應(yīng)用信息化技術(shù)改善高等學(xué)校教學(xué)教務(wù)管理工作

文章編號(hào)：1672-5913(2008)06-0120-02

摘要：本文論述了應(yīng)用信息化技術(shù)改善高等學(xué)校教學(xué)教務(wù)管理工作的方式和方法。文中引入的多個(gè)應(yīng)用實(shí)例均已取得良好效果，印證了信息化技術(shù)對(duì)于改善高等學(xué)校教學(xué)教務(wù)管理工作的重要意義。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；信息化；教學(xué)教務(wù)管理

中圖分類號(hào)：G642

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B

1依托MIS系統(tǒng)開展教學(xué)教務(wù)管理工作

MIS(管理信息系統(tǒng))是應(yīng)用于管理的眾多信息化技術(shù)中最重要的。依托MIS系統(tǒng)，可以將紛繁復(fù)雜的教學(xué)教務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)化管理，還可以將管理業(yè)務(wù)流程固化在計(jì)算機(jī)程序之上，高性能的MIS系統(tǒng)甚至還可以實(shí)現(xiàn)無紙化辦公和多用戶在線管理。然而，目前只有清華大學(xué)、浙江大學(xué)等少數(shù)知名高校擁有自己的教學(xué)教務(wù)管理MIS系統(tǒng)。由于各學(xué)校的教學(xué)教務(wù)管理模式和業(yè)務(wù)流程不盡相同，操作和維護(hù)系統(tǒng)的人員素質(zhì)更是千差萬別，因而想要在別人的MIS系統(tǒng)上完全“坐享其成”，是行不通的。

(1) 學(xué)校要重點(diǎn)投入，扶持教學(xué)教務(wù)管理信息系統(tǒng)開發(fā)

浙江大學(xué)城市學(xué)院曾投入上百萬元用于引進(jìn)清華大學(xué)的教學(xué)教務(wù)管理信息系統(tǒng)以及相關(guān)的硬件設(shè)備，同時(shí)選派多名計(jì)算分院、教務(wù)部、網(wǎng)絡(luò)信息中心的專家和技術(shù)人員投入到系統(tǒng)的二次開發(fā)工作中，取得了顯著效果。除此之外，由計(jì)算分院自主開發(fā)的畢業(yè)實(shí)習(xí)和畢業(yè)設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)和分院教學(xué)規(guī)范管理平臺(tái)也已進(jìn)入實(shí)際開發(fā)階段，有針對(duì)性地用于改善教學(xué)教務(wù)管理工作的多個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)際應(yīng)用意義非常重大。

(2) 抓好操作人員的教育和培訓(xùn)，牢固樹立教學(xué)教務(wù)MIS的核心地位

在高等學(xué)校中，從事教學(xué)教務(wù)管理的工作人員并非都能很好地掌握計(jì)算機(jī)操作技能，這就為教學(xué)教務(wù)管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用帶來了新的困難。推動(dòng)教學(xué)教務(wù)管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行與系統(tǒng)開發(fā)同樣重要，要避免因?yàn)椴僮鞑划?dāng)導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行的失常，就必須抓好操作人員的系統(tǒng)化教育和應(yīng)用技能培訓(xùn)工作，要把應(yīng)用系統(tǒng)的技能水平和熟練程度納入到教學(xué)教務(wù)管理人員的考核中去，從政策上加強(qiáng)教育、監(jiān)督和引導(dǎo)，進(jìn)而保證教務(wù)系統(tǒng)的全面、正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

(3) 要合理利用MIS系統(tǒng)資源，提高管理水平，降低管理成本

21世紀(jì)，高等教育也面臨著競(jìng)爭(zhēng)，因此應(yīng)用教學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)的目的不僅僅在于維持日常教學(xué)教務(wù)管理工作的運(yùn)轉(zhuǎn)，還有待于提高系統(tǒng)的應(yīng)用水平，降低管理成本。

●要合理規(guī)劃業(yè)務(wù)管理流程，規(guī)范管理活動(dòng)，提高管理人員的管理水平和效率，減少管理人員的使用量，進(jìn)而節(jié)約人員經(jīng)費(fèi)開支。

