如何利用ＥＲＰ軟件實(shí)現(xiàn)訂單成本核算

［摘 要］ 成本核算在企業(yè)財(cái)務(wù)工作中是一項(xiàng)重要的工作。本文探討了ERP在成本核算中的應(yīng)用問(wèn)題，具體闡述了如何利用ERP軟件實(shí)現(xiàn)成本核算的過(guò)程，以達(dá)到利用信息化工具加強(qiáng)成本管理的目的。

［關(guān)鍵詞］ 成本核算；ERP軟件；實(shí)例

［中圖分類號(hào)］F232；F234.2［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2008）23-0010-03

隨著中國(guó)企業(yè)加入全球化競(jìng)爭(zhēng)的序列，高利潤(rùn)的年代似乎已經(jīng)過(guò)去，取而代之的是所謂的微利時(shí)代。企業(yè)產(chǎn)品成本的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，可向管理當(dāng)局提供更多信息，幫助其作出更好決策，如定價(jià)等，同時(shí)還有利于計(jì)劃控制和業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)，所以成本計(jì)算在會(huì)計(jì)系統(tǒng)中有著重要作用。目前企業(yè)生產(chǎn)的普遍特點(diǎn)是小批量、多品種，個(gè)性化的需求越來(lái)越多，這給成本的計(jì)算增加了難度。因此如何準(zhǔn)確地計(jì)算成本對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)人員是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。手工計(jì)算的工作量太大，而且準(zhǔn)確性又難以保證，所以利用ERP軟件來(lái)計(jì)算成本是最佳方法。下面我們通過(guò)舉例來(lái)看一下如何利用ERP軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)訂單成本的核算，本文使用的軟件環(huán)境為用友U861ERP管理軟件（核算必備模塊為庫(kù)存、存貨、采購(gòu)、銷售、物料清單、生產(chǎn)訂單以及成本等）。

假設(shè)有一家汽車生產(chǎn)企業(yè)，主要生產(chǎn)整車和發(fā)動(dòng)機(jī)。生產(chǎn)流程大致為：首先，發(fā)動(dòng)機(jī)廠生產(chǎn)的發(fā)動(dòng)機(jī)完工后入半成品庫(kù)（發(fā)動(dòng)機(jī)也可對(duì)外出售）。然后，總裝廠領(lǐng)用各種材料及半成品進(jìn)行總裝，完工后入產(chǎn)成品庫(kù)。公司要求按訂單計(jì)算發(fā)動(dòng)機(jī)和整車的生產(chǎn)成本。

一、前期準(zhǔn)備工作

第一步：制訂產(chǎn)品BOM

該公司每道生產(chǎn)工序完工后，將產(chǎn)品及其成本都轉(zhuǎn)入下一工序，按照成本要素歸集的方法，使用逐步結(jié)轉(zhuǎn)分步法。這種方法最為復(fù)雜，完全按照產(chǎn)品結(jié)構(gòu)與工藝流程計(jì)算成本，但這種計(jì)算方法最符合U8成本管理核算思想，通過(guò)多層次BOM即可實(shí)現(xiàn)。因此，首先我們要制訂一份準(zhǔn)確的產(chǎn)品BOM（bill of material），即物料清單。在軟件的物料清單模塊中，錄入產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，通過(guò)表體的領(lǐng)料部門指明生產(chǎn)部門（對(duì)應(yīng)工作中心）。BOM這項(xiàng)工作十分重要，可以說(shuō)是成本計(jì)算的基石。

第二步：參數(shù)配置

在成本模塊中對(duì)參數(shù)進(jìn)行配置（見(jiàn)表1）。

此外，還要定義成本中心，成本中心指企業(yè)內(nèi)部可以歸集成本費(fèi)用的末級(jí)部門或工作中心，是基本的成本核算單位。本例中我們將發(fā)動(dòng)機(jī)廠、總裝廠設(shè)為成本中心。接著我們要定義產(chǎn)品屬性。按照在物料清單中定義的領(lǐng)用部門，點(diǎn)擊刷新取到成本中心對(duì)應(yīng)的產(chǎn)品。

