現(xiàn)金流量表會計電算化的會計分錄拆分研究

［摘 要］ 本文基于對現(xiàn)金流量表會計電算化的會計分錄拆分問題進行深入研究，詳細分析會計分錄的拆分原理，并進行數(shù)據(jù)庫設(shè)計，分析軟件實現(xiàn)的算法，并輔以案例解釋。

［關(guān)鍵詞］ 分錄拆分；現(xiàn)金流量表；會計電算化

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）23-0004-05

一、現(xiàn)金流量表與會計分錄拆分概述

現(xiàn)金流量表分為主表和附表，主表采用直接法填列；附表采用間接法填列。

采用直接法編制現(xiàn)金流量表，通常的做法是工作底稿法和T型賬戶法，通過對資產(chǎn)負債表和利潤表的分析填列。采用間接法編制現(xiàn)金流量表，通常采用工作底稿法，多欄式賬戶編制等。這些編制方法都是較為傳統(tǒng)的手工編制方法，總結(jié)起來，有如下特點：

（1）采用其他報表（主要是資產(chǎn)負債表和利潤表）的匯總數(shù)據(jù)，再對匯總數(shù)據(jù)中的某些特殊事項進行糾偏調(diào)整。

（2）采用直接法分析填列，即對發(fā)生的每個會計事項，即時進行人為判斷，并標記其現(xiàn)金流量表的影響情況。

由于上述兩種方法難以在計算機環(huán)境下實現(xiàn)，主要難點在于，計算機并不能實現(xiàn)模擬人工的判斷分析過程。因此在會計電算化下，多采用的是對應科目判斷調(diào)整法，該方法主要是分析每個分錄中的對應科目，通過對應科目分析實現(xiàn)對會計事項的性質(zhì)判斷，進而完成現(xiàn)金流量表的編制。

采用該方法的重點在于計算機如何識別憑證數(shù)據(jù)，形成一借一貸形式的會計分錄。

會計分錄由兩個以上的會計科目及其發(fā)生額構(gòu)成，會計分錄有3種形式：一借一貸、一借多貸或一貸多借、多借多貸。計算機通常只能識別一借一貸形式的會計分錄的性質(zhì)，對于其余的兩種形式，在會計電算化中必須通過合理的方式分解為一借一貸形式。

二、會計分錄拆分的基本原理

拆分分錄分為3種情況：

（1）原為一借一貸的會計分錄，不用拆分。

（2）一貸多借，或者一借多貸的分錄，只有一個會計科目的借或貸方，按照對方的多個科目分解為多個一借一貸分錄。

（3）未先行分解的多借多貸，先對同一性質(zhì)的多個會計科目相加，或者不同性質(zhì)但是能具有特定對應關(guān)系的科目先行相減，以此來減少會計科目的數(shù)量；如果分解后出現(xiàn)第2種情況，則進入第2種情況的分解程序，否則，對多借多貸的某一方逐個科目按照對方各個科目進行分解，最終形成多個一借多貸的形式，再進入第2種情況的分解程序。

第3種情況能夠先行相加或者先行相減的，是由某些會計業(yè)務和會計分錄的特殊性所致。先行相加的會計科目有：無形資產(chǎn)下設(shè)的明細科目“無形資產(chǎn)——商標權(quán)”、“無形資產(chǎn)——土地使用權(quán)”等。先行相減的會計科目有：“無形資產(chǎn)”和“無形資產(chǎn)減值準備”。

三、會計分錄拆分數(shù)據(jù)表設(shè)計

會計電算化一般是通過數(shù)據(jù)庫（如Access，SQL Server 2000，Oracle等）設(shè)計和界面軟件（Visual Basic，PowerBuilder，Jsp，Asp等）開發(fā)來實現(xiàn)。而數(shù)據(jù)庫設(shè)計主要是通過數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)表設(shè)計來完成，會計分錄的拆分便是如此。

