論高校固定資產(chǎn)管理的“五個一”框架

摘要：高校固定資產(chǎn)是高校辦學(xué)的物質(zhì)基礎(chǔ)，在高校普遍注重內(nèi)涵發(fā)展的當(dāng)前，要求高校資產(chǎn)管理必須走上精益化的發(fā)展道路?！拔鍌€一”是統(tǒng)一的有機體，是適應(yīng)現(xiàn)代高校資產(chǎn)管理要求的科學(xué)。從固定資產(chǎn)管理的技術(shù)層面，可以分析如何建立“五個一”框架，實現(xiàn)資產(chǎn)管理的精細化、科學(xué)化和規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：高校；固定資產(chǎn)；精益化管理

中圖分類號：G474文獻標志碼：Ａ文章編號：１６７３－２９１Ｘ（２００８）16－０140－03

自改革開放以來，高校經(jīng)過30年的發(fā)展，特別是最近10年的迅猛擴張，高校的辦學(xué)能力與水平在不斷提高的同時，表現(xiàn)最為直觀的是高校資產(chǎn)規(guī)模呈現(xiàn)出幾何式增長。如何管好用好規(guī)模龐大的固定資產(chǎn)成為高校決策層面前的重大課題。為了加強對高校資產(chǎn)的宏觀管理，國家教育部、財政部在2006、2007年對全國范圍普通高校進行了資產(chǎn)清查，重點對房屋土地、儀器設(shè)備、交通運輸車輛、圖書、家具等進行了細致地清點、核對、審計，基本上摸清了全國高校資產(chǎn)規(guī)模與使用狀態(tài)，為高校的科學(xué)管理提供了基礎(chǔ)信息。

作為高校資產(chǎn)管理部門，涉及資產(chǎn)的計劃、采購、使用、維修與處置等環(huán)節(jié)。計劃是根據(jù)高校的需要和資金能力制訂的，采購一般采用招標的方式進行。計劃與采購在許多高校做得都比較好，這是因為高校普遍存在的資金壓力使得各方對資產(chǎn)添置計劃的制訂給予較多的關(guān)注，預(yù)算部門往往根據(jù)輕重緩急對資產(chǎn)添置的時間、用途、數(shù)量、資金額度都有嚴格的要求。而采購是敏感領(lǐng)域，不僅決策層在人員任用、機制運行、監(jiān)督等方面有了一系列的前期準備和事中審計，而且事后檢查也比較嚴格，所以采購環(huán)節(jié)也是管理比較到位的?！爸夭少?、輕管理”是會計事務(wù)所、審計部門對高校資產(chǎn)管理比較普遍的評價。因此，使用、維修與資產(chǎn)壽命終止后的處置等問題自然成為高校資產(chǎn)管理最需要加強的方面。對于固定資產(chǎn)日常管理在技術(shù)層面必須有一套行之有效的措施，實現(xiàn)資產(chǎn)規(guī)范科學(xué)管理的常態(tài)化。根據(jù)目前高校資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀，對高校資產(chǎn)管理實施“五個一”系統(tǒng)管理方案，能夠保證資產(chǎn)管理規(guī)范、細膩并達到事半功倍的效果。

一、一個部門

目前，許多高校的固定資產(chǎn)資產(chǎn)管理都由一部門承擔(dān)，還是由幾個部門分開管理更能體現(xiàn)效率、廉潔的目的存在爭議。最常見的有以下兩種機構(gòu)設(shè)置形式，有的高校在學(xué)校資產(chǎn)管理委員會的領(lǐng)導(dǎo)下設(shè)立資產(chǎn)管理處統(tǒng)一管理房屋土地、家具器具、儀器設(shè)備，有的是將教學(xué)用儀器設(shè)備從其他資產(chǎn)管理部門中分離，單獨設(shè)立實驗室設(shè)備管理處，其他固定資產(chǎn)仍由后勤資產(chǎn)管理處負責(zé)。

雖然學(xué)校設(shè)有資產(chǎn)管理委員會這樣的議事機構(gòu)，但它是非常設(shè)機構(gòu)，只負責(zé)一些宏觀上問題的協(xié)調(diào)，而日常資產(chǎn)管理中出現(xiàn)的問題不可能經(jīng)常開會研究，儀器設(shè)備往往與實驗室建設(shè)連在一起，由負責(zé)實驗教學(xué)的校領(lǐng)導(dǎo)分管，但負責(zé)房屋家具等資產(chǎn)管理的后勤部門往往由另外的校領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)，因而對于許多同時涉及后勤資產(chǎn)與設(shè)備的事宜，必須經(jīng)常在一起協(xié)調(diào)和溝通，然而并不是每件事情通過開會就可以現(xiàn)場解決的，有時部門領(lǐng)導(dǎo)對一些重大的敏感的問題不能立即決策需要上報校級領(lǐng)導(dǎo)拍板，這樣協(xié)調(diào)成本不但增加了，而且效率也大打折扣。

