高效工作需要“零干擾”

案例1

“煩死了……”面對接二連三的電話，正在加緊制定客戶策劃案的小李極其厭煩地抱怨：本來策劃就需要安靜的環(huán)境才能專心致志地進行，現(xiàn)在一會兒一個電話，你說我怎么工作，怎么完成老板給的任務啊?

案例2

有一次，北大老校長丁石孫正在工作，一個學生會干部破門而入，說有事情找他。丁校長埋頭工作，頭也沒抬，果斷拒絕那個學生說，他在工作，有什么事情等他工作結束后再處理。那個學生聽了之后憤然離去，后來給丁校長寫了一封匿名信，指責他架子太大，疏遠學生。他看了信后，當即親自寫了回信。他在回信中說：他有自己的計劃，他工作的時候，不能讓別人隨便就打斷自己的工作，因為如果在工作的時候遇到有人找，就停下手頭的工作，那么他就不可能完成自己的工作。他認為一個人必須合理而科學地利用自己的工作時間。

不知上述案例中小李的情境你是否覺得熟悉，是否你也經(jīng)常有類似小李的感受?而丁校長果斷拒絕學生干擾其工作的方式，是否你也希望在自己的工作中加以運用?

現(xiàn)代科技惹的禍

現(xiàn)代科技無疑給現(xiàn)代人的生活和工作帶來了日新月異的變化?？赡軟]有人比職場上的人們更清楚這一點了，電話、手機、電子郵件、QQ、MSN、Skype使得我們與客戶、同事、朋友打成一片，我們傳統(tǒng)的通訊方式“書信”對于很多人來說幾乎成為歷史了；網(wǎng)絡上充斥著各種各樣的信息，我們上網(wǎng)工作、上網(wǎng)娛樂、在網(wǎng)上完成我們與外界的溝通和聯(lián)系。我們在充分享受著IT產(chǎn)業(yè)給我們提供的種種便利的同時，相信很多人已經(jīng)發(fā)現(xiàn)這種新的工作和生活方式也有其不完美之處。正在專心制作文件的員工甲被一個接一個的客戶電話所打斷，雖然忙得焦頭爛額，可是發(fā)現(xiàn)一早上下來，應該完成的工作任務還沒有完成；學生乙本來想在電腦上做一個文件，可一坐在電腦前面就會忍不住一會打開QQ，一會兒打開MSN，一會兒又瀏覽一下某個同學的博客，一會兒看看網(wǎng)上正流行的視頻，結果最后發(fā)現(xiàn)一晚上的時間過去了竟然沒做什么正事兒。相信每個地球人都或多或少地經(jīng)歷過這樣的事情。在國外，越來越多職場上的人們正在遭受著一種類似于“注意力透支紊亂(ADD)”的心理問題，主要癥狀是在工作場所人會變得煩躁易激惹，工作效率低下。

如果忽略了人的心理，現(xiàn)代科學技術所能給人類帶來的福祉即使不是完全落空，也會大打折扣。信息資源可以是無限的，但人腦的加工和處理能力卻是有限的，通訊手段可以盡可能地做到方便即時，但人的注意力資源卻使人很難真正做到眼觀六路耳聽八方。另外根據(jù)心理學的大量研究表明，對于較為復雜的工作來說，略微的緊張狀態(tài)(喚醒程度)會增加人的工作效率和效果，而高度緊張狀態(tài)只能降低人的工作效率和效果。具體到我們的工作環(huán)境中，適度的外界信息刺激會增加員工的喚醒程度，從而提高他們的工作效率和工作質(zhì)量，而過多的信息刺激卻會加深工作人員的緊張程度(喚醒程度)，從而降低員工的工作效率和工作質(zhì)量。這還得是指那些與工作有關的信息刺激。

很顯然，工作場所注意力透支的問題不僅僅是員工個人心理問題，也給我們現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營管理出了難題。

據(jù)統(tǒng)計，在電腦辦公環(huán)境下員工上網(wǎng)沖浪和閑聊消耗的時間約占工作時間的20％左右，這并不是夸大其詞或危言聳聽。據(jù)路透社報道，企業(yè)薪資調(diào)查公司對2057名員工進行調(diào)查發(fā)現(xiàn)，60％接受調(diào)查的員工承認上班時浪費了時間，平均每位員工在一個8.5小時的典型工作日中浪費了1.7小時。這還只是他們認為的浪費時間，而實際的浪費時間怕是遠遠超過這個數(shù)字。不約而同的是，紐約的信息技術研究公司Basex最近也對1000名從辦公人員到高層管理者的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，每個員工被諸如手機、電話、郵件、閑聊等等打斷的時間占每個工作日的2.1小時，即27％。這兩個小時浪費的生產(chǎn)力還不包括被不重要事情的打斷或分心以及從這些分心的事情當中重新集中精神回到工作上的時間。Basex同時估計了工作場所中被打斷的時間在一年就浪費美國總經(jīng)濟中的5880億美元。這是一個觸目驚心的數(shù)字。

針對每一個具體企業(yè)，如果按照一般企業(yè)平均網(wǎng)上辦公為50人來計算，上班時間為8小時，網(wǎng)上辦公人員平均花在閑聊、查找和工作無關的資料、看電影、聽音樂、娛樂、玩游戲等的時間至少為2小時。特別是管理人員不在場的情況下，時間會更長。每月浪費時間：50人×2小時×30天=3000小時。也就是3000小時／7小時=429天，按人均日薪80元計算，企業(yè)每個月的人力資源浪費就是3萬多元。一年就是40多萬元。如果您的企業(yè)規(guī)模再大點，是不是更可怕?

