規(guī)范管理 不斷創(chuàng)新

撫州市審計局成立于1983年12月16日，由于審計工作的需要，1986年建立了“機關(guān)綜合檔案室”，20年來，在全局審計人員和檔案管理人員的共同努力以及主管部門的指導下，檔案建設(shè)從無到有，發(fā)展較快。無論是檔案門類，還是庫房條件、設(shè)備配制都有很大的改善。1990年，經(jīng)省、地檔案局考核批準，機關(guān)綜合檔案室晉升為省二級先進檔案管理單位，1992年還被國家審計署授予檔案工作優(yōu)秀獎。1996年底，機關(guān)綜合檔案室在原省二級檔案管理單位的基礎(chǔ)上，躍升為省特級先進檔案管理單位。在局黨組的高度重視下，在檔案主管部門的定期復查、測評、考核以及大力支持和指導下，在全體檔案管理工作人員的共同努力下，10年來，我局綜合檔案室一直保持省特級先進檔案管理榮譽稱號。近年來，我局的檔案工作規(guī)范化管理水平邁進了一大步，工作更呈全新面貌。2007年7月，我局又向江西省檔案局提交了申報晉升省特級檔案工作規(guī)范化管理請求報告，10月份，省、市檔案局考評組對我局檔案工作進行了考核、評審，考評組聽取了匯報，查看印正材料、實地檢查，按照《江西省檔案綜合管理升級考核標準》作了綜合評議，達到了省特級檔案工作規(guī)范化管理單位標準，并于12月20日頒發(fā)了牌匾及證書。檔案管理工作各項制度更加規(guī)范和完善，充分發(fā)揮了檔案管理在審計工作中的作用。

一、領(lǐng)導重視 措施有力

我局檔案工作在局黨組的正確領(lǐng)導下，堅持以鄧小平和“三個代表”重要思想為指導，緊緊圍繞撫州改革開放經(jīng)濟建設(shè)服務的主題，認真執(zhí)行國家《檔案法》和《六號令》，局長、黨組書記多次強調(diào)：“要把檔案管理工作放到重要位置來抓，突出對重點領(lǐng)域、重點部門、重點資金的審計監(jiān)督，加大對違紀違法問題和經(jīng)濟案件的查處力度，在維護財經(jīng)秩序，加強廉政建設(shè)，推進依法治國，促進國民經(jīng)濟發(fā)展等方面發(fā)揮檔案工作的職能作用，一定要把檔案工作抓實抓好?！狈止茴I(lǐng)導經(jīng)常聽取檔案工作情況匯報，及時解決工作中遇到的困難和問題；辦公室分管領(lǐng)導和檔案管理人員一道認真分析研究本局檔案管理現(xiàn)狀，并采取相應的措施和辦法，完善了內(nèi)部管理制度和崗位責任制，做到分工明確，責任到人，使我局檔案管理工作納入了規(guī)范化、制度化的軌道。

二、業(yè)務建設(shè) 規(guī)范管理

我局自1986年開始建立了機關(guān)綜合檔案室，集中統(tǒng)一管理了本單位的文書檔案、審計檔案、會計檔案、聲像檔案、科技檔案和實物檔案等各門類檔案，截止2006年室藏檔案共計5 328卷（冊、盒、件）；編研了十余種檔案檢索工具及各種實用的檔案參考資料。在日常的文書處理工作中，注重原始資料的收集、整理和保存，做到事事有回音，件件有著落，堅持執(zhí)行歸檔制度，確定歸檔范圍，明確歸檔時期，把握處理好文書立卷中每一個環(huán)節(jié)，保證全局檔案資料的全面性，完整性和系統(tǒng)性，扎扎實實地進行規(guī)范性的檔案整理、歸檔、編目等初始工作，把好分類組卷關(guān)。立卷質(zhì)量的好壞是檢驗一個機關(guān)檔案工作水平高低的重要標志，也是優(yōu)質(zhì)服務的物資基礎(chǔ)。為了把好檔案質(zhì)量關(guān)，每個環(huán)節(jié)都實行全過程、全方位的質(zhì)量管理，完善了檔案管理體制，加強了基礎(chǔ)業(yè)務建設(shè)。

我國入世以來，為了使檔案管理工作迅速走上規(guī)范化、制度化、科學化、系列化的軌道，檔案人員積極向領(lǐng)導建議，在領(lǐng)導的重視下，檔案室的軟硬件建設(shè)有了很大改觀，更新了設(shè)備，更換了軟件（科易軟件），機關(guān)各門類檔案嚴格執(zhí)行新的檔案管理條例和要求，實行國際標準化分類、組卷、裝訂、編目、歸檔。為了盡快掌握新的管理方法，檔案人員不斷更新知識，積極參加專業(yè)培訓，虛心學習兄弟單位檔案室的建設(shè)和管理經(jīng)驗，極大地豐富了專業(yè)理論知識，提高了業(yè)務水平，并總結(jié)摸索出一套務實、高效、優(yōu)質(zhì)、行之有效的工作方法，使我局檔案管理工作取得了新成績。