以實驗室改造為例，房屋的改造由后勤管理處房管部門進行，而設(shè)備的安裝需要由實驗室管理處負責(zé)，設(shè)備安裝必須與工程進度、房屋設(shè)計、管線電路走向相聯(lián)系，設(shè)備完成后還必須為小型儀器提供桌柜等家具以供擺放，必須由家具管理部門進行設(shè)計，依然需要現(xiàn)場溝通，否則將會產(chǎn)生信息遺漏或者錯誤。這樣一項改造涉及了至少三個部門兩位校級管理者，成本大效率低是毋庸置疑的。

從行政事業(yè)單位的管理經(jīng)驗可知，部門內(nèi)部的協(xié)調(diào)職能日益成為部門管理者最主要的工作。由于高校在人事上的干部終身制、部門管理以條線為主以及對部門既得利益保護，致使部門之間的橫向協(xié)調(diào)成本居高不下，因而一個部門管理固定資產(chǎn)是高校管理好資產(chǎn)較為理想的選擇。根據(jù)管理學(xué)的觀點，一般情況下，部門的設(shè)置與劃分是由工作量的多少和相互之間的關(guān)聯(lián)度為依據(jù)的，是根據(jù)部門間協(xié)調(diào)成本與部門獨立后產(chǎn)生的增量成本之間的大小進行選擇的，如果工作之間的協(xié)調(diào)成本過大，那么部門分設(shè)就是可行的，否則就應(yīng)當(dāng)合并。

二、一個體系

除了校一級從事固定資產(chǎn)管理的職能部門之外，各二級學(xué)院、處室及非獨立事業(yè)單位還必須有專門從事資產(chǎn)管理的人員或部門，對于本部門的資產(chǎn)進行日常管理。如果這些二級資產(chǎn)管理部門規(guī)模比較大，或者二級部門與三級部門之間的關(guān)系是松散型的，那么，在部門內(nèi)部設(shè)立固定資產(chǎn)的三級管理職能就非常必要。這樣就形成了學(xué)校，二級學(xué)院、處部，教研室、科室的三級管理體系。管理體系的建立與完善體現(xiàn)了學(xué)校固定資產(chǎn)的管理思想，即“誰使用、誰管理、誰負責(zé)”的原則。

在這一管理體系中，責(zé)權(quán)利必須對等，同時，將資產(chǎn)管理水平與部門及其管理者的考核統(tǒng)一起來。這一考核分為三個方面，一是二級部門總體管理能力與水平的表現(xiàn)指標之一；二是部門主要領(lǐng)導(dǎo)的年終考核與離任審計的重要方面；三是部門資產(chǎn)管理者任用與獎懲的依據(jù)。三級資產(chǎn)管理體系的運行是由學(xué)校制訂的固定資產(chǎn)管理實施細則保證的，權(quán)責(zé)的劃分是與資產(chǎn)管理軟件的權(quán)限設(shè)置相對應(yīng)。這一體系建立的關(guān)鍵在于二三級資產(chǎn)管理部門或人員的穩(wěn)定性，由于資產(chǎn)管理對人員的要求更多地體現(xiàn)在責(zé)任心和敬業(yè)精神的高低上，而對于電腦技術(shù)、會計操作和專業(yè)知識要求并不太高，相對與教學(xué)、科研為主的一線崗位，資產(chǎn)管理在各二級及以下單位是“非重要”工作，這些工作成為用來鍛煉新職工和安置富余人員的差事，一般都是由剛參加工作的人員或年齡較大學(xué)歷職稱不高的人員擔(dān)任，因而使這一管理體系失去了創(chuàng)新攻堅和改革的動力。如前所述，與教學(xué)一線相比，高校資產(chǎn)管理不需要學(xué)歷或職稱很高的人才，而是需要有一定知識基礎(chǔ)、能吃苦、有敬業(yè)精神的奉獻者。

