試論醫(yī)院成本核算報表的設(shè)計

［摘 要］ 醫(yī)院在進行科室成本核算時，需要從許多途徑采集數(shù)據(jù)，目的是得到格式規(guī)范的數(shù)據(jù)，并形成操作簡單、格式美觀、有實用價值的核算報表。因此，筆者將Excel和SQL Server技術(shù)相結(jié)合，設(shè)計出醫(yī)院成本核算報表，為醫(yī)院管理提供服務(wù)。

［關(guān)鍵詞］ 成本核算；報表；設(shè)計；Excel；SQL Server

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）20-0010-04

根據(jù)衛(wèi)生部衛(wèi)規(guī)財發(fā)［2004］410號《關(guān)于加強醫(yī)療機構(gòu)財務(wù)部門管理職能、規(guī)范經(jīng)濟核算與分配管理的規(guī)定的通知》、衛(wèi)生部衛(wèi)醫(yī)發(fā)［2005］104號《關(guān)于印發(fā)醫(yī)院管理評價指南（試行）的通知》和北京市衛(wèi)生局京衛(wèi)醫(yī)字［2005］126號《關(guān)于印發(fā)醫(yī)院管理年和創(chuàng)建人民滿意醫(yī)院考核評價標準》的精神，醫(yī)院應(yīng)開展有益于醫(yī)院管理的成本核算。因此，醫(yī)院借助現(xiàn)代計算機技術(shù)，設(shè)計并統(tǒng)計出簡便易行的成本核算報表，對于提高醫(yī)院的管理水平顯得尤其重要。本文結(jié)合Excel和SQL Server技術(shù)，對醫(yī)院成本核算報表設(shè)計的問題進行探討。

一、實現(xiàn)報表設(shè)計思路

（一）使用Excel設(shè)計報表的優(yōu)點

成本核算報表在設(shè)計過程中，需要借助計算機系統(tǒng)的支持。在諸多工具軟件中，選擇出既能滿足設(shè)計需求，又便于使用的軟件，成為設(shè)計過程中的首先要考慮的問題。由于Excel軟件具有以下優(yōu)點，所以用其作為醫(yī)院成本核算報表設(shè)計的工具：

1． 通用簡單

Excel軟件已成為現(xiàn)代辦公系統(tǒng)中必不可少的工具之一，其操作簡單的特性有利于各級辦公處理，也有利于成本核算報表的普及應(yīng)用。

2． 靈活方便

成本核算報表在設(shè)計階段要進行大量的測試和修改，設(shè)計的過程也就是尋找最佳方案的過程。Excel軟件本身具有較為完善的功能，且操作靈活，便于設(shè)計中的調(diào)整與操作，有利于提高成本核算報表的設(shè)計效率。

3． 格式美觀

Excel軟件是專門進行表格式應(yīng)用的工具，其邊框、顏色、文字、排版等格式，給使用者提供了較大的設(shè)計空間，使成本核算報表便于閱讀。

（二）報表設(shè)計流程

成本核算報表的設(shè)計，要從如何將分散的數(shù)據(jù)進行收集、轉(zhuǎn)化、反映等步驟進行思考。

第一步，歸集數(shù)據(jù)源。首先，現(xiàn)在許多醫(yī)院都建立了醫(yī)院信息系統(tǒng)（Hospital Information System，HIS），成本核算所需的大量數(shù)據(jù)都可由HIS采集到。其次，財務(wù)系統(tǒng)也是一個數(shù)據(jù)收集的平臺，可將收入和支出的數(shù)據(jù)提供給使用者。另外，從完整性的角度講，在考慮系統(tǒng)數(shù)據(jù)的同時，還要考慮未入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)雖不能直接從系統(tǒng)中獲取，但可以通過手工錄入方式使其成為數(shù)據(jù)源，這部分數(shù)據(jù)也是成本核算中不可或缺的組成部分。因此，在數(shù)據(jù)源上，醫(yī)院大體有3部分數(shù)據(jù)需要收集：HIS數(shù)據(jù)、財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)、手工錄入數(shù)據(jù)。

