農(nóng)業(yè)科研單位會計信息化建設(shè)及其影響

［摘 要］ 本文以中國農(nóng)業(yè)科學院農(nóng)業(yè)信息研究所為案例，總結(jié)、分析農(nóng)業(yè)科研單位會計信息化建設(shè)及其影響，展望今后會計信息化的發(fā)展趨勢，為農(nóng)業(yè)科研單位會計管理現(xiàn)代化建設(shè)進行有益探索。

［關(guān)鍵詞］ 會計電算化；會計信息化；建設(shè)；影響

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）20-0013-04

會計信息化是信息技術(shù)與會計的有機結(jié)合。從1978年財政部撥款給長春一汽進行會計電算化試點到如今，我國會計信息化已經(jīng)走過了30年的風雨歷程。農(nóng)業(yè)部所屬科研單位會計信息化始于1996年，雖然起步較晚，但發(fā)展較快。由會計電算化，逐步發(fā)展到會計管理信息化。會計信息化推動著農(nóng)業(yè)科研單位會計理論、方法、管理發(fā)生了歷史性的轉(zhuǎn)變，促使會計工作上了一個新的臺階。本文以中國農(nóng)業(yè)科學院農(nóng)業(yè)信息研究所為案例，總結(jié)、分析農(nóng)業(yè)科研單位會計信息化建設(shè)及其影響，展望今后會計信息化的發(fā)展趨勢，為農(nóng)業(yè)科研單位會計管理現(xiàn)代化建設(shè)進行有益探索。

一、會計信息化建設(shè)的必要性

會計信息化是順應我國會計改革和會計管理現(xiàn)代化的發(fā)展而產(chǎn)生的。農(nóng)業(yè)科研單位發(fā)展要與國際接軌，要適應財政改革需要，必須要走會計信息化之路。

（一）傳統(tǒng)的會計工作方式不適應經(jīng)濟快速發(fā)展的要求

在傳統(tǒng)的“一手拿賬本，一手拿算盤”的會計工作方式下，只能適應較為簡單的記賬、算賬、報賬會計核算工作，卻難以面對我國市場經(jīng)濟體制不斷完善、加入WTO以后與世界經(jīng)濟接軌等對會計工作提出的要科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化地反映、預測、監(jiān)督、控制經(jīng)濟活動的挑戰(zhàn)。信息技術(shù)是伴隨著全球經(jīng)濟不斷發(fā)展的需要而產(chǎn)生，同時信息技術(shù)的發(fā)展又極大地促進了各項經(jīng)濟的發(fā)展。我國財務制度的規(guī)范統(tǒng)一，為會計信息化發(fā)展創(chuàng)造了條件，信息技術(shù)和網(wǎng)絡通訊技術(shù)以其強大的數(shù)據(jù)處理能力、高效的運算速度，超強的記憶和自動操作功能，為會計信息處理提供了有效的工具，為提升財務管理水平搭建了一個平臺。在這種情況下，會計信息化成為推動會計管理現(xiàn)代化、適應經(jīng)濟發(fā)展的必然選擇。

（二）傳統(tǒng)的會計工作方式不適應財政體制改革的需要

傳統(tǒng)的會計手工操作工作方式，導致農(nóng)業(yè)科研單位的財務工作處于“大出納”狀態(tài)，存在著預算管理意識薄弱、預算編制與預算執(zhí)行脫節(jié)、科研經(jīng)費使用不規(guī)范、固定資產(chǎn)家底不清、賬實不符、重復購置、使用效率低等問題。自2000年以來，以部門預算改革為核心的財政預算支出制度改革不斷深入，逐步實行了政府采購、國庫支付、收支兩條線、非稅收入等項制度。科學預算編制，嚴肅預算執(zhí)行成為農(nóng)業(yè)科研單位財務管理的中心內(nèi)容。2007年，財政部進一步強化行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理，開展了全國范圍的資產(chǎn)清查，提出建立起資產(chǎn)管理與預算管理，資產(chǎn)管理與財務管理、實物管理與價值管理相結(jié)合的運行機制，建立動態(tài)監(jiān)管系統(tǒng)，實施動態(tài)管理。要適應財政體制改革需要，解決上述存在的問題，農(nóng)業(yè)科研單位必須要改革落后的手工操作工作方式，建立財務管理信息系統(tǒng)。在各種計算機應用系統(tǒng)中，管理信息系統(tǒng)（MIS）應用得最為廣泛，它在改善管理和推動社會發(fā)展等方面發(fā)揮著重要作用。

