關(guān)于電算化條件下“反記賬、反結(jié)賬”功能的辯論及取舍

［摘 要］ 目前， 不少會計軟件開發(fā)公司為了方便財會人員糾正電算化會計信息系統(tǒng)下核算中的差錯， 紛紛在會計軟件中增設(shè)了“反記賬、反結(jié)賬”功能，這兩項功能的使用確實給財會工作帶來了諸多方便， 但也存在一些弊端。本文針對電算化會計信息系統(tǒng)下“反記賬、反結(jié)賬”功能展開辯論，并提出了對這兩項功能的取舍。

［關(guān)鍵詞］ 電算化；反記賬；反結(jié)賬；取舍

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）17-0017-03

隨著計算機技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，電算化會計信息系統(tǒng)得到了進一步的發(fā)展和完善，這無疑對企業(yè)提高核心競爭力和經(jīng)濟效益具有重要意義，但同時也帶來了新的問題和挑戰(zhàn)，其中，對于“反記賬、反結(jié)賬”功能的存在與否，無疑是爭論最激烈的，本文就此展開探討。

一、“反記賬、反結(jié)賬”功能概述

所謂“反記賬”又稱“倒記賬”，就是將已記賬的憑證恢復(fù)到記賬前的狀態(tài)，以便于不留痕跡地修改錯誤的記賬憑證。而“反結(jié)賬”又稱“倒結(jié)賬”或“環(huán)境恢復(fù)”，就是指對已經(jīng)完成結(jié)賬操作的月份的賬返回到結(jié)賬前狀態(tài)，以便于增加新的憑證或修改原有憑證。

目前，很多會計軟件都具有這兩項功能，以用友軟件為例：

1. 要完成“反記賬”功能

第一步：首先執(zhí)行“總賬/期末/對賬”命令，進入“對賬”窗口；按Ctrl+H鍵，在彈出的信息提示框中單擊“確定”按鈕，激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能。

第二步：執(zhí)行“總賬/憑證/恢復(fù)記賬前狀態(tài)”命令（此功能平時不顯示），打開“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”對話框，在“恢復(fù)方式”中做好選擇后單擊“確定”按鈕，即可完成“反記賬”功能。

2. 要完成“反結(jié)賬”功能

第一步：執(zhí)行“總賬/期末/結(jié)賬”命令，進入“結(jié)賬”窗口；

第二步：選擇要取消結(jié)賬的月份；

第三步：按Ctrl+Shift+F6鍵激活“取消結(jié)賬”功能；

第四步：輸入用戶口令，單擊“確認”按鈕，取消結(jié)賬標記［1］。

很顯然，這兩項功能都不是一個正規(guī)的、常用的功能， 這一點從會計軟件的菜單中沒有這兩項功能就可以看出來。 一般的會計軟件都是把這兩項功能隱藏于某一菜單中，只有當需要使用時，才通過組合功能鍵將其激活后得以運用。那它到底應(yīng)不應(yīng)該存在呢，會計界展開了辯論。

二、對“反記賬、反結(jié)賬”功能的正方辯論觀點

這兩項功能既然廣泛而長時間地存在，就有它存在的空間和需求。

（1）會計軟件開發(fā)公司認為，會計軟件設(shè)計的初衷就是減輕會計人員繁重的手工勞動，提高會計工作效率，因此，誰家的軟件更方便、更好用，就能在激烈的市場競爭中取得優(yōu)勢地位，占據(jù)主動。而這兩項功能方便了財會人員不留痕跡地糾正會計電算化核算中的差錯， 相對于有痕跡的修改方式來說在操作上方法較為簡單， 工作量也較少，如果取消了將會影響會計軟件的銷售。

（2）在電算化會計信息系統(tǒng)投入使用初期，或者單位淘汰原來的舊會計軟件而換用新的軟件，通常都是兩賬（手工賬和電腦賬或者手工、電腦賬和電腦賬）并行，由于對新軟件不熟悉，輸入數(shù)據(jù)時非常容易發(fā)生錯誤，如果將輸錯的地方按紅字沖銷法、補充登記法調(diào)整，就會與原來的會計憑證對不上而產(chǎn)生歧義，因為原來的會計憑證上是沒有這筆沖銷調(diào)整分錄的，這時“反記賬、反結(jié)賬”的功能就可將數(shù)據(jù)還原為真實數(shù)據(jù)。

（3）如果沒有“反記賬、反結(jié)賬”功能，則只能編制錯賬更正憑證予以更正，這樣就會導(dǎo)致賬簿中存在無用的冗余信息。對于會計主管來說，影響其對會計信息準確、及時地使用；對于憑證處理人員（包括憑證錄入人員和憑證審核人員）來說，錯賬的存在顯示其水平的不足；對于審計人員，查到一筆又一筆的錯賬時，認為它們也許在后續(xù)的憑證中進行了更正，這種情況大量出現(xiàn)，會使其對錯賬產(chǎn)生麻痹思想，影響審計工作的效率和查錯能力［2］。這些情況都是大家所不愿意接受的。

