ＩＳＯ２３０８１帶來的啟示與困惑

劉越男

在檔案界對(duì)電子文件管理方案的探求過程中，元數(shù)據(jù)一直備受關(guān)注。國際化意識(shí)的提高，國家層面元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)長時(shí)間的空缺，這兩方面的因素致使越來越多的業(yè)內(nèi)人士從國際標(biāo)準(zhǔn)、國外標(biāo)準(zhǔn)中尋求支持，2006年1月出臺(tái)的ISO 23081-1《信息與文獻(xiàn)——文件管理流程——文件元數(shù)據(jù)——原則》①和2007年7月出臺(tái)的ISO/TS 23081-2《信息與文獻(xiàn)——文件管理流程——文件元數(shù)據(jù)——概念及實(shí)施》②規(guī)定完備，闡述詳細(xì)，一經(jīng)頒布，影響立現(xiàn)。國家檔案局今年3月份公布的兩份元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)征求意見稿中，都可以清楚地見到ISO23081的痕跡。

一、ISO23081的定位和主要內(nèi)容

ISO23081是文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)家族中的一員，它置身于相互配套的一系列文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)中。該標(biāo)準(zhǔn)族由國際標(biāo)準(zhǔn)化組織信息與文獻(xiàn)委員會(huì)下的檔案/文件管理分技術(shù)委員會(huì)負(fù)責(zé)起草，以ISO15489《信息與文獻(xiàn)——文件管理》③為核心。ISO23081旨在引導(dǎo)機(jī)構(gòu)以合適的元數(shù)據(jù)管理支撐ISO15489的文件管理框架。

ISO23081本身也是配套標(biāo)準(zhǔn)，共包括四個(gè)部分。ISO23081-1闡明了文件管理中元數(shù)據(jù)管理的原則性、一般性問題，如元數(shù)據(jù)的視角和作用、元數(shù)據(jù)管理的角色和職責(zé)、文件管理元數(shù)據(jù)與其他領(lǐng)域中元數(shù)據(jù)之間的關(guān)系、元數(shù)據(jù)管理流程等，并明確了支持ISO15489的元數(shù)據(jù)類型。ISO23081-2則闡明了與元數(shù)據(jù)實(shí)施相關(guān)的概念、程序與方法問題。ISO23081-3《信息與文獻(xiàn)—文件管理流程—文件元數(shù)據(jù)—文件管理元數(shù)據(jù)集的評(píng)估》依據(jù)ISO15489和ISO23081-1對(duì)現(xiàn)有元數(shù)據(jù)集進(jìn)行評(píng)價(jià)，ISO23081-4《信息與文獻(xiàn)—文件管理流程—文件元數(shù)據(jù)—實(shí)施核查表》為元數(shù)據(jù)實(shí)施工作提供一份核查清單，這兩個(gè)部分的標(biāo)準(zhǔn)正在制定過程中。

二、來自ISO23081的啟示

1、豐富了對(duì)元數(shù)據(jù)及其作用的認(rèn)識(shí)

元數(shù)據(jù)是描述文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。ISO23081從元數(shù)據(jù)的表達(dá)形式、用途、與文件之間的關(guān)系等方面進(jìn)一步揭示元數(shù)據(jù)的含義。從表達(dá)形式來看，元數(shù)據(jù)是結(jié)構(gòu)化或半結(jié)構(gòu)化的信息；從用途看，元數(shù)據(jù)旨在確保文件跨時(shí)空的形成、管理及利用；從與文件的關(guān)系上來看，無論在物理上元數(shù)據(jù)和文件是否分開存儲(chǔ)，都應(yīng)被當(dāng)作是文件的一個(gè)組成部分。這些表述明確地表達(dá)了元數(shù)據(jù)與文件、元數(shù)據(jù)管理和文件管理唇齒相依的關(guān)系，比起我們既有的“元數(shù)據(jù)是文件管理的工具，元數(shù)據(jù)管理是文件管理的一項(xiàng)內(nèi)容”這樣一般性的認(rèn)識(shí)，ISO23081無疑更進(jìn)一步。

