信息系統(tǒng)建設(shè)項目風險因素識別探討

［摘 要］ 技術(shù)因素只是信息系統(tǒng)成敗的原因之一，管理和組織的因素往往起到更大的作用。因為系統(tǒng)建設(shè)過程正是一個組織變動的過程。探討信息系統(tǒng)的建設(shè)風險因素，提供優(yōu)化的項目管理策略，減少延期，低質(zhì)量，高成本一直是人們所關(guān)注的問題。本文針對大量的信息系統(tǒng)由于沒有取得預(yù)期的效果或者根本不能用而被判為失敗的現(xiàn)狀，分析信息系統(tǒng)開發(fā)成敗的因素。

［關(guān)鍵詞］ 信息系統(tǒng)；風險因素

［中圖分類號］F270.7；TP165［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）23-0070-03

在企業(yè)面臨著全球化市場競爭的同時，很多企業(yè)把信息技術(shù)作為一種戰(zhàn)略資源，通過采用先進的信息技術(shù)和信息系統(tǒng)改造企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、管理方式、生產(chǎn)和銷售運作流程，以達到降低成本、提高質(zhì)量、擴展市場，使企業(yè)能夠在快速的變化環(huán)境中適應(yīng)市場的目標。IT和IS正從各層面推動著社會從工業(yè)經(jīng)濟到信息經(jīng)濟的變遷，改變著信息經(jīng)濟時代的市場競爭規(guī)則。

但同時，我們看到的是，信息系統(tǒng)的效益和風險同在，并且，信息系統(tǒng)規(guī)模越大，投資越多，對于企業(yè)的變革就越大，那么其風險也隨之增加。信息系統(tǒng)開發(fā)成功意味著按既定要求交付符合用戶和組織需求的系統(tǒng)。歷史上倫敦股票交易所信息系統(tǒng)的失敗不是個別的現(xiàn)象，幾乎在每個組織的信息系統(tǒng)建設(shè)中都不同程度地遇到過類似的問題：如花費了比預(yù)期計劃多很多的金錢和時間，使公司投資收回難以實現(xiàn)；系統(tǒng)不能正確地實現(xiàn)設(shè)計功能，使組織中的問題不能獲得有效的解決等。

信息系統(tǒng)開發(fā)項目需要有效的管理，由于項目實施中有相當多的不確定因素和人為因素，使得這一過程的管理變得異常困難。如果管理不當，就會造成許多后果，如投資嚴重超過預(yù)算；工期大大地超出了計劃；技術(shù)缺陷導致得不到預(yù)期的效果。信息系統(tǒng)項目開發(fā)中存在許多不確定性因素，大體來自于以下3個方面。

一、項目需求的不確定性

信息系統(tǒng)項目開發(fā)系統(tǒng)通常都以一個或多個真實世界為背景，這里所依據(jù)的客觀世界范圍稱為問題域，由于通過問題域建立系統(tǒng)時許多因素必須抽象和簡化，因此問題域中的不確定性常常隱含于或者不再出現(xiàn)于系統(tǒng)中，這樣就與系統(tǒng)的假設(shè)或者前提發(fā)生了矛盾，而人工系統(tǒng)卻無法對其進行控制。如果信息技術(shù)項目還涉及現(xiàn)實的硬件或機械部件，則這些客觀現(xiàn)實也是產(chǎn)生不確定性的來源。

需求分析包括對問題域和問題的研究，問題域的研究產(chǎn)生企業(yè)的信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃，問題的研究產(chǎn)生信息系統(tǒng)項目的需求規(guī)格說明。由于只有變化是不變的，所以信息系統(tǒng)規(guī)劃階段面臨未來投資和收益的多方面不確定性。信息系統(tǒng)項目本身的不確定性，對于新軟件系統(tǒng)的需求，只有用戶使用過以后才能完全得到。具體來說：

（1）用戶需求難以確定。不僅不同的用戶對同一信息可能有不同的理解和解釋，從而會產(chǎn)生不同的需求，有時同一用戶也會因時間、地點的不同而提出不同的要求，使得用戶需求的定義難以具體地確定。

（2）工作量難以確定。用戶需求不確定是引起工作量難以確定的原因之一，更重要的原因是迄今為止仍然缺少有效的技術(shù)與方法事先估算系統(tǒng)分析與系統(tǒng)設(shè)計所需要的時間。理論研究與教學中只是分析了一些比較簡單的小系統(tǒng)，大系統(tǒng)的估算仍然缺少方法。實踐經(jīng)驗也難以借鑒，因為信息技術(shù)發(fā)展很快，許多大型甚至小型系統(tǒng)也都是“首次開發(fā)”，并且沒有先期經(jīng)驗可供借鑒。估算的計劃往往與實際相差很大，不準確的計劃會直接影響到實施過程的控制，導致時間的拖期、預(yù)算的突破，甚至系統(tǒng)的失敗。