三、一部細則

對于高校的資產(chǎn)管理，國家財政部及各省、自治區(qū)、直轄市財政和教育主管部門都有相應(yīng)法規(guī)、制度進行規(guī)范，但這類文件大多只是宏觀或中觀上的要求和指導(dǎo)，對于許多細節(jié)性問題沒有具體明確，高校有必要在上級文件精神的指導(dǎo)下，制訂操作性強、全面周到的實施細則，如對于各級管理單位和責(zé)任人應(yīng)當(dāng)如何進行日常操作、與上下級管理單位的關(guān)系、承擔(dān)什么樣的管理職責(zé)、違反規(guī)定應(yīng)當(dāng)受到的處罰等，都必須以書面的形式確定下來。

一部實施細則至少在以下幾個方面應(yīng)當(dāng)詳細規(guī)定：

一是計劃制訂的責(zé)任主體、規(guī)范格式、送達時間及額度；二是采購的權(quán)限、頻次與例外，采購的形式與參加者，招標的組織與實施，合同的內(nèi)容與簽訂，資產(chǎn)的安裝規(guī)范與現(xiàn)場負責(zé)人，驗收與入賬，標簽的粘貼，領(lǐng)用與保管人等；三是日常使用的注意事項，安放地點、使用人變更記錄，維修的記錄與結(jié)果，退庫的理由與承辦者，賬目的變更處理與上報，資產(chǎn)的跨部門流動，丟失、報廢、壞損的上報處置、決議資料及賬務(wù)處理等；四是各級管理者的管理權(quán)限、責(zé)任、權(quán)利與處罰規(guī)定，特別是每年的資產(chǎn)清查的時間、步驟、方法、責(zé)任人與清查報告，期間與期末檢查考核的主體、方式、問題的處理辦法；五是書面賬簿登記與軟件管理的關(guān)系等。細則強調(diào)的可操作性，明確“6W”理念，即誰（WHO）、何時（WHEN）、何地（WHERE）、干什么（WHAT）、怎么樣（HOW）、為什么（WHY）?，F(xiàn)在我國大多數(shù)高校的固定資產(chǎn)管理規(guī)定操作性不強，流行于大而化之，不通俗易懂、不細密，對許多問題含糊其辭、界定不清晰。原因在于對于固定資產(chǎn)管理的科學(xué)性認識不足，同時由于資產(chǎn)管理的涉及的部門比較多、強調(diào)經(jīng)驗與操作性，而中層干部交流頻繁導(dǎo)致經(jīng)驗與認識不足，往往滿足于空洞而寬泛的說教。

四、一張標簽

給每件資產(chǎn)編一個可以唯一標識的號碼是進行資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)，是把資產(chǎn)與書面的賬、卡、簿聯(lián)結(jié)起來的橋梁。標簽具有身份證的作用，一般表面具有名稱、編號、購置年月、使用部門等信息，現(xiàn)在條形碼標簽與掃描設(shè)備的配套使用，使標簽內(nèi)涵信息更加強大，也為資產(chǎn)清查與識別提供了技術(shù)支撐。龐雜的資產(chǎn)，按照類別、使用部門、設(shè)備重要性進行分別管理，標簽發(fā)揮著載體和標識的作用。標簽粘貼是一項基礎(chǔ)性的重要工作，特別是對以前購置的資產(chǎn)粘貼標簽，是非常宏大的工程，要求細致、及時、準確，標簽出自管理軟件，對于賬務(wù)管理員來說，建立在軟件之上的一張標簽、一張數(shù)碼照片，給管理者和師生員工以直觀的印象，使管理者認為他是在管理具體的資產(chǎn)而不是抽象的數(shù)據(jù)。

五、一套軟件

網(wǎng)絡(luò)化的資產(chǎn)管理軟件對于高校資產(chǎn)管理來說，是實現(xiàn)信息化、實時化、科學(xué)化的唯一途徑。由于高校固定資產(chǎn)數(shù)量大、種類多、時間跨度大及管理人員的更替頻繁等原因，資產(chǎn)管理軟件代替了傳統(tǒng)的手工記賬，為決策者、各級管理者、財務(wù)審計相關(guān)部門、上級部門提供了數(shù)據(jù)信息，不僅節(jié)省了時間和成本，而且具有權(quán)限分置的功能，在指導(dǎo)資產(chǎn)管理體系運轉(zhuǎn)過程中發(fā)揮大腦中樞的作用。資產(chǎn)管理軟件是建立在資產(chǎn)清查數(shù)據(jù)和原有賬簿的基礎(chǔ)上的，在數(shù)據(jù)輸入之前學(xué)校一級的管理者必須對資產(chǎn)的使用狀態(tài)有著清晰地了解，“以賬查物，以物對賬”式的清查，確保輸入計算機中的數(shù)據(jù)準確無誤，資產(chǎn)清查工作重要的方式是化整為零，以各二級單位為主體明確清查的責(zé)任，輔以學(xué)校一級管理部門的多角度、多層次的檢查。軟件數(shù)據(jù)的輸入工作完成后，校驗、權(quán)限劃分、軟件培訓(xùn)與試運行是軟件正式使用前的必要準備。

