì)工作小組站在公司的角度去審視提交上來(lái)的流程。專門的工作小組把流程整理后，要對(duì)所有的公司流程進(jìn)行分級(jí)，一般情況下，可分為三級(jí)，第一級(jí)為公司級(jí)流程，該級(jí)流程往往是跨部門的，公司的重要流程。如新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)流程，訂單處理流程等。第二級(jí)為部門級(jí)流程，該級(jí)流程往往其主要的工作環(huán)節(jié)在部門內(nèi)部，跨越不同崗位。如原材料采購(gòu)流程、生產(chǎn)調(diào)度流程等。第三級(jí)為崗位級(jí)流程，主要是指導(dǎo)某個(gè)具體工作的程序。如銷售代表工作的客戶拜訪流程、終端理貨流程等。該委員會(huì)工作小組要把整理和分級(jí)的流程經(jīng)改革委員會(huì)討論通過(guò)，建立流程目錄。

3.確定改革流程次序，進(jìn)行流程優(yōu)化

一個(gè)公司的流程大大小小至少也要幾百條，對(duì)于這樣一個(gè)浩大工作不可能同時(shí)鋪開(kāi)，為了確保改革的成功流程改革委員必須考慮各流程改革的難度和必要性對(duì)流程改革的先后順序進(jìn)行決策。一般情況下選擇問(wèn)題比較多且改革阻力較小的流程作為首批改革對(duì)象，以便在改革中摸索經(jīng)驗(yàn)，提高員工改革成功的信心和積極性。流程改革委員會(huì)任命改革流程的領(lǐng)導(dǎo)人，指導(dǎo)流程改革進(jìn)程。值得注意的是這種流程再造是為將來(lái)企業(yè)的信息化服務(wù)的，因此在流程圖的設(shè)計(jì)上應(yīng)該體現(xiàn)出對(duì)信息的需求，以便于以后對(duì)各崗位的信息進(jìn)行歸集。作者根據(jù)信息化流程再造的特點(diǎn)設(shè)計(jì)了以下流程圖方案：

圖1所示，輸入信息是上一個(gè)流程環(huán)節(jié)給該環(huán)節(jié)提供的表單或文本信息;輸出信息是該環(huán)節(jié)輸出給下一個(gè)流程環(huán)節(jié)的表單或文本信息;參閱信息是完成這個(gè)流程環(huán)節(jié)的任務(wù)需參考的信息;開(kāi)放權(quán)限是指本環(huán)節(jié)所做的工作成果開(kāi)放給各個(gè)崗位的權(quán)限。

4.建立與流程配套的管理制度，試運(yùn)行

對(duì)一個(gè)流程改革方案提交改革委員會(huì)通過(guò)以后不可以束之高閣，流程改革委員會(huì)在進(jìn)行其他流程改革的同時(shí)要責(zé)成有關(guān)部門對(duì)此流程編寫相關(guān)制度，然后下達(dá)，試運(yùn)行，對(duì)于出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)改進(jìn)提高。

5.崗位信息描述

待關(guān)鍵流程的優(yōu)化改革進(jìn)行完畢，所有流程都按照上述流程圖的格式整理出來(lái)后，我們就可以按照崗位歸集所涉及的流程，把該崗位所涉及的所有流程及流程環(huán)節(jié)信息收集整理到《崗位信息匯總表》中。這樣可以清楚地了解公司各個(gè)崗位所需要的所有信息需求，以便于在第二階段的軟件咨詢與實(shí)施中節(jié)省大量的實(shí)施時(shí)間和實(shí)施費(fèi)用。

圖2所示，流程環(huán)節(jié)是指涉及的某一流程內(nèi)本崗位需要操作的環(huán)節(jié)，在某一具體流程中，流程環(huán)節(jié)可能是一個(gè)也可能是多個(gè)。

四、結(jié)束語(yǔ)

兩步走的實(shí)施戰(zhàn)略，降低了中小企業(yè)實(shí)施信息化的風(fēng)險(xiǎn)，減少了猝死的幾率；具體的工作方案，環(huán)環(huán)相扣，有很強(qiáng)的可操作性，不僅提高了企業(yè)的基礎(chǔ)管理水平，而且了解了各個(gè)崗位的信息化需求，還選拔了適應(yīng)信息化建設(shè)的人才，并且在一定程度上減少了第二個(gè)階段的實(shí)施時(shí)間，減少了實(shí)施費(fèi)用，為資金周轉(zhuǎn)困難的中小企業(yè)緩解了壓力。

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