高校人事檔案管理引入條形碼技術(shù)初探

勞　力

〔摘要〕在高校人事檔案管理中引入條形碼技術(shù)，使條碼技術(shù)與檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合，在檔號(hào)的編制和使用、檔案借閱、盤庫、歸檔、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)以自動(dòng)化控制替代手工操作，提高工作效率，提升管理水平，推進(jìn)人事檔案的現(xiàn)代化建設(shè)。

〔關(guān)鍵詞〕高等學(xué)校；人事檔案；管理信息系統(tǒng)；條形碼

〔中圖分類號(hào)〕 C93〔文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼〕 A〔文章編號(hào)〕1008-2689（2008）02-0026-03

人事檔案工作是高校管理工作的重要組成部分。目前許多高校己將教職工檔案和學(xué)生檔案一并歸入人事檔案的管理范圍，其工作量之大可想而知。每年接收、轉(zhuǎn)遞的檔案數(shù)量均在數(shù)千卷以上，歸檔材料更是數(shù)以萬計(jì)。而在我們的考察中發(fā)現(xiàn)，多數(shù)院校的人事檔案管理還是以單機(jī)管理與手工管理相結(jié)合的模式為主，條形碼技術(shù)基本上還沒有引入檔案管理系統(tǒng)。這不能不說是一種缺憾。

條形碼是一項(xiàng)先進(jìn)的信息傳遞和計(jì)算機(jī)輸入技術(shù)，其主要功能是將需要向計(jì)算機(jī)輸入的信息用條碼這種特殊的符號(hào)加以表示，經(jīng)特定的掃描裝置和譯碼裝置（閱讀器）解讀后，將條碼所表示的信息轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)可以自動(dòng)識(shí)讀的數(shù)據(jù)。條形碼技術(shù)具有可靠準(zhǔn)確、快速高效、經(jīng)濟(jì)廉價(jià)等優(yōu)點(diǎn)，而且使用靈活，既可以單獨(dú)使用，也容易和各種相關(guān)設(shè)備及控制系統(tǒng)對(duì)接[1]。條形碼技術(shù)已經(jīng)是一項(xiàng)非常成熟的技術(shù)，一維條碼在國際上早已普遍使用，二維條碼在上個(gè)世紀(jì)90年代也開始有了國際標(biāo)準(zhǔn)。我國目前在郵政、商業(yè)、公安、醫(yī)學(xué)等領(lǐng)域已廣泛使用了條形碼。有人說“條碼的使用實(shí)現(xiàn)了物流與信息流的完美結(jié)合”[2]。檔案管理尤其是人事檔案管理，在一定意義上也體現(xiàn)了對(duì)物流與信息流的管理。人事檔案案卷實(shí)體具有“檔隨人走”的流動(dòng)性，案卷內(nèi)容具有不斷補(bǔ)充更新的動(dòng)態(tài)信息性，案卷的頻繁和反復(fù)利用更體現(xiàn)了人事檔案的活性資源特點(diǎn)。所以從檔案實(shí)體管理的角度，是一種物流管理；從檔案信息管理的角度，又是一種信息流的管理。如果能有效利用條碼技術(shù)的自動(dòng)識(shí)別、快速傳輸、標(biāo)識(shí)的唯一性等特點(diǎn)，使之與人事檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)相結(jié)合，人事檔案的信息化管理必然出現(xiàn)新的發(fā)展格局。

我們?cè)趯?shí)踐中感到，條形碼技術(shù)幾乎可以應(yīng)用到人事檔案管理的各個(gè)主要環(huán)節(jié)，如接收、轉(zhuǎn)遞、借閱、盤庫、統(tǒng)計(jì)以及材料的歸檔登記。

一、利用條形碼編制檔號(hào)

