檔案館應(yīng)該注重的幾種共建關(guān)系

于成志

一、檔案館與相關(guān)機(jī)構(gòu)建立共建關(guān)系的意義

1、檔案館加強(qiáng)與相關(guān)機(jī)構(gòu)的共建關(guān)系是社會發(fā)展的必然要求和趨勢

任何一項事業(yè)，離開了密切合作的群體以及托起這個群體的機(jī)構(gòu)、組織與領(lǐng)導(dǎo)人，都將舉步維艱。檔案館業(yè)務(wù)內(nèi)容廣泛，利用者層次跨度較大，工作人員的知識背景也不盡相同，涉及關(guān)系較為復(fù)雜。因此，檔案館良好的運(yùn)行狀態(tài)的實現(xiàn)是需要多方面的協(xié)助與支持的，一旦離開了來自這些部門的協(xié)助，勢必會對檔案館又快又好的發(fā)展產(chǎn)生影響。另外隨著社會的發(fā)展，公共關(guān)系已經(jīng)滲透到社會生活的各個領(lǐng)域，各項社會事業(yè)之間的互相滲透、互相交叉、互相影響的趨勢日益加劇。建立檔案館自己的各種社會關(guān)系，努力拓展職能，有助于檔案館提高自己的社會地位，克服日益邊緣化的頹勢，大大提高檔案館的開放程度，為地方發(fā)展服務(wù)，為檔案館事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的社會環(huán)境。

檔案館有效地構(gòu)建起自身的共建“合作圈”，是為了構(gòu)建良性的公關(guān)狀態(tài)，在公眾心目中樹立起良好的形象，有利于檔案館形象的提升。只有將檔案事業(yè)充分的融入各種社會關(guān)系中去，并充分的利用社會的各種關(guān)系服務(wù)于檔案事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展，才能夠更好的促進(jìn)檔案事業(yè)長足的進(jìn)步與發(fā)展。

2、有利于檔案館等文化機(jī)構(gòu)之間的資源共享

檔案館自身所擁有的各種資源總是有一定的限度，不可能做到面面俱到。而檔案館利用自身優(yōu)勢，理順與其他單位之間的關(guān)系，通過加強(qiáng)與其他相關(guān)機(jī)構(gòu)之間的共建關(guān)系，可以使檔案館做到資源上的互通有無，避免重復(fù)建設(shè)，使檔案館的資源得到最大限度的利用。另外加強(qiáng)共建關(guān)系，在一些資源上可以達(dá)到“不為我所有，但為我所用”的效果，合理配置有關(guān)資源，并提高資源的有效利用率，形成一種優(yōu)勢互補(bǔ)的協(xié)作觀念，使檔案館建設(shè)步入一種良性發(fā)展。

3、有利于緊急情況的應(yīng)對

在災(zāi)害等緊急情況發(fā)生時，對災(zāi)害的響應(yīng)速度以及處理力度往往會對處理效果產(chǎn)生重大的影響。某一個檔案館勢單力薄，僅僅憑借其自身的力量，由于人力、物力等方面的不足，難以進(jìn)行有效的應(yīng)對，往往會導(dǎo)致其對災(zāi)害的處理有一定的滯后性，對檔案館中的檔案產(chǎn)生更大的影響。

加強(qiáng)檔案館與相關(guān)機(jī)構(gòu)的共建關(guān)系，在緊急情況下，可以從相關(guān)共建單位獲得更多的人力、物力上的支持，從而有效地提升檔案館對各種緊急情況下的反應(yīng)速度和應(yīng)對能力，降低各種災(zāi)害事件對檔案館產(chǎn)生的不良影響。

二、檔案館構(gòu)建共建關(guān)系應(yīng)把握的幾點(diǎn)原則

1、服務(wù)于檔案館建設(shè)，利于檔案工作原則

檔案館在構(gòu)建自身的共建關(guān)系時應(yīng)該把有利于檔案館建設(shè)，開展好檔案工作作為首要原則。對于檔案部門來說，“合作圈”的數(shù)量自然是越多越好，合作單位的職能范圍也當(dāng)然是越廣越好。但是這并不意味著檔案部門不對自己的合作對象及職能拓展方向有所界定和挑選。只有選準(zhǔn)選對合作單位和職能拓展方向，拓展之路才能越走越寬。

檔案館是非盈利性機(jī)構(gòu)，檔案館的共建協(xié)作關(guān)系應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)，選擇好合作對象，以取得良好的社會效益和自身美譽(yù)度為目標(biāo)，構(gòu)建有利于自身發(fā)展的“合作圈”，減輕檔案館發(fā)展過程中的阻力，做到服務(wù)于人，有利于我，實現(xiàn)雙贏。