第三步：錄入期初在制品成本

對(duì)軟件的一些參數(shù)進(jìn)行設(shè)置以后，我們將要在系統(tǒng)中進(jìn)行期初在制品成本的錄入。因?yàn)樵谠O(shè)置時(shí)選擇了“啟用生產(chǎn)制造數(shù)據(jù)來(lái)源”，其作用相當(dāng)于在U8 52成本管理選項(xiàng)中的“是否嚴(yán)格按照生產(chǎn)訂單”，其直接后果就是沒(méi)有生產(chǎn)訂單，成本管理模塊沒(méi)法使用，因?yàn)樗械某杀举Y料都要求對(duì)應(yīng)到生產(chǎn)訂單上，所以建賬期初余額也要求將上月未完工產(chǎn)品以生產(chǎn)訂單的形式錄入系統(tǒng)。同時(shí)材料余額要求依BOM結(jié)構(gòu)按明細(xì)錄入軟件。這項(xiàng)工作在使用軟件前是有工作量的，但如果生產(chǎn)部門能夠配合整理在產(chǎn)生產(chǎn)訂單，結(jié)合上線前的存貨盤點(diǎn)工作，這份數(shù)據(jù)還是能夠達(dá)到初始化要求的。

二、訂單成本的核算過(guò)程

第一步生成生產(chǎn)訂單

訂單式生產(chǎn)企業(yè)同一定型產(chǎn)品常有大量選裝件供顧客選擇。本例中的座椅就是一個(gè)選裝件，顧客可以在下訂單時(shí)選擇用哪一種。銷售部門在下達(dá)銷售訂單時(shí)進(jìn)行ATO選配，對(duì)選裝件進(jìn)行選擇。本例中選用西班牙小牛皮座椅。因?yàn)殇N售的成品是ATO屬性，所以在銷售系統(tǒng)直接下達(dá)生產(chǎn)，自動(dòng)生成生產(chǎn)訂單傳遞到生產(chǎn)訂單系統(tǒng)中。在生產(chǎn)訂單系統(tǒng)中，生產(chǎn)部門可以對(duì)生產(chǎn)訂單的原材料進(jìn)行檢查，如果生產(chǎn)部門要修改配置可在此調(diào)整。這里的子件名稱將是采購(gòu)工作和未來(lái)生產(chǎn)發(fā)料的重要依據(jù)。在確認(rèn)無(wú)誤后，生產(chǎn)部門將生產(chǎn)訂單審核。

第二步按訂單領(lǐng)料生產(chǎn)

在各種原材料按照生產(chǎn)要求的日期到達(dá)工廠后，生產(chǎn)部門進(jìn)行領(lǐng)料工作，物管部門按訂單編號(hào)限額發(fā)料。按訂單來(lái)組織生產(chǎn)，可以很好地解決成本管理中材料丟失和浪費(fèi)的現(xiàn)象，但這種核算方法也對(duì)企業(yè)中各項(xiàng)數(shù)據(jù)的真實(shí)、及時(shí)、準(zhǔn)確性提出了更高要求。這里的生產(chǎn)訂單號(hào)、出庫(kù)類別、部門是成本系統(tǒng)抽取數(shù)據(jù)的關(guān)鍵字，在日常的制單工作和審核工作中對(duì)這些元素都要重點(diǎn)關(guān)注。發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤要及時(shí)進(jìn)行更正，如果有錯(cuò)誤或關(guān)鍵字缺失都會(huì)造成成本計(jì)算錯(cuò)誤。倉(cāng)庫(kù)要嚴(yán)格按單發(fā)貨，車間如出現(xiàn)材料丟失、毀損等原因增補(bǔ)材料時(shí)，須按程序上報(bào)審批（寫明原因并分清責(zé)任）后憑增補(bǔ)的領(lǐng)料單方能到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)料。在軟件中可以通過(guò)允許超生產(chǎn)訂單領(lǐng)料的開(kāi)關(guān)項(xiàng)目來(lái)控制，并設(shè)定出庫(kù)超額上限。這里的值0.1表示允許超額10%。在訂單完工后我們可以通過(guò)生產(chǎn)訂單用料分析表，來(lái)分析哪些訂單有超領(lǐng)的情況。材料出庫(kù)單如圖1所示。

