Ｅｘｃｅｌ動(dòng)態(tài)圖表分析在高校財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)管理中的應(yīng)用

［摘 要］ Excel辦公軟件越來越多地應(yīng)用于工作中的方方面面，本文利用Excel軟件中函數(shù)sumif（）的條件匯總計(jì)算功能、函數(shù)index（）及控件按鈕功能和數(shù)據(jù)圖表功能，結(jié)合高校財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)的使用數(shù)據(jù)，建立一個(gè)模型，說明其在高校財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)中的使用動(dòng)態(tài)分析作用。

［關(guān)鍵詞］ 動(dòng)態(tài)分析；高校財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)；Excel；函數(shù)

［中圖分類號(hào)］F275；F232［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2008）20-0040-03

目前，計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用于工作和日常生活中，財(cái)務(wù)軟件也被普及使用于單位的財(cái)務(wù)工作中，大大地提高了工作效率。但使用財(cái)務(wù)軟件雖簡(jiǎn)化了會(huì)計(jì)工作，但卻不能針對(duì)單位具體情況，為財(cái)務(wù)管理工作提供方便。傳統(tǒng)的做法是將各財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)的明細(xì)賬打印出來，手工匯總計(jì)算其各會(huì)計(jì)科目的發(fā)生額，并據(jù)此編寫財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)使用報(bào)告。本文結(jié)合財(cái)務(wù)軟件和Excel工具的使用，借鑒一個(gè)動(dòng)態(tài)的圖表分析模型，對(duì)財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行定性和定量分析，編寫財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)使用報(bào)告。這樣不但省時(shí)省力，而且分析結(jié)果一目了然。

1 模型的創(chuàng)建與具體應(yīng)用

下面以某高校的學(xué)科建設(shè)經(jīng)費(fèi)的使用情況分析為例，簡(jiǎn)單說明一下利用Excel動(dòng)態(tài)圖表分析高校學(xué)科建設(shè)經(jīng)費(fèi)的使用。其步驟如下：

（1） 從財(cái)務(wù)軟件中導(dǎo)出該項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的使用明細(xì)賬（以Excel表格形式表示），如圖1所示。

如圖導(dǎo)出的財(cái)務(wù)明細(xì)賬第2行表示：2007年1月8日?qǐng)?bào)銷文學(xué)院吳建民參加北京學(xué)術(shù)會(huì)議差旅費(fèi)657.00元，記錄于2007年1月1922號(hào)會(huì)計(jì)憑證中。

（2） 根據(jù)財(cái)務(wù)明細(xì)賬的各項(xiàng)支出建立一個(gè)表格（見圖2），圖2匯總計(jì)算每月及全年各項(xiàng)費(fèi)用支出的總額。如圖2中E76單元格計(jì)算2007年1月書報(bào)雜志費(fèi)支出，在E76單元格中運(yùn)用工具菜單“插入—函數(shù)”工具，輸入“SUMIF（$C$2：$C$49，$C76，$E$2：$E$49）”函數(shù)，表示查找圖1的$C$2：$C$49區(qū)域內(nèi)科目名稱為$C76（書報(bào)雜志費(fèi)）的單元格，并匯總計(jì)算圖1的$E$2：$E$49區(qū)域內(nèi)符合$C76（書報(bào)雜志費(fèi)）的單元格數(shù)值，便得出該月書報(bào)雜志費(fèi)總的支出。用同樣的函數(shù)方法計(jì)算出各項(xiàng)費(fèi)用支出各月及全年匯總數(shù)。

（3）根據(jù)各項(xiàng)支出明細(xì)創(chuàng)建一個(gè)動(dòng)態(tài)的匯總表（如圖3所示）。圖3的A99:B108區(qū)域是設(shè)置日期選擇下拉式菜單圖。在B96單元格中利用工具欄“視圖—工具欄—控件工具箱—列表框類型的控件”工具繪制“下拉式菜單圖”。在B96單元格里單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置控件格式—控制”菜單，設(shè)置數(shù)據(jù)源區(qū)域和單元格鏈接(如圖4)。圖4中$A73:$A85的數(shù)據(jù)源區(qū)域是諸如“2007 1P(表示2007年1月)”等的一組表示全年月份及全年合計(jì)的數(shù)據(jù)。在B99單元格中插入函數(shù)INDEX(E76：Q76，$B$96），B97至B108單元格都復(fù)制此函數(shù)公式（公式中單元格位置相對(duì)變動(dòng)）。這樣可以從圖3中B96單元格的下拉菜單控件中選擇2007 1P(表示2007年1月)，自動(dòng)匯總計(jì)算該月費(fèi)用支出額明細(xì)。選擇不同的月份便自動(dòng)匯總計(jì)算每月及全年費(fèi)用支出額明細(xì)。

（4） 圖3中的餅狀圖是分析各項(xiàng)財(cái)務(wù)費(fèi)用支出的明細(xì)及百分比。以圖3的A99:B108區(qū)域?yàn)閿?shù)據(jù)源，選擇工具菜單中“插入—圖表”工具，創(chuàng)建餅狀圖表（如圖3所示）。選擇B96單元格的下拉菜單控件中不同的月份便自動(dòng)繪制出不同月份的費(fèi)用使用情況餅狀圖。將鼠標(biāo)放置在餅圖的不同顏色餅塊上，便顯示出該項(xiàng)餅塊代表的費(fèi)用的絕對(duì)數(shù)值，及相對(duì)百分比比率。如圖3中標(biāo)簽顯示為紅色的餅塊是“2007年1月份招待費(fèi)5 401元，占該月總經(jīng)費(fèi)支出的百分比為7％”。

2 小 結(jié)

該模型不僅可用于學(xué)科建設(shè)經(jīng)費(fèi)使用情況的財(cái)務(wù)分析中，而且可應(yīng)用于高?？蒲薪?jīng)費(fèi)的管理中，如國(guó)家自然科學(xué)基金課題、省部級(jí)課題的結(jié)題管理?？蒲许?xiàng)目結(jié)題時(shí)，財(cái)務(wù)部門可使用該模型分析填列科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用情況說明表。運(yùn)用此模型，導(dǎo)入財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的方法還可實(shí)時(shí)檢查、監(jiān)督財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)的使用情況。

主要參考文獻(xiàn)

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