為了實現(xiàn)會計分錄的拆分，設(shè)計6個表來完成分錄拆分。

1. 會計科目代碼表（kjkmdmb）

該表存放企業(yè)的會計科目，包括一級科目和各種明細科目。主要由科目名稱及其科目代碼組成。

2. 拆分標準表（chfbzhb）

該表存放在多借多貸的情況下先行拆分的科目對照標準，在計算機拆分過程中，將原始憑證數(shù)據(jù)與該表的拆分科目對照標準相比較，便可識別出先行拆分的科目。

3. 憑證從表（pzhcb）

該表存放憑證數(shù)據(jù)，這里為了簡化，只將與拆分分錄有關(guān)的重要字段列出。

4. 拆分臨時表（chflshb）

該表是拆分分錄過程中的存放臨時數(shù)據(jù)的表，表結(jié)構(gòu)除了序號不是自動編制外與憑證從表完全一致。

5. 多項拆分臨時表（mmlshb）

該表是拆分分錄過程中的存放臨時數(shù)據(jù)的表，表結(jié)構(gòu)除了序號不是自動編制外與憑證從表完全一致。

6. 憑證拆分表（pzhchfb）

該表由7個字段組成，由憑證編號（pzhbh）、借方代碼（jfdm）和貸方貸碼（dfdm）唯一確定一個數(shù)據(jù)。

四、拆分分錄的算法實現(xiàn)

拆分分錄的實現(xiàn)首先必須設(shè)置好拆分標準，即多借多貸會計分錄中可先行分解的特殊事項，將其存放于拆分標準表中。接著是算法設(shè)計，通過函數(shù)實現(xiàn)拆分分錄的數(shù)據(jù)處理。最后通過案例解釋整個拆分過程。

1. 拆分標準表的設(shè)置

拆分標準表（表２）是對多借多貸先行拆分的依據(jù)。計算機首先從憑證獲取數(shù)據(jù)，并進行分解拆分，形成一借一貸的標準分錄。對于多借多貸的會計分錄需要依據(jù)會計分錄的拆分標準進行拆分，這些數(shù)據(jù)存放在數(shù)據(jù)庫的拆分標準表（chfbzhb）中。

拆分標準表的功能是計算機將遇到的多借多貸分錄與數(shù)據(jù)庫中的拆分標準表按照科目代碼（kmdm）、總賬代碼（zzhdm）和抵銷標志（dxbzh）進行聯(lián)合查詢，根據(jù)其中相關(guān)數(shù)據(jù)進行自動識別，完成拆分過程。例如：“無形資產(chǎn)”與“無形資產(chǎn)減值準備”如果同時出現(xiàn)在多借多貸的會計分錄中，則必須將這兩個分錄現(xiàn)行拆分，形成一對標準分錄。由于先行拆分了這兩個分錄，原多借多貸的分錄數(shù)目便減少。這種方法有利于形成標準分錄。這里以無形資產(chǎn)(一級科目代碼為1701)及其相關(guān)科目為例，拆分標準表的內(nèi)容設(shè)計如表7所示（拆分標準表必須根據(jù)會計分錄及會計準則的相關(guān)規(guī)定，將企業(yè)可能發(fā)生的特殊對應事項進行詳細設(shè)計，這里僅以無形資產(chǎn)的相關(guān)科目進行詳細設(shè)計）。

對于表7，表中第二列是會計科目代碼，包括一級科目代碼和明細科目代碼，它們所對應的會計科目如表8所示。值得注意的是拆分標準表（chfbzhb）的設(shè)計并不包括“會計科目”列，因為如果需要獲得其會計科目，只要從會計科目代碼表(kjkmdmb)查詢即可獲得，如表8。

表7中，“科目代碼”表示的是會計實務中的明細科目，由于某些科目不具備明細科目，因此表中存在一些一級科目。

“所屬總賬代碼”，該列代碼對應的會計科目與“科目代碼”對應的會計科目（見表8） 在性質(zhì)上具有某種對應關(guān)系，該關(guān)系記錄在“抵銷標志”項中。

