歐盟《電子文件管理通用需求第二版——ＭｏＲｅｑ２》解析

張　寧

隨著世界信息化程度的加深，電子文件管理日漸成熟。從世界范圍看，在ISO15489成為文檔管理的第一個國際標(biāo)準(zhǔn)之后，ISO23081、ISO22310、ISO26122、ISO26012等國際標(biāo)準(zhǔn)也相繼出臺或正在制定中。這些國際標(biāo)準(zhǔn)的制定，表明了文檔管理，尤其是電子文件的管理，正逐漸步入規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展軌道。

在國際大趨勢的影響下，鑒于文檔管理的個性化特征，目前若干國家和地區(qū)紛紛開始制定本國或本地區(qū)的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，以期解決文件管理中一些操作層面共性與個性相互協(xié)調(diào)的問題，電子文件管理系統(tǒng)功能需求的設(shè)計便是其中最為關(guān)鍵的一環(huán)。除了大家熟知的美國ERA項目外，歐盟的《電子文件管理通用需求》（Model Requirements for the Management of Electronic Records，以下簡稱MoReq）也很有代表性。2008年2月該需求出臺了第二個版本（以下簡稱MoReq2），本文將對該需求的最新研究成果進行介紹。

1. MoReq的修訂過程及修訂目的

MoReq最初制定于2001年，是在歐盟文件生命周期論壇（Document Lifecycle Management,DLM）的倡導(dǎo)下，由英國的康維爾管理咨詢集團(Cornwell Management Consults plc)組織來自10個國家的13名專家共同工作起草完成的。在此后的幾年間，MoReq成為歐盟文件管理的重要指導(dǎo)性文件。但隨著信息化水平的提高及信息技術(shù)的普及,文件信息化工作的復(fù)雜性逐步體現(xiàn)出來,許多新問題、新情況也應(yīng)運而生,有大量的具體工作需要做。其中最為緊迫的就是電子文件管理系統(tǒng)的建設(shè)。

雖然第一版MoReq提出了一整套電子文件管理要求,尤其是電子文件管理系統(tǒng)(ERMS)的功能需求,并對電子文件的管理元數(shù)據(jù)作了較為詳細規(guī)定，但是其需求描述過于概括和抽象，無法直接用于設(shè)計和評價電子文件管理系統(tǒng)，且反映不出最新的研究成果和技術(shù)。同時，在內(nèi)容上缺乏與最新的國際標(biāo)準(zhǔn)的一致性和兼容性。因此，為了使MoReq適應(yīng)歐盟各國新階段文件管理的需求，更加貼近于現(xiàn)階段和未來一段時期電子文件管理的實踐，2006年2月，歐盟正式啟動MoReq的修訂程序，并發(fā)布了MoReq2《范圍報告》（Scoping Report）。

該報告指出，MoReq2的目標(biāo)是適用于每一個歐盟成員國，這就要求它所提供的模型具有一定的靈活性，能夠在不同的環(huán)境中均能夠保證電子文件質(zhì)量。根據(jù)此目標(biāo)，MopReq2內(nèi)容的重點將在于：（1）制定可信的電子文件管理基準(zhǔn)模型（The base module constitutes the minimum necessary to provide credible electronic records management），為不同環(huán)境下的應(yīng)用系統(tǒng)提供基本需求框架，包括利用控制、文件保管期限和處置、輸出和移交、保管及元數(shù)據(jù)。（2）建立集成化的信息系統(tǒng)。僅限于關(guān)注電子管理系統(tǒng)是不夠的，很多系統(tǒng)（如內(nèi)容管理系統(tǒng)、知識管理系統(tǒng)、文件、工作流系統(tǒng)等）都生成和包含可以作為文件的電子信息，因此，建立集成化的信息系統(tǒng)的目的在于把這些系統(tǒng)進行有效集成，從而避免重要文件信息的丟失。（3）加強不同系統(tǒng)之間的交互操作性。

2. MoReq2的主要變化內(nèi)容

與第一版相比，MoReq2的內(nèi)容更加全面和系統(tǒng)。僅從篇幅上說，MoReq2長達226頁，還不包括獨立發(fā)布的附錄9——元數(shù)據(jù)。從章節(jié)數(shù)目看，MoReq2整體內(nèi)容包括13個章節(jié)和9個附錄。比前一個版本，多了2個附錄。主體章中內(nèi)容變化較為明顯的是第三章、第六章、第八章、第十二章。為了便于使用，MoReq2專門設(shè)置了附錄8用來說明修訂內(nèi)容。