高科技所帶來的問題能不能用高科技來解決呢?目前，有不少企業(yè)為了防止員工聊天、玩游戲、看電影、瀏覽無關網(wǎng)站等，安裝了上網(wǎng)行為監(jiān)管系統(tǒng)。以方便記錄員工上網(wǎng)日志、收發(fā)郵件；限制聊天、玩游戲、看電影、瀏覽無關網(wǎng)站等；封堵網(wǎng)絡游戲、股票軟件；過濾黃色網(wǎng)站、非法網(wǎng)站、黃色反動關鍵詞等。這樣對避免員工浪費時間，沉溺網(wǎng)絡游戲、聊天等當然可以起到一定的作用。但是這樣的方式容易引起員工反感，并容易引發(fā)侵犯員工隱私等訴訟案件。對此，微軟公司的研究人員已經(jīng)在試圖設計出智能化的辦公通訊系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠以員工的日程安排、項目安排、收信人與發(fā)信人之間的關系，以及先前的個人偏好等為基礎來決定對一個電子郵件或即時信息予以即時提醒還是延遲處理。微軟公司及其競爭對手們正在開發(fā)下一代操作系統(tǒng)，也已經(jīng)做了不少的努力，如使用更大的電腦屏幕，即時通訊信息將出現(xiàn)在電腦屏幕的邊緣，不會有刺耳的聲音和醒目的對話提示框等等，以便減少對正在從事主要工作的辦公人員打擾和分心。相信這些更加人性化的設計將來對我們的員工和企業(yè)一定都會大有幫助。

但是，針對辦公室閑聊和經(jīng)常被同事或老板打斷卻是任何公司都無可奈何、束手無策的問題之一，這也不是通過高科技手段所能解決的。根據(jù)加利福尼亞大學對一個企業(yè)36名員工的現(xiàn)場研究發(fā)現(xiàn)，如果員工被一個電話鈴聲或者敲門聲所打斷，那么其投入精力到需要一天都繼續(xù)的項目，平均需要25分鐘。尤其是在一項工作的剛開始和結尾階段，打斷或分心對其績效的影響尤其明顯。有研究者對幾種干擾行為的影響程度進行如下排序：第一位是同事打擾，第二位是有事離開辦公桌，第三位是收到一封新郵件，第四位是到另一個辦公桌接電話或用電腦?？梢娹k公環(huán)境下，同事、老板打斷員工工作進度是比科技所帶來的影響更為嚴重的問題。研究者面對這樣的研究結果不無擔心地指出：這種在多種任務的環(huán)境下辦公對員工的影響不僅是工作績效的降低，而且增加了員工的工作壓力。

避免“工作碎片化”

如果公司管理層為此強行推行禁止員工私下交流等一刀切的方式，恐怕不利于公司的人際關系和諧以及公司文化的建設發(fā)展。相反，采用合理的管理方法和良好的習慣和態(tài)度更為重要。那么，公司管理者應該如何比較人性化地解決以上問題?員工為了更有效率地完成工作又應該培養(yǎng)哪些良好的習慣?以下是我們根據(jù)高效人士的經(jīng)驗給出的參考建議。

一次只做一件事。如果有同事甚至老板希望你做其他一些事情，而目前有更重要的事情需要你集中精力完成，那么可以果斷告訴對方，你希望工作的時候不要隨便就被打斷，因為只有合理而科學地利用自己的工作時間，才能更好地完成工作。畢竟保證工作效率的最佳方法就是專注。為了達到這個目的，采用一些“低技術”的方法可能就會達到不錯的效果，譬如必要時在辦公室或工作單元外面掛上免打擾的牌子。必要時找一個能避免打擾的地方，關掉你的手機、MSN或QQ，等等。這樣可能會有一點小小的犧牲，也可能會錯過一個朋友的問候，但是為了充分利用我們的時間和腦力資源，還是值得的。

那么如何面對電話干擾呢?首先，打電話盡量做到事先約定，這樣可以幫助你避免在需要安靜工作的時候被不斷打擾，或是占線、或是接不到電話，更主要是避免電話中需要某些資料卻無法提供，從而造成時間的浪費。其次，保持簡短而明確的開場白，省去平時我們在打電話為了聯(lián)絡感情的需要而經(jīng)常會有的一些寒暄。再次，控制好打電話的時間并保持通話的主題。

同時，每天定時完成日常工作也很重要。如查看電子郵件，和同事或上級交流，瀏覽你必須訪問的BBS，打掃衛(wèi)生等等，集中完成這些工作，能讓你騰出更多的時間和精力處理更重要的事情。

值得注意的是，職場中不可能完全杜絕閑聊、上網(wǎng)收發(fā)郵件以及電話造訪。適度的閑聊等活動可適當排除單調(diào)感，提高工作效率，這點不應該忽視。管理者必須查明真正原因，設法予以人性化地解決，而不是采取一刀切的武斷方式，這樣才不會使員工產(chǎn)生逆反心理等反效應。