“抵銷標志”，記錄“科目代碼”與“所屬總賬代碼”分別對應的會計科目（以下分別簡稱為“會計明細科目”與“所屬會計科目”）在會計實務中的關(guān)系，這樣的關(guān)系共有3種：“同方相加”、“異方相減”和“非主項目”。

其中，“同方相加”標記“所屬會計科目”相同，而“會計明細科目”不同的情況出現(xiàn)在當前的會計分錄中，這些“會計明細科目”在拆分標準分錄過程中應該先行合并。

“異方相減”和“非主項目”必須聯(lián)合分析，前者表示在當前會計分錄中同時出現(xiàn)“所屬會計科目”而“會計明細科目”不同的多個記錄中，如果某一個會計記錄的“會計明細科目”與“所屬會計科目”相同，那么將它的“抵銷標志”標記為“異方相加”，而其他的標記為“非主項目”，以區(qū)分在會計實務中抵銷項目與被抵銷項目的區(qū)別。

2. 拆分分錄的算法流程

算法主要是通過軟件來實現(xiàn)，這里詳細分析軟件實現(xiàn)的函數(shù)。

拆分分錄主要涉及憑證從表（pzhcb）、拆分臨時表（chflshb）、多對多臨時表（mmlshb）、憑證拆分表（pzhchfb）、拆分標準表（chfbzhb）。

5個表的邏輯關(guān)系如圖1所示。

原始數(shù)據(jù)存放在憑證從表（pzhcb）中，數(shù)據(jù)的特點是同一個憑證編號（pzhbh）具有多條會計分錄，那么必須將多條會計分錄分解為一借一貸的形式。數(shù)據(jù)從憑證從表（pzhcb）取出，經(jīng)過一系列處理，最終形成標準分錄存放在憑證拆分表（pzhchfb）。

為了實現(xiàn)這個數(shù)據(jù)處理過程，本文設(shè)計了4個函數(shù)#65377;

one_one(a，b)

該函數(shù)處理從當前數(shù)據(jù)表篩選出來的一借一貸的分錄，將其存放在憑證拆分表#65377;參數(shù)a是傳遞當前分析的憑證編號，b是傳遞當前憑證編號為a的數(shù)據(jù)所在的表，該表可以是憑證從表(pzhcb)，或者拆分臨時表(chflshb)#65377;例如:one_one(＂2007040601＂，＂pzhcb＂)#65377;

One_many(a，b，c)

該函數(shù)處理從當前數(shù)據(jù)表篩選出一借多貸或者一貸多借的分錄，將其處理后寫入憑證拆分表#65377;參數(shù)a是傳遞當前分析的憑證編號，b傳遞的是憑證號為a參數(shù)內(nèi)容的憑證中只有一個會計科目的借或貸方，c是傳遞當前憑證憑證編號為a的數(shù)據(jù)所在的表，該表可以是憑證從表(pzhcb)，或者拆分臨時表(chflshb)#65377;例如:One_many

(＂2007040601＂，‘借’，＂chflshb＂)#65377;

many_many(a，b)

該函數(shù)處理從當前數(shù)據(jù)表篩選出來的并包含可以先行拆分的多借多貸分錄，將這些分錄分解成多個一借多貸或一貸多借的分錄，然后將數(shù)據(jù)傳給one_many(a，b，c)函數(shù)處理，再寫入憑證拆分表#65377;參數(shù)a是傳遞當前分析的憑證編號，b是傳遞當前憑證編號為a的數(shù)據(jù)所在的表，如憑證從表(pzhcb)，或者拆分臨時表(chflshb)#65377;例如:many_many(“2007040601”，“chflshb”)#65377;

XH_m_m(a，b)

該函數(shù)處理從當前數(shù)據(jù)表篩選出來的多借多貸分錄，將這些分錄與拆分標準表(chfbzhb)聯(lián)合查詢，篩選出可以先行拆分的分錄，并將其處理后寫入憑證拆分表;如果不存在可先行拆分的分錄，則將數(shù)據(jù)傳送給many_many(a，b)處理#65377;參數(shù)b是傳遞當前分析的憑證編號，a是傳遞當前憑證編號為b的數(shù)據(jù)所在的表，如憑證從表(pzhcb)，或者拆分臨時表(chflshb)，或者多項拆分臨時表(mmlshb)#65377;例如:XH_m_m(“mmlshb”， “2007040601”)#65377;