關(guān)于修訂的目的，MoReq2開宗明義指出，首先，此次修訂版在內(nèi)容上涵蓋了近幾年最新的理論和技術(shù)研究成果，尤其是吸納了一些已經(jīng)獲得普遍共識的觀點，從而大大增強了MoReq的國際性和規(guī)范性。其次，MoReq2第一次可直接用于電子文件管理系統(tǒng)的測試，因此，在用語方面，MoReq2更加嚴(yán)謹；在功能需求條款方面，設(shè)置了不同級別的適用條件。第三，MoReq2為了兼顧歐盟成員國的不同情況，專門設(shè)置了“第0章”，允許成員國加入自己特殊的管理需求。此外，為了保證政策的延續(xù)性，第二版與第一版之間不存在原則上的沖突，二者幾乎是完全兼容的。

MoReq2在內(nèi)容方面較第一版更加完善和成熟，下面僅從術(shù)語、分類方案、需求、元數(shù)據(jù)四個方面簡要論述一下MoReq修訂版的變化內(nèi)容。

2.1. 術(shù)語的變化

為了保證新版通用需求可以直接用于系統(tǒng)的測試，MoReq2在部分術(shù)語的使用進行了一些調(diào)整，在此僅舉一例。

presentation與rendering的區(qū)別。這兩個術(shù)語分別出現(xiàn)在新舊兩版第八章標(biāo)題中。MoReq2保留了rendering一詞，但為了與其他標(biāo)準(zhǔn)的術(shù)語保持一致，用presentation替代其作為標(biāo)題，并在正文后的術(shù)語表中對二者進行了詳細的區(qū)分。Presentation的定義是：電子文件管理管理系統(tǒng)能夠以用戶可閱讀的形式展現(xiàn)電子文件，包括屏幕、打印、音頻及多媒體等形式。文中指出，電子文件的展現(xiàn)可能會受到軟硬件的影響，比如不同的字體、行結(jié)束符、分頁符等，在大多數(shù)情況下，此類的差異是可以接受的，但是在某些特定的環(huán)境下，需要考慮到其對電子文件的影響。

renditon專指文件或其要素以一種或幾種不同于最初形式的文件格式加以展示。很多電子文件為了保證長期可讀性，需要轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)格式，轉(zhuǎn)換之后，文件要素的數(shù)量可能發(fā)生變化。例如一份非PDA文本在轉(zhuǎn)化之前有30個組成要素，轉(zhuǎn)化之后只有1個。而由GIF轉(zhuǎn)換成JPEG后，文件要素的數(shù)量不變。這里需要說明的是，要素（component）在MoReq中指獨立的比特流，其含義類似于計算機中的“文件（file）”，之所以在這里不用文件一詞，是為了將計算機學(xué)科中的文件與檔案管理中的文件加以區(qū)分。例如一個網(wǎng)頁就包含HTML和JPEG兩種要素。

由presentation和rendering兩次的變化可以看出，MoReq2更加注重術(shù)語的通用性和嚴(yán)密性，對于概念的界定更加清晰。

2.2. 分類方案的變化

文件分類方案是MoReq的核心內(nèi)容之一。文件分類方案的設(shè)計往往因國家的不同、使用習(xí)慣的不同而有所差異。但作為組織文件的主要途徑，分類方案必須要在一定范圍內(nèi)加以統(tǒng)一。修訂之后的MoReq在原有的基礎(chǔ)上，進行了部分改動，增加了“子卷（sub-file）”層次。這樣一來，MoReq2的分類方案層次原來的三級變成四級，即類（class）、案卷（file）、子卷（sub-file）和冊（volume）。設(shè)置分類方案的目的，一方面要從內(nèi)容上對文件進行邏輯分類，形成概念體系；另一方面，又要負責(zé)實體文件的組織與整理，從而保持文件之間的有機聯(lián)系。

MoReq2給出的四級分類方案是一般意義上的完整模型，在實際工作中，可能會有不同的適用情況，比如由于文件數(shù)量較少，那么一個案卷可能只有一個子卷，子卷又只包含一冊，如果這樣，就完全可以忽略子卷和冊，直接標(biāo)案卷號即可。

