高校財務(wù)業(yè)務(wù)流程梳理的研究與實踐

［摘 要］ 業(yè)務(wù)流程再造是指利用信息技術(shù)，從根本上反思和重新設(shè)計業(yè)務(wù)流程，以實現(xiàn)關(guān)鍵績效，如成本、質(zhì)量、服務(wù)和反應(yīng)速度的突破性進展。業(yè)務(wù)流程梳理是業(yè)務(wù)流程再造的重要組成部分，目的是實現(xiàn)對組織現(xiàn)狀的客觀描述并得到業(yè)務(wù)模型，為管理改革提供客觀依據(jù)，為提升信息化建設(shè)的整體水平和投資效益提供指導。

［關(guān)鍵詞］ 高校財務(wù)管理；業(yè)務(wù)流程再造；業(yè)務(wù)流程梳理；信息技術(shù)

［中圖分類號］F275［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）17-0050-04

一、研究背景

隨著高等教育的迅速發(fā)展，高校的外部環(huán)境和內(nèi)部管理體制都發(fā)生了很大的變化。這些變化要求學校財務(wù)部門在工作量成倍增加、人員不斷精簡的情況下，不斷提高財務(wù)管理和會計服務(wù)的水平，有效地防范財務(wù)風險，為高校發(fā)展提供持續(xù)、有力的財務(wù)支撐。為了適應(yīng)新形勢的要求，高校財務(wù)部門一方面應(yīng)該加快推進體制改革、加強隊伍建設(shè)，通過簡化工作程序、拓展會計服務(wù)的業(yè)務(wù)邊界、完善內(nèi)部控制制度來更好地滿足教學、科研和學校發(fā)展的需要；另一方面，也需要健全技術(shù)保障體系，進一步推進財務(wù)信息化建設(shè)，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢。

經(jīng)過近10年的迅速發(fā)展，高校財務(wù)信息化在經(jīng)歷了對財務(wù)部門的各項日常工作提供支持性信息系統(tǒng)的階段之后，開始進入對財務(wù)部門的全局性業(yè)務(wù)和涉及財務(wù)部門的跨部門業(yè)務(wù)提供支撐平臺的階段。在新的階段，高校財務(wù)信息化的重點不再是手工業(yè)務(wù)的自動化，而是要在財務(wù)信息化規(guī)劃和財務(wù)業(yè)務(wù)流程再造的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)財務(wù)信息系統(tǒng)之間、財務(wù)信息系統(tǒng)與高校其他信息系統(tǒng)之間的互連互通和財務(wù)信息資源的深度開發(fā)利用，充分發(fā)揮信息技術(shù)對提高高校財務(wù)管理和服務(wù)水平的促進和支撐作用，提高財務(wù)信息化的投資效益。財務(wù)業(yè)務(wù)流程再造的第一步是對現(xiàn)有的財務(wù)業(yè)務(wù)流程進行梳理，以實現(xiàn)對它們的準確認識。

二、業(yè)務(wù)流程梳理再造與業(yè)務(wù)流程梳理

（一）業(yè)務(wù)流程

業(yè)務(wù)流程是指為了達成特定業(yè)務(wù)目標而執(zhí)行的一系列在邏輯上相關(guān)的任務(wù)。業(yè)務(wù)流程的所有者是指組織內(nèi)部與流程相關(guān)的人員，客戶是業(yè)務(wù)流程的服務(wù)對象和業(yè)務(wù)流程產(chǎn)出的接受者?？蛻艨梢允墙M織外部的，也可以是組織內(nèi)部的。業(yè)務(wù)流程的觸發(fā)點是引發(fā)流程的事件，它通常是客戶的某個行為。如果觸發(fā)點不是來自于客戶的話，那么這個流程很可能是多余的。業(yè)務(wù)流程獨立于組織結(jié)構(gòu)，通常會涉及組織內(nèi)部的多個部門或者多個組織。