在這個過程中，權(quán)限劃分尤為重要，學(xué)校一級資產(chǎn)管理員作為超級用戶，根據(jù)資產(chǎn)管理細則對二三級單位管理員、學(xué)校財務(wù)審計部門、一般人員設(shè)置不同的管理權(quán)限。最為重要的是對二級管理部門和財務(wù)部門權(quán)限的設(shè)置，對于二級部門管理員來說資產(chǎn)入庫數(shù)據(jù)輸入、存放地點的變更、分類分戶查詢等功能是最基本的。而財務(wù)部門必須實現(xiàn)實時價值核對，審核進出資產(chǎn)的相關(guān)數(shù)據(jù)信息的準確性與及時性。網(wǎng)絡(luò)版的軟件是資產(chǎn)管理實現(xiàn)即時互動的技術(shù)依據(jù)，目前，高校電腦已經(jīng)普及，有的高校行政管理人員幾乎每人一臺，校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為體現(xiàn)高校辦學(xué)水平的重要標志，網(wǎng)絡(luò)一般具有很高的可靠性和較高的網(wǎng)速。這些都為資產(chǎn)實現(xiàn)信息化管理提供了良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。

六、結(jié)論

以上“五個一”是統(tǒng)一的有機體，是適應(yīng)現(xiàn)代高校資產(chǎn)管理要求的科學(xué)?！耙粋€部門”是固定資產(chǎn)管理在職能上的明確，更重要的是確保資產(chǎn)管理權(quán)責(zé)一致，減少行政管理的協(xié)調(diào)成本，為提高管理效率提供保證?！耙粋€體系”是資產(chǎn)管理的組織保證，資產(chǎn)管理不僅是學(xué)校一級職能部門的工作，而且需要使用部門的廣泛參與，資產(chǎn)管理組織體系的運行好壞決定了學(xué)校資產(chǎn)保值不流失的目標能否實現(xiàn)。“一部細則”是學(xué)校資產(chǎn)管理活動的指南，也是管理的法律依據(jù)，對各級管理者的日常工作及至普通師生員工的行為都有約束力，是資產(chǎn)正常運行的制度保證?！耙粡垬撕灐笔琴Y產(chǎn)從購進到報廢這一存續(xù)期間內(nèi)的標識，是資產(chǎn)賬實是否相符的唯一檢驗依據(jù)，是一切資產(chǎn)處置活動的核心?！耙惶总浖笔琴Y產(chǎn)管理邁向信息化、科學(xué)化的標志，它為資產(chǎn)管理過程提供了技術(shù)支撐，每一項資產(chǎn)管理活動都體現(xiàn)在軟件數(shù)據(jù)的更新上，它是現(xiàn)代高校固定資產(chǎn)管理的基石?！耙粋€部門”保證了“一個體系”的有效運作，避免了多頭指揮，“一部細則”規(guī)定了“一個部門”及其指導(dǎo)的“一個體系”日?；顒拥膬?nèi)容、方式以及由此產(chǎn)生的結(jié)果，“一個標簽”是在“一套軟件”基礎(chǔ)上生成的，是“一個部門”及“一個體系”依據(jù)“一部細則”進行數(shù)據(jù)信息處理的標識，是賬務(wù)處理的主索引?！耙惶总浖笔琴Y產(chǎn)管理走向現(xiàn)代化的工具，是優(yōu)化組織管理體系實現(xiàn)即時管理的手段。

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Discussion on the \"five ones\" Framework of Fixed Assets Management of Colleges and Universities

LV Feng-ya

（Jiangsu Teachers University of Technology， Changzhou 213001， China）

Abstract： Fixed assets is the material basis of development in Colleges and universities， in the time colleges and universities generally focus on contentdevelopment， colleges and universities must take the asset management Lean path of development， the paper from the technical level of fixed assets management， analysis of how to achieve fine， scientific and standardized management.

Key words： colleges and universities； fixed assets； lean management