（三）傳統(tǒng)的會計工作方式不適應科研單位業(yè)務發(fā)展要求

隨著科技體制改革的不斷深入，農(nóng)業(yè)科研單位發(fā)生了很大變化。由過去單一政府投入，轉(zhuǎn)變?yōu)橐哉度霝橹?，社會、企業(yè)投入為輔的多元化投入格局；由過去的人浮于事，轉(zhuǎn)變?yōu)榫喨藛T，提高工作效率。在這種狀況下，傳統(tǒng)的手工操作會計工作方式遠不能滿足農(nóng)業(yè)科研單位會計人員減少、業(yè)務量大幅度增加，向管理要效益的要求，實現(xiàn)會計信息化成為促進科研單位業(yè)務發(fā)展的有效手段。

二、會計信息化建設(shè)

伴隨著我國會計信息化建設(shè)的不斷推進，在上級部門的大力支持下，農(nóng)業(yè)科研單位的會計信息化得到了空前的發(fā)展。在會計電算化的基礎(chǔ)上，農(nóng)業(yè)科研單位結(jié)合科研管理的特點，充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，采取“財務人員＋信息技術(shù)專家”的模式，開發(fā)了各具特色的財務管理信息系統(tǒng)，初步實現(xiàn)了既能滿足會計核算需要又能滿足科研單位財務管理需要的會計管理信息化。

（一）會計電算化建設(shè)

會計電算化是指將計算機技術(shù)應用到會計工作中，代替手工記賬、算賬、編制報表，以及部分會計信息的分析、預測的總稱。1996年農(nóng)業(yè)科研單位開始實施會計電算化，通過采取組織電算化培訓，購置硬件和軟件，組織會計電算化檢查與驗收等措施，年底全面實現(xiàn)了電算化，1997年甩掉了手工賬。隨著會計改革的不斷深入，農(nóng)業(yè)科研單位對財務軟件的需求不斷擴大，促使財務軟件商不斷對軟件升級，從操作系統(tǒng)來看，由DOS版升級為Windos版；從用戶來看，由單用戶的單機版升級為多用戶的網(wǎng)絡版；從數(shù)據(jù)庫來看，由Access數(shù)據(jù)庫升級為SQL Server大型數(shù)據(jù)庫；從功能來看，由原來單一的賬務處理，逐步擴大到工資核算、總賬核算、UFO報表、財務分析、固定資產(chǎn)等功能。與此同時，適應財政需要的決算軟件、預算軟件紛紛誕生。這一系列的變化，有效地提升了科研單位會計核算的能力。

（二）財務管理信息系統(tǒng)建設(shè)

財務管理信息系統(tǒng)是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡通訊技術(shù)，對財務管理中的分析、預測、計劃、控制、監(jiān)督等各個環(huán)節(jié)進行全面管理的系統(tǒng)。為適應農(nóng)業(yè)科研單位財務管理的需要，構(gòu)建了各具特色的財務管理信息系統(tǒng)。中國農(nóng)業(yè)科學院農(nóng)業(yè)信息研究所于2003-2007年，采取分步實現(xiàn)的方法，分別開發(fā)了“工資管理系統(tǒng)”、“項目預算執(zhí)行動態(tài)管理系統(tǒng)”和“固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)”。系統(tǒng)的開發(fā)和投入使用，極大地推動了單位會計信息化建設(shè)水平，提高了工作效率，在人員沒有增加，而工作量成倍增長的情況下，保證了財務工作的正常運轉(zhuǎn)，使財務管理工作上了一個新的臺階。農(nóng)業(yè)信息研究所“財務管理信息系統(tǒng)”如圖1所示。