人事檔案管理的第一個(gè)環(huán)節(jié)是檔案接收，最后一個(gè)環(huán)節(jié)是檔案轉(zhuǎn)遞，無論接收和轉(zhuǎn)遞都要登記（著錄）檔號(hào)。檔號(hào)是每份案卷的唯一標(biāo)識(shí)，檔號(hào)的編制技術(shù)和使用效率，直接關(guān)系到檔案流通環(huán)節(jié)的管理水平。目前，人事檔案管理沒有統(tǒng)一的檔號(hào)編制方案，各單位接收檔案后，根據(jù)實(shí)際情況編制檔號(hào)，有的按裝具編號(hào)，有的按姓名編號(hào)，或手工書寫，或人工錄入再打印粘貼。檔號(hào)信息的編制、采集、使用基本上是手工處理。這種編號(hào)現(xiàn)狀不僅工作量大、信息更新不及時(shí)，也給校園電子化管理系統(tǒng)帶來許多問題。而采用條碼技術(shù)則為編制和使用檔號(hào)帶來許多改革。首先提升了檔號(hào)的通用性。采用條形碼編制檔號(hào)可以采用人員身份證號(hào)作為條碼的基本值，身份證號(hào)加姓名作為檔號(hào)，體現(xiàn)了檔號(hào)的唯一性，避免了重名等問題，這種檔號(hào)具有較強(qiáng)的通用性。在高校電子化管理系統(tǒng)中，身份證號(hào)一般被用做身份識(shí)別標(biāo)識(shí)，在圖書、保衛(wèi)、后勤等系統(tǒng)己普遍使用。檔號(hào)采用身份證號(hào)，有利于人事檔案管理系統(tǒng)融入校園電子化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，促進(jìn)檔案的信息化管理。同時(shí)采用條碼檔號(hào)有利于提高管理水平。條碼檔號(hào)具有自動(dòng)識(shí)別，采集準(zhǔn)確，傳輸快捷的優(yōu)勢(shì)。檔號(hào)通過打印粘貼，統(tǒng)一、美觀，使用時(shí)工作人員只需通過激光掃描條碼，便可以快速、準(zhǔn)確的采集檔號(hào)信息，并在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)自動(dòng)著錄，只要有檔案實(shí)體出入庫房，管理系統(tǒng)中就有相應(yīng)的條碼與案卷信息的關(guān)聯(lián)。保證了數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新，便于管理上及時(shí)掌握庫房檔案流動(dòng)情況。

二、利用條碼檔號(hào)登記借閱

高校檔案利用工作是通過檔案信息的提供和傳播服務(wù)，最大限度地滿足學(xué)校和社會(huì)各界的需求，是人事檔案管理的重中之重，是使檔案從靜態(tài)資源轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)信息的重要手段。

一般高校的人事檔案數(shù)量均在萬卷或數(shù)萬卷以上（職工檔案和學(xué)生檔案加在一起）。檔案利用率每年幾千卷次。目前，在發(fā)生檔案利用時(shí)，傳統(tǒng)管理模式是手工辦理借還登記。實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理的單位，也要手工錄入借閱信息。有統(tǒng)計(jì)顯示，鍵盤輸入與手工登記相比，借閱檔案平均每份省時(shí)8.4秒，雖有明顯提高，但操作步驟沒有減少，并且存在一定的誤差率。所以有人指出微機(jī)管理系統(tǒng)在檔案借閱環(huán)節(jié)上，僅僅是模擬了手工借還的工作方式和過程，沒有大的突破和質(zhì)的飛躍[3]。在現(xiàn)有的管理方式下，利用工作常常是忙于上下架檔案和利用信息的登記及過往信息的查找，利用工作很難向縱深發(fā)展。而利用條碼技術(shù)則為這一環(huán)節(jié)帶來了突破性進(jìn)展。由于條碼檔號(hào)實(shí)際上是一種個(gè)人信息代碼，當(dāng)它與人事檔案管理系統(tǒng)掛接后，便可以與個(gè)人信息系統(tǒng)、借閱系統(tǒng)等發(fā)生關(guān)聯(lián)。在發(fā)生檔案借還時(shí)，只要用條碼閱讀器對(duì)檔號(hào)實(shí)施掃描，便可在管理系統(tǒng)中自動(dòng)登錄借還情況。對(duì)于外借的檔案，也可以通過掃描，打印借閱清單，標(biāo)出檔號(hào)、借期、還期、借閱者姓名、單位等。有單位做過測(cè)試，利用條碼掃描技術(shù)，借還一份檔案的登記時(shí)間平均是1-2秒，輸入速度和質(zhì)量都有了質(zhì)的變化[4]。通過在利用環(huán)節(jié)引入條碼技術(shù)，檔案借閱、歸還變得高效、簡(jiǎn)便，節(jié)省了人力和時(shí)間，減少了利用中的誤差。由于系統(tǒng)數(shù)據(jù)得以實(shí)時(shí)更新，檔案利用信息收集及時(shí)、積累完整、調(diào)閱便捷，既方便了解當(dāng)前利用信息，也便于查詢、跟蹤、分析和統(tǒng)計(jì)過往利用記錄，有利于深化信息的開發(fā)利用。目前不少高校已實(shí)現(xiàn)了一卡通式管理，卡上條碼儲(chǔ)存?zhèn)€人信息，這個(gè)系統(tǒng)如果與人事檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，刷卡辦理借閱，則借閱登錄會(huì)更加完整、迅速。

