建立“北京奧運會專題檔案全文數(shù)據(jù)庫”的構(gòu)想

徐擁軍

北京奧運會不是一項簡單的體育賽事，而是一個超大規(guī)模的、世界性的經(jīng)濟(jì)、科技、文化、體育盛會。它將給北京、中國和國際奧林匹克運動帶來巨大而深遠(yuǎn)的影響。

在申辦、籌辦、舉辦北京奧運會過程中，與北京奧運會有關(guān)的各種組織、機(jī)構(gòu)和個人會產(chǎn)生數(shù)量驚人、形式多樣、內(nèi)容豐富的檔案。北京奧運會檔案作為歷史記錄和知識載體，真實地反映了整個北京奧運會活動的背景、經(jīng)過、結(jié)果，客觀地記載了北京市民和全國人民的思想、智慧，是北京、中國乃至全世界寶貴的歷史財富和社會記憶，是中華民族乃至全人類珍貴的文化財富和知識寶庫。收集整理和開發(fā)利用北京奧運會檔案，就是保存和再現(xiàn)北京奧運會歷史，就是珍藏和重溫民族記憶，就是積累和傳播奧林匹克知識，就是保護(hù)和傳承中華文化。因此，做好北京奧運會檔案工作具有十分重要的意義，是中國檔案人義不容辭的歷史責(zé)任。

如何確保北京奧運會檔案的完整收集、長久保存和充分利用？筆者認(rèn)為，有必要構(gòu)建“北京奧運會專題檔案全文數(shù)據(jù)庫”?！氨本W運會專題檔案全文數(shù)據(jù)庫” 是一個專門的檔案資源網(wǎng)絡(luò)與服務(wù)平臺，它集中、長期保存所有北京奧運會電子檔案（包括將紙質(zhì)檔案數(shù)字化后的電子檔案），并提供全社會利用?！氨本W運會專題檔案全文數(shù)據(jù)庫”可以視為一個全國性、專門性的電子文件中心或數(shù)字檔案館。

一、建立“北京奧運會專題檔案全文數(shù)據(jù)庫”的意義

1、有利于維護(hù)北京奧運會檔案的整體性與共享性

目前，北京奧運會申辦委員會的檔案、“2008”工程建設(shè)指揮部辦公室2006年以前形成的文書檔案已經(jīng)被北京市檔案館接收保存；部分奧運工程的前期招標(biāo)文件，已移交北京市城市建設(shè)檔案館。北京市各區(qū)縣檔案館和各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的檔案部門正在收集本區(qū)域、本單位形成的奧運會檔案。北京市的一些博物館、圖書館、民間收藏家也在征集、收藏奧運會文物、圖書資料（其中一部分也屬于檔案）。青島、上海、天津、沈陽、秦皇島、香港等奧運會協(xié)辦城市的檔案部門都將奧運會檔案收集列為今年工作重點，全國其他地區(qū)的檔案部門也在大力收集有關(guān)本地區(qū)民眾參與奧運活動（如傳遞奧運火炬）情況的檔案。

如此一來，整個北京奧運會檔案資源將會被分散保存于眾多地區(qū)的不同機(jī)構(gòu)中，缺乏整體性、系統(tǒng)性；而且由于各地區(qū)、各機(jī)構(gòu)之間缺乏良好協(xié)調(diào)，資源共享比較困難。建立“北京奧運會專題檔案全文數(shù)據(jù)庫”后，各地區(qū)、各機(jī)構(gòu)可以在保管自己所收藏的奧運會檔案（紙質(zhì)的和電子的）的同時，將電子檔案（包括將紙質(zhì)檔案數(shù)字化）備份一套集中保存于“北京奧運會專題檔案全文數(shù)據(jù)庫”。這樣，既可以照顧各地區(qū)、各機(jī)構(gòu)的利益及其檔案的完整性；又有利于維護(hù)整個奧運會檔案的整體性與系統(tǒng)性，促進(jìn)全國范圍內(nèi)的奧運會檔案資源共享。

2、有利于保證北京奧運會電子檔案的真實可靠性與長期可讀性

不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案對計算機(jī)系統(tǒng)具有很強(qiáng)的依賴性，它們具有易逝性、流動性、脆弱性，容易被修改、偽造、刪除。確保電子檔案的真實可靠性和長久可讀性是一個巨大的挑戰(zhàn)。美國、法國、德國等國家檔案館都曾發(fā)生過大批數(shù)字檔案無法識讀的災(zāi)難。我國上世紀(jì)九十年代某次大型運動會的電子檔案現(xiàn)在已經(jīng)完全無法讀取。根據(jù)中國檔案學(xué)會、中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院的調(diào)查，我國絕大多數(shù)檔案部門沒有技術(shù)、人才、資金條件建立起完善的電子文件管理系統(tǒng)。任由奧運會電子檔案分散保存于許多沒有電子檔案管理條件的機(jī)構(gòu)中，具有極大的風(fēng)險。因此，國家應(yīng)該集中技術(shù)、人才、資金力量建立一個功能完備的“北京奧運會專題檔案全文數(shù)據(jù)庫”，集中統(tǒng)一保存所有奧運會電子檔案，以保證其的真實可靠性與長期可讀性。