工資考勤管理系統(tǒng)。主要有7個方面的功能：（1）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理；（2）績效發(fā)放單管理；（3）月考勤表管理；（4）勞務支出單管理；（5）統(tǒng)計匯總及打印輸出；（6）單據(jù)審核；（7）系統(tǒng)管理。系統(tǒng)于2003年投入使用，已安全運行5年，期間隨著研究所科研管理、財務管理的需要進行修改、完善和提高。

項目預算執(zhí)行動態(tài)管理系統(tǒng)。主要包括7個方面的功能：（1）項目經(jīng)費預算科目管理；（2）項目經(jīng)費預算科目與會計科目轉(zhuǎn)換關(guān)系管理；（3）財務數(shù)據(jù)導入功能；（4）財務數(shù)據(jù)自動挖掘、整合和“翻譯”功能；（5）項目預算執(zhí)行情況報告的推送服務功能；（6）項目預算執(zhí)行情況實時查詢與匯總功能；（7）用戶角色與權(quán)限管理。系統(tǒng)于2006年在本單位投入使用。該系統(tǒng)在中國農(nóng)業(yè)科學院、中國水產(chǎn)科學研究院部分研究所進行了推廣應用。

固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)。系統(tǒng)包括固定資產(chǎn)管理、交流園地、系統(tǒng)管理3個子系統(tǒng)，其中固定資產(chǎn)管理分為7個模塊：新增申請、入庫登記、查詢檢索、內(nèi)部調(diào)整、外部調(diào)出、報廢申請、報廢再利用；每個模塊的功能都包括錄入、修改、刪除、查詢、匯總、統(tǒng)計、打印等功能；7個模塊的信息構(gòu)成了固定資產(chǎn)管理檔案及臺賬。交流園地分為：政策法規(guī)、通知公告、需求建議和工作流程。系統(tǒng)于2008年4月在本單位投入使用，待系統(tǒng)完善成熟后將向農(nóng)科院及其他各科研單位推廣。

三、會計信息化的影響

農(nóng)業(yè)科研單位的會計信息化經(jīng)歷了從無到有，從會計電算化到財務管理信息系統(tǒng)的發(fā)展歷程，雖然只有十幾年的時間，但對提高科研單位會計工作水平，促進財務管理，保障科研單位長足發(fā)展產(chǎn)生了重要的影響。

（一）樹立了會計現(xiàn)代化的理念

由手工記賬發(fā)展到會計電算化，由會計電算化發(fā)展到財務管理信息化，可以說是一場會計技術(shù)革命，它徹底改變了以手工記賬為特征的會計數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，使財務管理走向集中管理，財務信息實時動態(tài)化。通過會計信息化建設(shè)，廣大財務工作者充分認識到，會計現(xiàn)代化離不開信息技術(shù)，只有信息技術(shù)與會計學科融合，才能從根本上促進會計工作和會計事業(yè)的發(fā)展與我國現(xiàn)代化建設(shè)同步，適應農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新的需要。

（二）提高了會計工作效率

會計電算化使原來手工核算下需要由多人完成的會計工作，轉(zhuǎn)變?yōu)橹灰幸幻麜嬙谟嬎銠C中輸入記賬憑證，便可以根據(jù)這賬憑證的性質(zhì)，自動生成各種賬表，同時完成對賬、結(jié)賬等工作。財務管理信息系統(tǒng)，解決了信息孤島問題，使科研單位財務、科研、人事、后勤等各個環(huán)節(jié)緊密地協(xié)同在一起。在會計工作量大幅度增加，人員沒有增加的情況下，減輕了會計人員的工作量，縮短了賬務處理時間，加速了會計信息的傳遞，大大提高了會計工作效率。同時培訓了一批既懂會計知識，又懂計算機知識的復合型人才，提高了會計隊伍的整體素質(zhì)。