（二）業(yè)務(wù)流程再造與業(yè)務(wù)流程梳理

業(yè)務(wù)流程再造（Business Process Reengineering，BPR）的概念是由MIT的Micheal Hammer在《哈佛商業(yè)評論》1990年第7/8期上發(fā)表的《再造：不是自動化，而是重新開始》一文中首先提出的。文中指出，業(yè)務(wù)流程再造是指利用信息技術(shù)，從根本上反思和重新設(shè)計業(yè)務(wù)流程，以實現(xiàn)關(guān)鍵績效，如成本、質(zhì)量、服務(wù)和反應(yīng)速度的突破性進展。

同期，Ernst and Young的Thomas H. Davenport和MIT的James E. Sbort在《斯隆管理評論》1990年夏季刊上發(fā)表的《新工業(yè)工程：信息技術(shù)和企業(yè)流程再設(shè)計》一文中也提出了業(yè)務(wù)流程再設(shè)計（Business Process Redesign，BPR）的概念，作者把以信息技術(shù)和業(yè)務(wù)流程再設(shè)計的相互依賴關(guān)系為主要研究對象的學科稱為新工業(yè)工程。傳統(tǒng)工業(yè)工程著眼于大幅度提高在相對穩(wěn)定的環(huán)境下、以個人為工作主體的制造業(yè)的工作效率，而新工業(yè)工程則著眼于大幅度提高在快速變化的環(huán)境下、以團隊為工作主體的服務(wù)業(yè)的工作績效。

在快速變化的環(huán)境中和以團隊為工作主體的工作模式下，僅僅是手工工作的自動化并不能充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，達到大幅度提高工作績效的目的。要充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，就必須對業(yè)務(wù)流程進行再造或重新設(shè)計，利用信息技術(shù)大幅度降低團隊協(xié)作的成本，實現(xiàn)工作績效的顯著提升。

一般來說，業(yè)務(wù)流程再造包括確定業(yè)務(wù)目標和流程目標、識別需要再造的流程、整理和分析現(xiàn)有流程、確定信息技術(shù)能夠在業(yè)務(wù)中發(fā)揮的作用和設(shè)計新流程等5個步驟。其中，識別需要再造的流程以及整理和分析現(xiàn)有的流程合稱為業(yè)務(wù)流程梳理。業(yè)務(wù)流程梳理能夠幫助管理人員和業(yè)務(wù)人員了解組織中現(xiàn)有的流程，進而根據(jù)組織的業(yè)務(wù)目標和流程目標選擇需要再造的流程，并對其進行分析。

三、高校財務(wù)業(yè)務(wù)流程梳理

雖然業(yè)務(wù)流程梳理在管理咨詢和企業(yè)信息化中已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，形成了一系列指導原則和方法，但是他們并不完全適用于高校等公共服務(wù)機構(gòu)。為此，我們在學習借鑒已有業(yè)務(wù)流程梳理方法的基礎(chǔ)上，首先以會計核算中心的外匯業(yè)務(wù)為試點，摸索出一套適合高校財務(wù)管理與服務(wù)特點的流程梳理方法與工具，然后使用這套方法和工具對財務(wù)部門的業(yè)務(wù)流程進行梳理，重點是發(fā)生頻率較低、占用資源較多的非程序性工作。

（一）高校財務(wù)業(yè)務(wù)流程梳理的目標

1． 簡化工作程序

通過業(yè)務(wù)流程梳理，將日常工作劃分為程序性工作和非程序性工作。對程序性工作，首先按崗位整理出業(yè)務(wù)流程圖，然后依據(jù)對相關(guān)財務(wù)信息系統(tǒng)的運行數(shù)據(jù)的分析結(jié)果估算各個崗位的工作量。對非程序性工作，要盡量上收和集中，減少與每項工作相關(guān)的人員數(shù)量。這樣不僅可以使個人集中精力、提高工作質(zhì)量和降低工作中出錯的概率，而且能夠使財務(wù)部門縮小在工作要求發(fā)生變化時進行業(yè)務(wù)培訓的人員范圍，降低知識傳遞的復雜度和財務(wù)部門的運行成本，最終提高財務(wù)管理和財務(wù)服務(wù)的水平和質(zhì)量。

2． 為組織結(jié)構(gòu)調(diào)整提供科學依據(jù)