我國檔案界對(duì)元數(shù)據(jù)作用是這樣認(rèn)識(shí)的：提供了對(duì)文件的全面描述，有助于保障文件的真實(shí)性、完整性、可讀性，支持文件信息的組織和查詢、支持文件的全程控制、支持文件管理流程的集成與優(yōu)化 ④。盡管表述的風(fēng)格、角度、詳略程度不同，但是中外對(duì)于元數(shù)據(jù)作用的主要闡釋基本是一致的，不一致的地方在于：ISO23081未明確元數(shù)據(jù)對(duì)文件管理流程集成與優(yōu)化的支持作用，而它提出的元數(shù)據(jù)“便于對(duì)文件的理解”、“支持互操作性”這兩點(diǎn)作用則是中方相對(duì)忽視的。

（1）便于對(duì)文件的理解。我們對(duì)于元數(shù)據(jù)之于文件真實(shí)性的保障作用給予了足夠的重視，卻較少注意其對(duì)文件可理解性的貢獻(xiàn)。當(dāng)文件脫離于原有業(yè)務(wù)環(huán)境時(shí)，有什么比保證其可理解性更急迫呢？元數(shù)據(jù)揭示了文件之間的關(guān)聯(lián)，提供了文件生命周期的全景描述，可以讓我們看到文件及其記錄事件的來龍去脈。

（2）支持互操作性?；ゲ僮餍允荌SO23081反復(fù)強(qiáng)調(diào)的一個(gè)概念。所謂互操作性，是指兩個(gè)或多個(gè)自動(dòng)化系統(tǒng)可以順利地互換信息，并且能夠識(shí)別、處理和利用信息。業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間、文件管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間、新舊系統(tǒng)之間、跨機(jī)構(gòu)的系統(tǒng)之間均存在互操作的需求，標(biāo)準(zhǔn)化的元數(shù)據(jù)是保證系統(tǒng)互操作性的必要前提。目前，為解決互操作性問題，一般采用接口的方式。ISO23081指出，短期內(nèi)這種方式是可行的，但是隨著系統(tǒng)的變化升級(jí)其效用不能持久，且成本很高。相比而言，建立統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)方案登記機(jī)制，在不同系統(tǒng)的元數(shù)據(jù)方案之間建立映射關(guān)系，并加以保存和維護(hù)，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)更新和動(dòng)態(tài)化、自動(dòng)化的翻譯，這種方式更為靈活，受系統(tǒng)升級(jí)的影響較小。

若將中外認(rèn)識(shí)加以結(jié)合，我們對(duì)于元數(shù)據(jù)能干什么的解答會(huì)更為全面、細(xì)致。

2、擴(kuò)展了多級(jí)著錄的范疇

多級(jí)著錄是《國際標(biāo)準(zhǔn)——檔案著錄規(guī)則（總則）》確立的檔案著錄工作的基本原則，它明確檔案著錄必須由總到分進(jìn)行，即依次對(duì)全宗、大類、小類、案卷直至單份文件進(jìn)行描述，且以等級(jí)結(jié)構(gòu)形式對(duì)不同級(jí)別的著錄結(jié)果加以連接。多級(jí)著錄是全宗原則在著錄領(lǐng)域的具體要求，是維系文件之間多級(jí)關(guān)系的手段。

我國《檔案著錄規(guī)則》（DA/T-1999）僅規(guī)定了案卷、文件兩個(gè)級(jí)別的著錄，且未對(duì)兩級(jí)著錄的關(guān)聯(lián)加以規(guī)定。當(dāng)我們還在思考如何完善所有層次文件集合的著錄的時(shí)候，ISO23081擴(kuò)展了多級(jí)著錄的范疇，將多級(jí)著錄進(jìn)行得更為徹底。ISO23081指出元數(shù)據(jù)所描述的四類實(shí)體——文件、人員、業(yè)務(wù)、規(guī)范都具有多個(gè)層次，都需要予以著錄，其中文件實(shí)體涉及全宗、系列、案卷、文件等層級(jí)，人員實(shí)體包括機(jī)構(gòu)、部門、工作組、個(gè)人等層級(jí)，業(yè)務(wù)實(shí)體包括聯(lián)合職能、職能、活動(dòng)、事務(wù)等層級(jí)，規(guī)范實(shí)體包括立法、政策、業(yè)務(wù)規(guī)則等層級(jí)。可以看出，文件實(shí)體的多個(gè)層級(jí)乃多級(jí)著錄的既定范疇，人員、業(yè)務(wù)、規(guī)范實(shí)體的多個(gè)層級(jí)則為拓展范疇。借助于這樣廣泛的多級(jí)著錄，不僅展現(xiàn)文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，還可以全面描繪出文件得以產(chǎn)生、管理和利用的機(jī)構(gòu)背景、業(yè)務(wù)背景和制度背景，切實(shí)履行了特里·庫克當(dāng)年提出的檔案人員從“實(shí)體保管者”到“背景的知識(shí)提供者”的轉(zhuǎn)變 ⑤，也為元數(shù)據(jù)為何便于對(duì)文件的理解做了最好的說明。