整個憑證拆分為標準分錄的算法流程如圖2所示#65377;

3. 案例分析

下面結(jié)合實際數(shù)據(jù)分析圖2的流程及其計算機實現(xiàn)算法#65377;

假設(shè)現(xiàn)有憑證數(shù)據(jù)如表9，這些數(shù)據(jù)存放在憑證從表(pzhcb)中#65377;

對于表9，拆分分錄程序執(zhí)行時，聯(lián)合查詢拆分標準表(chfbzhb)和憑證從表(pzhcb)，按照圖2的流程#65377;第一，查詢出憑證編號為2007020201的會計分錄，判斷其分錄數(shù)目，結(jié)果大于2;第二，判斷其借或貸方中會計科目的數(shù)目，在這里貸方會計科目數(shù)目為1，則執(zhí)行one_many(a，b，c)函數(shù);第三，當處理完2007020201這個憑證的所有記錄時，判斷當前表(pzhcb)是否已經(jīng)是最后一條記錄了，在這里為否，則進入下一個記錄繼續(xù)執(zhí)行程序#65377;憑證編號為2007020201的數(shù)據(jù)處理結(jié)果如表10所示#65377;

第二次查詢的憑證的編號為2007040101，依據(jù)圖2的流程進行判斷，經(jīng)判斷可知該憑證的分錄中借或者貸方的分錄數(shù)據(jù)均超過1，因此進入下一判斷事項;與拆分標準表按照pzhcb.kmdm=chfbzhb.kmdm聯(lián)合查詢，查詢的結(jié)果是chfbzhb.zzhdm相同(都是1701)的數(shù)據(jù)有3條(即表9“科目代碼”中的1701，1702，1703)，則將憑證從表該憑證編號的所有內(nèi)容復制到多項拆分臨時表(mmlshb)，然后執(zhí)行XH_m_m(a，b)函數(shù);執(zhí)行完XH_m_m(a，b)函數(shù)后返回再判斷，與拆分標準表按照pzhcb.kmdm=chfbzhb.kmdm聯(lián)合查詢，查詢的結(jié)果是chfbzhb.zzhdm相同(1701)的數(shù)據(jù)有兩條，繼續(xù)執(zhí)行XH_m_m(a，b)，直至查詢結(jié)果小于2，則執(zhí)行函數(shù)many_many(a，b)，最終結(jié)果如表10所示#65377;

第三次查詢的憑證編號是2007123104，由于該憑證的分錄中借或者貸方的分錄數(shù)據(jù)均超過1，與拆分標準表按照pzhcb.kmdm=chfbzhb.kmdm聯(lián)合查詢，查詢的結(jié)果是chfbzhb.zzhdm相同(1701)的數(shù)據(jù)有兩條，則執(zhí)行XH_m_m(a，b)，直至查詢結(jié)果小于2，則執(zhí)行函數(shù)many_many(a，b)，最終結(jié)果如表10所示#65377;

五#65380;結(jié) 論

拆分分錄是會計電算化中的一個非常重要的內(nèi)容，本文通過拆分分錄的原理介紹#65380;數(shù)據(jù)設(shè)計#65380;算法設(shè)計和案例分析實現(xiàn)了會計電算化中關(guān)于編制現(xiàn)金流量表的拆分分錄#65377;

本文介紹的方法及其實現(xiàn)流程，具有較好的理論和使用價值，企業(yè)或者軟件開發(fā)人員可以通過選擇適當?shù)臄?shù)據(jù)庫和界面軟件進行聯(lián)合開發(fā)，實現(xiàn)現(xiàn)金流量表會計電算化的分錄拆分，使會計人員免于日常對現(xiàn)金流量表事項進行判斷和標記，這降低了對會計人員的要求，也提高編制的準確性#65377;

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