通過業(yè)務(wù)流程梳理，為確定新設(shè)部門的職能設(shè)置和人員配置，以及在職能上需要加強的部門的人員調(diào)整提供科學依據(jù)和建議方案。

3． 拓展會計服務(wù)、提高服務(wù)水平

通過業(yè)務(wù)流程梳理，為計劃新增和有待加強的財務(wù)服務(wù)的業(yè)務(wù)流程設(shè)計提供方法上的指導，使得流程設(shè)計合理、高效。

4． 完善內(nèi)部控制

通過業(yè)務(wù)流程梳理，找出目前各項業(yè)務(wù)中比較薄弱的內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，為加強已有業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制提供指導，為新增業(yè)務(wù)和服務(wù)的內(nèi)部控制設(shè)計提供指導。

（二）高校財務(wù)業(yè)務(wù)流程梳理的兩個階段

第一階段是對業(yè)務(wù)人員的工作內(nèi)容進行梳理。首先，財務(wù)業(yè)務(wù)人員從客戶的角度分析其工作職責，歸納出所有的工作內(nèi)容，填寫《工作內(nèi)容調(diào)查表》。然后，業(yè)務(wù)流程梳理人員以此為基礎(chǔ)，分析和總結(jié)財務(wù)部門的崗位設(shè)置和業(yè)務(wù)分類，得到財務(wù)部門的頂層業(yè)務(wù)模型以及財務(wù)業(yè)務(wù)流程的梳理規(guī)范和描述規(guī)范。

第二階段是進行業(yè)務(wù)流程分析，即在梳理財務(wù)業(yè)務(wù)人員工作內(nèi)容的基礎(chǔ)上，根據(jù)財務(wù)部門的工作重點、時間安排和人力情況，選擇部分業(yè)務(wù)進行進一步的流程分析。首先，財務(wù)業(yè)務(wù)人員填寫《任務(wù)概略圖表》、《任務(wù)調(diào)查表》和《任務(wù)單據(jù)流向表》。然后，業(yè)務(wù)流程梳理人員根據(jù)上述表格總結(jié)得到《任務(wù)流程描述表》，繪制業(yè)務(wù)流程圖和與業(yè)務(wù)相關(guān)的其他圖表。

（三）高校財務(wù)業(yè)務(wù)流程梳理的方法和工具

高校財務(wù)業(yè)務(wù)流程梳理使用《工作內(nèi)容調(diào)查表》、《任務(wù)概略圖表》、《任務(wù)調(diào)查表》、《任務(wù)單據(jù)流向表》和《任務(wù)流程描述表》。其中，前4張表由業(yè)務(wù)人員填寫，最后1張表由業(yè)務(wù)流程梳理人員填寫。

1． 《工作內(nèi)容調(diào)查表》

收集財務(wù)業(yè)務(wù)人員的基本信息、工作職責、具體的工作任務(wù)、工作描述、工作類別和業(yè)務(wù)量等信息。

2． 《任務(wù)概略圖表》

收集任務(wù)信息，對任務(wù)進行概況性描述，包括流程名稱與編號、所有者、描述、觸發(fā)點、投入、流程、包含的任務(wù)單元及其描述、業(yè)務(wù)目標及風險、關(guān)鍵控制、成功流程的標準等。

3． 《任務(wù)調(diào)查表》

收集任務(wù)的具體信息，詳細描述每個任務(wù)單元的情況，包括與客戶有直接聯(lián)系的任務(wù)單元和支持性的任務(wù)單元，為理順任務(wù)單元之間的關(guān)聯(lián)提供基礎(chǔ)。

4．《任務(wù)單據(jù)流向表》

由于財務(wù)部門的工作存在使用單據(jù)多的特點，所以需要梳理業(yè)務(wù)流程的同時，要對業(yè)務(wù)中使用的單據(jù)及其流向進行梳理?！度蝿?wù)單據(jù)流向表》以任務(wù)中涉及的所有單據(jù)為對象，對每種單據(jù)進行詳細描述，包括單據(jù)名稱、出具單位、單據(jù)來源、份數(shù)、本崗位的審查內(nèi)容、填寫內(nèi)容、單據(jù)去向、單據(jù)所處的任務(wù)單元和特殊事項說明等。