第三步完工錄入產(chǎn)成品入庫(kù)單

當(dāng)生產(chǎn)部門生產(chǎn)完工后，物管部門將依據(jù)生產(chǎn)訂單錄入產(chǎn)成品入庫(kù)單。這里的生產(chǎn)訂單號(hào)、入庫(kù)類別、生產(chǎn)部門是關(guān)鍵字，在日常的制單工作和審核工作中要加以注意。半成品完工后通過(guò)產(chǎn)成品入庫(kù)單進(jìn)行入庫(kù)，然后其他單位再?gòu)膫}(cāng)庫(kù)領(lǐng)用，此種方式意味著對(duì)于初步加工單位來(lái)說(shuō)已經(jīng)完成了的產(chǎn)品，要進(jìn)行成本的計(jì)算及分配。通過(guò)成本管理計(jì)算出成本后，在存貨核算中通過(guò)“產(chǎn)成品成本分配”將成本寫入產(chǎn)成品入庫(kù)單（參見(jiàn)圖2），然后其他部門做材料出庫(kù)單領(lǐng)用出庫(kù)。

第四步進(jìn)行材料費(fèi)用、人工費(fèi)用、制造費(fèi)用的取數(shù)和歸集

到了會(huì)計(jì)期末在存貨系統(tǒng)中，對(duì)材料倉(cāng)庫(kù)的材料出入庫(kù)單據(jù)及假退料單記賬，對(duì)材料倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行期末處理，分?jǐn)偛牧喜町?。在“存貨系統(tǒng)”中錄入的材料出庫(kù)單必須執(zhí)行了“存貨系統(tǒng)”的【單據(jù)記賬】功能后，其數(shù)據(jù)才能被成本系統(tǒng)讀取。我們?cè)诔杀鞠到y(tǒng)中的材料及外購(gòu)半成品耗用表功能項(xiàng)中執(zhí)行取數(shù)。本表用于材料消耗數(shù)據(jù)錄入或從存貨出庫(kù)單讀取數(shù)據(jù)，是必須錄入的數(shù)據(jù)表。因?yàn)槲覀冊(cè)凇具x項(xiàng)】中選擇了“啟用生產(chǎn)制造數(shù)據(jù)來(lái)源”，則材料及外購(gòu)半成品耗用表的各成本中心所屬產(chǎn)品列表中，僅顯示“生產(chǎn)制造”中已做生產(chǎn)訂單的產(chǎn)品，篩選條件為：該生產(chǎn)訂單狀態(tài)為已審核且上月未關(guān)閉，產(chǎn)品的生產(chǎn)日期符合成本會(huì)計(jì)期間。如果發(fā)現(xiàn)已錄入的材料出庫(kù)單未被讀取，要檢查單據(jù)是否記賬、出庫(kù)單上出庫(kù)類別是否被本系統(tǒng)選擇、部門是否相符。同時(shí)我們將公司各成本中心工資、折舊費(fèi)用錄入系統(tǒng)。系統(tǒng)根據(jù)前面的數(shù)據(jù)生成各成本中心的制造費(fèi)用表（參見(jiàn)圖3）。