第二步，建立數(shù)據(jù)庫。各個途徑取得的數(shù)據(jù)要成為成本核算報表的有效項目，就必須要進行標準化的存儲。簡單來說，對成本核算工作，建立數(shù)據(jù)庫的過程就是設(shè)計數(shù)據(jù)表的過程，也就是對各處采集來的無序數(shù)據(jù)內(nèi)容制定出一個標準化格式的過程。在建立數(shù)據(jù)庫過程中，選用SQL Server 2000企業(yè)版數(shù)據(jù)庫軟件作為數(shù)據(jù)庫管理工具，一方面是考慮到該數(shù)據(jù)庫管理工具使用上較為廣泛，對其維護較為方便；另一方面是考慮到其是網(wǎng)絡(luò)化的軟件，在建立成本核算數(shù)據(jù)的采集、調(diào)用和維護等功能時，它能實現(xiàn)醫(yī)院信息系統(tǒng)的互通。

第三步，實現(xiàn)Excel表與數(shù)據(jù)庫的連接。SQL Server數(shù)據(jù)庫只提供成本核算數(shù)據(jù)存儲功能，要想使Excel軟件能調(diào)出和使用數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，就要在Excel軟件的代碼編輯器中建立連接關(guān)系。通過Visual Basic數(shù)據(jù)庫連接語句，指定Excel將要連接的服務(wù)器名、數(shù)據(jù)庫名、密碼等信息，啟動連接語句后，便可實現(xiàn)Excel表格對SQL Server數(shù)據(jù)庫的連接功能。

第四步，編輯報表格式。要想使數(shù)據(jù)以報表的方式展示給報表使用者，就需要選用Excel表格進行報表編輯。根據(jù)成本核算最基本的要求，一般要設(shè)計出3類表格：收入明細表、支出明細表、收支總表。在每類下，可依據(jù)醫(yī)院部門設(shè)置的具體情況，下設(shè)如門診、病房、實驗室、辦公室等二級明細表；還可依據(jù)各部門的管理要求，在門診、病房、實驗室、辦公室等部門下，設(shè)立基層面的執(zhí)行科室，如反映病房情況的，可分為一病房、二病房等三級明細表。醫(yī)院可以根據(jù)部門的管理寬度和深度設(shè)計各類報表。

二、建立數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)

數(shù)據(jù)表在建立中，根據(jù)用途可分為兩部分進行設(shè)計：字典表和記錄表。字典表反映的是成本核算數(shù)據(jù)中通用的項目，包括收入支出項目字典表、科室字典表。記錄表反映的是成本核算中收入和成本的發(fā)生記錄，包括收入數(shù)據(jù)記錄表和支出數(shù)據(jù)記錄表。

（一） 數(shù)據(jù)字典表

數(shù)據(jù)字典表反映的內(nèi)容是否充分完備，是成本核算系統(tǒng)能否成功運行的前提條件。

1. 項目字典表

收入支出核算項目字典表用于記錄醫(yī)院的業(yè)務(wù)收入和支出項目編碼、名稱、項目級次和停用標志的信息（見表1）。表1為科室按收入和支出項目分類和匯集核算數(shù)據(jù)提供了支持。

2． 科室字典表

科室字典表用于列示醫(yī)院各個核算單元的基本信息（見表2）。表2通過記錄各個核算單元的代碼、名稱、級次和停用標志的內(nèi)容，為醫(yī)療收支數(shù)據(jù)的采集和匯總，提供了承擔(dān)對象。

（二） 數(shù)據(jù)記錄表

數(shù)據(jù)記錄表與項目字典表相比，屬于動態(tài)的數(shù)據(jù)記錄表，數(shù)據(jù)量隨業(yè)務(wù)的發(fā)生而增加，同時該類數(shù)據(jù)表也是核算工作的核心部分，無論是數(shù)據(jù)的收集，還是數(shù)據(jù)的分析，都要圍繞著這類數(shù)據(jù)表而進行。

1． 收入數(shù)據(jù)記錄表

根據(jù)醫(yī)療收入業(yè)務(wù)的實際發(fā)生的日期、金額，及收入支出核算項目字典和科室字典表所列示的項目登記該表，為下一步醫(yī)院對收入情況的分類、匯集和分析，進行動態(tài)的采集（見表3）。表3數(shù)據(jù)主要來源于HIS系統(tǒng)。