三、利用條碼檔號(hào)實(shí)施盤庫和統(tǒng)計(jì)

由于人事檔案的流動(dòng)性特點(diǎn)，每年都有因人員調(diào)動(dòng)、退休、身故和因招生、畢業(yè)、退學(xué)、考研等情況造成大量檔案變動(dòng)。這使得人事檔案的盤庫工作顯得尤為重要，也較為復(fù)雜。人工清點(diǎn)是大家都熟悉的傳統(tǒng)的盤庫方式，異常費(fèi)時(shí)費(fèi)力，加上手工記錄的數(shù)據(jù)有時(shí)不準(zhǔn)確、不及時(shí)，盤庫時(shí)往往因?yàn)橐环輽n案的下落而使人寢食難安。即使是實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)管理的單位，手工盤庫的難題并沒有得到解決。只有實(shí)現(xiàn)了條碼檔號(hào)管理，盤庫工作才真正從手工操作轉(zhuǎn)為自動(dòng)化管理。

在條碼檔號(hào)管理下，工作人員盤庫時(shí)，只需對(duì)條碼進(jìn)行掃描，形成采集數(shù)據(jù)庫，由于條碼的“誤碼率小于百萬分之一，首讀率可達(dá)98%”[5]，數(shù)據(jù)可靠性極強(qiáng)，采集數(shù)據(jù)與管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)相核對(duì)，在發(fā)生采集的案卷實(shí)體信息與庫中數(shù)據(jù)信息不一致時(shí)，通過信息檢索，很快便能查找到檔案的正確歸屬。所以利用條碼檔號(hào)盤庫，一可以迅速準(zhǔn)確對(duì)庫，了解檔案的館藏?cái)?shù)量和館藏位置；二可以對(duì)檔案流通利用信息進(jìn)行查詢核對(duì)；三可以快速發(fā)現(xiàn)和糾正亂錯(cuò)架情況。盤庫工作從手工清點(diǎn)過渡到電子盤庫，省時(shí)省力，大大提高了庫房管理效率和水平，管理系統(tǒng)的信息得到準(zhǔn)確更新和有效維護(hù)。

四、編制材料條碼

人事檔案與其它類型檔案的一個(gè)顯著不同在于，案卷形成后不是一成不變的，而是不斷充實(shí)新材料，形成新的卷內(nèi)目錄。特別是中組部《關(guān)于進(jìn)一步開展干部人事檔案審核工作的通知》（組廳字[2006]5號(hào)）文件下達(dá)后，對(duì)歸檔材料的種類和歸檔時(shí)間做了明確、嚴(yán)格的規(guī)定，這就對(duì)人事檔案規(guī)范化管理提出了更高的要求。在實(shí)行傳統(tǒng)管理的單位，歸檔材料的登記和目錄的更新完全手工操作，工作量可謂浩大；在實(shí)行了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理的單位，歸檔數(shù)據(jù)的補(bǔ)充更新一般有兩種方式，一是完全由檔案部門手工錄入，一是由歸檔單位在歸檔紙質(zhì)文件的同時(shí)提供電子目錄。第一種方式并沒有減輕檔案部門的工作量；而歸檔單位提供的電子數(shù)據(jù)與紙質(zhì)文件是否完全相符，只有經(jīng)過檔案管理人員的手工核對(duì)才能清楚。由于考核、工資、履歷表等材料幾乎每人一份，每年歸檔數(shù)量動(dòng)輒成千上萬，檔案部門很難做到實(shí)際清點(diǎn)。電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)的主要目的是實(shí)現(xiàn)文件自動(dòng)著錄、分類和自動(dòng)形成個(gè)人卷內(nèi)目錄，如果電子數(shù)據(jù)與紙質(zhì)文件不完全相符，由此形成的數(shù)據(jù)也就不準(zhǔn)確。材料條碼的使用則有效解決了這些問題。

材料條碼適用于大批量歸檔材料。其內(nèi)容應(yīng)設(shè)計(jì)相對(duì)復(fù)雜，一般應(yīng)包含兩部分信息即個(gè)人信息（檔號(hào)）和材料信息（材料名稱、歸檔時(shí)間等），最好由檔案部門確定編制方案，由歸檔部門打印在歸檔文件上。檔案部門接收歸檔材料后，通過掃描材料條碼，將歸檔材料信息全部自動(dòng)傳入檔案管理系統(tǒng)，其所包含的材料信息和個(gè)人信息在與相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫對(duì)接后，自動(dòng)對(duì)材料進(jìn)行分類著錄和生成個(gè)人卷內(nèi)目錄[6]。由此，材料條碼解決了歸檔材料清點(diǎn)、登記、著錄的問題，也解決了個(gè)人目錄生成問題，大大簡(jiǎn)化了工作程序，減輕了工作強(qiáng)度，減少了誤差，便