2、平等互惠互利的原則

所謂的“平等互惠互利”原則是指要兼顧檔案館與其他機(jī)構(gòu)的雙方利益，在平等的地位上使雙方互惠互利。這種共建協(xié)作關(guān)系不能單純追求檔案館單方面的利益，應(yīng)該強(qiáng)調(diào)主體與客體之間雙方面的權(quán)利和義務(wù)。在一般情況下，構(gòu)建檔案館自身的“合作圈”，應(yīng)該是立足于檔案館自身的實際情況，以及自身工作的需要，使合作雙方產(chǎn)生利益上的共鳴。這樣更能激發(fā)合作雙方之間的合作誠意。若僅對一方有利，則另一方必然在工作過程中有著很大的被動性或承受一定的損失，最終導(dǎo)致合作的破裂。

3、經(jīng)常性維護(hù)與經(jīng)常性宣傳原則

檔案館擁有了自身的合作圈以后，還應(yīng)該確保自己合作圈內(nèi)相關(guān)成員信息的實時更新和可用性。針對各自所具有的責(zé)任和應(yīng)該履行的義務(wù)，經(jīng)常性的開展有利于加強(qiáng)合作雙方之間共建關(guān)系的活動。定期的舉辦和組織各種活動，保持經(jīng)常性的業(yè)務(wù)來往。并做好對各種活動和業(yè)務(wù)來往的宣傳報道，營造一個良好的共建氛圍。

三、檔案館應(yīng)該注重的幾種共建關(guān)系

檔案館可以擁有的共建關(guān)系是多種多樣的，檔案館應(yīng)該根據(jù)自己的實際需要擇情開展。

1、檔案館與保險公司之間的協(xié)作關(guān)系

災(zāi)害事故的預(yù)防及災(zāi)后的搶救，經(jīng)費(fèi)安排是一個重要的問題，是其獲得成功的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)。投保可以作為提供緊急情況下獲得資金的一種方式，但必須在保險項目中明確這一點(diǎn)。保險界絕大多數(shù)情況下一般看重?fù)p失，而檔案材料所具有的“獨(dú)一份”特性，完全有必要把應(yīng)急反應(yīng)和災(zāi)后搶救的費(fèi)用考慮進(jìn)去。檔案館應(yīng)該與保險公司保持經(jīng)常的業(yè)務(wù)關(guān)系，協(xié)助他們了解館內(nèi)建筑的改裝及館藏情況的改變。協(xié)商在檔案館自身所能負(fù)擔(dān)且在當(dāng)?shù)乇ｋU公司承保范圍內(nèi)的保險項目，例如：珍貴檔案的賠償標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)生事故后所產(chǎn)生的人工及設(shè)備費(fèi)用、恢復(fù)及保存所需雇請專家的費(fèi)用、外租冷凍和干燥設(shè)備、建筑物修理、架子、電氣設(shè)備及家具等設(shè)備的更換等。加強(qiáng)與保險公司的合作，為受損檔案爭取更多的修復(fù)經(jīng)費(fèi)來源，這無疑是擴(kuò)展了檔案的安全空間，給檔案多了一層保護(hù)。

2、檔案館與自身業(yè)務(wù)單位之間的協(xié)作關(guān)系

檔案館與自身業(yè)務(wù)單位之間的協(xié)作關(guān)系主要表現(xiàn)在以下幾個方面：與上級領(lǐng)導(dǎo)部門之間的關(guān)系、與業(yè)務(wù)歸檔單位之間的關(guān)系以及與利用者和捐贈者的關(guān)系。

協(xié)調(diào)好檔案館與上級領(lǐng)導(dǎo)部門的關(guān)系，可以給檔案館的各項工作帶來極大的便利，特別是在資金上的保證與支持，保證在緊急情況下救災(zāi)資金的到位；與歸檔單位的共建關(guān)系融洽了檔案館與歸檔單位的關(guān)系，有利于檔案收集工作的開展，為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)；與利用者和捐贈者的關(guān)系，給利用者提供讓他們滿意的服務(wù)，則當(dāng)災(zāi)害發(fā)生后，他們就是一支潛在的志愿營救隊伍，而捐贈者所捐贈的檔案也是檔案館檔案的一個重要來源，減少珍貴檔案資源的流失。