3、有效實(shí)現(xiàn)了文件管理和業(yè)務(wù)管理的集成

（1）管理視角的集成。針對(duì)元數(shù)據(jù)可能存在多個(gè)共存的視角，包括業(yè)務(wù)視角、文件管理視角和文件利用視角。

（2）管理職責(zé)的集成。ISO23081一再申明：元數(shù)據(jù)管理是業(yè)務(wù)管理和文件管理職責(zé)的一部分，其職能分工是面向全員的。其中，一般員工保證其負(fù)責(zé)的元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和完整；文件管理專業(yè)人員負(fù)責(zé)確保元數(shù)據(jù)的真實(shí)、可靠和可用，參與元數(shù)據(jù)方案的制訂，制定相關(guān)的方針和戰(zhàn)略，監(jiān)督元數(shù)據(jù)的形成過程，并負(fù)責(zé)相關(guān)工作培訓(xùn)；執(zhí)行主管負(fù)責(zé)實(shí)施內(nèi)部控制，提供行政支持；信息技術(shù)人員負(fù)責(zé)系統(tǒng)保障和技術(shù)支持；等等。

（3）元數(shù)據(jù)來源和用途的集成。除了文件管理之外，元數(shù)據(jù)還可能應(yīng)用于電子業(yè)務(wù)、保管、資源描述、資源發(fā)現(xiàn)和權(quán)限管理等多個(gè)領(lǐng)域。這些領(lǐng)域中的元數(shù)據(jù)可以共享，某一項(xiàng)元數(shù)據(jù)可以同時(shí)具備多種用途，比如文件管理元數(shù)據(jù)可以直接來自電子業(yè)務(wù)系統(tǒng)，可以借用資源描述元數(shù)據(jù)，擴(kuò)展后可以用于資源發(fā)現(xiàn)。

集成視角提醒我們不能為了管理文件而管理文件，為了管理元數(shù)據(jù)而管理元數(shù)據(jù)，而要將元數(shù)據(jù)管理、文件管理納入到機(jī)構(gòu)整體業(yè)務(wù)建設(shè)中，并在其中發(fā)現(xiàn)根本動(dòng)力，在現(xiàn)有政策、方法和工具中尋求支持。

4、明確了元數(shù)據(jù)管理的兩個(gè)層次

ISO23081指出元數(shù)據(jù)管理流程包括兩個(gè)層次：業(yè)務(wù)層，即形成、捕獲和管理元數(shù)據(jù)；支撐層，即制定、實(shí)施、維護(hù)和管理元數(shù)據(jù)規(guī)則及元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。業(yè)務(wù)層是元數(shù)據(jù)管理的主體部分，支撐層則是其基礎(chǔ)部分。沒有詳盡合理的規(guī)則設(shè)計(jì)和結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，元數(shù)據(jù)的形成、捕獲、利用、維護(hù)和監(jiān)控就沒有科學(xué)統(tǒng)一的依據(jù)，元數(shù)據(jù)管理的成效也就無法得到保障。