于查詢歸檔數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)歸檔量，可謂一舉多得。

五、利用條碼深化開發(fā)利用

人事檔案的動(dòng)態(tài)性管理特點(diǎn)，使檔案統(tǒng)計(jì)成為管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。條碼技術(shù)的使用，為統(tǒng)計(jì)工作開創(chuàng)了新的局面。統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)是數(shù)據(jù)。實(shí)行條碼管理后，信息的采集變得快捷、準(zhǔn)確、完整，信息的積累得到了空前的保證，這就為統(tǒng)計(jì)提供了豐富的材料；統(tǒng)計(jì)應(yīng)該是科學(xué)的。使用條碼管理后，各種檔案信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，為檔案管理建立了更為高效、完善的檢索系統(tǒng)，使多角度、多層次、多種形式的檢索成為可能，統(tǒng)計(jì)變得更加立體化和系統(tǒng)化。統(tǒng)計(jì)是為了使用，統(tǒng)計(jì)資料的翔實(shí)和科學(xué)，必然使檔案信息服務(wù)更為全面、及時(shí)、有效。從組織人事的角度，各種人事統(tǒng)計(jì)信息，如人員組成結(jié)構(gòu)（年齡、性別、職務(wù)、職稱、學(xué)歷、工資），人員變動(dòng)因素（調(diào)動(dòng)、辭職、退休、身故）等，成為隊(duì)伍建設(shè)、人才測(cè)評(píng)，制度建立和體制改革的科學(xué)參考和依據(jù)。從檔案管理角度，首先是檔案利用動(dòng)態(tài)、館藏?cái)?shù)量、結(jié)構(gòu)等統(tǒng)計(jì)信息，為檔案館準(zhǔn)確把握和分析用戶需求，全面了解館藏檔案的內(nèi)容與價(jià)值，深入、及時(shí)地開發(fā)檔案資源，拓展利用空間，提升服務(wù)水平創(chuàng)造了前所未有的條件。同時(shí)，隨著各項(xiàng)工作量的統(tǒng)計(jì)更為準(zhǔn)確、翔實(shí)，為上級(jí)管理部門把握檔案工作的整體情況，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理，提供了依據(jù)。

六、使用條碼技術(shù)需要注意的問題

（一）條碼技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，必須與檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)相結(jié)合。孤立使用條碼技術(shù)只是一種短期行為，不可能為檔案信息化管理帶來質(zhì)的突破。在高校，融合了條碼技術(shù)的人事檔案管理系統(tǒng)勢(shì)必成為校園電子化管理系統(tǒng)的一部分，其系統(tǒng)的開發(fā)要有較強(qiáng)的適應(yīng)性和擴(kuò)展性。為此，人事檔案工作必須放在全校管理體系中加以考慮，如人事檔案的信息輻射性和安全性。特別是條碼檔號(hào)的編制，要具有唯一性和通用性的特點(diǎn)，便于人事檔案管理系統(tǒng)與校園電子管理系統(tǒng)對(duì)接，為信息共享搭建平臺(tái)[7]。

（二）建議人事檔案管理系統(tǒng)使用二維條碼技術(shù)。二維條碼具有“信息容量大、密度高、安全保密、防偽性能強(qiáng)，能夠?qū)Α磺锌蓴?shù)字化的信息經(jīng)編碼后形成便攜式數(shù)據(jù)文件”[8]。所以二維條碼的信息可隨“產(chǎn)品”移動(dòng)，不需另備資料庫便可直接使用。同時(shí)條碼抗損性能強(qiáng)，條碼信息經(jīng)傳真和影印后仍可使用[9]。這些特性較好地適應(yīng)了人事檔案安全保密性強(qiáng)和利用頻率高的需要。

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（責(zé)任編輯：郭德俠）

A Tentative Exploration of Applying Bar Code Technology to

University Human Resources Files Management

LAO Li

（Archives University of Science and Technology Beijing, Beijing 100083,China）

Abstract: Applying bar code technology to university human resources files management integrates bar code technology with files management system. Manual control is replaced by automatic control in stages of editing and using file number, and file borrowing, storage and statistics. In this way, working efficiency and management level are highly improved, and the modernization of human resources files construction is promoted.

Key words: institutions of higher education; human resources files; management information system; barcode