（三）提高了財務管理水平

財務管理信息系統(tǒng)是適應財政預算制度改革及科研單位財務管理需要而構(gòu)建的，對強化項目預算管理，提高經(jīng)費使用效率等方面具有重要的作用。例如“項目預算執(zhí)行動態(tài)管理系統(tǒng)”的開發(fā)：一是適應了部門預算改革的需要。該系統(tǒng)將財政預算管理的要求編入系統(tǒng)中，使科研單位可以通過系統(tǒng)獲取項目預算編制需要的相關(guān)信息，并按批復的預算實行動態(tài)管理，從而使預算編制與預算執(zhí)行緊密銜接，強化了預算管理。二是關(guān)口前移，由事后控制轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑昂褪轮锌刂?，由被動式管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃邮焦芾?，降低財務風險，確保經(jīng)費安全。科研人員可以通過系統(tǒng)及時了解項目預算執(zhí)行情況，避免了科研經(jīng)費使用的盲目性，分清了財務人員與科研人員在科研經(jīng)費管理中的職責，強化了內(nèi)部控制。再如“工資管理系統(tǒng)”使用有效地規(guī)范了人員經(jīng)費管理，使財務、人事、科研等各個環(huán)節(jié)有效地連接起來，組織處于協(xié)同狀態(tài)。目前已經(jīng)成為為管理層動態(tài)了解和掌握單位人員工資水平、經(jīng)費使用狀況等的重要平臺，便于單位領(lǐng)導和相關(guān)職能部門及時發(fā)現(xiàn)問題、改進相關(guān)管理制度、迅速作出決策。

（四）提升了為科研服務的能力

財務管理信息系統(tǒng)的使用，在財務與科研之間架起了溝通和交流的橋梁，使財務能夠更好地為科研服務。例如，在“項目預算執(zhí)行動態(tài)管理系統(tǒng)”中，通過對會計核算信息的挖掘，形成對科研人員有用的知識，并且以科研人員能理解的收入、支出、結(jié)余等語言發(fā)布出去；系統(tǒng)還定義了會計科目與項目預算科目的對接關(guān)系，并把這種關(guān)系轉(zhuǎn)化成許多規(guī)則，使會計核算信息經(jīng)過規(guī)則的處理，形成項目預算執(zhí)行的動態(tài)信息。滿足了科研人員對財務信息的特殊需求，提升了為科研服務的能力。再如，在“工資管理系統(tǒng)”中對勞務費發(fā)放按照經(jīng)費來源不同、相關(guān)的管理辦法不同進行嚴格控制。系統(tǒng)可根據(jù)輸入的人員姓名、身份證號碼等信息進行識別，系統(tǒng)會對不合法操作自動警示或拒絕。

（五）強化了固定資產(chǎn)管理

一是建立了新型的固定資產(chǎn)管理運行機制。“固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)”實現(xiàn)了資產(chǎn)管理與財務管理有機結(jié)合、實物管理與價值管理有機結(jié)合的運行機制。將單位固定資產(chǎn)管理制度編制到系統(tǒng)中，通過運行系統(tǒng)軟件保證制度的有效執(zhí)行，防止人為因素影響制度的落實。二是優(yōu)化了固定資產(chǎn)管理流程?！肮潭ㄙY產(chǎn)管理系統(tǒng)”打破了時間、空間的限制，使業(yè)務流程實現(xiàn)了網(wǎng)上辦公，增強了時效性，節(jié)省了業(yè)務人員工作時間，促進工作效率成倍提高。三是為固定資產(chǎn)管理提供了全方位的信息。系統(tǒng)實現(xiàn)了固定資產(chǎn)各類管理信息的查詢檢索功能，既能按固定資產(chǎn)分類方法進行查詢，又能按資產(chǎn)不同狀態(tài)進行查詢。不論從哪個角度查詢，都涵蓋資產(chǎn)的類別、品牌、型號、價值、使用狀況等信息。全方位的查詢功能最大限度地滿足了各級領(lǐng)導、使用部門、管理者及時了解單位資產(chǎn)狀況的需求。四是建立健全了固定資產(chǎn)管理檔案。系統(tǒng)建立了固定資產(chǎn)不同狀態(tài)下、不同部門的數(shù)據(jù)庫，確保各種資料、數(shù)據(jù)的長期保存，使所有固定資產(chǎn)的相關(guān)信息具有可追溯性，即使是已經(jīng)報廢的固定資產(chǎn)，也完整地保留了全部資料。

