行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計

［摘 要］ 行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)是其履行行政職能的物質(zhì)基礎(chǔ)。利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所開發(fā)的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，以整合實物、財務(wù)為開發(fā)目標(biāo)，通過計算機網(wǎng)絡(luò)平臺建立數(shù)據(jù)共享機制，優(yōu)化資產(chǎn)管理流程，提高資產(chǎn)管理效率。本文介紹固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計方法。

［關(guān)鍵詞］ 固定資產(chǎn)；資產(chǎn)管理；資產(chǎn)卡片；計提折舊；資產(chǎn)增減

［中圖分類號］F232［文獻標(biāo)識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）23-0030-04

1 引 言

固定資產(chǎn)是指使用期限超過1年，單位價值在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以上，并且在使用過程中保持原有物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)，包括房屋及建筑物、機器設(shè)備、運輸設(shè)備、工具器具等。固定資產(chǎn)一般在一個單位的資產(chǎn)總額中占有相當(dāng)大的比重，是行政事業(yè)單位履行行政職能的物質(zhì)基礎(chǔ)。如何提高固定資產(chǎn)管理效率，減少固定資產(chǎn)流失，既是行政事業(yè)單位樹立“資產(chǎn)管理與資金管理并重”的新理念，也是政府高效行政的需要。固定資產(chǎn)是行政事業(yè)單位物資管理和財務(wù)管理的重要組成部分，是一項較復(fù)雜的系統(tǒng)工程。隨著行政事業(yè)單位各項改革不斷深化，對行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理工作也不斷提出新的要求。為了實現(xiàn)行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理 “科學(xué)化、規(guī)范化、信息化”的工作目標(biāo)，減少國有資產(chǎn)流失，提高固定資產(chǎn)管理工作效率，針對有的行政事業(yè)單位使用的固定資產(chǎn)管理軟件功能不太完善、數(shù)據(jù)共享性不高、業(yè)務(wù)辦理仍較煩瑣等問題，開發(fā)了一個基于計算機網(wǎng)絡(luò)平臺的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)緊密結(jié)合用戶單位固定資產(chǎn)管理的實際情況，以計算機網(wǎng)絡(luò)平臺作支撐，并在這個平臺上收集、處理、傳遞并交換信息，不僅給每個工作者提供更為便捷的信息處理方式，同時大大提高了固定資產(chǎn)管理部門的辦公效率和管理水平，使資產(chǎn)管理趨于自動化、規(guī)范化。本文介紹該系統(tǒng)的設(shè)計開發(fā)過程。

２ 系統(tǒng)特點

2. 1資產(chǎn)管理的科學(xué)化

利用計算機網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)資產(chǎn)管理各環(huán)節(jié)的無縫對接，形成實物、財務(wù)的相互配合和相互監(jiān)督制約機制，將所有實物、財務(wù)信息均置于系統(tǒng)管理之下，減少老系統(tǒng)中部分手工操作環(huán)節(jié)，使資產(chǎn)管理更加科學(xué)、規(guī)范、透明。

2. 2資產(chǎn)管理的高效率

針對老系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享性不高、業(yè)務(wù)辦理仍較煩瑣等問題，新系統(tǒng)使用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將所有的數(shù)據(jù)錄入、資產(chǎn)管理、信息交流及業(yè)務(wù)審批等工作流程均置于同一網(wǎng)絡(luò)平臺上，利用該網(wǎng)絡(luò)平臺可以隨時查看資產(chǎn)管理信息，出具資產(chǎn)管理報表，分析資產(chǎn)管理現(xiàn)狀，調(diào)控資產(chǎn)管理方案。由于網(wǎng)絡(luò)辦公的便捷性，使得資產(chǎn)管理效率大大提高，為決策者提供實時、準(zhǔn)確的固定資產(chǎn)管理信息。

2. 3資產(chǎn)記錄的完整性

由于老系統(tǒng)中對已審核的資產(chǎn)均采用簡單的刪除處理方法，往往導(dǎo)致資產(chǎn)的變動備案無據(jù)可查，新系統(tǒng)對已審核的資產(chǎn)均采用備案保存方式，而不是進行簡單刪除，以保證資產(chǎn)記錄的完整性。在變動備案中使得資產(chǎn)變動記錄的變化有據(jù)可查。

2. 4資產(chǎn)業(yè)務(wù)的自動審批

系統(tǒng)所提供的資產(chǎn)業(yè)務(wù)自動審批功能，能夠自動處理資產(chǎn)管理各職能部門所需要的各項審批業(yè)務(wù)，如：待審批業(yè)務(wù)、已審批業(yè)務(wù)等多個審批功能選項。