5．《任務(wù)流程描述表》

從流程的角度描述任務(wù)中包含的流程的名稱、描述、觸發(fā)事件和流程中存在的問題及改進建議。

（四）高校財務(wù)業(yè)務(wù)流程梳理的實踐

由于高校財務(wù)業(yè)務(wù)流程梳理涉及高校財務(wù)部門各科室、各層次的管理人員和工作人員并需要他們的全力配合，所以只有在得到了高校財務(wù)部門最高領(lǐng)導實質(zhì)性支持的情況下，業(yè)務(wù)流程梳理才能卓有成效。

高校財務(wù)業(yè)務(wù)流程梳理的組織結(jié)構(gòu)如圖1所示。工作組由財務(wù)部門各科室的業(yè)務(wù)骨干組成，負責業(yè)務(wù)流程梳理的具體工作。領(lǐng)導組由財務(wù)部門的主要領(lǐng)導組成，負責資源協(xié)調(diào)和成果審閱。咨詢組由財務(wù)部門各科室的負責人組成，負責業(yè)務(wù)咨詢、工作協(xié)調(diào)和成果審閱。財務(wù)部門各科室的業(yè)務(wù)人員配合工作組，完成相關(guān)業(yè)務(wù)的流程梳理。信息技術(shù)人員配合工作組，梳理信息技術(shù)在財務(wù)業(yè)務(wù)中的應(yīng)用情況及效果。

在進行業(yè)務(wù)流程梳理工作前，工作組應(yīng)首先繪制財務(wù)部門的組織結(jié)構(gòu)圖。在完成業(yè)務(wù)流程梳理工作之后，工作組應(yīng)根據(jù)梳理的情況繪制業(yè)務(wù)流程圖并對業(yè)務(wù)流程梳理的情況進行匯總。匯總的方式由工作組在領(lǐng)導組和咨詢組的指導下，根據(jù)財務(wù)部門的現(xiàn)狀、發(fā)展思路和業(yè)務(wù)特點決定。匯總的結(jié)果提交領(lǐng)導組和咨詢組審閱和討論。在大多數(shù)情況下，通過對匯總結(jié)果的審閱和討論，領(lǐng)導組和咨詢組成員不僅能夠獲得對財務(wù)部門業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀的全面了解，而且能夠就組織發(fā)展和業(yè)務(wù)發(fā)展取得更多的共識。

四、結(jié)束語

業(yè)務(wù)流程梳理為組織中的各項業(yè)務(wù)繪制流程圖，并以此為主要手段來實現(xiàn)對組織現(xiàn)狀的客觀描述，是管理咨詢和企業(yè)信息化中的常用工具。業(yè)務(wù)流程梳理不僅可以增進業(yè)務(wù)人員、管理人員和信息技術(shù)人員對業(yè)務(wù)情況和組織現(xiàn)狀的了解，有利于增強他們的工作主動性和提高工作效率；還能夠獲得由組織結(jié)構(gòu)圖、業(yè)務(wù)流程圖及其他相關(guān)圖表形成的業(yè)務(wù)模型，為管理改革提供客觀依據(jù)，為提升信息化建設(shè)的整體水平和投資效益提供指導。

雖然業(yè)務(wù)流程梳理已經(jīng)在許多企業(yè)中得到了重視和應(yīng)用，在高校等公共服務(wù)機構(gòu)中也得到了越來越多的關(guān)注，但是真正下決心并投入精力開展業(yè)務(wù)流程梳理的并不多。在高等教育迅速發(fā)展以及高校外部環(huán)境和內(nèi)部管理體制發(fā)生了很大變化的情況下，面對財務(wù)工作量成倍增加、財務(wù)人員不斷精簡的情況，清華大學財務(wù)處、會計核算中心和計算機與信息管理中心合作在這方面進行了一些嘗試并積累了一定的經(jīng)驗，為學校財務(wù)部門的發(fā)展和財務(wù)信息化的推進打下了堅實的基礎(chǔ)。

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