在這一分類方案中，另一個變化是增加了文件與類之間的直接對應(yīng)，即不需要再將文件組成冊、子卷或者案卷，而是徑直置于類下。

2.3. 需求的變化

MoReq2的主體內(nèi)容是從第3章到第12章的電子文件管理系統(tǒng)需求部分。該部分內(nèi)容可劃分為功能需求、選擇性需求、非功能需求、元數(shù)據(jù)需求四個方面。根據(jù)前文表格中的統(tǒng)計數(shù)據(jù)可以看出，新版MoReq的需求條款數(shù)量較之前一版大大增加，內(nèi)容更加全面、詳細，充分體現(xiàn)了此次修訂的目的。

首先，從2001年MoReq誕生以來，電子文件管理又經(jīng)歷了長足的發(fā)展。電子文件管理的理論和實踐均日趨成熟，形成一些得到普遍認可的觀點和做法。為了使歐洲電子文件管理緊跟世界發(fā)展的步伐，MoReq的制定者重新修整了一些理論和表述方式，將以前尚未定論的理論做了進一步的完善。例如，從概念表述上，將“數(shù)字簽名”改為“電子簽名”；將“電子水印等”改為“數(shù)字版權(quán)管理”。從內(nèi)容上，將混合案卷的保管與處置改為實體文件的處置；在文檔管理（Document Management）一節(jié)中增加了“協(xié)同工作（Collaborative Working）”的內(nèi)容。

其次，為了增強MoReq的實用性，本次修訂的目標(biāo)之一就是要將MoReq直接用于電子文件管理系統(tǒng)的一致性測試。因此，需求條款的表述更加清晰、明確。同時，為了兼顧其靈活性，MoReq2將需求條款分為三大類：

Y：表示該項需求能被正式測試。例如，需求規(guī)定：“電子文件管理系統(tǒng)中的分類方案必須支持至少三個層次?！边@樣就可以通過設(shè)置三個分類層次對系統(tǒng)加以測試。

N：表示該項需求不能被正式測試。例如，需求規(guī)定“電子文件管理系統(tǒng)支持機構(gòu)的業(yè)務(wù)分類方案”。在通常情況下，這一需求是無法進行測試的。

P：表示該項需求可以被測試，但是測試帶有一定的片面性，或者可能發(fā)現(xiàn)不一致的情況。例如，需求規(guī)定：“電子文件管理系統(tǒng)不應(yīng)該限制層次的數(shù)量?！币驗閷哟螖?shù)量的上限無法界定，因此，從理論上說這條需求是不可測試的，但是實際上，可以通過輸入一個大數(shù)值進行假設(shè)性測試。

從MoReq2的需求條款看出，此次MoReq的修訂將重點放在了系統(tǒng)一致性的測試上，實質(zhì)是系統(tǒng)的功能需求清單，需求的可操作性更強。

2.4. 元數(shù)據(jù)的變化

元數(shù)據(jù)的完善是此次MoReq修訂的亮點之一。MoReq2專門設(shè)置了一個附錄來描述元數(shù)據(jù)。在一致性上，MoReq兼顧了ISO23081、ISO15489和ISO15836三個國際標(biāo)準(zhǔn)的要求。在元數(shù)據(jù)集的架構(gòu)上基本上遵照了ISO23081的實體-關(guān)系模型（Entity-Relationship Model）。但在元數(shù)據(jù)元素的具體設(shè)置上，MoReq2采用了部分借鑒，其原因在于：ISO23081中的元數(shù)據(jù)涵蓋了文件生命周期的全過程，而MoReq2則關(guān)注作為檔案保存的那部分文件，因此在元數(shù)據(jù)元素數(shù)量上MoReq2少于ISO23081。兩個標(biāo)準(zhǔn)對照如下表。ISO15836都柏林元數(shù)據(jù)集是用于描述資源發(fā)現(xiàn)的，而缺少適用于文件管理的元數(shù)據(jù)內(nèi)容，而MoReq2則予以補充完善。

3. MoReq2的特點

經(jīng)過此次修訂，MoReq2即將成為未來幾年指導(dǎo)歐盟電子文件管理的重要文件。從修訂成果來看，主要表現(xiàn)為以下特點：

3.1. 通用性

通用性仍是MoReq2最明顯的特點之一, 而且它是MoReq 的組織者和起草者們一直追求和貫徹的目標(biāo)和原則。由于特定的社會背景，對于歐盟這樣一個由多個國家組成的聯(lián)合體而言，要制定一項能夠涵蓋不同文化和管理傳統(tǒng)且能夠被共同遵守的規(guī)則，通用性是不可或缺的。從MoReq到MoReq2，該項目始終堅持組織形式和人員結(jié)構(gòu)的商業(yè)化(專業(yè)咨詢公司的參與) 、多元化(不同國家的參與)和交叉化（不同領(lǐng)域?qū)＜业膮⑴c），這在一定程度上保證了該需求報告對不同文化傳統(tǒng), 不同檔案理論框架、不同檔案管理體制、不同文件管理系統(tǒng)的適應(yīng)和兼容。