2. 5資產(chǎn)狀態(tài)的預(yù)警提示

系統(tǒng)所提供的預(yù)警平臺，可自動對各種處于臨界狀態(tài)的資產(chǎn)進行預(yù)警提示，大大提高了資產(chǎn)管理的有效性。

3 系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)采用客戶機/服務(wù)器（Client/Server）體系結(jié)構(gòu)。在 C/S 結(jié)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)中，工作分別由服務(wù)器和客戶機完成。所有的客戶機與數(shù)據(jù)庫服務(wù)器相連，服務(wù)器負責(zé)管理數(shù)據(jù)庫的訪問，對數(shù)據(jù)庫進行檢索和排序，此外還要對數(shù)據(jù)庫的安全進行加鎖保護。C/S 結(jié)構(gòu)是資產(chǎn)管理系統(tǒng)的重要支撐平臺，為整個系統(tǒng)協(xié)調(diào)工作、安全運行發(fā)揮了重要作用。該系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)如圖1所示。

在上述網(wǎng)絡(luò)平臺上，當(dāng)各個部門的客戶在工作站上通過請求的方式提出了所需要的服務(wù)時，服務(wù)器不必關(guān)心客戶程序的功能，只需響應(yīng)請求就行。大量的數(shù)據(jù)處理工作都交給了服務(wù)器來完成。在 C/S 模式中，要求服務(wù)器的硬件必須具有足夠的處理能力來完成客戶端的各種請求。這樣，網(wǎng)絡(luò)交通量及響應(yīng)時間都能大大下降，網(wǎng)絡(luò)的有效負荷和運載量都大大提高，而網(wǎng)絡(luò)帶寬的要求也隨之降低。

4 系統(tǒng)實現(xiàn)

4. 1開發(fā)工具選擇

系統(tǒng)前臺開發(fā)工具為PowerBuilder 企業(yè)版，輔助開發(fā)工具為Office 2005等，操作系統(tǒng)為Windows XP。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為Microsoft SQL Server 2000。

4. 2系統(tǒng)功能設(shè)計

系統(tǒng)功能模塊如圖2所示。

4. 2. 1系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理模塊主要實現(xiàn)系統(tǒng)登陸管理、權(quán)限分配、日志處理等系統(tǒng)應(yīng)用功能，因此，系統(tǒng)管理模塊是本系統(tǒng)的一個核心模塊。

系統(tǒng)登陸管理主要是在系統(tǒng)登陸時，根據(jù)用戶名和密碼的輸入判別是否為系統(tǒng)的合法用戶，若為合法用戶還需進一步審核其權(quán)限。權(quán)限分配將用戶分為以下幾類：（1）普通用戶：系統(tǒng)只授予其查詢資產(chǎn)的權(quán)限；（2）普通管理員：所擁有的權(quán)限為對自行管理的資產(chǎn)設(shè)備的信息錄入、數(shù)據(jù)修改、查詢等權(quán)限；（3）高級管理員：負責(zé)整個固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的管理工作，擁有用戶管理、權(quán)限分配、對所有資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)的錄入、修改、查詢、資產(chǎn)劃撥、調(diào)出、歸還、維修、折舊計提、報表處理等操作權(quán)限。高級管理員一般是資產(chǎn)管理部門的管理者。為了保證資產(chǎn)管理的安全性，用戶只有在得到上述系統(tǒng)授權(quán)的情況下才能進入系統(tǒng)，并在系統(tǒng)中進行相關(guān)的操作；否則，未經(jīng)授權(quán)進入系統(tǒng)則被視為非法。

4. 2. 2資產(chǎn)管理

資產(chǎn)管理模塊主要實現(xiàn)固定資產(chǎn)卡片的數(shù)據(jù)輸入，固定資產(chǎn)的增減與計提折舊的月份初始化，日常固定資產(chǎn)卡片、折舊計提等文件的備份以及系統(tǒng)恢復(fù)等操作。

固定資產(chǎn)在管理前，必須要對固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中涉及的相關(guān)信息進行基礎(chǔ)設(shè)置管理。即對現(xiàn)有的固定資產(chǎn)進行分類、編號，確定固定資產(chǎn)卡片和固定資產(chǎn)登記簿的內(nèi)容?；A(chǔ)設(shè)置管理包括資產(chǎn)編碼設(shè)置、資產(chǎn)類別設(shè)置、部門設(shè)置、折舊方法設(shè)置、折舊科目設(shè)置、增減方式設(shè)置、賬套信息設(shè)置等。在基礎(chǔ)設(shè)置管理的基礎(chǔ)上，將現(xiàn)有固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)，建立系統(tǒng)主文件，用以反映固定資產(chǎn)的增減變化［１］。