2． 支出數(shù)據(jù)記錄表

支出數(shù)據(jù)記錄表（見表4）與醫(yī)療收入數(shù)據(jù)記錄表是一套相對應(yīng)的信息表，兩張數(shù)據(jù)表在功能上基本相同，區(qū)別在于支出數(shù)據(jù)記錄表是用于記錄醫(yī)院業(yè)務(wù)支出信息的數(shù)據(jù)表，數(shù)據(jù)主要來源于財務(wù)系統(tǒng)和手工錄入的數(shù)據(jù)。

三、設(shè)計報表格式模板

數(shù)據(jù)庫設(shè)計完成后，需要將其存儲的數(shù)據(jù)以特定的報表格式進行顯示，以便進行閱讀和分析。

（一）數(shù)據(jù)庫連接

在設(shè)計時，選用了Excel作為報表格式的展示工具。由于Excel與SQL Server數(shù)據(jù)庫不能直接相連，因此，需要對它們進行設(shè)置，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫與報表格式的連接。

首先打開一張Excel工作表，然后在工作表名稱卡片處點擊鼠標的右鍵，選擇“查看代碼”項目，這時Visual Basic設(shè)計窗口就會打開。在“ThisWorkbook(代碼)”窗口里鍵入：

Option Explicit

Public Hs As New ADODB.Connection '定義數(shù)據(jù)連接對象 ，保存連接數(shù)據(jù)庫信息

Private Sub Workbook_Open( )

Dim StrHs As String

StrHs=\"Provider=SQLOLEDB; Server=服務(wù)器名;Database=數(shù)據(jù)庫名;Uid=數(shù)據(jù)庫用戶名; Pwd=數(shù)據(jù)庫密碼;\" '設(shè)定連接服務(wù)器信息

Hs.Open StrHs '與數(shù)據(jù)庫建立連接

End Sub

（二）模板函數(shù)定義

在Visual Basic窗口中設(shè)計模板函數(shù)，是為了使Excel報表將所要反映的數(shù)據(jù)，寫入指定的報表單元格中。

在醫(yī)院成本核算報表中，需要設(shè)計兩組函數(shù)，即收入函數(shù)和支出函數(shù)。

1． 收入函數(shù)

醫(yī)院的科室直接收入是指科室本身操作而直接產(chǎn)生的科室收入。收入函數(shù)是為了正確歸集科室直接收入而設(shè)定的函數(shù)，將其函數(shù)名定義為direct_i( )：

Public Function direct_i(dept As String， charge_name As String， bdate As Date， edate As Date， loc As String) As Double '定義科室名稱（dept）、收入項目（charge_name）、起始日期（bdate）、結(jié)束日期(edate)、病區(qū)（loc）

Dim Hs_in As New ADODB.Recordset'定義記錄集對象，保存數(shù)據(jù)表

Dim strSQL As String '字符串變量

Dim year_month1 As String

Dim year_month2 As String

year_month1=Format(CStr(Year(bdate))，\"0000\")Format(CStr(Month(bdate))， \"00\")

year_month2=Format(CStr(Year(edate))，\"0000\")Format(CStr(Month(edate))， \"00\")

strSQL= \"SELECT IS NULL((SELECT sum(inc_amount)FROM收入數(shù)據(jù)記錄表where year_month>='\" year_month1 \"'and year_month<='\" year_month2 \"'and dept_nameLIKE '\" dept \"'+'%%' and location ='\" loc \"' and charge_item_name = '\" charge_name \"')，0) AS amount\" '調(diào)用出指定科室、指定日期范圍、指定病區(qū)的直接收入金額

End If

Hs_in.Open strSQL， Hs'執(zhí)行strSQL所含的SQL命令，將結(jié)果保存在Hs_in記錄集對象中

direct_i = Hs_in.Fields(\"amount\").Value

End Function

2. 支出函數(shù)

醫(yī)院的科室直接支出是指科室為完成醫(yī)療活動而發(fā)生的支出和費用。支出函數(shù)是為了準確歸集科室直接支出而設(shè)定的函數(shù)，將其函數(shù)名定義為direct_c（）：