3、檔案館與災(zāi)害預(yù)測監(jiān)控部門的共建關(guān)系

各個地區(qū)都有一定級別的災(zāi)害預(yù)測監(jiān)控部門，如地震局、氣象臺等。檔案館加強(qiáng)與這些單位的合作可以使檔案館了解各種發(fā)生災(zāi)害的概率情況，從而確定防治重點(diǎn)。這些災(zāi)情預(yù)測監(jiān)控系統(tǒng)是檔案館工作轉(zhuǎn)入非常時期的“觸發(fā)端”，可以為檔案館的工作贏取寶貴的時間，在一定程度上掌握救災(zāi)工作的主動權(quán)，并為檔案部門防災(zāi)治災(zāi)工作提供指導(dǎo)。

4、檔案館與消防部門等緊急服務(wù)部門的共建關(guān)系

消防部門具有專業(yè)的消防知識，加強(qiáng)消防部門與檔案館的共建關(guān)系，可以使檔案館得到專業(yè)的消防指導(dǎo)，使本單位的消防工作達(dá)到專業(yè)水平，并可以請消防部門定期對檔案館的消防設(shè)備進(jìn)行檢測和維護(hù)。檔案館要緊密依靠所在地的消防部門，和他們保持經(jīng)常性的聯(lián)系、接受他們的檢查和指導(dǎo)，并成立業(yè)余消防組織，并對其隊員進(jìn)行必要的技術(shù)訓(xùn)練，掌握滅火設(shè)備操作知識和滅火的實際經(jīng)驗，以應(yīng)付火災(zāi)或其他各種緊急情況。

5、檔案館與設(shè)備生產(chǎn)廠家以及相關(guān)設(shè)備擁有機(jī)構(gòu)的共建關(guān)系

檔案館與有關(guān)設(shè)備生產(chǎn)廠家之間建立良好的共建關(guān)系，便于了解最新技術(shù)的進(jìn)展。還可以經(jīng)常性的咨詢專家的意見，來確定檔案館現(xiàn)在所使用或?qū)⒁M(jìn)的設(shè)備是否適當(dāng)。對檔案館現(xiàn)在使用的設(shè)備進(jìn)行維護(hù)或進(jìn)行升級更新，確保檔案館中各種設(shè)備維持在一個良好的性能狀態(tài)上。同時也便于設(shè)備的維護(hù)以及在設(shè)備出現(xiàn)故障的情況下能夠及時地修復(fù)，保證業(yè)務(wù)的連續(xù)性。

另外，檔案館由于自身條件的限制，不可能擁有所有的相關(guān)設(shè)備。因此，在一些突發(fā)事件出現(xiàn)以后，可能需要租用一些較為昂貴的設(shè)備，如商用/工業(yè)用冷凍設(shè)備，這些設(shè)備用于接收、冷凍和儲藏濕的資料。如果檔案館沒有專門的冷凍設(shè)備，可以考慮試用食品提供機(jī)構(gòu)、肉店以及超市所用的冷凍設(shè)備，考慮與這類機(jī)構(gòu)簽署協(xié)議，以確保在急需情況下冷凍空間的可利用性。

6、檔案館與運(yùn)輸公司的共建關(guān)系

檔案館等文化機(jī)構(gòu)，一般不會有較大的運(yùn)輸能力。但是在一些緊急情況下，如將濕的資料運(yùn)至冷凍設(shè)備處或者將處于危險狀態(tài)下的資料進(jìn)行大規(guī)模的轉(zhuǎn)移，以檔案館自身的運(yùn)輸能力顯然是不能滿足實際的需求。這就需要檔案館以外的運(yùn)力的支持。我們可以與運(yùn)輸公司建立良好的業(yè)務(wù)關(guān)系，一旦有緊急情況出現(xiàn)，可以在短時間內(nèi)獲得大量的運(yùn)輸能力，為檔案的搶救爭取更多的時間。并同運(yùn)輸公司協(xié)商多功能的服務(wù)，例如對于遭受水災(zāi)的資料如果距離較遠(yuǎn)，可以考慮租用運(yùn)輸公司的冷凍設(shè)備。

7、檔案館與一些技術(shù)公司的共建關(guān)系

計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)深入到社會生活的各個方面，檔案事業(yè)的快速發(fā)展也得益于這種新技術(shù)的引入。但是，在得到計算機(jī)技術(shù)所帶來的便利條件的同時，檔案館也承受著由這一技術(shù)所帶來的風(fēng)險，如由于病毒、軟件以及硬件因素所導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失等。這就需要加強(qiáng)檔案館與一些專業(yè)的數(shù)據(jù)恢復(fù)公司的協(xié)作。與檔案館以外的一些專業(yè)修裱公司的合作，加強(qiáng)技術(shù)交流，可以在緊急情況下，得到有效的人力、物力以及技術(shù)的支持。