四、對今后會計信息化建設(shè)的思考

目前，農(nóng)業(yè)科研單位會計信息化已全面完成了由手工核算向計算機核算過渡，由單一的財務管理系統(tǒng)向集成的財務管理系統(tǒng)過渡，并取得了良好的效果。但是，我國會計信息化的建設(shè)遠遠沒有完成，任重而道遠。胡錦濤總書記在黨的十七大報告中提出要“大力推進信息化與工業(yè)化融合”，把信息技術(shù)在會計領(lǐng)域中的應用提到了前所未有的戰(zhàn)略高度。今后，農(nóng)業(yè)科研單位的會計信息化建設(shè)將以我國會計信息化建設(shè)為目標，走適合科研單位特點、滿足財政需要的會計信息化建設(shè)道路。為此，提出幾點建議與同仁商榷。

（一）提高會計信息化在科研管理中的認識

農(nóng)業(yè)科研單位信息化建設(shè)的主要內(nèi)容就是要使各級組織實現(xiàn)管理工作的信息化，即按照科學規(guī)劃和系統(tǒng)實施策略，通過信息技術(shù)和網(wǎng)絡通訊技術(shù)，將科研單位的業(yè)務流程整合和重組，管理模式變革，實現(xiàn)科研、財務、人事、后勤管理和決策等各個方面的協(xié)同運作。會計信息化是農(nóng)業(yè)科研單位管理信息化建設(shè)的重要組成部分，科研單位經(jīng)濟活動中80%以上的信息反映在會計信息中。 因此，會計信息系統(tǒng)反映的內(nèi)容涉及到科研單位的每個部門、每個職工。會計信息是科研單位組織科研活動、進行管理決策時使用最多、聯(lián)系最廣泛的信息。

（二）提升會計信息化的目標

會計電算化系統(tǒng)獨立于其他應用系統(tǒng)而存在，它的建設(shè)目標是提高財務部門會計核算 、管理和決策能力。在21世紀，農(nóng)業(yè)科研單位面臨全球市場經(jīng)濟、建立公共財政體系和網(wǎng)絡時代的沖擊，科研人員、財務人員、領(lǐng)導不僅要對內(nèi)部環(huán)境的變化做出快速反應，更要對外部環(huán)境的變化做出快速反應。因此，農(nóng)業(yè)科研單位會計信息化目標一定要打破部門分割的局面，從提升科技創(chuàng)新能力，為“三農(nóng)”服務的長遠戰(zhàn)略發(fā)展的需求出發(fā)。具體來說，應該面向農(nóng)業(yè)科研管理整體管理目標，不僅要提高會計工作效率，還要從現(xiàn)時和歷史數(shù)據(jù)中提取有效的會計、財務、科研等綜合信息，支持不同層次管理特別是高層次決策的需求，提升會計管理工作的含金量。

（三）完善財務管理信息系統(tǒng)

從會計信息化的目標定位來看，農(nóng)業(yè)科研單位財務管理信息系統(tǒng)的完善應從體現(xiàn)會計信息價值入手，由獨立于其他業(yè)務職能系統(tǒng)逐步向與其他子系統(tǒng)相互滲透、相互關(guān)聯(lián)、信息共享轉(zhuǎn)變，如將財務管理信息系統(tǒng)中各子系統(tǒng)集成，財務管理信息系統(tǒng)與會計核算系統(tǒng)集成，財務管理系統(tǒng)與科研項目管理系統(tǒng)、人事管理等系統(tǒng)集成，同時還能與科研單位的外部環(huán)境連接，使會計信息的收集、存儲、加工、傳輸?shù)裙ぷ鲗崿F(xiàn)實時性、準確性、完整性、一致性、靈活性、安全性和共享性，實現(xiàn)科研單位內(nèi)部、外部各個環(huán)節(jié)整體聯(lián)動，提高科研單位的管理效率。

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