4. 2. 3資產(chǎn)增減

資產(chǎn)增減模塊主要接受固定資產(chǎn)的增加、減少以及修改等變動記錄。其中修改是指對資產(chǎn)使用部門的變更或月折舊增減變動等項目進行操作。

資產(chǎn)增加處理主要是對固定資產(chǎn)的增加進行管理，包括編制、修改和審核固定資產(chǎn)增加表。編制固定資產(chǎn)增加表，是根據(jù)資產(chǎn)管理部門提供的新增資產(chǎn)的單據(jù)。修改固定資產(chǎn)增加表，是對已錄入的固定資產(chǎn)增加數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤的情況下，僅就錯誤數(shù)據(jù)進行修改。修改固定資產(chǎn)增加表時，先找到需要修改的錯誤記錄，經(jīng)核實后進行修改或刪除操作。審核固定資產(chǎn)增加表，主要由審核人員逐筆檢查制單人員所錄入固定資產(chǎn)增加的數(shù)據(jù)，并逐筆審核。審核通過后，由系統(tǒng)自動輸入審核員的名字，表示該固定資產(chǎn)增加表的數(shù)據(jù)已通過審核。通過審核的固定資產(chǎn)增加的數(shù)據(jù)可自動存儲到固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫中。

資產(chǎn)減少處理方法基本上與資產(chǎn)增加處理方法相同。

4. 2. 4計提折舊

計提折舊模塊主要實現(xiàn)的功能是按月計提折舊。計提折舊一般于月末進行，系統(tǒng)根據(jù)日期函數(shù)，用上月固定資產(chǎn)的增減文件和計提折舊文件來計算本月計提折舊，并將各類固定資產(chǎn)的計提折舊匯總，以使用部門為關(guān)鍵字寫入折舊文件中。由此生成各筆轉(zhuǎn)賬分錄的借方科目和借方金額。

本系統(tǒng)計提折舊采用雙倍余額遞減法，該方法計提折舊的固定資產(chǎn)是在不考慮固定資產(chǎn)殘值的情況下，根據(jù)每期期初固定資產(chǎn)賬面余額和雙倍分直線法折舊率計算固定資產(chǎn)。

4. 2. 5資產(chǎn)處置

對于報廢、報損、劃撥、丟失、出售的固定資產(chǎn)，資產(chǎn)處置模塊對資產(chǎn)處置業(yè)務(wù)提供處置單據(jù)，詳細記錄處置資產(chǎn)類型、處置原因、處置單位、處置部門及人員和資產(chǎn)的其他相關(guān)情況。打印資產(chǎn)處置報告單，提交相關(guān)管理部門審核以及財務(wù)部門審核備案，同時將該資產(chǎn)從所屬資產(chǎn)庫中注銷。為了防止了固定資產(chǎn)的意外流失，此環(huán)節(jié)應(yīng)有較嚴(yán)格的相關(guān)管理部門審核措施，對資產(chǎn)處置進行有效監(jiān)控。

4. 2. 6資產(chǎn)清查

資產(chǎn)清查主要是定期對系統(tǒng)內(nèi)的資產(chǎn)進行盤點，用以核對財務(wù)賬面資產(chǎn)和實物資產(chǎn)是否相符，即以賬對物、以物對賬。系統(tǒng)通過條碼采集技術(shù)，自動收集資產(chǎn)實物數(shù)據(jù)，并自動對比實物數(shù)據(jù)與賬面數(shù)據(jù)，分析盤盈盤虧情況，實現(xiàn)準(zhǔn)確的資產(chǎn)盤點清查。除此之外，還可以對指定單位、資產(chǎn)使用者、特定地點的資產(chǎn)進行清查。

4. 2. 7資產(chǎn)查詢

資產(chǎn)查詢功能主要實現(xiàn)資產(chǎn)報表和資產(chǎn)單據(jù)的查詢功能。報表查詢主要是為用戶提供對資產(chǎn)明細信息或者資產(chǎn)匯總信息的查詢，查詢內(nèi)容主要包括資產(chǎn)明細余額查詢、資產(chǎn)折舊情況查詢、資產(chǎn)登記簿、資產(chǎn)卡片、資產(chǎn)匯總表、部門明細折舊表以及對逾齡資產(chǎn)等信息。單據(jù)查詢主要是為用戶提供日常業(yè)務(wù)的查詢，主要包括增加資產(chǎn)、減少資產(chǎn)、資產(chǎn)原值變動、資產(chǎn)內(nèi)部調(diào)撥以及資產(chǎn)狀態(tài)發(fā)生變化的各種原始記錄情況。

4. 2. 8報表打印

固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的主要設(shè)計目標(biāo)是實現(xiàn)各類固定資產(chǎn)賬表的打印輸出，賬表的打印輸出主要由報表設(shè)計模塊實現(xiàn)，故該模塊是系統(tǒng)中一個重要的組成部分。報表設(shè)計模塊對整個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行最后的加工處理，直至輸出最終的報表數(shù)據(jù)，以供管理者決策參考。