（4）對于“反記賬”，它是記賬過程的“逆向”處理，記賬就是將記賬憑證從錄入憑證數(shù)據(jù)庫文件中，傳遞到記賬憑證數(shù)據(jù)庫文件中，由此形成會計核算系統(tǒng)穩(wěn)定的數(shù)據(jù)。這個過程是由計算機自動完成的，準確率非常高，所以根本不存在賬證不符的情況。但是當會計信息系統(tǒng)遭到外來的迫害， 如計算機病毒的侵襲、硬盤遭受物理損害時，就完全可能出現(xiàn)賬證不符的情況。這時， 不管采用“紅字沖銷法”還是“補充登記法”都無法達到糾正錯賬、賬證相符的目的， 而最便捷的辦法就是啟用“反記賬”功能，取消記賬之后，錯誤記錄就會消失， 再重新調(diào)用記賬功能，最終實現(xiàn)賬證相符。

三、對“反記賬、反結(jié)賬”功能的反方辯論觀點

不能因為方便、好用，就不考慮會計信息的可靠性，違反會計制度規(guī)定。

（1）根據(jù)《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求，賬簿記錄發(fā)生錯誤時，不準涂改、挖補、刮擦或者用藥水消除字跡，不準重新抄寫，對兩種出錯情況的更正應(yīng)當分別加以嚴格處理：一是登記賬簿時所發(fā)生的錯誤，“應(yīng)當將錯誤的文字或者數(shù)字劃紅線注銷，但必須使原有字跡仍可辨認”；二是由于記賬憑證錯誤而導(dǎo)致賬簿記錄發(fā)生錯誤的，則“應(yīng)當按更正的記賬憑證登記賬簿。更正方式：一是紅字沖銷法，二是補充更正法?！边@些詳細而又具體的規(guī)定所強調(diào)的只有一點，就是保證修改有案可稽。

在電算化會計信息系統(tǒng)下，由于電子數(shù)據(jù)在技術(shù)上存在復(fù)制方便、易于修改的特征，就更需要對留有痕跡予以強調(diào)，否則會給制假者提供機會，這對電算化內(nèi)部會計控制百害而無一利。例如：利用“反記賬、反結(jié)賬”功能，別有用心的人就可以神不知鬼不覺地篡改會計憑證、報表和賬冊；企業(yè)也可以在審計人員審查前將賬目調(diào)整得合理合法，但在審查之后再調(diào)回到原來的數(shù)據(jù)。這樣就使得會計做假、造假和經(jīng)濟違法犯罪變得更加隱蔽，給會計、審計監(jiān)督工作和防范違法犯罪增加了技術(shù)難度［3］。

（2）對于“反結(jié)賬”功能，其錯誤做法更是顯而易見的。財務(wù)會計最根本的目標就是向報表使用者提供真實可靠的財務(wù)報表。當期末已經(jīng)結(jié)賬并編制企業(yè)會計報表之后，如果將其“反結(jié)賬”，則意味可以向該結(jié)賬月繼續(xù)輸入憑證數(shù)據(jù)，無論這些新憑證是否已經(jīng)記賬，都存在賬表不一致的錯誤；而將其記賬后重新編制報表，就會造成前后報表的不一致。這些情況不僅違背了會計制度的規(guī)定，使財務(wù)會計工作無法實現(xiàn)其目標；更有可能給單位帶來信用和聲譽上的麻煩，甚至喪失市場機會，造成經(jīng)濟損失。

（3）“反記賬、反結(jié)賬”功能的實現(xiàn)，取決于兩個方面：一是記賬、結(jié)賬線索的全面及準確保留；二是記賬、結(jié)賬線索的全面可逆。這兩個方面從理論上講是可以實現(xiàn)的，但在具體的產(chǎn)品設(shè)計時，特別是大中型財務(wù)軟件產(chǎn)品的設(shè)計，由于其功能的涉及面較廣、數(shù)據(jù)處理比較復(fù)雜，所以一般難以實現(xiàn)線索的全面及準確保留；逆向處理也是難以全面、準確實現(xiàn)的。如果經(jīng)常使用這兩項功能，很可能產(chǎn)生系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯誤、賬務(wù)混亂，甚至導(dǎo)致整個電算化會計信息系統(tǒng)癱瘓，造成嚴重損失。