3、有利于促進(jìn)北京奧運會檔案的開發(fā)利用

北京奧運會是全民的奧運會，北京奧運會檔案是全民的財富。本著以人為本的理念，奧運會檔案應(yīng)該免費供全民享用。但是，從以往經(jīng)驗來看，我國不少檔案館部門存在一定程度的“重藏輕用”的傾向，它們往往重視檔案的收藏、保管，而忽視檔案的提供利用、研究開發(fā)。而且目前看來，已經(jīng)收藏的奧運會檔案還沒有完全對外開放。因而，在建立有效的奧運會檔案開放機(jī)制的基礎(chǔ)上，應(yīng)強(qiáng)化“北京奧運會專題檔案全文數(shù)據(jù)庫”的服務(wù)功能，使之成為奧運會檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，方便民眾隨時隨地在線利用奧運會檔案。這樣可以大大促進(jìn)奧運會檔案的開發(fā)利用，充分實現(xiàn)其價值。

二、“北京奧運會檔案全文專題數(shù)據(jù)庫”的檔案收集范圍

目前，我國檔案部門十分重視北京奧運會檔案的收集，采取了許多卓有成效的措施保證檔案的完整齊全。例如，北京市檔案局會同北京奧組委、“2008”工程辦等有關(guān)部門制定了一系列規(guī)章制度，進(jìn)行了檔案檢查，培訓(xùn)了檔案人員。筆者認(rèn)為，當(dāng)前奧運會檔案收集工作還應(yīng)注意以下兩點：

1、注意一些容易被忽視、被遺漏的奧運會檔案的收集或征集

過去，我國檔案部門比較注重官方機(jī)構(gòu)、公眾人物形成的記錄，宏觀、整體性的檔案，以及正式文件（紅頭文件）的收集；而相對忽視非官方機(jī)構(gòu)、普通老百姓形成的記錄，微觀、細(xì)節(jié)性的檔案，以及非正式文件的收集。因此，以下檔案可能容易被忽視、被遺漏，應(yīng)予足夠的關(guān)注：(1)反映有代表性的基層組織（如大中小學(xué)、企業(yè)）、民間團(tuán)體以及普通居民對奧運會感受、參與奧運會活動的文件材料等；(2)奧運會官方機(jī)構(gòu)形成的非正式公文，以及照片、錄音錄像材料、名冊、統(tǒng)計報表、會議記錄等；(3)非官方機(jī)構(gòu)推出的公益性宣傳片、廣告等；(4)奧運會教育與培訓(xùn)專家編寫的，未公開出版的講義、課件、試題、案例和其他資料；(5)民間個人創(chuàng)作的一些有創(chuàng)意、有價值的文學(xué)、文藝作品，建議書，會歌、會徽、吉祥物、開閉幕式的設(shè)計方案；(6)官方和非官方網(wǎng)站的網(wǎng)頁文件；(7)有關(guān)市民參與志愿服務(wù)情況的文件材料；(8)一些具有典型性的、可信度較高的博客日志、BBS發(fā)帖；(9)國外非政府組織、民眾形成的記錄材料；等等。

2、突出北京奧運會、中華文化和地區(qū)特色

北京奧運會的理念是“人文奧運、科技奧運、綠色奧運”，這是北京奧運會的特色與魅力，也是北京奧運會留給世界奧林匹克運動的精神遺產(chǎn)。因而，我們應(yīng)注重收集能體現(xiàn)這三大理念的記錄材料，例如，反映全國人民在奧運圣火和奧運會舉辦過程中心系災(zāi)區(qū)人民、積極奉獻(xiàn)愛心情況的檔案（體現(xiàn)“人文奧運”理念），反映北京市政府和市民加強(qiáng)環(huán)境保護(hù)、大力進(jìn)行綠化建設(shè)情況的檔案（體現(xiàn)“綠色奧運”理念）等。北京奧運會是一個向世界集中展現(xiàn)悠久燦爛、博大精深的中華文化的舞臺，因此還應(yīng)多收集一些蘊含中華文化元素的檔案，例如以中國傳統(tǒng)年畫、剪紙、篆刻為背景的宣傳畫。