●利用系統(tǒng)資源，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，例如組織網(wǎng)絡(luò)教學(xué)資源共享，教學(xué)教務(wù)管理數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化等等，從而提高教育教學(xué)管理水平，適應(yīng)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。

引入無紙化辦公的思想，減少各種管理過程數(shù)據(jù)的書面管理，降低辦公經(jīng)費(fèi)支出。

2加強(qiáng)其他形式的信息化技術(shù)應(yīng)用研究，輔助教學(xué)教務(wù)管理工作

信息化技術(shù)涵蓋的內(nèi)容非常廣泛，除MIS系統(tǒng)以外，還有多種信息化技術(shù)可以應(yīng)用于輔助教學(xué)教務(wù)管理工作，這些技術(shù)都是不容忽視的寶貴資源，有待廣大教學(xué)教務(wù)管理工作者深入研究。

(1) 平面技術(shù)

在教學(xué)教務(wù)管理的業(yè)務(wù)工作中，面對(duì)的工作對(duì)象群體除了教職工之外，還包括大量的學(xué)生。從統(tǒng)計(jì)學(xué)的角度看，如果對(duì)工作對(duì)象所提出的問題或辦理的業(yè)務(wù)進(jìn)行匯總，有些問題或業(yè)務(wù)出現(xiàn)的頻率非常高，例如新生進(jìn)校后會(huì)修讀哪些課程，應(yīng)該如何進(jìn)入教務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行選課、如何安排四年的學(xué)習(xí)計(jì)劃等等。而依靠工作人員不厭其煩的解釋顯然不是最好的方法。根據(jù)有效溝通的原理，人所獲取的信息中有70%來源于視覺，因此尋求平面技術(shù)的幫助，可有效地解決教學(xué)教務(wù)管理工作中一些繁雜的業(yè)務(wù)問題。

圖1是浙江大學(xué)城市學(xué)院計(jì)算分院運(yùn)用平面技術(shù)來描述06級(jí)計(jì)算機(jī)專業(yè)軟件開發(fā)方向課程計(jì)劃的圖解的一部分(該項(xiàng)研究為浙江大學(xué)城市學(xué)院教學(xué)管理類教師科研基金項(xiàng)目)，它說明的是所涉及到的所有教師和學(xué)生都必須知道的課程計(jì)劃及各課程的性質(zhì)和要求?？梢姡环莶⒉粡?fù)雜的設(shè)計(jì)合理、解釋科學(xué)的平面圖解可以幫助教學(xué)教務(wù)管理工作解決一些用語言很難短時(shí)間解決的問題。

圖1 計(jì)算機(jī)專業(yè)06課程計(jì)劃圖解

(2) 網(wǎng)站技術(shù)

信息時(shí)代，網(wǎng)站開發(fā)技術(shù)有了長(zhǎng)足的發(fā)展，尤其是.net技術(shù)的出現(xiàn)使得網(wǎng)站開發(fā)變得更為容易，通過網(wǎng)站的數(shù)據(jù)資源共享和展示得到了廣泛的認(rèn)可。教學(xué)教務(wù)管理工作由于流程復(fù)雜，因而多通過C/S方式的管理軟件來實(shí)現(xiàn)。通過配合網(wǎng)站技術(shù)，可以使大量的有用數(shù)據(jù)從業(yè)務(wù)人員的信息孤島中得以釋放，能夠?yàn)榻虒W(xué)教務(wù)管理工作帶來更多的便利。同時(shí)能夠很大程度上增加信息流通的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，進(jìn)而節(jié)約辦公時(shí)間和成本。

(3) 校園移動(dòng)通訊技術(shù)

移動(dòng)通信技術(shù)在管理工作中的應(yīng)用并不普遍，但卻是一個(gè)很好的趨勢(shì)。目前，移動(dòng)通信運(yùn)營商為校園移動(dòng)通信提供了有力的支持，成功開發(fā)出了一種“校訊通”技術(shù)，管理人員可以通過短信平臺(tái)向指定的用戶群發(fā)消息。這無疑為改善教學(xué)教務(wù)管理工作提供了一種新的方式，也在浙江大學(xué)城市學(xué)院得到了很好的推廣，其操作是將教師和學(xué)生的手機(jī)號(hào)碼編入“校訊通”的用戶群，并組織合理的層次定義方式，然后可以在需要的時(shí)候向指定的群組發(fā)送最及時(shí)的信息。