相較而言，雖然我國檔案工作者同樣認(rèn)為對(duì)元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)應(yīng)進(jìn)行設(shè)計(jì)，對(duì)元數(shù)據(jù)管理應(yīng)該進(jìn)行規(guī)劃，應(yīng)確定元數(shù)據(jù)管理的職責(zé)分工，不過并沒有這些內(nèi)容納入元數(shù)據(jù)管理中。將元數(shù)據(jù)管理區(qū)分為業(yè)務(wù)層和支撐層，有助于掌握與元數(shù)據(jù)管理直接相關(guān)的所有工作內(nèi)容及其相互聯(lián)系，特別是提醒我們?cè)诰唧w開展元數(shù)據(jù)管理業(yè)務(wù)之前，須一一明確其支撐性工作內(nèi)容：職責(zé)分配、應(yīng)該形成并捕獲什么樣的元數(shù)據(jù)、何時(shí)以何種渠道獲得元數(shù)據(jù)、何種元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是有效的、應(yīng)采用何種標(biāo)準(zhǔn)和何種支持系統(tǒng)等。

5、揭示了元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用的完整流程

元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的制定一直是我們建設(shè)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的重點(diǎn)，ISO23081-2則將我們的視線從標(biāo)準(zhǔn)的制定導(dǎo)向了標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用，詳細(xì)闡述了在一個(gè)組織機(jī)構(gòu)的范圍內(nèi)設(shè)計(jì)、表達(dá)、登記、施元數(shù)據(jù)方案的完整過程和方法，具有較強(qiáng)的實(shí)踐指導(dǎo)價(jià)值。筆者將元數(shù)據(jù)方案理解為組織機(jī)構(gòu)實(shí)際應(yīng)用的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。

（1）元數(shù)據(jù)方案的設(shè)計(jì)。除了要明確元數(shù)據(jù)元素之外，設(shè)計(jì)一份元數(shù)據(jù)方案，還要明確元數(shù)據(jù)元素之間的相互關(guān)系（即元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)），明確元數(shù)據(jù)的著錄規(guī)則（如默認(rèn)值、約束性、可重復(fù)性、相關(guān)性、著錄方式、著錄條件等）和編碼體系；如果采取XML將元數(shù)據(jù)和文件予以封裝，以此來實(shí)現(xiàn)兩者的關(guān)聯(lián)，還要明確XML封裝格式。若要采納其他領(lǐng)域元數(shù)據(jù)方案，要對(duì)其元數(shù)據(jù)元素的語義、著錄規(guī)則、編碼體系進(jìn)行詳細(xì)檢查，以滿足文件管理的要求。

（2）元數(shù)據(jù)方案的表達(dá)。在電子環(huán)境中，元數(shù)據(jù)方案需要納入文件管理軟件，在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)。ISO23081指出，可供人理解的元數(shù)據(jù)方案的需求和建立機(jī)器可操作的格式要求是不同的，若采用XML來表達(dá)元數(shù)據(jù)方案，需要特別注意確認(rèn)其返回結(jié)果的準(zhǔn)確性、處理多級(jí)元數(shù)據(jù)及其相互關(guān)系、保證每個(gè)元數(shù)據(jù)元素的功能，并識(shí)別和管理元素之間的依賴性。

（3）元數(shù)據(jù)方案的登記。為了讓各系統(tǒng)能夠?qū)υ獢?shù)據(jù)方案有充分的理解，滿足跨機(jī)構(gòu)、跨時(shí)間、跨系統(tǒng)的互操作性要求，應(yīng)將文件管理元數(shù)據(jù)方案同其他元數(shù)據(jù)方案一起納入到組織機(jī)構(gòu)的元數(shù)據(jù)登記機(jī)制中，提供對(duì)元數(shù)據(jù)方案及其規(guī)定的元數(shù)據(jù)元素的詳細(xì)說明，并予以維護(hù)與更新。

（4）元數(shù)據(jù)方案的實(shí)施。ISO23081對(duì)于這個(gè)部分的規(guī)定非常細(xì)致，除了明確元數(shù)據(jù)的捕獲、存儲(chǔ)、長期管理等常規(guī)性業(yè)務(wù)方法之外，還特別提到在文件鑒定、轉(zhuǎn)存、遷移等操作中元數(shù)據(jù)的處理方式，為元數(shù)據(jù)管理注入了新內(nèi)容。以鑒定為例，鑒定時(shí)不僅要決定需要保存哪些文件，還需要決定必須捕獲哪些元數(shù)據(jù)，這些元數(shù)據(jù)需要保存多久；銷毀文件時(shí)，需要決定元數(shù)據(jù)需要銷毀還是單獨(dú)保存下來，以作為文件曾經(jīng)存在的證明。