二、項目設(shè)計實施的不確定性

如果系統(tǒng)實施過程管理不善，信息系統(tǒng)開發(fā)的各個階段都有可能出現(xiàn)風險。表1列出的是一些典型問題。

（1）技術(shù)風險。信息系統(tǒng)項目的現(xiàn)實性要求嚴格絕對地反映客觀世界，而抽象性又使得各階段的轉(zhuǎn)換沒有可以遵循的規(guī)范，至今信息系統(tǒng)項目開發(fā)還不能像傳統(tǒng)建筑項目那樣將設(shè)計和施工完全分離，人們很難確定需求規(guī)格說明對后續(xù)設(shè)計是否是完整的、充分的。

由于設(shè)計上的缺陷，系統(tǒng)功能不能滿足用戶的基本需求。比如，響應(yīng)速度慢，達不到用戶要求；提供的信息不明確，不便于理解和使用；系統(tǒng)不能提高組織的運轉(zhuǎn)效率，無法改進管理的質(zhì)量。另外，用戶接口設(shè)計不良也是常見的技術(shù)問題，如有些用戶界面設(shè)計得過于復雜，屏幕排列混亂，容易誤操作；菜單嵌套層次太深，排列不合理，操作順序煩瑣，造成用戶不便于使用，甚至不愿意使用。數(shù)據(jù)庫設(shè)計不良是更為嚴重的技術(shù)問題，存在有害的數(shù)據(jù)冗余，缺少數(shù)據(jù)完整性控制，代碼設(shè)計不周全等都會成為系統(tǒng)潛在的威脅。

重用在項目級上可理解為項目的升級、維護，在部件級上可理解為采用部分外購成品或子系統(tǒng)，在過程級上可理解為結(jié)構(gòu)的重用或代碼的重用，但也難以回避來自于技術(shù)方面的風險。雖然重用是提高勞動密集型任務(wù)生產(chǎn)率的重要手段，但是在重用時如何確定現(xiàn)有構(gòu)件可滿足當前任務(wù)的要求？如何有效說明重用構(gòu)件的接口？另外，如果文檔記錄不足，如何進行逆向工程？諸多問題都會表現(xiàn)出不確定性。

（2）進度風險。在信息系統(tǒng)實施過程中進行項目管理、控制項目進度、確保整個實施過程能夠按照預(yù)計的時間表進行，對項目的成敗至關(guān)重要。系統(tǒng)不能按期交付是引起用戶抱怨的最常見的原因之一。大多數(shù)系統(tǒng)都不能如期交付，或者留有“尾巴”，常常許諾用戶“未完成的功能將在下一版中完成”。實施工作不能按計劃完成的原因有兩個方面：計劃制訂得不合理；實施中遇到了意外，但是又無法有效地“趕工”，以彌補延誤的工期。

系統(tǒng)實施的計劃工期常常訂得偏短，這可能是迫于用戶的壓力，因為用戶一般很難接受過長的開發(fā)周期；也可能是由于計劃的制訂者的盲目樂觀，現(xiàn)代信息系統(tǒng)的技術(shù)在快速地更新，規(guī)模也越來越大。網(wǎng)絡(luò)的普及又增加了復雜程度，這些都使得計劃者的經(jīng)驗不斷過時。

與許多工程項目的實施不同，信息系統(tǒng)項目的實施一旦發(fā)生延誤，就很難以彌補。對于工作量一定的工程項目（一般用人·月表示）通常只要增加實施過程的人員，就可以有效地縮短工期和進行趕工。但是在信息系統(tǒng)項目中靠增加人力來縮短工期效果十分有限。因為所有參加開發(fā)的人員之間總是需要經(jīng)常地大量地進行溝通，這種溝通所耗費的資源，隨人數(shù)的增多會按指數(shù)關(guān)系上升，有時增加人數(shù)以后反而會產(chǎn)生更多的混亂與返工，最后造成更大的延遲，除非對這些人經(jīng)過長期的很好的培訓。

（3）成本風險。系統(tǒng)的實施成本通常包括：硬件費用、軟件使用許可費用和軟件培訓費用、實施咨詢費用及維護費用等。一般實施咨詢費用是軟件使用許可費用的1.5～2倍。在實施過程中，如何合理分配實施費用，結(jié)合項目進度和時間安排，將實施成本控制在計劃之內(nèi)，是每一信息系統(tǒng)實施的企業(yè)需要認真對待的問題。不少企業(yè)由于不能按照項目時間進度計劃開展實施，造成時間的延誤和實施成本上升，即使最終系統(tǒng)上線，也不能符合時間和預(yù)算的要求，客觀上造成實施的不成功。