第五步處理訂單產(chǎn)品、完工產(chǎn)品和在產(chǎn)品賬表

首先，要處理完工產(chǎn)品日?qǐng)?bào)表。完工產(chǎn)品日?qǐng)?bào)表的各成本中心所屬產(chǎn)品列表中，僅顯示“生產(chǎn)制造”中已做生產(chǎn)訂單的產(chǎn)品，篩選條件為：該生產(chǎn)訂單狀態(tài)為已審核，產(chǎn)品的生產(chǎn)日期符合成本會(huì)計(jì)期間（參見(jiàn)圖4）。如沒(méi)有生產(chǎn)訂單，則此處無(wú)法手工錄入完工數(shù)量。在這里我們只要執(zhí)行取數(shù)就可以了。

其次，要處理在產(chǎn)品盤點(diǎn)表。因?yàn)榍懊孢x擇了“是否啟用生產(chǎn)制造數(shù)據(jù)來(lái)源”，則在產(chǎn)品盤點(diǎn)表的各成本中心所屬產(chǎn)品列表中，僅顯示“生產(chǎn)制造”中已做生產(chǎn)訂單的產(chǎn)品。在產(chǎn)品分3種狀態(tài)：（1）在線完工，指車間已完工，但是未辦理入庫(kù)或轉(zhuǎn)出的成品，本月新增的要包含在本月的完工產(chǎn)品日?qǐng)?bào)表中。（2）在線數(shù)量，指車間已投產(chǎn)，但是未完工，尚處于加工狀態(tài)的產(chǎn)品。（3）原材料，指僅僅是已領(lǐng)出，但尚未投入生產(chǎn)加工的原材料。在這里我們將公司的在產(chǎn)品分類填入即可。

最后，要處理完工產(chǎn)品處理表。該表為數(shù)據(jù)錄入結(jié)果的校驗(yàn)平衡表。在這里我們只要執(zhí)行取數(shù)就可以了。

第六步運(yùn)行成本檢查，進(jìn)行成本計(jì)算

當(dāng)我們做好以上工作以后，運(yùn)行成本檢查，該動(dòng)作按照成本恒等式進(jìn)行成本計(jì)算檢查（期初結(jié)存+本月發(fā)生=本月完工+本月結(jié)余），包含成品以及原材料。成本檢查通過(guò)后在系統(tǒng)中運(yùn)行成本計(jì)算即可。在成本計(jì)算完成后，可以進(jìn)行賬頁(yè)的查詢，看一下運(yùn)算的結(jié)果。從下面的賬表資料，不但可以看出不同訂單的成本，還可以分析出不同訂單成本的差異所在。如2號(hào)訂單和3號(hào)訂單，因?yàn)檫x用了不同的座椅，所以同樣的產(chǎn)成品成本也不同（參見(jiàn)圖5）。

綜上所述，在使用了ERP系統(tǒng)后可以迅速而準(zhǔn)確地向管理當(dāng)局提供一份訂單成本信息，為評(píng)估公司每筆銷售訂單的獲利能力提供一份詳實(shí)的基礎(chǔ)資料。現(xiàn)實(shí)情況下企業(yè)要實(shí)現(xiàn)成本核算的信息化，技術(shù)、物管、財(cái)務(wù)、車間等各部門間以及部門各工序間都要建立及時(shí)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臄?shù)據(jù)傳遞制度和順暢的溝通協(xié)作體系，這是成本核算準(zhǔn)確或合理的關(guān)鍵所在。同時(shí)要建立健全完善的人力資源政策，提高人才的穩(wěn)定性，激發(fā)人才的積極性和主動(dòng)性。成本是管出來(lái)的，不是算出來(lái)的。倉(cāng)庫(kù)管理員、領(lǐng)料員、車間主任、班組長(zhǎng)、具體的崗位操作工，是成本數(shù)據(jù)的來(lái)源和傳遞者，他們才是降低成本的主要責(zé)任者，而財(cái)務(wù)人員則應(yīng)是全廠成本管理的組織者?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性是訂單式成本核算能否發(fā)揮效力的關(guān)鍵要素。