(4) 多媒體技術(shù)

多媒體技術(shù)近年來在高校廣泛應(yīng)用于教學(xué)平臺(tái)的建設(shè)，也是推動(dòng)高校教學(xué)教務(wù)管理工作向高水平發(fā)展的有力工具。浙江大學(xué)城市學(xué)院成功引入并組織實(shí)施的BB(Blackboard)系統(tǒng)就是多媒體技術(shù)在教學(xué)工作中應(yīng)用的典型例子。在此系統(tǒng)之上，集成了眾多課程的教學(xué)課件、視/音頻資料和練習(xí)試題庫等教學(xué)資源。在教學(xué)教務(wù)管理工作中，要將像BB一樣的系統(tǒng)作為一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容來予以關(guān)注，從觀念上創(chuàng)新，避免重復(fù)低質(zhì)量的基礎(chǔ)管理工作，通過管理創(chuàng)新帶動(dòng)高校整體教學(xué)水平的提高。

3整合資源，依托信息化技術(shù)拓展教學(xué)教務(wù)管理的合作領(lǐng)域

在整個(gè)校園信息化領(lǐng)域中，教學(xué)教務(wù)管理僅是其中的一個(gè)組成部分。通過圖2所示的校園信息化系統(tǒng)模型圖(資料源于浙江大學(xué)城市學(xué)院人事管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目研究)可以看出，教務(wù)系統(tǒng)與其他諸如人事系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等共同組成了校園信息的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，因此要真正做好教學(xué)教務(wù)管理工作，管理業(yè)務(wù)就要“一盤棋”，拓展跨領(lǐng)域的業(yè)務(wù)合作和數(shù)據(jù)共享。

(1) 與人事管理的合作

高校人事部門掌管著全校的教師資源，而這些資源正是教學(xué)教務(wù)管理工作中最為重要的動(dòng)力資源。從管理的度講，人事部門對(duì)教師的管理更專業(yè)，因而要做好教學(xué)教務(wù)管理工作，應(yīng)當(dāng)拓展與人事管理機(jī)構(gòu)的合作，加強(qiáng)人事管理系統(tǒng)和教學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)的統(tǒng)一身份標(biāo)識(shí)，合理利用教師數(shù)據(jù)資源，優(yōu)化教師管理程序，提高管理水平。

圖2 校園信息化系統(tǒng)模型圖

(2) 與財(cái)務(wù)管理的合作

教學(xué)教務(wù)管理工作中的很多數(shù)據(jù)最終服務(wù)于學(xué)校的財(cái)務(wù)管理，例如教師工作量的數(shù)據(jù)決定著財(cái)務(wù)管理中每位教師所得到的課酬數(shù)額，學(xué)生選課學(xué)分?jǐn)?shù)又決定著學(xué)生應(yīng)該按學(xué)分向?qū)W校財(cái)務(wù)繳納的學(xué)費(fèi)數(shù)額。因此，教學(xué)教務(wù)管理工作與財(cái)務(wù)管理工作也存在著必然的合作關(guān)系，而這種合作的推動(dòng)也有賴于教學(xué)教務(wù)管理數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)的對(duì)接，看似孤立的兩個(gè)管理過程也因?yàn)樾畔⒒夹g(shù)的推動(dòng)實(shí)現(xiàn)了優(yōu)化組合，其管理效益也顯而易見。

(3) 與各類技術(shù)管理和支持部門的合作

教學(xué)教務(wù)管理工作的順利開展，需要信息化技術(shù)的支持和幫助，而種種信息化技術(shù)的應(yīng)用又離不開高校內(nèi)外各類技術(shù)管理和支持部門的鼎力配合。這其中包括學(xué)校內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)中心、現(xiàn)代教育技術(shù)中心、信息化項(xiàng)目管理職能部門，還包括校外的軟件開發(fā)企業(yè)、移動(dòng)通信技術(shù)運(yùn)營商等等?？偠灾苿?dòng)信息化技術(shù)在教學(xué)教務(wù)管理工作中的應(yīng)用，就必須加強(qiáng)與這些機(jī)構(gòu)的合作，單純依靠教學(xué)教務(wù)管理人員絕無法實(shí)現(xiàn)這樣龐大的系統(tǒng)工程。

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