三、ISO23081帶來的困惑

1、術(shù)語差別問題

多年以來，很多學(xué)者在不同場(chǎng)合中都提到：國內(nèi)外關(guān)于文件、檔案的術(shù)語不一致。隨著中外學(xué)術(shù)交流得頻繁，我們?cè)絹碓蕉嗟亟梃b應(yīng)用國外的文件、檔案管理理論和方法，但是術(shù)語差別并沒有得到應(yīng)有的重視。總體而言，我國的文件、檔案概念均大于文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)中的概念。在我國，文件是指業(yè)務(wù)活動(dòng)的直接記錄，而ISO15489中文件則是指被保存的記錄，大致對(duì)應(yīng)于我國“立檔單位的檔案”的概念，但涵蓋了歸檔前的文件生命階段；而西方英語國家的檔案多指具有永久保存價(jià)值的，通常在檔案館保存的，且具有一定文化、歷史價(jià)值的那部分文件。如ISO23081將元數(shù)據(jù)管理劃分為文件捕獲和文件捕獲之后這兩個(gè)階段，若用我國現(xiàn)有術(shù)語來解釋，則為文件歸檔和檔案管理這兩個(gè)階段。面對(duì)這樣的術(shù)語差別，我們有如下兩條路可以走，每條路都有自己的問題。

（1）明晰化處理。即用我國現(xiàn)有術(shù)語體系來翻譯、解釋文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)，用機(jī)構(gòu)檔案替換文件的概念。這種處理易于理解，易于中外管理方法的比較和改進(jìn)，但是由于檔案在我國不是一個(gè)覆蓋文件整個(gè)生命周期的概念，所以無益于我國文件管理前端控制、全程控制難度大這個(gè)缺陷的彌補(bǔ)，甚至有可能會(huì)固化分段管理的模式。

（2）模糊化處理。維持現(xiàn)有的翻譯，這種做法有助于打破現(xiàn)有管理體制的限制，有助于文件全程管理的展開，有助于記錄保存工作的社會(huì)認(rèn)同；但不易在中外管理方法之間進(jìn)行關(guān)聯(lián)，也可能造成文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)主要面向文件管理，檔案部門難以借鑒和實(shí)施的印象，還可能因?yàn)閲鴥?nèi)對(duì)于文件的理解過寬而削弱其管理的專業(yè)性。

2、文件管理方法體系的差別問題

《檔案學(xué)通訊》論壇上的一則帖子“元數(shù)據(jù)能夠證明電子文件的真實(shí)性嗎”，吸引了逾4000的點(diǎn)擊量 ⑥ ，不少跟帖者或多或少地表達(dá)著這樣的懷疑：元數(shù)據(jù)的作用真有那么大嗎？元數(shù)據(jù)是否被萬能化了？這種懷疑是有道理的。元數(shù)據(jù)產(chǎn)生和應(yīng)用于其他各項(xiàng)文件管理活動(dòng)，如果它能夠發(fā)揮預(yù)期作用，就必然要求其他各項(xiàng)文件管理活動(dòng)都合乎預(yù)期規(guī)范。換句話說，元數(shù)據(jù)管理的成效決定于各項(xiàng)文件管理活動(dòng)的整體成效，一環(huán)滯后，便可能產(chǎn)生連鎖反應(yīng)。因此，如果要應(yīng)用ISO23081，就必須對(duì)各項(xiàng)文件管理活動(dòng)都進(jìn)行檢視，看看是否具備實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)的條件。