支出函數(shù)的設(shè)定方式，基本與收入函數(shù)，區(qū)別在于，在設(shè)置strSQL的SQL命令時，將語句改為：

strSQL = \"SELECT IS NULL((SELECT sum(exp_amount)FROM 支出數(shù)據(jù)記錄表 where dept_name like '\" dept \"'+'%%' and charge_item_namelike '\" charge_name \"'+'%%' andyear_month>='\" year_month1 \"'and year_month<='\" year_month2 \"' and location ='\" loc \"' )，0) AS amount\"

（三）報表格式設(shè)計

報表格式是核算數(shù)據(jù)的對外顯現(xiàn)形式，通過Excel簡便靈活的報表格式設(shè)置工具，并根據(jù)所要展現(xiàn)的報表內(nèi)容，可以將核算報表設(shè)計為科室收入明細表、科室支出明細表和收入支出總表。

1． 科室收入明細表

在設(shè)計報表時，應(yīng)從報表格式和引用函數(shù)兩方面著手。報表格式要考慮能夠顯示報表名稱、科室名稱、起始日期、結(jié)束日期、收入項目、核算區(qū)域、金額等內(nèi)容。引用函數(shù)主要是為了在單元格相應(yīng)的位置上顯示出具體金額，如在某科一病區(qū)掛號費單元格內(nèi)設(shè)定函數(shù)direct＿i（$A$5，B5，$B$2，$D$2，1），其中$A$5指定的是“×××科”科室名稱，B5指定的是“掛號費”項目名，$B$2指定的是啟始日期，$D$2指定的是結(jié)束日期，“1”代表的是一病區(qū)。科室收入明細表見表5。

2． 科室支出明細表

在設(shè)計時，同樣需要從報表格式和引用函數(shù)兩方面進行考慮，并在報表中相應(yīng)的金額單元格內(nèi)引用如direct_c（$A$5，B5，$B$2，$D$2，1）函數(shù)反映金額（見表6）。

3． 科室收支總表

根據(jù)收入明細表和支出明細表的基本格式，可以按醫(yī)療行為將明細分為門診、病房、實驗室和辦公室等收支明細表，并將各明細表數(shù)據(jù)匯總后，形成一張科室收支總表（見表7）。這樣一套完整的醫(yī)院科室核算數(shù)據(jù)及報表就形成了。

四、需要考慮的問題

（一）數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)應(yīng)全面，以滿足報表設(shè)計的需要

在設(shè)計過程中，雖然數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計和報表內(nèi)容的設(shè)計是有一定先后順序的，但在實際操作中，不能也不應(yīng)該將兩者分開來單獨進行設(shè)置。就兩者關(guān)系來說，需要報表反映出什么內(nèi)容，在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計時就要充分給予體現(xiàn)；同時數(shù)據(jù)信息能細致到什么程度，報表就可以被設(shè)計到什么程度。無論是明細表，還是收支總表，數(shù)據(jù)信息都是其所依托的基礎(chǔ)，因此，為了能使報表更全面地反映出醫(yī)院的核算內(nèi)容，就必須充分考慮所需要的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，并加以設(shè)計。

（二）報表內(nèi)容應(yīng)細致，以滿足醫(yī)院管理的需要

核算報表是為了提高醫(yī)院的管理水平而設(shè)計的。衡量報表能否滿足使用者的需要，能否有助于提高醫(yī)院管理水平，是否具有實用價值，以及報表質(zhì)量的好與壞，關(guān)鍵點之一是要看報表本身所反映的內(nèi)容是否充分。因此，報表的設(shè)計不能脫離實際需求，要在全面考慮需求的基礎(chǔ)之上，對報表的內(nèi)容加以設(shè)計。

設(shè)計數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)時，既要考慮數(shù)據(jù)項目的廣度，盡可能涵蓋最終報表所需的全部數(shù)據(jù)，以免影響報表質(zhì)量，又要考慮數(shù)據(jù)內(nèi)容的精度，保證數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)設(shè)計簡捷，盡量避免冗余數(shù)據(jù)?？偠灾?，設(shè)計出與實際醫(yī)療業(yè)務(wù)相符的，并且具有實用性的醫(yī)院核算報表，將能更好地為醫(yī)院管理提供有益的幫助。