ＥＲＰ系統(tǒng)下某例重復(fù)付款引發(fā)的相關(guān)內(nèi)控思考

［摘 要］ 通過(guò)實(shí)例分析，指出在ERP系統(tǒng)下只關(guān)注自動(dòng)化控制而忽略手工控制容易導(dǎo)致的不良后果。同時(shí)提出內(nèi)部控制的重要性，并給出相應(yīng)啟示，既要注意對(duì)ERP系統(tǒng)應(yīng)用等方面的細(xì)節(jié)問(wèn)題，又要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部信息溝通和應(yīng)對(duì)例外事項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)的能力。

［關(guān)鍵詞］ ERP系統(tǒng)；內(nèi)部控制

［中圖分類(lèi)號(hào)］F239.1［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2008）23-0051-02

一、 案例介紹

某大型高科技公司4年前上線(xiàn)Oracle公司的 ERP系統(tǒng)，運(yùn)行穩(wěn)定。因公司的稅收優(yōu)惠政策即將到期，故新成立一家子公司，日常大宗采購(gòu)業(yè)務(wù)由以前直接向供應(yīng)商采購(gòu)變更為子公司向供應(yīng)商采購(gòu)后加價(jià)18%轉(zhuǎn)賣(mài)給母公司。此決策實(shí)施初期，涉及一批正在執(zhí)行或已執(zhí)行完未關(guān)閉的采購(gòu)訂單，按規(guī)定需要取消，另外重新簽訂三方合同。本案例介紹的采購(gòu)訂單就是其中之一，采購(gòu)150臺(tái)臺(tái)式電腦，金額90多萬(wàn)元，因已收貨并已付款，無(wú)需改變物流和實(shí)際支付，只需取消原訂單，同時(shí)簽訂母公司同子公司、子公司同直接供應(yīng)商之間的交易合同。關(guān)鍵操作是要相應(yīng)調(diào)整ERP系統(tǒng)中的信息。正確做法是：

（1）采購(gòu)部以工作聯(lián)絡(luò)單的形式正式通知財(cái)務(wù)部和庫(kù)房，告之需取消的原訂單號(hào)；

（2）由財(cái)務(wù)部和庫(kù)房對(duì)原訂單做返回操作；

（3）采購(gòu)員取消原訂單；并按原采購(gòu)申請(qǐng)重新制作以子公司為賣(mài)方的新訂單；

（4）庫(kù)房對(duì)新訂單做入庫(kù)處理；

（5）子公司財(cái)務(wù)按新訂單總額除以系數(shù)1.18后的總值向供應(yīng)商付款，母公司財(cái)務(wù)按新訂單向子公司付款。

但該公司實(shí)際操作卻存在出入：

（1）新上崗不久的采購(gòu)員由于不熟悉ERP系統(tǒng)的操作，直接在系統(tǒng)中取消了已付款的原訂單，之后按原采購(gòu)申請(qǐng)重新制作了兩個(gè)新訂單，一個(gè)是母公司對(duì)子公司采購(gòu)（母公司ERP系統(tǒng)），一個(gè)是子公司向直接供應(yīng)商采購(gòu)（子公司ERP系統(tǒng)）。

（2）庫(kù)房依采購(gòu)員的通知、原訂單入庫(kù)單及送貨清單復(fù)印件在兩個(gè)系統(tǒng)中對(duì)兩個(gè)新訂單分別做了入庫(kù)處理。

（3）子公司財(cái)務(wù)向直接供應(yīng)商支付了新訂單的款項(xiàng)。這樣，母子公司對(duì)直接供應(yīng)商的同一批貨物付款重復(fù)。

而母公司財(cái)務(wù)在入賬審核時(shí)，發(fā)現(xiàn)入庫(kù)單上的資產(chǎn)編號(hào)錯(cuò)誤，多次退回庫(kù)房未果，后來(lái)以工作聯(lián)絡(luò)單的形式正式詢(xún)問(wèn)采購(gòu)部，才發(fā)現(xiàn)了這起重復(fù)支付事件，經(jīng)采購(gòu)部與供應(yīng)商協(xié)調(diào)，要回了款項(xiàng)。