當(dāng)我們嘗試著開展這項(xiàng)檢視工作時(shí)，便發(fā)現(xiàn)了重要的中外差別，包括文件管理職責(zé)分工，文件管理法規(guī)要求，文件分類、鑒定、歸檔方法等多個(gè)方面。在此僅以文件分類為例，目前我們主要將分類定位為一項(xiàng)便于檢索的工作，而在關(guān)鍵詞檢索盛行的信息時(shí)代，檢索越來越少地依賴于分類體系，大量機(jī)構(gòu)因而簡化文件分類。而文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)則將文件分類視為全程管理的工具，統(tǒng)一實(shí)施職能分類法、職能鑒定法以及相應(yīng)的文件控制，即按照文件反映職能的類別區(qū)分文件類別，一旦文件類別得以確定，即文件類別的元數(shù)據(jù)得以形成，便可以按照職能重要性自動(dòng)化、批量化地判斷文件價(jià)值的大小，隨即自動(dòng)歸檔文件，并實(shí)施對(duì)重要文件的監(jiān)控、存儲(chǔ)、維護(hù)。因此，分類是構(gòu)建文件管理方法體系的基礎(chǔ)，在該方法體系中，職能分析是貫穿文件管理全過程的主線?；诼毮芊治龅奈募芾矸椒w系有其深刻的理論根源——新來源觀，新來源觀主張文件來源的本質(zhì)并非文件形成機(jī)構(gòu)，而是形成文件的職能活動(dòng)。20世紀(jì)90年代以來，加拿大、英國、澳大利亞等國陸續(xù)制定了多個(gè)基于職能的分類方案指導(dǎo)實(shí)踐。⑦

相比而言，我國的文件分類、鑒定、歸檔、存儲(chǔ)和維護(hù)等更多從經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，相對(duì)分散，欠缺理論的嚴(yán)密性和方法的一致性，尚未有意識(shí)地應(yīng)用職能分析構(gòu)建文件管理方法體系。ISO23081所代表的精細(xì)化、專業(yè)化的管理體系和我國實(shí)踐領(lǐng)域中簡單務(wù)實(shí)甚至粗放的方法取向之間有相當(dāng)?shù)牟罹啵嬖谥薮蟮墓芾砦幕町?。如果要?gòu)建基于職能分析的文件管理方法體系，文件鑒定方法、保管期限表、文件分類方法、分類方案都需要重新建構(gòu)，從何開始才可行？新舊工作如何銜接？如果不應(yīng)用職能分析的方法，我們是否還有更好的選擇？

3、元數(shù)據(jù)概念模型的應(yīng)用問題

ISO23081明確的元數(shù)據(jù)概念模型是整個(gè)標(biāo)準(zhǔn)中最為醒目的一部分。該模型揭示了元數(shù)據(jù)描述的文件、人員、業(yè)務(wù)和法規(guī)要求這四類實(shí)體及其相互關(guān)系，形成了一個(gè)邏輯嚴(yán)密的概念體系，如下圖所示。上文中提到的廣泛的多級(jí)著錄即以此模型為基礎(chǔ)。我國制定的《電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》、《電子文件管理細(xì)則 第一部分 文書電子文件元數(shù)據(jù)方案》這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)征求意見稿都采用了該模型。筆者一方面感受到了其邏輯上的嚴(yán)謹(jǐn)性，也對(duì)其實(shí)施產(chǎn)生諸多困惑，包括：

（1）法規(guī)要求實(shí)體的實(shí)施問題。我國兩個(gè)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)征求意見稿都將法規(guī)要求實(shí)體排除在外，這樣也排除了文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)最重要的實(shí)施根基——法制根基。根據(jù)ISO15489的規(guī)定，文件是機(jī)構(gòu)履行法定義務(wù)的記錄成果，文件真實(shí)性的本質(zhì)內(nèi)涵是指文件產(chǎn)生與既定法規(guī)要求相符，整個(gè)文件管理標(biāo)準(zhǔn)家族都是以文件法制化管理為契機(jī)出臺(tái)的。的確，我國的檔案著錄工作沒有描述形成、保管文件的法規(guī)要求的傳統(tǒng)，相關(guān)法規(guī)要求不多，也不配套，社會(huì)整體法制環(huán)境還不完善，但是文件的法治化形成、保管是不是發(fā)展方向呢？我們是要兼顧現(xiàn)實(shí)暫時(shí)屏蔽，還是應(yīng)該抓住方向先行推進(jìn)？