8、檔案館與院校教學(xué)單位以及科研單位的共建關(guān)系

通過不同的形勢加強(qiáng)檔案館與院校等教學(xué)單位以及科研單位的共建，特別是高校檔案專業(yè)的本科生及研究生，構(gòu)建起“產(chǎn)學(xué)研一體化”的合作體系。此舉是一舉多得，一是加強(qiáng)了高校教學(xué)質(zhì)量，學(xué)生得到了工作實踐的鍛煉，提高了大學(xué)生的動手能力和綜合素質(zhì)；二是科研成果有了實踐場所，使檔案科研工作更能夠貼近檔案館的需求，適合檔案工作的需要；三是充分利用地方大學(xué)的人力資源優(yōu)勢，彌補(bǔ)檔案館人手不夠、工作量大的矛盾，促進(jìn)檔案館工作得到較大的發(fā)展，同時也是檔案館發(fā)現(xiàn)人才，補(bǔ)充必要的專業(yè)人才的好機(jī)會。

9、檔案館與志愿者團(tuán)隊的共建關(guān)系

組織一支可以服務(wù)于檔案館的志愿者隊伍，用于緊急情況的處置，是檔案館應(yīng)對緊急情況的可靠的應(yīng)對力量保證和來源。構(gòu)建志愿者團(tuán)隊時應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：一是人員來源的多元化，如：員工的母校、大學(xué)里的學(xué)生，檔案館周邊單位的人員及群眾等；二是人員性質(zhì)的多元化，檔案館的志愿者團(tuán)隊?wèi)?yīng)該包含各種專業(yè)技術(shù)特長的人員，如：能對營救和修復(fù)提出建設(shè)性意見的專家、結(jié)構(gòu)工程師和建筑師等；三是加強(qiáng)與志愿者團(tuán)隊的聯(lián)系與互動，及時的更新志愿者團(tuán)隊人員的聯(lián)系方式，并及時的補(bǔ)充相關(guān)人員，如果需要的話，讓他們參與培訓(xùn)和演習(xí)，保證志愿者人員的可使用率。

10、檔案館與新聞媒體等宣傳機(jī)構(gòu)之間良好的共建關(guān)系

新聞媒體等宣傳機(jī)構(gòu)是檔案館面向社會的一個重要窗口，檔案館應(yīng)該要充分利用媒體的作用來宣傳自己，提高知名度，擴(kuò)大社會影響。在檔案館的工作人員中間設(shè)立“新聞聯(lián)絡(luò)官”，保持與媒體的聯(lián)系，確保信息的暢通。并定期向媒體發(fā)布消息，使群眾了解檔案館的工作動態(tài)，激起人們對檔案的關(guān)注以及檔案意識的提升。另外，在緊急情況下，可以通過媒體適當(dāng)引導(dǎo)大眾，以獲得廣泛的支持和同情，尋得潛在的捐贈者，獲得款項用于修復(fù)重建等。

11、 檔案館與其他檔案館以及圖書館、博物館等文化機(jī)構(gòu)的共建關(guān)系

檔案館與這些機(jī)構(gòu)之間可以實現(xiàn)多方面、多層次上的協(xié)作。這樣做的話，可以獲得如下益處：一是加強(qiáng)資源的互通有無，合理配置資源，分享“危機(jī)應(yīng)對計劃”中的信息，分享各館的人才資源，分享設(shè)備的成本（比如多家單位共同出資購買風(fēng)扇、冷凍設(shè)備，共同使用），避免由于有關(guān)資源的重復(fù)建設(shè)而帶來的浪費(fèi)。二是構(gòu)建災(zāi)害情況下的聯(lián)合應(yīng)對體系。災(zāi)害降臨時，多家單位可以互相提供幫助。這樣可以集中人力、專家、設(shè)備以及館舍面積，從而有利于修復(fù)工作的開展。三是建立跨區(qū)域的檔案館聯(lián)盟，增強(qiáng)檔案館館際交流與協(xié)作，促進(jìn)落后地區(qū)檔案館建設(shè)的發(fā)展，增強(qiáng)災(zāi)害以及危機(jī)事件的應(yīng)對能力，提升檔案館的整體形象和影響力。

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作者單位：解放軍南京政治學(xué)院上海分院