淺談照片檔案管理的幾點意見

中圖分類號:G271 文獻標識碼:A 文章編號: 1673-1875(2008)09-060-01

常規(guī)照片檔案包括底片、照片和文字說明三部分，它具有客觀性、直觀性、形象性三大特點：一、客觀性：是它真實地記錄了歷史瞬間的影像；二、直觀性：照片給人以真切的感覺，使人一看便知道是什么，不是什么；三、形象性：有些難以用文字說清的事件，通過一張照片就可以解決，照片檔案的形象性是一般文字檔案不能代替的。所有這些決定了照片檔案在檔案中的重要作用。

但是，傳統(tǒng)照片檔案的保管和利用一直存在著諸多問題。

1.傳統(tǒng)照片檔案容易損壞。環(huán)境因素（如溫濕度、光線、灰塵以及受污染的空氣）對照片和底片的影響很大，稍有保管不當，照片影像就會不同程度地衰減、霉變、泛黃和褪色，底片出現(xiàn)粘連、霉斑等現(xiàn)象。另外底片的定影和水洗不足，定影劑殘留在乳劑層中，也會使底片出現(xiàn)各種斑點，不能長期保存。2.照片和底片破損之后很難加以修復。3.光有照片沒有底片，照片如遭受霉變、丟失和損毀，則無法復得。4.收集渠道少，門類不齊全。5.檢索查找不方便。6.利用時會造成損耗。

隨著電子現(xiàn)代化技術的發(fā)展，產(chǎn)生了電子照片。它是以數(shù)字代碼的形式記錄照片上面的像素，以文件為單位存儲在電腦磁盤或光盤介質(zhì)上。照片文件的存儲格式，有bmp位圖無壓縮格式，也有JPEG、GIF等壓縮格式，照片以bmp文件格式存儲，圖像保真效果好，無失真，但所需存儲空間大；以JPEG等壓縮格式存儲，存儲空間小，但圖像的效果可能會有一些損耗。以這些格式存儲的照片文件，可以用專門的軟件（如photoshop等軟件）打開并顯示在屏幕上，也可以用打印機打印出來。

照片檔案電子化管理，是檔案現(xiàn)代化建設的大勢所趨，也是人類社會發(fā)展的必然結(jié)果。對原有的照片檔案，我們可以通過掃描儀掃描進電腦，對用數(shù)碼相機拍來的照片，我們可以通過相機直接輸進電腦，存儲在磁盤或光盤上，并可編寫程序?qū)ζ溥M行管理及利用。

相對于傳統(tǒng)的照片檔案管理，電子化管理具有以下幾點優(yōu)勢:

（一）可以確保照片檔案的完整性和永久性。傳統(tǒng)的照片檔案容易損壞，不易保存；有一些照片沒有底片，一旦就損就無法復得。在電腦上電子照片檔案復制非常容易，而且復制件和原件一毫不差，我們可以多復制幾份作備份，一旦電子照片檔案有所損壞，可以隨時恢復原樣。還可以將電子照片檔案集中起來，刻錄成光盤進行保存。在保存過程中，電子照片的圖像效果是不會產(chǎn)生任何損耗的。從理論上說，可以無限制地保存下去。

（二）以電腦文件保存的電子照片檔案，可以說既是照片，又是底片，它可以即時在電腦顯示器上顯現(xiàn)照片原樣，也可以隨時用打印機打印出來?，F(xiàn)在已經(jīng)有了這樣的洗照片機器，可以利用存在電腦中的電子照片洗出傳統(tǒng)的照片。

（三）對一些破損、老化的傳統(tǒng)照片，可以掃描進電腦，用photoshop圖形處理軟件進行修復和處理，以達到最佳效果。

（四）檢索查找方便，我們可以建立照片檔案電腦數(shù)據(jù)庫或利用相應的軟件。對照片進行管理，其檢索過程非常簡單、快捷。

（五）調(diào)看電子照片檔案，次數(shù)再多也不會對圖像效果有任何損耗。

對電子照片檔案的管理，主要有以下兩種方法：

（一）建立常規(guī)電腦數(shù)據(jù)庫，一條數(shù)據(jù)庫記錄對應一件照片。數(shù)據(jù)庫字段可包括底片號、照片檔號、時間、地點、事由、人物、背景、攝影者、保管期限、密級、參見號、指針等項。底片號字段記錄照片底片的編號；照片檔號字段記錄傳統(tǒng)紙質(zhì)照片的檔案編號；時間、地點、事由人物、背景、攝影者字段是對照片檔案的文字說明；參見號字段記錄與該照片檔案相關的文字檔案的檔號；指針字段必不可少，它記載本記錄對應的電子照片文件存儲在電腦中的路徑和文件名。我們可以利用這個數(shù)據(jù)庫對電子照片進行管理、查詢和利用。當查找到某條數(shù)據(jù)庫記錄時，我們可以根據(jù)指針字段記錄的文件路徑和名稱，用圖像瀏覽軟件打開該照片電子文件，把照片原圖顯現(xiàn)在電腦屏幕上。

(二)利用專門的照片管理軟件對電子照片進行管理，以Arcsoft公司的photoBase軟件為例，該軟件是以建立相冊的方式組織和管理電子照片，一個相冊在電腦中存儲為一個文件，用擴展名phb進行標記。我們可以根據(jù)電子照片的類別和問題等條件把電腦中的電子照片組織成多個相冊進行管理，同一件電子照片可以存放在二個以上的不同相冊當中。用軟件打開一個相冊文件，程序窗口會列示該相冊的所有相位，一個相位在窗口上占據(jù)一個方格，在方格上顯示對應電子照片的縮微圖，每個相位的指針都指向?qū)碾娮诱掌陔娔X中的存儲位置。當選中某個相位（單擊縮微圖），窗口最下方就出現(xiàn)三個文本框，上面的文本框記錄該相位上的照片的標題，中間的文本框記錄照片的時間，下面的文本框記錄照片的文字說明。雙擊相位上的縮微圖，則打開對應的照片電子文件，照片原圖就顯現(xiàn)在屏幕上，這時候還可以給這張照片添加一段音樂或用麥克風錄制一段語音介紹，下次再打開該照片時，電腦會自動播放添加上去的聲音。在photobase軟件中，轉(zhuǎn)換相冊非常容易，檢索和利用電子照片也非常方便。既可以利用關鍵詞對相冊內(nèi)的照片進行檢索，也可以進行跨相冊檢索，可以在所有相冊中查出所有符合條件的電子照片，并自動組成一個新相冊，在程序窗口列示。利用photobase軟件，還可以把相冊中的電子照片方便地制作成幻燈演示片。