三、其他不確定性因素

管理和組織理論認為，信息系統(tǒng)是組織的密不可分的一個組成部分，它與組織中的其他要素，如結(jié)構(gòu)、任務(wù)、目標、人員、文化等都有著內(nèi)在的緊密的聯(lián)系，應(yīng)該完全相容。當組織中的信息系統(tǒng)發(fā)生變化時，必然會影響到組織的結(jié)構(gòu)、任務(wù)、人員、文化等發(fā)生相應(yīng)的變化，系統(tǒng)建立的過程就是一個組織再設(shè)計的過程。如果新的信息系統(tǒng)不能與組織中的其他要素相容，將會產(chǎn)生緊張、不安、抵觸和沖突。

信息系統(tǒng)開發(fā)項目本身是勞動密集型任務(wù)，而且，人的意識主宰了項目的目標。項目的每一個階段都離不開人的參與，人的行為是難于控制和難于預(yù)測的，所以人自始至終都是最大的不確定性來源。

（1）高層領(lǐng)導難以及時地了解問題。壞消息向上傳遞速度較慢，報喜不報憂幾乎是所有組織中都存在的通病。實施中各階段發(fā)生的問題往往會被中層濾掉，不能及時反映到管理和決策的高層中去。這使出現(xiàn)的一些錯誤得不到及時糾正，繼續(xù)發(fā)展擴大直至積累到難以糾正時，才報告給高層領(lǐng)導。這樣的案例國內(nèi)外都有很多。

（2）用戶的感受和態(tài)度容易被忽視。盡早地對用戶進行系統(tǒng)的功能與開發(fā)方法的講解、培訓和說明，讓他們深入地理解系統(tǒng)所有潛在的功能和可能產(chǎn)生的組織結(jié)構(gòu)與職務(wù)。崗位、職責的變化，鼓勵他們支持并參與系統(tǒng)的開發(fā)，會有力地保證項目的成功這一點常常被忽視。由于重視不夠和缺少足夠的經(jīng)費與資源而使得培訓工作做得不充分和完全沒有做的情況時有發(fā)生，在項目開始階段缺少培訓更是常見。

（3）管理觀念的轉(zhuǎn)變。信息系統(tǒng)的實施是一個管理項目，而非僅僅是一個IT項目。不少企業(yè)高層管理人員尚未認識到這一點：在選擇系統(tǒng)時僅由技術(shù)主管負責，缺少業(yè)務(wù)部門的參與；在實施系統(tǒng)時僅由技術(shù)部門負責，缺少管理人員和業(yè)務(wù)人員的積極參與；項目經(jīng)理由技術(shù)部門的領(lǐng)導擔任，高級管理人員尤其是企業(yè)的一把手未能親自關(guān)心、負責系統(tǒng)實施。由此種種現(xiàn)象，需要企業(yè)管理人員轉(zhuǎn)變認識，加以改善。 管理觀念的轉(zhuǎn)變還體現(xiàn)在信息系統(tǒng)實施過程對企業(yè)原有的管理思想的調(diào)整上。信息系統(tǒng)帶來的不僅僅是一套軟件，更重要的是帶來了整套先進的管理思想。只有深刻理解、全面消化吸收了新的管理思想，并結(jié)合企業(yè)實際情況加以運用，才能充分發(fā)揮系統(tǒng)帶來的效益。

（4）組織架構(gòu)的調(diào)整。為適應(yīng)信息系統(tǒng)帶來的改變，企業(yè)必須在組織架構(gòu)和部門職責上作相應(yīng)的調(diào)整。因此，實施信息系統(tǒng)往往需要同時進行企業(yè)流程重組和改善的工作。在流程改組中，會涉及部門職能的重新劃分、崗位職責的調(diào)整、業(yè)務(wù)流程的改變、權(quán)力利益的重新分配等復雜因素，如果企業(yè)不能妥當?shù)靥幚磉@些問題，將會給企業(yè)帶來不穩(wěn)定因素。

四、結(jié)束語

組織變革成功與否完全取決于系統(tǒng)專業(yè)技術(shù)人員、最終用戶和項目決策者三者之間能否在實施的過程中共同處理好各個階段的風險問題。信息系統(tǒng)開發(fā)時間長、耗資大、風險大，涉及管理思想、管理方法的轉(zhuǎn)變，影響因素眾多。為了加強對MIS開發(fā)過程的控制和管理，有必要采用工程管理辦法，實行項目管理，進行MIS開發(fā)的組織、計劃和控制。即在項目實施的過程中，針對這部分風險采取專門措施進行風險管理和控制，從而最大程度地識別風險，評估風險和控制風險。

主要參考文獻

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