為了避免進(jìn)入“北京奧運會專題檔案全文數(shù)據(jù)庫”的各地區(qū)檔案內(nèi)容大量雷同，各地方檔案部門在奧運會檔案收集過程中應(yīng)突出本地區(qū)特色。例如，在2007年上海特殊奧運會檔案工作過程中，上海市靜安區(qū)檔案館十分注意特色檔案的收集。特奧會中最重要的“機(jī)能活動”在靜安區(qū)開展，“機(jī)能活動”是特奧會歷史上首次舉辦的項目，參賽選手都是嚴(yán)重智障和行動不便的運動員，這有別于在上海市其他區(qū)縣舉辦的競賽活動。獲知此情況后，靜安區(qū)檔案館決定將與這項比賽有關(guān)的文件材料作為本館特色收藏之一。果然，由于該項活動的特殊性，特奧會主席回良玉、市長韓正和中國殘聯(lián)主席鄧樸方等領(lǐng)導(dǎo)親臨現(xiàn)象觀賽并為運動員頒獎，所有特奧會贊助商也都到場。靜安區(qū)檔案館專門派攝制人員在比賽現(xiàn)場進(jìn)行全程拍攝，并制作了《機(jī)能活動項目專題片》，該片集中反映了重殘?zhí)貖W運動員通過自身的頑強(qiáng)努力完成翻滾、投擲、跳躍等比賽項目的情況，畫面真實，場面感人。目前該片已被世界特奧委技術(shù)委員會收藏。此外，靜安區(qū)還負(fù)責(zé)招待了所有信仰伊斯蘭教的運動員，靜安區(qū)檔案館重點收集了按穆斯林風(fēng)俗習(xí)慣開展接待工作的文件材料，如穆斯林運動員的菜譜、特殊房間布置圖片等。這些檔案成為靜安區(qū)檔案館有別于上海市其他區(qū)縣檔案館的特色館藏，具有獨一無二的價值。

三、建設(shè)“北京奧運會檔案全文專題數(shù)據(jù)庫”的方式

1、組織形式

“北京奧運會專題檔案全文數(shù)據(jù)庫”應(yīng)由國家檔案局主管，以北京市檔案館為主體，北京市城市建設(shè)檔案館、各區(qū)縣檔案館，各直接參與奧運會申辦、籌辦、主辦工作的部門（例如中國奧委會、體育局、殘聯(lián)等）的檔案機(jī)構(gòu)、京外協(xié)辦城市和全國其他各地的國家綜合檔案館共同建設(shè)，一些收集、保存有北京奧運會圖書資料、文物的圖書館和博物館也可參與。

國家檔案局負(fù)責(zé)“北京奧運會專題檔案全文數(shù)據(jù)庫”的主管監(jiān)督、統(tǒng)一規(guī)劃、綜合協(xié)調(diào)。國家檔案局可組建由權(quán)威的檔案管理專家、電子文件管理專家、信息技術(shù)專家、奧林匹克運動研究專家等構(gòu)成的專家咨詢委員會，為“北京奧運會專題檔案全文數(shù)據(jù)庫”建設(shè)提供智力支持。

為了保證各有關(guān)檔案部門和其他機(jī)構(gòu)的積極參與、努力配合，國家檔案局除借助必要的法律手段、行政手段之外，還可采取一些靈活的鼓勵措施，例如，采用“共享換資助”方式，對于愿意參與此項目建設(shè)、提供奧運會檔案資源共享的單位，劃撥專項資助經(jīng)費等。

2、基本功能與制度規(guī)范

“北京奧運會專題檔案全文數(shù)據(jù)庫”是以北京市檔案館為中心、各參與單位為節(jié)點的互聯(lián)互通、共建共享的檔案資源網(wǎng)絡(luò)與檔案服務(wù)平臺。全部檔案數(shù)據(jù)先期實現(xiàn)邏輯集中、物理分布，有條件時逐步實現(xiàn)物理集中，部分重要檔案實行多套異地備份?？梢噪S時為公眾提供檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。

國家檔案局應(yīng)制定“北京奧運會專題檔案全文數(shù)據(jù)庫”的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與管理規(guī)范。尤其應(yīng)健全開發(fā)利用制度，明確規(guī)定：對于不涉及國家安全、個人隱私的奧運會檔案，應(yīng)該即時對外開放，供社會利用；對于涉及國家安全、個人隱私的奧運會檔案，應(yīng)該規(guī)定具體的保密期限，對于超過保密期限的奧運會檔案，應(yīng)該及時予以公開；提供奧運會檔案利用服務(wù)，應(yīng)該免費或只收取成本費；鼓勵各學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)、個人對奧運會檔案進(jìn)行研究和宣傳；保護(hù)奧運會檔案知識產(chǎn)權(quán)所有人的利益。

3、資金來源與實施步驟

“北京奧運會專題檔案全文數(shù)據(jù)庫”建設(shè)的資金除了一部分由國家撥款、一部分由北京市分擔(dān)之外，還可向國際奧委會、奧運會贊助商、國內(nèi)外公益性基金以及民眾募集。所有資金應(yīng)該嚴(yán)格管理，接受監(jiān)督，專款專用，公開透明。

“北京奧運會專題檔案全文數(shù)據(jù)庫”建設(shè)是一個龐大的系統(tǒng)工程，需要較長的時間和較大的資金投入，宜分步實施。前期可重點建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，再過渡、發(fā)展到全文數(shù)據(jù)庫?？梢浴氨本W運會專題檔案全文數(shù)據(jù)庫”建設(shè)為起點與突破口，為今后建設(shè)類似的專題檔案全文數(shù)據(jù)庫提供示范與借鑒。

作者單位：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院