（4）“反記賬、反結(jié)賬”功能的存在會削弱會計人員嚴肅認真的工作態(tài)度，使會計人員處理會計憑證具有很大的隨意性，容易造成會計人員缺乏約束，形成工作責任心不強、思想麻痹等習(xí)慣，大大削弱了會計工作的嚴肅性，使會計工作變成一種數(shù)字操作游戲。

四、對“反記賬、反結(jié)賬”功能的取舍

根據(jù)以上正反雙方的辯論，可以做出以下決定：

（1）應(yīng)堅決取消“反結(jié)賬”功能。因為“反結(jié)賬”功能的存在會造成財務(wù)報表數(shù)據(jù)的歧義，影響財務(wù)會計目標的實現(xiàn)，使整個“會計”系統(tǒng)存在的根本產(chǎn)生了動搖，其弊大于利，所以應(yīng)從會計軟件中剔除。

（2）“反記賬”功能在計算機工作環(huán)境中有著一定的作用，可以保留，但鑒于其存在的弊端，所以應(yīng)作一些改進。

1）在設(shè)計會計軟件時應(yīng)對“反記賬”功能的可使用時間作一定限制，一般為系統(tǒng)啟用后半年，最長不超過1年。如前所述，當大量的錯誤記賬憑證存在時，如果不施行“反記賬”功能，將會導(dǎo)致賬簿中出現(xiàn)大量無用的冗余信息，從而干擾會計主管準確、及時地利用會計信息以及審計工作的效率和查錯能力。但實際上，這種情況通常只會發(fā)生在電算化會計信息系統(tǒng)投入使用初期，或者單位淘汰原來的舊會計軟件而換用新的軟件，由于對新軟件不熟悉，輸入數(shù)據(jù)發(fā)生錯誤非常容易發(fā)生。而在正常使用期間，由于各單位都建立和完善了企業(yè)內(nèi)部會計控制制度，并且對錯賬率都有嚴格的規(guī)定， 一般不會出現(xiàn)大量的錯誤記賬憑證。這時，使用紅字沖銷法、補充登記法進行修改并不會給會計人員帶來太多麻煩。無論是結(jié)賬前作為當月憑證的更改，還是結(jié)賬后作為下月憑證的更改，對會計人員來說都只是舉手之勞。憑證錯誤不會太多，因而也不至于導(dǎo)致賬簿中出現(xiàn)大量無用的冗余信息，影響對會計信息的使用以及審計工作的效率和查錯能力。所以，“反記賬”功能真正能發(fā)揮作用的時間，就是系統(tǒng)啟用后剛投入使用的那段時間，這時，“反記賬”功能利大于弊，可以使用。

而在這段期間，會計人員應(yīng)該做的就是趕快熟悉軟件，充分理解并掌握系統(tǒng)提供的功能及使用方法，再根據(jù)本單位業(yè)務(wù)處理的需要做好準備。另一方面，也應(yīng)該勤練內(nèi)功，不斷提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)，只有這樣，才能在半年，最長1年后，斷絕對“反記賬”功能的心理依賴。

2）加強對“反記賬”功能的技術(shù)監(jiān)控。軟件要有對“反記賬”功能的自動記錄操作日志系統(tǒng)且不可更改，計算機必須記錄下是什么時間、什么人執(zhí)行該功能、修改原因、修改的地方（即將原有科目改為什么科目、原有數(shù)據(jù)改為什么數(shù)據(jù)等）是什么，且定期打印并作為會計檔案保管，以給日后的查證工作保留證據(jù)［4］。這樣，增加了對 “反記賬”功能的技術(shù)監(jiān)控后，相當于將修改數(shù)據(jù)留下了痕跡。

3）加強對“反記賬”功能的論證及授權(quán)。為了保證記賬操作的嚴肅性，避免濫用“反記賬”功能，當發(fā)現(xiàn)有已記賬的錯誤憑證存在時， 應(yīng)該由系統(tǒng)管理員、制單員、審核員等共同論證實行“反記賬”的必要性，如果達成一致意見， 才能夠執(zhí)行這一功能。本著誰記賬有誤就只能由誰負責修正的原則，操作者必須是原記賬人，而且必須同時得到系統(tǒng)管理員及會計主管授權(quán)才能實施。通過這種方式，可以利用財務(wù)人員的互相牽制機制來避免會計數(shù)據(jù)被非法篡改。

主要參考文獻

［1］ 付得一. 會計信息系統(tǒng)［M］. 北京：中央廣播電視大學(xué)出版社，2004.

［2］ 李改鳳. 會計軟件中設(shè)計“反記賬”功能探討［J］. 科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2006（6）.

［3］ 楊健. 論會計電算化中的“反記賬、反結(jié)賬”［J］. 湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2006（2）.

［4］ 羅勇斌. 電算化會計中“反記賬、反結(jié)賬”的思考［J］. 財會通訊：綜合版，2006（3）.