3.2. 靈活性

作為通用需求，通用性的確提高了MoReq的普遍適應(yīng)力。但同時也不可避免地使得MoReq缺乏針對性。正因為這一缺陷，使得第一版MoReq在其后的應(yīng)用過程中難以指導(dǎo)具體的實踐活動，它更多的是發(fā)揮著作為方向性的指導(dǎo)作用，而對于實際問題難以進行有效規(guī)范。有鑒于此，此次修訂吸取了以往的經(jīng)驗教訓(xùn)，重新定位MoReq，在保證其通用性的前提下，充分兼顧了靈活性。

MoReq2的靈活性表現(xiàn)在：第一，在第1章第9點“需求的個性化”中明確指出，該需求只是一般意義上的通用需求，不可能適用于所有的電子文件管理系統(tǒng)，不同的業(yè)務(wù)部門、不同的系統(tǒng)規(guī)模、不同的機構(gòu)類型等需要以此為基礎(chǔ)增加一些額外的特殊需求。因此，使用該需求必須要以個性化為前提，例如根據(jù)具體的軟件環(huán)境，添加或者刪除某些需求；第二，電子文件管理活動總是依賴于一定的制度環(huán)境，而歐盟各成員國的制度環(huán)境不可避免地存在著差異，如有的國家需要同時管理電子文件和實體文件，保證二者的完整性和可用性?？紤]到這一點，MoReq專門設(shè)置了“第0章”，方便各國將自己個性化制度需求納入MoReq中；第三，作為電子文件管理系統(tǒng)通用需求，MoReq的通用性決定了它無法兼顧不同軟硬件平臺的具體情況，為了解決共性與個性之間的矛盾，MoReq2將需求分為功能需求、選擇性需求和非功能性需要三類，同時將每一個需求項按照其性質(zhì)分為Y、N、P三類（前文已有論述），便于實際測試時區(qū)分對待。

3.3. 一致性

電子文件管理是一個漸進發(fā)展的過程。在MoReq產(chǎn)生之初，由于客觀條件的限制，其涉及的部分內(nèi)容在世界范圍內(nèi)仍處于探索階段，尚無定論，且當(dāng)時亦無國際標(biāo)準(zhǔn)可以參照。事隔7年，電子文件管理無論從理論還是實踐，都已日趨成熟，且相繼出臺了若干個國際標(biāo)準(zhǔn)。大趨勢表明，各國電子文件管理活動必將要進一步加以標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化，歐洲也不例外。MoReq2正是順應(yīng)了這一趨勢，從術(shù)語的界定、元數(shù)據(jù)的制定到功能需求的設(shè)置，MoReq2都充分參考了相關(guān)的國際標(biāo)準(zhǔn)和成熟的理論，并在附錄中進行了詳細地比照。例如，附錄5將MoReq2元數(shù)據(jù)與ISO23081、ISO15836比對；附錄7則詳細地羅列出作為MoReq2制定依據(jù)的各項標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)理論。一致性特點為MoReq的權(quán)威性和科學(xué)性提供了堅實的保障。

3.4. 可操作性

靈活性無疑增強了MoReq2的適用范圍。但僅僅提供理論上和方向性的指導(dǎo)并不是MoReq的全部目標(biāo)。電子文件的各種管理活動最終是要通過電子文件管理系統(tǒng)來實現(xiàn)的，電子文件管理系統(tǒng)的功能將在很大程度上決定電子文件的質(zhì)量和管理活動的效果。例如，美國ERA（電子文件檔案館）項目在前期歷時7年的全面調(diào)查研究之后，形成了ERA功能需求清單用于建設(shè)ERA系統(tǒng)。MoReq2亦將電子文件管理系統(tǒng)（ERMS）作為論述重點，全面細化電子文件管理系統(tǒng)的需求，通過區(qū)分功能的性質(zhì)、等級、分層次及必備性強化了MoReq2的可操作性，使得使用者能夠直接用于軟件產(chǎn)品的評測和認證。

隨著MoReq2的出臺，它將在歐洲更大范圍內(nèi)得以應(yīng)用，歐洲的電子文件管理活動也將逐步地走向更加規(guī)范、科學(xué)的道路。

作者單位：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院