（一）積極推行檔案數(shù)字化建設(shè)：（1）檔案信息化與本單位辦公自動化同步規(guī)劃、建設(shè)，加強了電子公文的管理，逐步完善使用OA辦公自動化公文處理系統(tǒng)，通過電腦鏈接，將形成的電子文件及時傳輸?shù)綑n案室保存，為建立全文數(shù)據(jù)庫打下了基礎(chǔ)，對產(chǎn)生的電子文件備份成磁盤和光盤保存。通過使用一定的命令進入到局域網(wǎng)上查詢到檔案室收藏的紙質(zhì)、照片等不同載體的檔案內(nèi)容和案卷目錄及卷內(nèi)目錄，檔案數(shù)字化建設(shè)穩(wěn)步推進。（2）運用科易檔案管理軟件，對室藏檔案目錄進行了全部輸入，建立了目錄數(shù)據(jù)庫，共輸入檔案目錄3 031條。（3）積極開展全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。對重要的圖片、重大的活動圖片、單位主要領(lǐng)導人物的聲相材料進行微機管理貯存，逐步建立了初級的多媒體數(shù)據(jù)庫。

（二）建立健全了檔案的管理、保密、保衛(wèi)、登記、統(tǒng)計、鑒定、銷毀制度和檔案人員的崗位責任制以及檔案開發(fā)利用等制度，使檔案人員有章可循，能做到機關(guān)文書檔案每年六月前整理完畢，上年度的業(yè)務檔案，在結(jié)論下達兩個月內(nèi)驗收入庫，并能做到庫房、調(diào)閱、辦公三分開。目前檔案庫房面積為80平方米，室內(nèi)配有空調(diào)、去濕機、微機、吸塵器、溫濕度檢測儀、滅火器各1臺（只）；安裝了防盜門窗和防光窗簾；定期更換了防蟲防霉藥品；1998年換掉了原來的70只鐵皮檔案箱，重新添置了10列30組檔案密集架，檔案裝具全部符合國標要求。制訂了《文書檔案分類大綱》、《審計檔案制作暫行標準》、《檔案管理期限》；對本局1983年成立以來至2000年的文書、會計、科技等檔案，按照原國標要求進行了分類整理；我國入世后，對2001年至2006年文書檔案按照現(xiàn)行國標要求進行分類整理；對破損檔案進行了復印、抄寫、裱糊等搶救工作；對銷毀清退和準備移送的檔案進行了造冊登記。單位發(fā)文實行二套制，其歸檔率、完整率都在100%。

三、開發(fā)信息 全力服務

積極開發(fā)檔案信息資源，不斷強化了服務意識，拓寬了服務領(lǐng)域，改進了服務方式，提高了服務質(zhì)量，圍繞市委、市政府的中心工作和審計工作，大力開發(fā)利用了局機關(guān)檔案信息資源，采用審計管理系統(tǒng)軟件管理審計檔案，建立了較完善的檔案檢索體系，室藏有案卷目錄，全引目錄、卷內(nèi)目錄、專題目錄等檢索工具；編纂了全宗介紹、大事記、組織引革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、干部任免情況匯編、審計志等史料，并輸入了微機，且能做到隨時調(diào)用。在查閱檔案資料時，能夠做到手續(xù)簡便，執(zhí)行制度嚴格，查全率、查準率在99%以上。年接待查閱利用人次計100余次，充分利用檔案資源，為領(lǐng)導決策、為審計工作服務效果顯著。

四、自身建設(shè) 提升素質(zhì)

檔案管理工作是一項復雜繁瑣的系統(tǒng)工作，要求檔案管理人員必須有工作崗位上默默奉獻精神，嫻熟的業(yè)務素質(zhì)，進取創(chuàng)新的意識和嚴肅認真的工作態(tài)度，我局檔案管理人員本著全心全意為人民服務的宗旨，立足于服務，愛崗敬業(yè)，潛心鉆研業(yè)務，任勞任怨、拼搏奉獻，傾注了心血和責任，使檔案工作再度出現(xiàn)了亮點——2007年晉升為“江西省特級檔案工作規(guī)范管理單位”，這是本局自1996年以來第三次獲此殊榮。單位和檔案工作人員曾先后受國家審計署、省審計廳、省、市檔案局的表彰。檔案人員恪盡職守，嚴格管理，規(guī)范操作，自覺遵守有關(guān)保密規(guī)定，嚴守國家秘密，加強防范，確保了檔案資料的齊全完整，無一泄密和丟失資料現(xiàn)象的發(fā)生，檔案管理人員全身心地投入到檔案工作中去于2007年被評為江西省優(yōu)秀檔案工作者。

（作者單位：撫州市審計局）