（2）文件實(shí)體元數(shù)據(jù)的設(shè)置問題。ISO23081中，四大實(shí)體四足鼎立。而已經(jīng)出臺(tái)的一些國家的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)則多以文件實(shí)體為中心，將人員、業(yè)務(wù)、法規(guī)要求實(shí)體元數(shù)據(jù)納入背景類或管理過程類元數(shù)據(jù)，最具代表性的便是采納了戴維·比爾曼“可為業(yè)務(wù)活動(dòng)接受的通信的元數(shù)據(jù)參照模式”⑧的《澳大利亞聯(lián)邦機(jī)關(guān)文件保管元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》，該模型將元數(shù)據(jù)劃分為登記、期限和條件、結(jié)構(gòu)、背景、內(nèi)容、利用史六類，和“元數(shù)據(jù)是描述文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景、管理過程的數(shù)據(jù)”這樣的認(rèn)識(shí)關(guān)系密切，故而容易理解和接受。如果直接采用ISO23081的概念模型，將導(dǎo)致文件實(shí)體元數(shù)據(jù)的包容面過大而類別模糊。我國《電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》征求意見稿中文件實(shí)體元數(shù)據(jù)元素有46個(gè)，業(yè)務(wù)和人員實(shí)體元數(shù)據(jù)元素一共49個(gè)；而《電子文件管理細(xì)則 第一部分 文書電子文件元數(shù)據(jù)方案》征求意見稿中的文件實(shí)體元數(shù)據(jù)元素達(dá)到90個(gè)，業(yè)務(wù)和人員實(shí)體元數(shù)據(jù)元素共18個(gè)。顯然，ISO23081也認(rèn)識(shí)到了這個(gè)問題，進(jìn)一步將文件實(shí)體元數(shù)據(jù)劃分為標(biāo)識(shí)、描述、利用、事件計(jì)劃、事件歷史、關(guān)聯(lián)六個(gè)類別。但是這種劃分又自成一個(gè)概念體系，和既有認(rèn)識(shí)有一定距離。我們花了很長的時(shí)間才逐漸接受“元數(shù)據(jù)是描述文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景、管理過程的數(shù)據(jù)”，在這個(gè)認(rèn)識(shí)還不牢固的時(shí)候，又要重新構(gòu)建新的概念體系，而且這個(gè)概念體系尚未經(jīng)受實(shí)踐的檢驗(yàn)，可行性如何？

4、科學(xué)研究的推進(jìn)問題

啟示和困惑交織在一起，提醒我們電子文件管理空間無限，任重道遠(yuǎn)。

注 釋：

1、ISO 23081-1:2006 Information and documentation -- Records management processes -- Metadata for records -- Part 1: Principles，其最終版本的譯文由安小米和焦紅艷翻譯，由《浙江檔案》2006年第11、12期，2007年第1期連載。

2、ISO/TS 23081-2:2007 Information and documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 2: Conceptual and implementation issues，其中主要篇幅的譯文由趙建平翻譯，請(qǐng)參見安小米．基于ISO15489的文件檔案管理核心標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)規(guī)范．北京：中國標(biāo)準(zhǔn)出版社，2008.2：110-139

3、安小米、焦紅燕譯：《文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)ISO15489》，《城建檔案》2002年第2期、第3期。

4、馮惠玲：《政府電子文件管理》，北京：中國人民大學(xué)出版社，2004年版。

5、[加]特里·庫克：《電子文件與紙質(zhì)文件觀念：后保管及后現(xiàn)代主義社會(huì)里信息與檔案管理中面臨的一場(chǎng)革命》，《山西檔案》1997年第2期。

6、馬刺王朝：《電子文件能夠證明電子文件的真實(shí)性嗎？》，http://www.daxtx.cn/bbs/frame.php?frameon=yes&referer=http%3A//www.daxtx.cn/bbs/，發(fā)布于2008-04-15，訪問于2008-07-02。

7、朱葉吉：《信息資源管理視角下的文件分類體系研究》，中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院碩士學(xué)位論文，2008.5：9-17。

8、[美]戴維·比爾曼：《虛擬檔案》，《第十三屆國際檔案大會(huì)報(bào)告集》，北京：第十三屆國際檔案大會(huì)組委會(huì)學(xué)術(shù)規(guī)劃部編印，1996年。

作者單位：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院