為保證輸出報表準(zhǔn)確、及時、實用，在系統(tǒng)的輸出設(shè)計中采用了打印之前的預(yù)覽和確認之后的打印表格輸出形式，并能夠輸出資產(chǎn)管理的直方圖等各種統(tǒng)計圖，使顯示效果更加直觀。

4. 3系統(tǒng)數(shù)據(jù)流圖

為了使系統(tǒng)能達到業(yè)務(wù)管理要求，首先要對系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流進行分析。系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流主要由固定資產(chǎn)管理的工作流程和數(shù)據(jù)來源確定。

4. 3. 1資產(chǎn)管理工作流程

根據(jù)有關(guān)固定資產(chǎn)使用部門提供的憑證資料，將有關(guān)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確登記入固定資產(chǎn)卡片和登記簿。首先在系統(tǒng)建立時登記初始資料，以后按固定資產(chǎn)變動時間的先后，登記固定資產(chǎn)的增減、折舊、修理等內(nèi)容，進行匯總，并將記賬憑證轉(zhuǎn)賬務(wù)處理子系統(tǒng)進行總賬登記。因此，固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的主要任務(wù)是明細分類管理。

4. 3. 2數(shù)據(jù)來源

固定資產(chǎn)管理的數(shù)據(jù)主要來源于以下幾個方面：（1）由固定資產(chǎn)管理部門提供的現(xiàn)有固定資產(chǎn)有關(guān)資料；（2）購建固定資產(chǎn)或外單位投入時，有關(guān)付款單、交接單、驗收單等憑證；（3）固定資產(chǎn)出售、報廢清理或投資轉(zhuǎn)出的有關(guān)申報單、交接單、收付款等憑證；（4）固定資產(chǎn)擴建、改建或出租、內(nèi)部變動等有關(guān)資料；（5）計提折舊和預(yù)提或待攤修理費的計算表、修理費支出等憑證；（6）固定資產(chǎn)清查報告單的盤盈、盤虧資料。

4. 3. 3數(shù)據(jù)流圖

根據(jù)固定資產(chǎn)管理過程和數(shù)據(jù)來源分析，可設(shè)計如圖3所示的系統(tǒng)數(shù)據(jù)流圖。

4. 4數(shù)據(jù)庫設(shè)計

使用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，需要大量的數(shù)據(jù)。設(shè)計一個良好的資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，不僅可以提高資產(chǎn)管理的運行效率，還能使數(shù)據(jù)具備良好的完整性。通過對固定資產(chǎn)管理過程和業(yè)務(wù)流程的分析，本系統(tǒng)建立了若干個相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)庫表［２］，主要有：固定資產(chǎn)臺賬表、固定資產(chǎn)明細表、累計折舊明細表、固定資產(chǎn)臨時表及內(nèi)部轉(zhuǎn)賬表［３］等。

固定資產(chǎn)臺賬表屬性：日期、資產(chǎn)編號、資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、資產(chǎn)類別、計量單位、數(shù)量、購置日期、使用日期、使用年限、入賬日期、資產(chǎn)來源、資產(chǎn)原值、資產(chǎn)凈值、月折舊額、累計折舊、資產(chǎn)殘值、計提、使用部門、變更記錄、制造廠家、備注。

固定資產(chǎn)明細表屬性：日期、憑證號、摘要、明細科目、對應(yīng)科目、金額、方向、資產(chǎn)編碼、備注。

累計折舊明細表屬性：日期、憑證號、摘要、明細科目、對應(yīng)科目、金額、方向、資產(chǎn)編碼、備注。

固定資產(chǎn)臨時表是在固定資產(chǎn)臺賬表的基礎(chǔ)上增加了以下字段：摘要、借方科目、貸方科目、借方金額、貸方金額。

內(nèi)部轉(zhuǎn)賬表屬性：日期、憑證號、摘要、借方科目、貸方科目、借方金額、貸方金額、轉(zhuǎn)入目的、過賬、操作員、備注。

5 結(jié)束語

行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)是國家財產(chǎn)的重要組成部分，設(shè)計一個良好的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，不僅能使國有資產(chǎn)保值增值，同時使得國有資產(chǎn)的管理更加規(guī)范、透明，從而有效減少國有資產(chǎn)流失，提高國有資產(chǎn)的利用率。為此筆者認為，系統(tǒng)設(shè)計時，設(shè)計者應(yīng)與用戶單位反復(fù)溝通，了解用戶資產(chǎn)管理需求，摸清資產(chǎn)現(xiàn)狀，并要求對現(xiàn)有資產(chǎn)進行詳細分類編碼。另外，數(shù)據(jù)庫設(shè)計是系統(tǒng)設(shè)計的一個重要環(huán)節(jié)，它記載了大量的資產(chǎn)相關(guān)信息，設(shè)計時必須耐心細致。

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