二、 內(nèi)控分析

作為一個(gè)企業(yè)健康運(yùn)行的保健醫(yī)生，內(nèi)部控制被公認(rèn)為由控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、信息與溝通、控制活動(dòng)和監(jiān)督五大要素構(gòu)成。在控制環(huán)境上，本案公司處于加速發(fā)展擴(kuò)張期，招聘用人政策較為激進(jìn)，員工流動(dòng)頻繁，業(yè)務(wù)的不熟練加大了出錯(cuò)的幾率，采購(gòu)員因欠缺經(jīng)驗(yàn)，在取消訂單時(shí)，竟然沒(méi)有注意到取消界面中此訂單的狀態(tài)是“已接收、已付款”。簡(jiǎn)而言之，各操作崗位人員的不穩(wěn)定導(dǎo)致了整個(gè)采購(gòu)付款流程運(yùn)行的不穩(wěn)定。在信息與溝通上，公司規(guī)模巨大，層級(jí)較多，加大了部門(mén)與部門(mén)之間溝通的難度，不同部門(mén)的工作人員在接受信息時(shí)，要么過(guò)于謹(jǐn)慎，要么過(guò)于草率，影響了流程運(yùn)行的效率與效果。本案中，采購(gòu)部與庫(kù)房之間的溝通明顯不規(guī)范，應(yīng)該使用卻沒(méi)有使用工作聯(lián)絡(luò)單，庫(kù)房做新訂單的入庫(kù)僅僅依據(jù)采購(gòu)員的口頭通知及原入庫(kù)單復(fù)印件。在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估上，取消已付款訂單無(wú)疑存在較大風(fēng)險(xiǎn)，在決策實(shí)施前就應(yīng)該給予特別考慮和應(yīng)對(duì)，比如，剔除這些已執(zhí)行完畢未關(guān)閉的訂單，或各部門(mén)指定一名骨干專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)等。所幸的是，母公司財(cái)務(wù)人員履行了對(duì)前端流程的監(jiān)督職能，發(fā)現(xiàn)了這起重復(fù)支付，避免了資金損失。在控制活動(dòng)上，公司雖然使用的是全球最先進(jìn)的ERP系統(tǒng)——Oracle ERP，但這一系統(tǒng)的應(yīng)用控制仍然存在一定的隱性缺陷：①對(duì)未退庫(kù)的甚至已付款的訂單還能執(zhí)行“取消”命令；②對(duì)已付款的訂單，庫(kù)房還能做退庫(kù)手續(xù)；③庫(kù)房接收、入庫(kù)數(shù)量可以不受訂購(gòu)數(shù)量的限制，例如，訂購(gòu)100臺(tái)電腦，卻可以入庫(kù)300甚至1 000臺(tái)電腦。也就是說(shuō)，訂購(gòu)→入庫(kù)→付款過(guò)程中，入庫(kù)數(shù)量不受訂購(gòu)數(shù)量控制；在回款→退庫(kù)→取消訂單的逆向過(guò)程中，退庫(kù)不受回款限制，取消訂單不受退庫(kù)限制，沒(méi)有做到一環(huán)扣一環(huán)。

三、 啟 示

（1）內(nèi)部控制按實(shí)現(xiàn)手段可分為手工控制和自動(dòng)化控制兩種，在當(dāng)前高速發(fā)展的信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人們往往較多地關(guān)注自動(dòng)化控制，而容易忽略手工控制。而事實(shí)上，這兩者緊密聯(lián)系、相互促進(jìn)，即便是全球最優(yōu)秀、最完善的ERP系統(tǒng)，其安全有效的運(yùn)行依然離不開(kāi)有序的手工控制。另外，自動(dòng)化控制是手工控制發(fā)展到一定程度的自然替代，手工控制如果混亂、無(wú)序，僅依賴(lài)ERP系統(tǒng)，借助發(fā)達(dá)的自動(dòng)化控制來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化，只能是癡人說(shuō)夢(mèng)，所以，對(duì)已經(jīng)使用ERP系統(tǒng)管理的企業(yè)而言，仍然需要不斷地改進(jìn)制度、流程，完善招聘、培訓(xùn)機(jī)制，提升自動(dòng)化控制的人文環(huán)境；對(duì)打算使用ERP系統(tǒng)管理的企業(yè)而言，注意應(yīng)以手工控制水平的全面改進(jìn)和提升為基礎(chǔ)和前提，切忌盲目切換ERP。

（2）目前使用ERP系統(tǒng)的企業(yè)一般規(guī)模不小，面對(duì)海量的數(shù)據(jù)，負(fù)責(zé)流程審計(jì)的人員須對(duì)其生成系統(tǒng)的內(nèi)部控制進(jìn)行測(cè)試評(píng)價(jià)，一方面應(yīng)了解這一系統(tǒng)運(yùn)行的軟環(huán)境，比如操作人員流動(dòng)性及熟練程度、識(shí)別和應(yīng)對(duì)例外事項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)的能力、部門(mén)與部門(mén)之間信息溝通的有效性等；另一方面應(yīng)關(guān)注系統(tǒng)的一般控制和應(yīng)用控制的有效性，目前使用的ERP系統(tǒng)在內(nèi)部控制設(shè)計(jì)上存在或多或少、這樣或那樣的漏洞，即便是普遍使用較為成熟的ERP也不例外，審計(jì)人員在測(cè)試系統(tǒng)時(shí)應(yīng)全面考慮可能存在的漏洞和風(fēng)險(xiǎn)，比如，對(duì)已執(zhí)行的訂單能否做“取消”操作？對(duì)已付款訂單能否做“退庫(kù)”操作？付款數(shù)量能否大于入庫(kù)數(shù)量，入庫(kù)數(shù)量能否大于訂購(gòu)數(shù)量？這些問(wèn)題往往容易卻又不應(yīng)被忽略和遺忘。

主要參考文獻(xiàn)

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